施工合同管理制度

施工合同管理制度一、总则（一）目的与依据为规范公司施工合同管理，明确管理职责，防范合同风险，保障合同当事人的合法权益，提高合同履约率和经济效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各单位在生产经营活动中对外签订的各类建设工程施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、物资采购合同、设备租赁合同等与工程建设相关的合同。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。2.风险控制原则：强化合同风险意识，对合同签订前的调研、谈判，签订中的评审，履行中的监控以及争议处理等环节进行全过程风险管控。3.公平诚信原则：合同当事人应当遵循公平原则确定各方权利和义务，秉持诚实，恪守承诺。4.效益原则：在确保合同合法、安全的前提下，追求合同效益最大化，维护公司正当经济利益。5.分级管理与统一归口原则：合同管理实行分级负责、专业把关、法务部门统一归口指导与监督的管理体制。二、合同管理机构与职责（一）公司层面管理机构1.法务部门：是公司合同管理的归口部门，负责制定和完善合同管理制度；审核合同的合法性、合规性；参与重大合同的谈判与评审；提供合同法律支持；监督合同管理制度的执行。2.工程管理部门：负责工程类合同（如施工合同、分包合同）的业务归口管理，包括合同策划、范本选用、履约过程中的技术与进度管理、现场协调等。3.采购管理部门：负责物资采购、设备租赁等合同的业务归口管理，包括供应商选择、采购需求确认、履约过程中的物资供应管理等。4.财务部门：负责合同价款、支付方式、税务条款的审核；参与合同评审；负责合同款项的支付与结算；监控合同财务风险。5.经营预算部门：负责合同价款的测算、投标报价与合同价格的衔接；参与合同谈判与评审，重点审核工程造价、计价方式、结算办法等。（二）项目层面管理机构项目经理部是施工合同履行的直接责任主体，负责本项目所有合同的日常管理工作，包括合同交底、履约跟踪、进度款申报与支付审核、现场签证管理、变更与索赔的初步处理、合同资料的收集与整理等。项目经理为项目合同管理的第一责任人。（三）职责分工各相关部门应明确合同管理岗位职责，指定专人负责合同的日常事务，确保合同管理责任到人，流程顺畅。三、合同策划与准备（一）前期调研与风险评估在合同签订前，业务部门应组织对工程项目背景、市场环境、政策法规、合同对方基本情况、履约能力、资信状况等进行充分调研，并对项目潜在风险进行识别、分析和评估，形成风险评估报告，为合同策划提供依据。（二）合同对方主体资格审查严格审查合同对方当事人的主体资格，包括但不限于：1.法人营业执照、组织机构代码证（或三证合一证书）、资质证书、安全生产许可证等证照是否合法有效，是否与承接业务范围相符。2.法定代表人身份证明或授权委托书的真实性、有效性。3.企业注册资本、净资产、经营状况、履约历史、商业信誉、银行资信、诉讼仲裁情况等。4.对于重大或特殊项目，可要求对方提供经审计的财务报表、业绩证明等材料，必要时进行实地考察。（三）合同标的与范围界定明确合同标的的具体内容、数量、质量标准、技术要求、工程范围、工作内容等，力求描述准确、具体，避免模糊不清或产生歧义。对于工程范围，应尽可能细化到分部分项工程，并明确界面划分。（四）合同文本的选择与拟定1.优先选用国家或行业发布的标准合同示范文本。标准文本未尽事宜或有特殊约定的，可另行签订补充协议或在专用条款中明确。2.对于无标准文本的特殊合同，应由业务部门根据项目具体情况，参照相关法律法规和公司合同管理要求拟定合同草案。合同草案应包含当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本要素。四、合同谈判与评审（一）谈判策略与方案业务部门应根据前期调研和风险评估结果，结合公司利益目标，制定详细的谈判策略和方案，明确谈判要点、底线和预期目标，必要时组成谈判小组进行集体谈判。（二）合同条款的谈判重点合同谈判应重点关注以下条款：1.合同价格与支付方式：包括合同总价、单价、调价机制、预付款、进度款、结算款、质保金的数额及支付条件、时间节点。2.工程质量与验收标准：明确质量目标、验收依据、验收程序及质量保修责任。3.工期与进度要求：包括合同总工期、关键节点工期、工期延误的责任及处罚措施、工期提前的奖励等。4.双方权利与义务：确保权利义务对等，责任清晰。5.违约责任：约定明确、具体、可操作的违约责任条款，包括违约情形、违约金计算方法或赔偿范围。6.不可抗力：明确不可抗力的范围、通知程序及责任承担。7.争议解决方式：优先选择协商、调解；协商不成的，明确选择仲裁或诉讼，并约定具体的仲裁机构或管辖法院。8.合同变更与解除条件及程序。（三）合同评审所有对外签订的合同在正式签订前必须经过评审。1.评审流程：业务部门填写《合同评审表》，连同合同草案、对方资质材料、调研报告、风险评估报告等一并提交相关部门进行评审。2.评审内容：各评审部门根据职责分工，对合同的合法性、合规性、完整性、严谨性、经济性、可行性及风险控制措施进行全面审核，并签署明确的评审意见。3.评审意见处理：业务部门对评审意见进行汇总、分析和处理，对提出的修改意见应与合同对方协商，并对合同草案进行修改完善。若对评审意见有异议，应与相关部门充分沟通协调。4.重大合同评审：对于合同金额较大、涉及重大利益或风险较高的合同，除常规评审外，还应提交公司管理层或决策机构审议批准。五、合同签订（一）合同文本的最终确认合同草案经评审通过后，由业务部门负责与合同对方进行最终确认，确保合同文本与评审通过的版本一致。（二）签订权限与程序1.公司实行合同分级审批签订制度，根据合同类型、金额大小等设定不同的审批权限和签字程序。2.法定代表人是公司对外签订合同的最终授权人。法定代表人可根据公司规定，授权其他管理人员在授权范围内签订合同。授权委托书应明确授权范围、权限和期限。3.合同必须加盖公司合同专用章。合同专用章由法务部门或指定专人保管，严格用印登记制度。（三）合同份数合同签订份数应根据实际需要确定，一般至少签订正本两份，副本若干份，合同当事人各方各执正本一份，副本按需分配给公司相关管理部门和项目执行单位。六、合同履行与控制（一）合同交底合同签订后，业务部门应在规定时间内组织向合同履行相关部门（尤其是项目管理团队）进行合同交底。交底内容包括合同主要条款、双方权利义务、履约重点、风险点、违约责任、合同管理流程及注意事项等，确保相关人员全面理解合同精神和要求。（二）履约跟踪与检查1.项目管理团队应建立合同履约台账，对合同约定的各项义务（如工程进度、质量、安全、付款、资料提交等）的履行情况进行动态跟踪和记录。2.定期对合同履行情况进行检查与分析，及时发现和纠正履约偏差，确保合同按约定履行。对发现的问题应及时向公司相关部门报告，并采取有效措施予以解决。（三）合同款项支付管理1.严格按照合同约定的支付条件、方式和期限办理款项支付。付款申请必须附有充分的依据和证明材料，经相关部门审核、审批后方可支付。2.财务部门在办理支付时，应核对合同条款、审批手续、发票等是否齐全合规。（四）合同资料管理建立健全合同资料管理制度，对合同文本、补充协议、会议纪要、签证单、变更指令、函件往来、验收报告、付款凭证、影像资料等所有与合同相关的文件资料进行系统收集、整理、编号、登记和归档，确保资料的完整性、准确性和可追溯性。（五）履约风险预警与应对在合同履行过程中，应持续关注内外部环境变化及合同对方履约情况，对可能出现的工期延误、质量缺陷、付款违约、不可抗力等风险进行预警。一旦发生风险事件，应立即启动应急预案，采取补救措施，减少损失，并按合同约定及时向对方提出索赔或进行反索赔。七、合同变更、索赔与争议处理（一）合同变更管理1.合同签订后，任何一方不得擅自变更合同内容。确因客观情况需要变更的，应按照合同约定的程序进行。2.变更提议方应提交变更申请，说明变更原因、变更内容、对合同价格、工期、质量等的影响。3.合同变更需经双方协商一致，并签订书面变更协议。重大变更应履行公司内部评审和审批程序。4.变更协议是原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。（二）索赔管理1.当合同对方未能按合同约定履行义务或发生其他违约行为，给公司造成损失时，业务部门及项目管理团队应在合同约定的时效内，及时收集和整理相关证据，提出索赔意向通知书和索赔报告，依法维护公司合法权益。2.当收到合同对方提出的索赔时，应认真研究索赔依据，核实索赔内容和金额，在规定时间内予以答复或提出反索赔。（三）争议处理合同履行过程中发生争议时，应首先采取友好协商或调解的方式解决。协商或调解不成的，按照合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理。在争议处理过程中，相关部门应积极配合，及时提供证据材料，必要时可聘请专业律师协助处理。八、合同收尾与归档（一）竣工验收与结算工程完工后，应按照合同约定组织竣工验收。验收合格后，及时办理工程竣工结算。结算工作应严格依据合同约定、变更协议、现场签证等资料进行，确保结算结果准确无误。（二）合同总结与评价合同履行完毕或终止后，业务部门及项目管理团队应对合同签订、履行全过程进行总结与评价，分析合同管理中的经验教训、存在问题及改进措施，形成合同管理总结报告，作为公司合同管理改进和后续项目合同策划的参考。（三）合同归档合同收尾后，项目管理团队应将所有合同资料（包括合同文本、附件、变更协议、结算资料、验收报告、往来函件、争议处理文件等）整理成册，按照公司档案管理规定进行归档保存。归档资料应齐全、规范、有序，便于查阅。九、监督与改进（一）监督检查公司法务部门会同相关职能部门，定期或不定期对公司及所属单位的合同管理制度执行情况、合同管理流程运行情况、合同履约情况等进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究对于在合同管理工作中因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、违规操作等行为导致公司遭受损失的，将按照公司相关规定追究相关责任人的责任；涉嫌违法犯罪的，移交