行政用车报销管理制度

行政用车报销管理制度一、行政用车报销管理制度

本制度旨在规范行政用车的使用与管理，明确用车申请、审批、使用、维护及报销流程，确保行政用车资源的合理配置与高效利用，提高行政工作效率，降低运营成本，并保障行车安全。本制度适用于公司所有行政用车，包括公司统一调配的车辆及各部门自筹资金使用的车辆。

第一章总则

第一条定义

行政用车是指公司用于日常公务活动、业务接待、员工因公出行的各类车辆，包括轿车、SUV、货车等。行政用车管理应遵循统一管理、分级审批、规范使用、厉行节约的原则。

第二条目的

本制度旨在通过明确的管理规范，实现行政用车的科学化、制度化、规范化管理，确保车辆使用安全、高效、经济，防止公车私用等违规行为，提升公司整体运营效率。

第三条适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，涉及行政用车的申请、审批、使用、维护、保养、保险、事故处理及费用报销等全过程管理。

第四条管理部门

公司行政部为行政用车管理部门，负责行政用车的统一调度、维护保养、费用核算及制度执行监督。各部门需指定专人负责本部门用车需求协调及信息反馈。

第二章用车申请与审批

第五条用车申请

1.用车申请应使用公司统一印制的《行政用车申请单》，注明用车事由、时间、路线、乘车人、车辆需求等信息。

2.用车申请单需经部门负责人签字确认，并根据用车性质及距离，逐级报请分管领导或总经理审批。

3.紧急用车需先电话报备行政部，事后补办申请手续，特殊情况需经总经理特批。

第六条审批权限

1.一般公务用车申请单由行政部审核，分管领导签字即可批准。

2.重要接待、跨区域出差等特殊用车需经总经理审批同意。

3.超过公司规定标准的用车申请，需附详细说明及预算审批，重大事项需提交董事会审议。

第七条用车调度

1.行政部根据审批后的申请单进行车辆调度，优先保障重要公务及紧急任务。

2.同一时间同一车辆的重复申请需经行政部协调，避免资源浪费。

3.调度安排应以提高车辆使用效率为原则，合理规划行车路线及时间。

第三章用车使用规范

第八条行车安全

1.驾驶员必须持有效驾驶证上岗，严禁无证驾驶、酒后驾驶及疲劳驾驶。

2.行车时应遵守交通法规，保持安全车距，严禁超速、超载、强行并线等违规行为。

3.车辆行驶前需检查油量、胎压、刹车等关键部件，确保车辆处于良好状态。

第九条车辆使用

1.用车人应爱护车辆，保持车内整洁，禁止吸烟、乱扔杂物及在车内饮食。

2.车辆使用后需及时清洁，驾驶员应检查有无损坏，并在《行政用车使用记录表》上签字确认。

3.特殊用途用车（如运输易损品）需提前报备行政部，采取必要保护措施。

第十条节油驾驶

1.驾驶员应掌握节油驾驶技巧，合理控制发动机转速，避免急加速、急刹车。

2.车辆停放时应选择合理位置，减少启动次数，利用坡道停车降低油耗。

3.行政部定期组织节油驾驶培训，提高驾驶员专业素养。

第十一条公车私用

1.严禁任何形式的公车私用，包括下班回家、周末出车等行为。

2.发现公车私用行为，公司将根据情节严重程度给予警告、罚款直至解除劳动合同等处分。

3.驾驶员及用车人应自觉抵制公车私用，行政部定期抽查车辆使用记录。

第四章车辆维护与保养

第十二条日常维护

1.驾驶员需每日检查车辆外观、轮胎、灯光等部件，确保车辆正常行驶。

2.每周对车辆进行清洁保养，保持车身整洁及车内卫生。

3.遇车辆故障应及时报修，不得带病行驶，确保行车安全。

第十三条定期保养

1.行政部根据车辆使用情况制定保养计划，每年至少进行两次全面保养。

2.保养项目包括更换机油、机滤、空滤等，并根据季节变化调整空调系统。

3.保养费用由公司统一承担，驾驶员需配合行政部完成车辆送检及维修工作。

第十四条车辆保险

1.公司统一为行政用车购买交强险及商业险，确保车辆及人员安全。

2.保险续保需提前三个月由行政部联系保险公司办理，确保车辆始终处于保险期内。

3.事故处理需及时通知保险公司，并配合完成理赔手续。

第五章费用管理与报销

第十五条费用范围

1.行政用车费用包括燃油费、过路过桥费、保养费、维修费、保险费、罚款等。

2.燃油费根据实际行驶里程及车辆油耗标准核算，由驾驶员提供加油发票及行驶记录。

3.过路过桥费需提供有效票据，非工作需要产生的费用不予报销。

第十六条报销流程

1.驾驶员每月五日前汇总当月费用票据，填写《行政用车费用报销单》，附行驶记录表及说明。

2.报销单需经行政部审核，分管领导签字确认后报财务部复核。

3.财务部根据公司财务制度审核报销金额，符合规定的予以支付，异常费用需进一步核实。

第十七条费用控制

1.行政部根据车辆使用情况制定燃油消耗标准，超过标准的需说明原因并经审批。

2.车辆维修保养需事先报备行政部，未经批准的维修费用不予报销。

3.公司定期对用车费用进行分析，优化用车结构，降低运营成本。

第六章监督与处罚

第十八条监督管理

1.行政部每月对行政用车使用情况进行抽查，检查内容包括车辆使用记录、费用票据、保养记录等。

2.财务部定期审核用车费用，确保报销合规合理，防止财务风险。

3.公司设立举报电话，鼓励员工监督违规用车行为，一经查实予以严肃处理。

第十九条违规处理

1.驾驶员违反行车安全规定导致事故的，需承担相应责任，公司根据事故调查结果给予处罚。

2.用车人未经批准擅自使用车辆，公司将追究其责任，并视情节轻重给予处分。

3.重复报销、虚开发票等财务违规行为，公司将依法依规处理，涉嫌犯罪的移交司法机关。

第二十条制度修订

1.本制度由行政部负责解释，并根据公司发展需要适时修订。

2.制度修订需经总经理批准，并书面通知全体相关部门及人员。

3.新制度实施前需进行培训，确保相关人员理解制度内容并严格执行。

本章节内容完毕。

二、行政用车使用规范

第二章详细规定了行政用车的使用要求，旨在确保车辆安全、合理、高效，并防止公车私用等行为发生。

第一节行车安全

第一条驾驶员资格

公司对所有行政用车的驾驶员实行严格管理。每位驾驶员必须持有国家颁发的有效机动车驾驶证，并且驾驶记录良好，无重大交通违法或事故记录。公司定期对驾驶员进行资格审查，确保其具备合法的驾驶资格和良好的职业道德。对于新入职的驾驶员，公司会要求其提供驾驶证、行驶证等相关证件的原件进行核实，并在公司档案中存档。同时，公司会定期组织驾驶员进行安全教育培训，内容包括交通法规、安全驾驶技巧、应急处置等，以提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。

第二条遵守交通法规

行政用车的驾驶员在执行公务期间，必须严格遵守交通法规，这是保障行车安全的基本要求。驾驶员应熟知并遵守《中华人民共和国道路交通安全法》及其相关法律法规，如限速、禁止鸣喇叭、禁止超车等规定。在日常驾驶中，驾驶员应保持高度的警惕性，注意观察路况，避免疲劳驾驶和酒后驾驶。公司明确规定，任何情况下，驾驶员不得酒后驾驶行政用车，一经发现，将严肃处理，包括但不限于扣留驾驶证、罚款、解除劳动合同等。此外，公司还会对驾驶员进行不定期抽查，确保其始终遵守交通法规。

第三条车辆检查与维护

为了确保行政用车的安全运行，驾驶员在每次出车前都必须对车辆进行详细的检查。检查内容包括车辆的轮胎气压、磨损情况、刹车系统、灯光系统、雨刮器等关键部件。驾驶员应确保车辆处于良好的技术状态，才能出车执行公务。如果发现车辆有任何异常或故障，驾驶员应立即停止使用，并向行政部报告，以便及时进行维修。公司行政部会定期对车辆进行保养和维护，确保车辆始终处于良好的运行状态。此外，公司还会对车辆进行定期的安全检查，包括车身结构、底盘、发动机等，以确保车辆的安全性能。

第四条安全驾驶行为

安全驾驶不仅要求驾驶员遵守交通法规，还要求其具备良好的驾驶习惯。驾驶员在驾驶过程中应保持平稳的驾驶风格，避免急加速、急刹车、急转弯等危险驾驶行为。在行驶过程中，驾驶员应与前车保持安全的车距，以便有足够的时间反应突发情况。此外，驾驶员还应注意观察周围环境，如行人、非机动车、障碍物等，确保行车安全。在恶劣天气条件下，如雨、雪、雾等，驾驶员应降低车速，谨慎驾驶，确保安全。公司还会根据天气情况发布安全驾驶提示，提醒驾驶员注意安全驾驶。

第二节车辆使用规范

第一条爱护车辆

行政用车是公司的重要资产，所有用车人都有责任爱护车辆，保持车辆的良好状态。驾驶员在驾驶过程中应轻拿轻放，避免碰撞或损坏车辆。用车人应保持车内整洁，禁止在车内吸烟、乱扔杂物、饮食等。每次用车结束后，驾驶员应将车辆清洗干净，并检查车内是否有遗留物品。公司行政部会定期对车辆进行清洁和检查，确保车辆始终处于良好的状态。如果发现车辆有任何损坏，用车人应立即向行政部报告，以便及时进行维修。

第二条合理使用车辆

行政用车主要用于执行公务，不得用于任何与公务无关的活动。用车人在使用车辆时应合理规划行程，避免不必要的绕行和空驶。公司行政部会根据各部门的用车需求，合理安排车辆调度，确保车辆的高效利用。此外，用车人还应根据行驶路线和天气情况，合理选择车型，确保行车安全。例如，在山区行驶时，应选择底盘较高的车辆；在雨雪天气条件下，应选择车轮较大的车辆。公司还会根据实际需求，适时更新或添置新的车辆，以满足各部门的用车需求。

第三条特殊用途用车

在某些特殊情况下，行政用车可能需要用于运输特殊物品或执行特殊任务。例如，在运输易损品时，需要采取必要的保护措施，如使用保护膜、固定装置等，以防止物品在运输过程中损坏。在执行紧急任务时，驾驶员应优先保障任务的完成，同时确保行车安全。公司行政部会根据特殊用途用车的情况，制定相应的操作规程，并对驾驶员进行培训，确保其能够安全、高效地完成特殊任务。此外，公司还会根据特殊用途用车的需求，配备相应的设备，如急救箱、灭火器等，以应对突发情况。

第四条车内环境管理

车内环境的整洁和卫生，不仅关系到车辆的保养，也关系到用车人的健康。因此，所有用车人都有责任保持车内环境的整洁和卫生。驾驶员应定期清理车内垃圾，并保持车窗、座椅等部位的清洁。用车人应禁止在车内吸烟，避免在车内饮食，以防止车内产生异味或污渍。公司行政部会定期对车内环境进行检查，确保车内环境的整洁和卫生。如果发现车内环境不达标，行政部会要求用车人进行整改，并视情节轻重给予相应的处罚。

第三节节油驾驶

第一条节油驾驶技巧

节油驾驶不仅能够降低公司的运营成本，也能够减少对环境的污染。因此，公司鼓励所有驾驶员掌握节油驾驶技巧。节油驾驶技巧包括合理控制发动机转速、避免急加速和急刹车、保持稳定行驶速度、合理使用空调等。驾驶员应尽量保持平稳的驾驶风格，避免频繁变速，以减少发动机的磨损和燃油的消耗。此外，驾驶员还应根据路况和天气情况，合理选择行驶速度，如在高速公路上行驶时，应保持稳定的车速，避免超速行驶；在市区行驶时，应尽量减少怠速时间，以减少燃油的消耗。

第二条合理规划行程

合理规划行程是节油驾驶的重要环节。驾驶员在出车前应规划好行驶路线，尽量选择路况良好、交通顺畅的路线，避免在拥堵路段行驶。此外，驾驶员还应尽量减少绕行，以减少行驶里程和燃油的消耗。公司行政部会根据各部门的用车需求，合理安排行车路线，并发布节油驾驶提示，帮助驾驶员提高节油驾驶水平。此外，公司还会根据实际需求，适时更新或添置燃油效率较高的车辆，以进一步降低燃油消耗。

第三条车辆保养与维护

车辆的保养和维护是节油驾驶的重要保障。公司行政部会定期对车辆进行保养和维护，确保车辆处于良好的技术状态。驾驶员也应定期对车辆进行自检，发现任何异常或故障，应立即向行政部报告，以便及时进行维修。此外，公司还会根据车辆的使用情况，制定合理的保养计划，确保车辆始终处于良好的运行状态。通过车辆的保养和维护，可以有效降低燃油消耗，提高车辆的燃油效率。

第四节公车私用

第一条禁止公车私用

公车私用是严重违反公司制度的行为，公司坚决禁止任何形式的公车私用。公车私用不仅会浪费公司资源，还会增加公司的运营成本，损害公司的形象。因此，公司明确规定，任何情况下，行政用车不得用于任何与公务无关的活动，包括下班回家、周末出车、接送私人等。公司行政部会定期对车辆使用情况进行抽查，检查车辆的使用记录和费用票据，确保没有公车私用行为发生。此外，公司还会对驾驶员和用车人进行教育，提高其自觉抵制公车私用的意识。

第二条监督与举报

为了有效防止公车私用行为的发生，公司建立了监督和举报机制。公司设立了举报电话和举报邮箱，鼓励员工监督和举报公车私用行为。一旦发现公车私用行为，公司将立即进行调查，并根据调查结果进行处理。对于查实的公车私用行为，公司将追究相关人员的责任，并视情节轻重给予相应的处罚。此外，公司还会对举报人进行保护，防止其受到任何形式的报复。

第三条处罚措施

对于违反公司制度，擅自使用行政用车的行为，公司将根据情节轻重给予相应的处罚。轻微的违规行为，如未经批准使用车辆较短时间，公司将给予警告，并要求其写出检查。较重的违规行为，如未经批准使用车辆较长时间，或用于非法活动，公司将给予罚款，并视情节轻重给予降职或解雇等处分。对于造成公司损失的公车私用行为，公司将追究相关人员的经济赔偿责任，并视情节轻重移交司法机关处理。通过严格的处罚措施，可以有效防止公车私用行为的发生，维护公司的利益。

本章节内容完毕。

三、车辆维护与保养

第三章详细规定了行政用车的维护与保养要求，旨在确保车辆始终处于良好的技术状态，保障行车安全，延长车辆使用寿命，并控制维护成本。

第一节日常维护

第一条出车前检查

驾驶员在每次驾驶行政用车出车前，必须进行细致的出车前检查，这是确保行车安全的第一道防线。检查内容应包括车辆外观是否完好，有无划痕、凹陷等损伤；轮胎气压是否正常，磨损是否均匀，有无鼓包或裂纹；刹车系统是否灵敏，刹车片厚度是否适中；灯光系统是否全部正常工作，包括远光灯、近光灯、转向灯、刹车灯等；雨刮器是否能够正常刮水，有无损坏；油液位是否在正常范围内，包括机油、冷却液、刹车油、转向助力油等；车辆底盘有无明显损伤或悬挂部件松动。驾驶员应使用随车携带的检查工具，如胎压计、手电筒等，对上述项目进行全面检查。如果发现任何异常或隐患，驾驶员应立即停止出车，并向行政部报告，等待问题解决后方可出发。行政部会记录每次出车前检查的情况，确保检查工作得到有效落实。

第二条出车后清洁与检查

行政用车在使用结束后，驾驶员有责任对车辆进行清洁和基本检查。清洁工作包括清扫车内外垃圾，擦洗车身、车窗、车内地板等，确保车辆整洁。这不仅是对公司财产的爱护，也体现了驾驶员的职业素养。清洁完成后，驾驶员应进行简单的检查，确认车辆的基本部件没有在使用过程中发生损坏，例如座椅是否有明显污损或损坏，车门、后备箱等是否能够正常关闭。此外，驾驶员还应检查车辆是否遗留个人物品，如手机、证件、背包等，避免遗落。每次清洁和检查情况应记录在《行政用车使用记录表》上，作为车辆维护和使用的凭证。行政部会不定期抽查车辆的清洁情况，对于清洁不到位的行为，会进行提醒和纠正。

第三条车内环境维护

车内环境的维护对于车辆的舒适性和使用寿命同样重要。驾驶员应保持车内的整洁和卫生，禁止在车内吸烟，避免在车内饮食，以防止产生异味、污渍或吸引虫害。每次用车结束后，驾驶员应清理车内垃圾，并定期对车内进行深度清洁，包括清洗座椅套、地毯、空调通风口等。如果车内出现难以处理的污渍或异味，驾驶员应及时向行政部报告，由行政部安排专业人员进行清洁。此外，驾驶员还应定期检查车内的急救箱、灭火器等安全设备是否完好有效，并确保其处于易于取用的位置。对于车内设施的使用，驾驶员应轻拿轻放，避免损坏座椅、方向盘、档位杆等部件。用车人也应自觉爱护车内环境，共同维护车辆的整洁。

第二节定期保养

第一条保养计划与周期

为了确保行政用车的长期稳定运行和行车安全，公司行政部根据车辆的类型、使用强度和制造厂商的建议，制定了详细的定期保养计划。保养计划会明确每种车型的保养周期，如每月、每季度、每半年或每年，以及每次保养的具体项目。例如，每月的常规保养可能包括检查轮胎气压、更换空调滤芯、检查刹车片磨损情况等；每半年的保养可能包括更换机油和机滤、检查变速箱油、检查冷却系统等；每年的全面保养则可能包括更全面的检查和更换项目，如检查发动机内部、更换火花塞、检查底盘部件等。行政部会将保养计划发布给所有驾驶员和相关部门，确保每个人都清楚车辆的保养要求和时间节点。驾驶员应严格按照保养计划执行，确保车辆得到及时有效的保养。

第二条保养实施与记录

行政用车通常由公司指定的维修厂或有资质的汽车修理厂进行保养。行政部会根据保养计划，提前联系维修厂，预约保养时间，并准备车辆。驾驶员在接到保养通知后，应按时将车辆送至指定地点。在保养过程中，维修厂会根据保养项目进行相应的检查和维修工作，并使用专业的设备进行检测。驾驶员或行政部人员应在场监督保养过程，确保保养工作按照计划和要求进行。保养完成后，维修厂会提供保养发票和《机动车维修记录》，行政部人员应仔细核对保养项目是否齐全、价格是否合理，并在《行政用车保养记录表》上详细记录保养时间、地点、项目、费用等信息。这些保养记录是车辆维护历史的重要凭证，行政部会妥善保管，并定期进行统计分析，以评估车辆的使用状况和保养效果。

第三条保养效果与反馈

定期保养的目的是确保车辆始终处于良好的技术状态，提高车辆的可靠性和安全性，延长车辆的使用寿命。行政部会关注每次保养后的车辆运行状况，收集驾驶员对车辆性能的反馈，如动力是否充沛、刹车是否灵敏、异响是否消除等。如果发现保养后车辆性能没有改善，或者仍然存在故障隐患，行政部应及时与维修厂沟通，要求进行检查和处理。同时，行政部也会将车辆的保养情况与使用部门的反馈相结合，评估保养计划的合理性和有效性。例如，如果某款车型在使用过程中频繁出现某个部件的故障，即使按照计划进行了保养，行政部也会分析原因，是否需要调整保养项目或更换更耐用的部件。通过持续的跟踪和反馈，行政部可以不断优化保养计划，提高保养质量，确保车辆的安全可靠运行。

第三节车辆保险

第一条保险种类与额度

为了保障行政用车在行驶过程中可能发生的意外事故，减少公司损失，公司为所有行政用车购买了全面的车辆保险。保险种类通常包括交强险和商业险。交强险是国家强制规定的保险，用于保障交通事故中第三方的人身伤亡和财产损失。商业险则包括多个险种，如第三者责任险、车辆损失险、车上人员责任险、不计免赔率险、玻璃险、自燃险、盗抢险等。公司行政部会根据车辆的价值、使用性质和潜在风险，选择合适的商业险种和保额。例如，对于价值较高的车辆，可能会选择较高的车辆损失险保额；对于经常在市区行驶的车辆，可能会选择较高的第三者责任险保额。行政部会与保险公司协商，确保保险覆盖范围全面，能够有效应对各种风险。保险合同会明确保险期限、保险金额、保险责任、免赔条款等内容，行政部会妥善保管保险合同副本。

第二条保险续保与管理

车辆保险具有时效性，每年都需要进行续保。行政部会根据保险合同的规定，提前三个月开始联系保险公司，办理保险续保手续。续保前，行政部会评估上一年度的车辆使用情况和保险费用，与保险公司协商可能的优惠或调整险种、保额的可能性。续保过程中，行政部需要提供车辆的最新信息，如车牌号、车架号等，并核对保险单的内容，确保信息准确无误。保险费通常由行政部统一支付，并纳入公司财务预算。行政部会保留续保的发票和保险单，作为保险费用的凭证。同时，行政部会建立车辆保险档案，记录每辆车的保险信息，包括保险公司、保险期限、保险险种、保险金额等，并定期更新。此外，行政部还会提醒驾驶员注意保险的有效期，避免因保险过期而无法获得理赔。

第三条事故处理与理赔

尽管公司为行政用车购买了保险，但交通事故仍然可能发生。一旦发生交通事故，驾驶员应立即采取以下措施：首先，确保人员安全，如有伤亡，应立即拨打急救电话；其次，保护现场，如有可能，拍照或录像留存证据；最后，立即向公司和保险公司报告事故情况。报告时应提供事故发生的时间、地点、原因、损失情况等信息。行政部接到报告后，会立即派人到场查看，并协助驾驶员处理事故。如果事故需要报警，驾驶员应立即报警，并配合交警处理。事故处理过程中，行政部会与保险公司保持密切沟通，指导驾驶员收集和整理理赔所需的材料，如事故责任认定书、维修发票、医疗费用单据等。行政部会协助驾驶员向保险公司提交理赔申请，并跟踪理赔进度。在理赔过程中，行政部会根据保险合同的规定，与保险公司协商理赔事宜，确保公司能够获得合理的赔偿。对于因驾驶员故意或重大过失导致的事故，保险公司拒赔的部分，公司保留向驾驶员追偿的权利。

本章节内容完毕。

四、费用管理与报销

第四章详细规定了行政用车费用的构成、报销流程、审批权限以及费用控制措施，旨在确保费用使用的合规性、合理性，实现成本效益最大化。

第一节费用范围与标准

第一条费用构成

行政用车的费用主要包括燃油费、过路过桥费、车辆维护保养费、保险费、罚款、洗车费以及其他与车辆使用相关的合理费用。燃油费是指车辆行驶产生的汽油或柴油费用；过路过桥费是指车辆通行高速公路、桥梁、隧道等产生的费用；车辆维护保养费是指按照保养计划进行的定期保养以及临时维修产生的费用；保险费是指为车辆购买的交强险和商业险等保险费用；罚款是指驾驶员因交通违法行为产生的交通罚款；洗车费是指车辆的清洁费用；其他费用包括停车费、救援费等与车辆使用直接相关的费用。行政部会根据车辆的类型、油耗、行驶里程等因素，制定合理的费用预算，并定期进行审核，确保费用的合理使用。

第二条费用标准

为了控制费用支出，公司对部分费用制定了明确的标准。例如，燃油费根据车辆的油耗标准和实际行驶里程进行核算，超出标准部分的燃油费需要说明原因并经审批；过路过桥费通常需要提供有效的票据，非工作需要的过路过桥费不予报销；洗车费根据车辆的使用频率和清洁程度制定标准，超出标准部分的洗车费需要说明原因并经审批。行政部会定期发布费用标准，并监督执行情况。对于没有制定明确标准的费用，行政部会根据实际情况进行审核，确保费用的合理性。费用标准的制定和执行，旨在通过量化的管理手段，控制不必要的费用支出，提高资金使用效率。

第三条不予报销的费用

并非所有与车辆使用相关的费用都可以报销。公司明确规定，以下费用不予报销：公车私用产生的费用；违反公司制度或交通法规产生的罚款；超出标准的燃油费、过路过桥费、洗车费等；未经批准的维修保养费；其他与公务无关的费用。行政部会严格审核报销申请，对于不符合规定的费用，将不予报销。通过明确不予报销的费用范围，可以有效防止浪费和滥用公司资源的行为，维护公司利益。

第二节报销流程与审批

第一条报销申请

驾驶员在每次用车结束后，应根据实际发生的费用，填写《行政用车费用报销单》，并附上相应的票据，如加油发票、过路过桥费票据、维修保养发票等。报销单上需要详细注明费用发生的日期、事由、金额、票据张数等信息。驾驶员应认真填写报销单，确保信息准确无误。报销单需要经过用车部门负责人签字确认，证明用车事由的合理性。对于费用金额较大的报销单，可能还需要分管领导签字审批。驾驶员在提交报销单和票据时，应向行政部说明费用情况，并配合行政部进行审核。

第二条审核程序

行政部是行政用车费用的审核部门，负责对报销申请进行审核。行政部会根据报销单和票据，核对费用的真实性、合规性以及是否符合费用标准。审核内容包括：票据是否真实有效，金额是否准确；费用是否与用车事由相关，是否合理；是否超出费用标准，如超出标准是否已说明原因并经审批。行政部在审核过程中，如发现疑问，会及时与驾驶员沟通，要求补充说明或提供进一步的材料。对于需要进一步核实的情况，行政部会进行调查。审核通过后，行政部会在报销单上签字，并转交财务部。

第三条财务复核

财务部是公司财务管理的部门，负责对报销申请进行复核。财务部会根据公司财务制度和报销流程，对报销单和票据进行复核。复核内容包括：报销单是否经过相关部门签字审批；费用是否真实发生，票据是否合规；报销金额是否符合公司财务制度的规定。财务部在复核过程中，如发现不符合规定的情况，会及时退回报销单，并要求驾驶员或相关部门进行说明或整改。复核通过后，财务部会在报销单上签字，并安排付款。财务部的复核环节，确保了报销费用的合规性和准确性，维护了公司财务纪律。

第三节费用控制与预算

第一条预算管理

为了有效控制行政用车费用，公司实行预算管理制度。行政部会根据车辆的数量、预计行驶里程、油耗、保养周期等因素，制定年度行政用车费用预算，并报请总经理批准后执行。预算内容包括燃油费、保养费、保险费、过路过桥费等主要费用项目。行政部会根据预算，控制各项费用的支出，确保费用支出不超过预算额度。在预算执行过程中，行政部会定期进行预算执行情况分析，比较实际支出与预算的差异，并分析原因。如果实际支出超出预算，行政部会采取措施进行控制，并调整预算执行计划。预算管理制度的实施，有助于公司从源头上控制费用支出，提高资金使用效率。

第二条成本分析

行政用车费用的成本分析是费用控制的重要手段。行政部会定期对行政用车费用进行成本分析，分析内容包括：每辆车的费用构成，如燃油费、保养费、保险费等；每辆车的单位行驶成本，如每公里燃油费、每公里保养费等；费用支出与行驶里程的关系等。通过成本分析，行政部可以了解费用支出的情况，找出费用支出的重点和难点，并采取措施进行控制。例如，如果发现燃油费占比较高，行政部会采取措施提高燃油使用效率，如推广节油驾驶、优化行车路线等；如果发现保养费占比较高，行政部会与维修厂协商，争取更优惠的保养价格，或调整保养计划，减少不必要的保养项目。成本分析有助于公司从细节入手，控制费用支出，提高资金使用效益。

第三条节约措施

公司鼓励各部门和驾驶员采取节约措施，控制行政用车费用。行政部会定期发布节约措施，并监督执行情况。节约措施包括：合理规划行车路线，避免不必要的绕行；提高燃油使用效率，推广节油驾驶；合理调度车辆，减少空驶；加强车辆保养，减少维修费用；严格控制洗车次数，避免不必要的洗车等。行政部还会对节约措施的效果进行评估，并根据评估结果，进一步完善节约措施。通过采取节约措施，公司可以有效地控制行政用车费用，提高资金使用效率，降低运营成本。

本章节内容完毕。

五、监督与处罚

第五章详细规定了行政用车管理的监督机制和违规行为的处罚措施，旨在确保制度的严肃性和权威性，预防和遏制违规行为的发生，维护公司利益和制度的有效执行。

第一节监督管理

第一条内部监督

公司行政部作为行政用车管理的归口部门，承担着日常监督的主要职责。行政部会定期或不定期地对行政用车的使用情况进行抽查，抽查内容包括车辆的行驶记录、用车申请单、费用报销单、保养记录等，以核实车辆使用是否合规、费用报销是否合理。抽查可以采取随机抽取车辆、随机抽取时间段等方式进行，以确保监督的全面性和有效性。行政部还会关注驾驶员的驾驶行为，如是否有超速、违章等记录，以及车辆是否存在异常损耗等情况。此外，行政部会建立车辆档案，详细记录每辆车的使用情况、维修保养情况、费用支出情况等，并定期进行数据分析，以便及时发现潜在问题。内部监督是确保制度执行到位的第一道防线，行政部会认真履行监督职责，及时发现和纠正问题。

第二条部门监督

各使用部门在使用行政用车时，也承担着相应的监督责任。部门负责人应督促本部门驾驶员遵守公司制度，合理使用车辆，并审核用车申请单和费用报销单，确保用车事由真实、费用合理。部门负责人应定期向行政部反馈本部门车辆使用情况，并提出改进建议。部门监督是内部监督的重要补充，可以及时发现和纠正本部门存在的问题。行政部会定期与各部门负责人沟通，了解车辆使用情况，并听取部门的意见和建议，以便不断完善管理制度。

第三条财务监督

公司财务部负责对行政用车费用进行财务监督。财务部会根据公司财务制度，审核费用报销单的合规性和准确性，确保费用支出符合规定。财务部还会定期对行政用车费用进行分析，检查是否存在异常支出或浪费现象，并提出改进建议。财务监督是确保费用合理使用的重要保障，财务部会认真履行监督职责，确保费用支出的合规性和有效性。

第二节违规处理

第一条违规行为认定

公司明确规定，以下行为属于违规行为：未经批准擅自使用行政用车；公车私用；违反交通法规，造成事故或罚款；违反车辆保养规定，导致车辆损坏或故障；虚报、多报销费用；不按规定记录车辆使用情况；其他违反公司制度的行为。行政部、财务部等部门在履行监督职责时，如发现违规行为，应及时进行调查核实。调查核实应收集相关证据，如行车记录、用车申请单、费用票据、证人证言等，并形成调查报告。对于情节轻微的违规行为，可以进行提醒和纠正；对于情节较重的违规行为，应按照公司制度进行处理。违规行为的认定，需要基于事实，确保公平公正。

第二条处罚措施

公司对违规行为实行分级处罚制度，根据违规行为的情节轻重，采取不同的处罚措施。轻微的违规行为，如未经批准使用车辆较短时间、未按规定记录车辆使用情况等，可以进行批评教育，并要求写出检查。较重的违规行为，如公车私用、违反交通法规造成事故、虚报费用等，将给予警告、罚款、降职等处分。情节严重的违规行为，如多次违规、造成重大损失、触犯法律等，将依法依规进行处理，包括解除劳动合同、追究经济赔偿责任等。处罚措施的实施，需要严格依照公司制度，确保公平公正。公司行政部会根据违规行为的具体情况，提出处罚意见，报请总经理批准后执行。处罚决定需要书面通知当事人，并抄送相关部门。

第三条责任追究

对于造成公司损失的违规行为，公司将追究相关人员的责任。责任追究包括对直接责任人的处罚，以及对管理责任人的追责。直接责任人是指直接实施违规行为的人员，如驾驶员、用车人等。管理责任人是指对违规行为负有管理责任的人员，如部门负责人、分管领导等。责任追究的目的是为了防止违规行为的发生，维护公司利益和制度的有效执行。公司行政部会根据违规行为的具体情况，确定责任主体，并提出责任追究意见，报请总经理批准后执行。责任追究决定需要书面通知当事人，并抄送相关部门。对于造成重大损失的违规行为，公司还会根据情况，追究相关责任人的法律责任。

第三节制度修订

第一条修订依据

本制度将根据公司发展需要、国家政策变化以及实际执行情况，进行适时修订。修订的依据包括：国家相关法律法规的变化，如交通安全法规、税收法规等；公司发展战略的变化，如组织架构调整、业务范围变化等；实际执行情况的变化，如发现制度存在缺陷、出现新的问题等。行政部会定期对本制度进行评估，收集各部门和员工的意见和建议，并根据修订依据，提出修订方案。

第二条修订程序

本制度的修订程序如下：首先，行政部根据修订依据，提出修订方案，包括修订内容、修订理由等。其次，修订方案报请总经理审核。总经理审核通过后，修订方案提交公司董事会审议。董事会审议通过后，修订方案由行政部发布实施。修订程序确保了制度的科学性和合理性，维护了制度的权威性。修订后的制度，需要及