煤矿安全生产档案管理手册

煤矿安全生产档案管理手册第1章总则1.1档案管理的基本原则1.2档案管理的组织机构1.3档案管理的职责分工1.4档案管理的制度规范第2章档案分类与编码2.1档案分类标准2.2档案编码规则2.3档案归档流程2.4档案借阅与归还管理第3章档案收集与整理3.1档案收集的内容与范围3.2档案收集的方法与途径3.3档案整理的流程与要求3.4档案保管与存储规范第4章档案保管与安全4.1档案保管的环境要求4.2档案安全防护措施4.3档案销毁的审批与管理4.4档案备份与灾备机制第5章档案利用与查询5.1档案查阅的权限与流程5.2档案查询的规范与要求5.3档案信息的保密与保护5.4档案数字化管理要求第6章档案信息化管理6.1档案信息化建设目标6.2档案信息系统的基本功能6.3档案数据的录入与更新6.4档案信息的检索与查询第7章档案管理的监督检查7.1档案管理的监督检查机制7.2档案管理的检查内容与标准7.3档案管理的整改与问责7.4档案管理的考核与奖惩第8章附则8.1本手册的适用范围8.2本手册的解释权与修订说明8.3附录与参考资料第1章总则一、档案管理的基本原则1.1档案管理的基本原则根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，煤矿安全生产档案管理应遵循以下基本原则：1.合法合规原则煤矿安全生产档案管理必须严格遵守国家法律法规，确保档案的合法性、真实性与完整性。档案内容应真实反映煤矿安全生产过程中的各项活动，不得伪造、篡改或销毁相关资料。2.系统化管理原则档案管理应建立系统化的管理体系，涵盖档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等全过程。档案应按照类别、时间、内容等进行分类管理，确保档案信息的可追溯性与可查性。3.安全保密原则煤矿安全生产档案涉及企业经营、生产安全、事故处理等重要信息，必须严格保密。档案管理人员应遵循“谁主管，谁负责”的原则，确保档案信息不被非法泄露或滥用。4.科学规范原则档案管理应科学化、标准化，采用统一的档案管理标准和规范，确保档案的规范性、统一性和可操作性。档案应按照国家规定的格式、内容和分类标准进行管理。根据《煤矿安全规程》和《煤矿档案管理规定》，煤矿应建立完善的档案管理制度，确保档案管理工作的有序开展。同时，应定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的持续改进。1.2档案管理的组织机构煤矿安全生产档案管理应建立专门的档案管理机构，明确职责分工，确保档案管理工作的高效运行。根据《煤矿安全规程》和《煤矿档案管理规定》，煤矿应设立档案管理机构，通常由煤矿安全监察部门或专门的档案管理部门负责。该机构应配备专职档案管理人员，并配备必要的档案管理设备和设施。煤矿应设立档案管理岗位，明确档案管理人员的职责，包括档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，确保档案管理工作的专业性和规范性。煤矿应建立档案管理的组织架构，包括档案管理委员会、档案管理部门、档案管理人员等，形成“统一领导、分级管理、分工负责、密切配合”的管理体系。1.3档案管理的职责分工煤矿安全生产档案管理应明确各级单位和人员的职责，确保档案管理工作的责任到人、落实到位。根据《煤矿安全规程》和《煤矿档案管理规定》，煤矿应明确以下职责分工：-煤矿企业负责人：全面负责煤矿安全生产档案管理工作，确保档案管理工作的制度建设、组织落实和监督考核。-档案管理部门：负责档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等具体工作，确保档案的规范性和完整性。-生产单位：负责生产过程中产生的各类安全相关档案的收集与归档，确保档案内容的真实性和完整性。-安全监察部门：负责对档案管理工作的监督检查，确保档案管理符合国家法律法规和行业标准。-档案管理人员：负责档案的日常管理工作，包括档案的分类、编号、保管、调阅、销毁等。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，确保档案管理工作的科学性与规范性。1.4档案管理的制度规范煤矿安全生产档案管理应建立完善的制度规范，确保档案管理工作的制度化、标准化和规范化。根据《煤矿安全规程》和《煤矿档案管理规定》，煤矿应制定以下制度规范：-档案管理制度：明确档案管理的组织结构、职责分工、工作流程、档案分类、借阅、调阅、销毁等制度。-档案分类与编号制度：根据档案内容和用途，制定统一的分类标准和编号规则，确保档案的可检索性和可管理性。-档案保管制度：明确档案的保管期限、保管条件、保管设施、档案调阅流程等，确保档案的安全性和完整性。-档案调阅与使用制度：明确档案调阅的权限、流程、责任和保密要求，确保档案的合法使用和安全保密。-档案销毁制度：明确档案销毁的条件、程序、责任和监督机制，确保档案销毁的合法性和安全性。煤矿应定期对档案管理制度进行修订和完善，确保其与国家法律法规和行业标准相一致，不断提高档案管理的科学性和规范性。煤矿安全生产档案管理应遵循合法合规、系统化管理、安全保密、科学规范等基本原则，建立完善的组织机构、明确职责分工、制定制度规范，确保档案管理工作的高效、规范和安全。第2章档案分类与编码一、档案分类标准2.1档案分类标准煤矿安全生产档案管理是确保矿井安全运行、实现安全生产目标的重要保障。档案分类标准是档案管理工作的基础，其科学性和规范性直接影响到档案的利用效率和管理质量。根据《煤矿安全规程》、《煤矿档案管理规定》以及国家档案管理的相关规范，煤矿安全生产档案的分类应遵循“按用途分类、按管理对象分类、按管理环节分类”三大原则。1.1按用途分类煤矿安全生产档案主要包括生产类、管理类、技术类、安全类和综合类五大类别。其中：-生产类档案：包括采掘作业、通风系统、排水系统、供电系统、运输系统等生产过程中的技术资料和操作记录。-管理类档案：涵盖矿井组织架构、管理制度、安全检查记录、事故处理报告等管理性文件。-技术类档案：包括地质勘探报告、矿井设计图纸、设备技术参数、施工日志等技术资料。-安全类档案：涉及安全培训记录、安全检查记录、事故调查报告、安全防护设施验收记录等安全相关资料。-综合类档案：包括矿井年度安全报告、环保监测数据、应急管理方案、应急预案演练记录等综合类文件。根据《煤矿档案管理规定》（国家档案局令第12号），煤矿安全生产档案应按照“一档一卡”原则进行分类管理，确保每份档案都有对应的档案目录和档案卡，便于检索与调用。1.2按管理对象分类煤矿安全生产档案的管理对象主要包括矿井生产系统、安全管理体系、设备设施、人员管理、环境管理等。具体分类如下：-生产系统类档案：包括采煤、掘进、通风、排水、供电、运输等系统的技术资料和操作记录。-安全管理体系类档案：涵盖安全培训、安全检查、隐患排查、安全考核等管理性文件。-设备设施类档案：包括矿井设备的购置、安装、运行、维护、报废等技术资料。-人员管理类档案：包括从业人员的培训记录、安全考核记录、岗位资格证书等。-环境管理类档案：包括矿井粉尘、气体、噪声等环境监测数据，以及环保设施运行记录。根据《煤矿安全规程》第112条，煤矿应建立完整的档案分类体系，确保各类档案的归档、整理、保管和调用符合国家相关标准。1.3按管理环节分类煤矿安全生产档案的管理环节主要包括档案的收集、整理、归档、保管、调用、销毁等过程。具体分类如下：-收集阶段：包括生产过程中的原始记录、技术资料、安全检查记录等。-整理阶段：对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等处理。-归档阶段：将整理好的档案按规定存入档案室，形成完整的档案库。-保管阶段：对档案进行防潮、防尘、防虫、防光等保护措施，确保档案的完好性。-调用阶段：根据需要调取档案，用于安全检查、事故分析、管理决策等。-销毁阶段：对已过期或不再需要的档案进行销毁，确保档案管理的规范性和安全性。根据《煤矿档案管理规定》（国家档案局令第12号），煤矿应建立档案管理的完整流程，确保档案的规范管理。二、档案编码规则2.2档案编码规则档案编码是档案管理的重要组成部分，是实现档案分类、检索、统计和利用的重要手段。煤矿安全生产档案的编码应遵循“统一标准、科学合理、便于管理”的原则，确保编码的唯一性、可读性和可追溯性。1.1编码体系结构煤矿安全生产档案的编码通常采用“档案类别+档案编号”的结构，具体编码规则如下：-档案类别代码：根据档案的性质和用途，采用ISO15489标准中的分类代码，如“P”代表生产类，“M”代表管理类，“T”代表技术类，“S”代表安全类，“C”代表综合类。-档案编号：采用“年份+序号”格式，如“2023-001”表示2023年第一份档案。根据《煤矿档案管理规定》（国家档案局令第12号），煤矿应建立统一的档案编码体系，确保各类档案的编码格式一致、编码规则统一。1.2编码规则1.2.1唯一性原则每份档案应具有唯一的编码，确保档案的唯一性和可追溯性。编码应由档案管理部门统一制定，并在档案形成过程中逐份赋码。1.2.2可读性原则编码应使用中文或英文，便于档案管理人员查阅和使用。编码应简洁明了，避免使用专业术语或复杂符号，确保档案的可读性。1.2.3可扩展性原则编码体系应具备一定的扩展性，能够适应煤矿安全生产档案管理的未来发展需求，如新增档案类型、增加档案编号位数等。1.2.4一致性原则编码规则应统一，确保不同部门、不同岗位的档案管理人员在使用编码时能够达成一致，避免因编码不统一导致的档案管理混乱。1.2.5管理可追溯性原则编码应与档案的形成、归档、调用、销毁等环节紧密关联，确保档案的全生命周期可追溯，便于档案的管理和利用。1.3编码应用示例例如，一份关于矿井通风系统的技术档案，其编码可为“T-2023-001”，其中：-“T”表示技术类档案；-“2023”表示档案年份；-“001”表示该年度的第一份档案。根据《煤矿档案管理规定》（国家档案局令第12号），煤矿应建立完善的档案编码体系，确保档案的编码规范、统一、可追溯。三、档案归档流程2.3档案归档流程档案归档是档案管理的重要环节，是确保档案资料完整、准确、有效利用的关键步骤。煤矿安全生产档案的归档流程应遵循“分类整理、规范归档、统一管理”的原则，确保档案的完整性和可查性。1.1归档前的准备在档案归档前，应完成以下准备工作：-档案分类：根据档案的类别、管理对象、管理环节等进行分类，确保档案的归档有序。-档案整理：对分类后的档案进行编号、编目、装订、装盒等整理工作。-档案检查：对归档前的档案进行完整性、准确性、规范性的检查，确保档案质量符合要求。-档案登记：对归档的档案进行登记，记录档案的编号、类别、形成时间、归档人、归档日期等信息。1.2归档流程档案归档流程通常包括以下几个步骤：1.档案分类与整理：根据档案的类别、管理对象、管理环节等进行分类，整理成规范的档案盒或档案袋。2.档案编号与编目：为每份档案分配唯一的编号，并进行编目，确保档案的唯一性和可追溯性。3.档案装订与装盒：对整理好的档案进行装订、装盒，确保档案的完整性。4.档案归档：将整理好的档案按规定存入档案室，形成完整的档案库。5.档案登记：对归档的档案进行登记，记录档案的编号、类别、形成时间、归档人、归档日期等信息。1.3归档管理要求根据《煤矿档案管理规定》（国家档案局令第12号），煤矿应建立档案归档管理机制，确保档案归档的规范性和完整性。具体要求包括：-归档时间：档案应按照规定的周期归档，如每月、每季度、每年等。-归档人员：档案归档应由档案管理人员负责，确保归档过程的规范性和准确性。-归档质量：归档的档案应完整、准确、规范，确保档案的可查性和可利用性。-归档记录：归档过程应有记录，包括归档时间、归档人、归档内容等，确保归档过程可追溯。1.4归档后的管理档案归档后，应建立档案的管理机制，包括：-档案保管：对归档的档案进行防潮、防尘、防虫、防光等保护措施，确保档案的完好性。-档案调用：根据需要调取档案，用于安全检查、事故分析、管理决策等。-档案销毁：对已过期或不再需要的档案进行销毁，确保档案管理的规范性和安全性。根据《煤矿档案管理规定》（国家档案局令第12号），煤矿应建立完善的档案归档管理机制，确保档案的规范管理与有效利用。四、档案借阅与归还管理2.4档案借阅与归还管理档案借阅与归还管理是档案管理的重要环节，是确保档案资料安全、有效利用的重要保障。煤矿安全生产档案的借阅与归还管理应遵循“安全第一、规范管理、便捷高效”的原则，确保档案的借阅与归还过程符合相关法规和管理要求。1.1借阅管理原则档案借阅与归还管理应遵循以下原则：-安全第一：档案借阅应确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏或泄露。-规范管理：档案借阅应有明确的管理流程，确保借阅过程的规范性和可追溯性。-便捷高效：档案借阅应尽量满足实际需求，提高档案的利用效率。-责任明确：档案借阅和归还应明确责任人，确保档案的完整性和可追溯性。1.2借阅流程档案借阅流程通常包括以下几个步骤：1.借阅申请：借阅人填写借阅申请表，说明借阅的档案类别、数量、借阅时间、归还时间等。2.审批登记：借阅申请经档案管理部门审批后，填写借阅登记表，记录借阅人、借阅档案、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅发放：档案管理人员根据审批结果，将档案发放给借阅人。4.借阅使用：借阅人按照规定使用档案，不得擅自复制、涂改、损毁档案。5.归还管理：借阅人按照规定时间归还档案，归还时需检查档案的完整性，确保档案无损。6.归还登记：归还档案时，填写归还登记表，记录归还人、归还时间、归还档案等信息。1.3归还管理要求档案归还管理应遵循以下要求：-归还时间：借阅档案应按照规定的归还时间归还，不得逾期。-归还内容：归还的档案应完整、无损，确保档案的完整性。-归还登记：归还档案时，需进行登记，记录归还人、归还时间、归还档案等信息。-归还检查：归还档案时，应检查档案的完整性，确保档案无损。1.4借阅与归还管理的注意事项在档案借阅与归还管理过程中，应注意以下事项：-档案安全：借阅和归还过程中，应确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏或泄露。-档案保密：涉及煤矿安全生产的档案，应严格保密，防止泄密。-档案使用规范：借阅人应按照规定使用档案，不得擅自复制、涂改、损毁档案。-档案管理责任：档案管理人员应负责档案的借阅与归还管理，确保档案的完整性和可追溯性。根据《煤矿档案管理规定》（国家档案局令第12号），煤矿应建立档案借阅与归还管理机制，确保档案的借阅与归还过程符合相关法规和管理要求。第3章档案收集与整理一、档案收集的内容与范围3.1档案收集的内容与范围煤矿安全生产档案管理手册的档案收集内容与范围，应涵盖煤矿生产全过程中的各类原始资料，确保档案资料的完整性、系统性和可追溯性。档案内容主要包括：-生产安全相关档案：包括煤矿安全生产许可证、安全检查记录、隐患排查治理记录、事故报告及处理记录等；-设备与设施档案：如矿井通风系统、排水系统、供电系统、运输系统等设备的运行记录、维护保养记录、检修记录等；-人员管理档案：包括从业人员的培训记录、安全考核记录、岗位资格证书、工伤保险记录等；-应急管理档案：包括应急预案、演练记录、应急物资储备情况、应急响应流程等；-环境与卫生档案：如矿井粉尘浓度监测记录、职业病防治档案、安全卫生检查记录等；-法律与规章制度档案：包括国家及地方政府关于煤矿安全生产的法律法规、行业标准、安全管理制度等；-事故与整改档案：包括各类事故的调查报告、整改措施、整改落实情况、复查记录等；-其他相关资料：如安全教育培训记录、安全会议纪要、安全检查通报、安全文化建设资料等。根据《煤矿安全规程》《煤矿安全监察条例》《安全生产法》等相关法律法规，煤矿安全生产档案的收集范围应覆盖生产、管理、安全、环保、应急等各个环节，确保档案资料的全面性和系统性。二、档案收集的方法与途径3.2档案收集的方法与途径档案收集是档案管理工作的基础环节，其方法和途径应科学、系统、规范，以确保档案的完整性、准确性和可利用性。常用的方法包括：1.定期收集法：根据煤矿生产周期，定期对各类档案进行收集，如每月或每季度进行一次安全检查，记录相关数据并归档；2.专项收集法：针对特定事件或任务，如安全大检查、事故调查、设备检修等，专项收集相关档案资料；3.电子化收集法：利用计算机系统，对各类生产数据、安全监测数据、设备运行数据等进行电子化存储，实现档案的数字化管理；4.归档交接法：在煤矿生产过程中，由相关责任部门或人员负责将档案资料按规范归档，确保档案的连续性和完整性；5.外部协作法：与上级主管部门、行业协会、专业机构等建立协作关系，获取外部提供的相关档案资料。档案收集的途径主要包括内部资料收集、外部资料调取、数据采集与录入、档案借阅与归还等。在实际操作中，应建立档案收集的流程和管理制度，确保档案资料的及时归档和有效利用。三、档案整理的流程与要求3.3档案整理的流程与要求档案整理是档案管理的重要环节，其目的是使档案资料系统、规范、便于查阅和利用。档案整理的流程一般包括以下几个步骤：1.档案分类：根据档案内容、类别、用途等进行分类，常见的分类方式包括按时间、按内容、按用途等；2.档案编号：为每份档案赋予唯一的编号，确保档案的唯一性和可追溯性；3.档案编目：对档案进行编目，包括档案名称、编号、责任者、形成时间、内容摘要、保管期限等信息；4.档案装订与保管：将整理好的档案进行装订、装盒、分类存放，确保档案的完整性、安全性和可读性；5.档案借阅与归还：建立档案借阅制度，规范借阅流程，确保档案的使用安全和管理有序；6.档案销毁与归档：对已到期或不再需要的档案进行销毁，同时做好销毁记录，确保档案的规范管理。档案整理的要求包括：-完整性：确保所有应归档的资料都得到完整收集和整理；-准确性：档案内容应真实、准确，不得伪造或篡改；-系统性：档案应按照逻辑顺序排列，便于查阅和管理；-规范性：档案整理应符合国家和行业标准，确保格式统一、内容规范；-可检索性：档案应具备一定的检索功能，便于查找和使用。四、档案保管与存储规范3.4档案保管与存储规范档案的保管与存储是确保档案资料安全、完整、可用的重要环节。煤矿安全生产档案的保管与存储应遵循以下规范：1.档案存储环境要求：档案应存放在干燥、通风、无尘、无腐蚀的环境中，避免受潮、霉变、虫蛀等影响；2.档案存储方式：档案应采用纸质或电子形式存储，纸质档案应采用防紫外线、防尘、防虫的材料制作，电子档案应采用可靠的存储介质；3.档案保管期限：根据《档案法》及相关规定，煤矿安全生产档案的保管期限分为永久、长期、定期三种，具体期限应根据档案内容确定；4.档案保管责任：档案的保管责任应由专人负责，档案管理人员应定期检查档案的保管状态，确保档案的安全和完整；5.档案安全措施：档案应采取防盗、防潮、防火、防虫等安全措施，确保档案在保管过程中不受损；6.档案信息安全：档案内容涉及煤矿安全生产的重要信息，应确保档案信息的保密性，防止泄露；7.档案调阅与使用：档案调阅应遵循“先审批、后调阅、后使用”的原则，调阅档案时应做好登记和归还工作；8.档案销毁管理：档案销毁应遵循“谁销毁、谁负责”的原则，销毁前应进行鉴定和审批，确保销毁的合法性和规范性。煤矿安全生产档案的收集、整理、保管与存储应遵循科学、规范、系统、安全的原则，确保档案资料的完整、准确、安全和可利用，为煤矿安全生产提供有力的保障。第4章档案保管与安全一、档案保管的环境要求4.1档案保管的环境要求档案的保管环境对档案的完整性和安全性至关重要，尤其在煤矿安全生产档案管理中，档案的保存环境需要满足特定的温湿度、防尘、防潮、防虫等要求，以确保档案在长期保存过程中不受损害。根据《煤矿安全规程》及相关行业标准，档案室应设置在通风良好、干燥、无尘、无腐蚀性气体的环境中，温湿度应保持在5℃～25℃之间，相对湿度应控制在30%～60%之间。档案室应配备防尘、防潮、防虫、防鼠等设施，以减少档案在保管过程中的损耗和损坏。根据国家档案局发布的《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案室应定期进行环境检测，确保温湿度、空气质量、光照强度等指标符合要求。同时，档案室应配备必要的消防设施，如灭火器、烟雾报警器等，以应对可能发生的火灾等突发事件。在煤矿安全生产档案管理中，档案室通常设置在矿井的专用区域，如井下档案室或地面档案库。井下档案室应具备防尘、防潮、防尘、防爆等防护措施，以防止因粉尘、潮湿或爆炸气体等影响档案的保存质量。地面档案库则应具备良好的通风、防尘、防虫、防鼠等措施，以确保档案的安全保存。根据《煤矿安全规程》（GB16780-2011）的规定，煤矿企业应建立档案管理制度，明确档案保管的环境要求，并定期对档案室的环境进行检查和维护，确保档案保存环境符合标准。二、档案安全防护措施4.2档案安全防护措施档案的安全防护措施是保障煤矿安全生产档案完整性和保密性的关键环节。在煤矿安全生产档案管理中，档案安全防护措施应涵盖物理防护、电子防护、管理制度等多个方面。物理防护措施是档案安全的基础。档案室应设置在安全、独立的区域，远离易燃、易爆、强电磁辐射等危险源。档案室应配备防火门、防爆门、防尘门等设施，防止未经授权的人员进入。同时，档案室应配备监控系统，实现对档案室的实时监控，确保档案的安全。电子档案的防护措施应遵循《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的相关要求。电子档案应存储在安全、可靠的服务器上，并采用加密、访问控制、权限管理等技术手段，防止数据泄露和非法访问。同时，电子档案应定期备份，确保在发生意外情况时能够快速恢复。在煤矿安全生产档案管理中，纸质档案和电子档案应分别进行保管。纸质档案应采用防潮、防尘、防虫的材料，如防潮纸张、防虫纸浆等，以延长档案的使用寿命。电子档案应采用加密存储、权限管理、日志记录等技术手段，确保档案的安全性和可追溯性。根据《煤矿安全规程》（GB16780-2011）的规定，煤矿企业应建立档案安全防护体系，明确档案的保管、调阅、销毁等流程，并定期进行安全检查和评估，确保档案安全防护措施的有效实施。三、档案销毁的审批与管理4.3档案销毁的审批与管理档案销毁是档案管理的重要环节，涉及档案的处置、审批、记录等流程。在煤矿安全生产档案管理中，档案的销毁应严格遵循相关法律法规，确保档案的合法性和安全性。根据《档案法》及相关规定，档案的销毁需经过严格的审批程序，包括档案的鉴定、审批、销毁记录等。档案销毁前，应由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，确认档案是否已不再需要保存，是否具备销毁条件。鉴定结果应形成书面报告，并经相关负责人批准后方可进行销毁。档案销毁应采用安全、可靠的方式，如物理销毁、化学销毁等。物理销毁方式包括粉碎、烧毁、丢弃等，化学销毁方式包括化学处理、高温处理等。销毁过程中应做好记录，确保销毁过程可追溯。根据《煤矿安全规程》（GB16780-2011）的规定，煤矿企业应建立档案销毁的审批制度，明确销毁流程、责任分工和监督机制，确保档案销毁的合法性和安全性。四、档案备份与灾备机制4.4档案备份与灾备机制在煤矿安全生产档案管理中，档案备份与灾备机制是确保档案在发生自然灾害、系统故障、人为失误等突发事件时，能够快速恢复的重要保障。档案备份应遵循《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的相关要求，档案应定期备份，备份内容应包括纸质档案和电子档案。备份应采用安全、可靠的存储方式，如异地备份、云备份等，确保档案在发生意外时能够快速恢复。灾备机制应建立在备份的基础上，包括数据备份、系统备份、业务备份等。灾备机制应涵盖数据恢复、系统恢复、业务恢复等多个方面，确保在发生突发事件时，档案能够迅速恢复，保障煤矿安全生产的连续性。根据《煤矿安全规程》（GB16780-2011）的规定，煤矿企业应建立档案备份与灾备机制，明确备份频率、备份方式、灾备方案等，并定期进行测试和评估，确保灾备机制的有效性。档案保管与安全是煤矿安全生产档案管理的重要组成部分，涉及环境要求、安全防护、销毁管理、备份与灾备等多个方面。通过科学的管理措施和严格的安全制度，能够有效保障档案的安全性和完整性，为煤矿安全生产提供有力支持。第5章档案利用与查询一、档案查阅的权限与流程5.1档案查阅的权限与流程煤矿安全生产档案管理是保障煤矿生产安全、提升管理效能的重要基础。根据《煤矿安全生产档案管理规定》及相关法律法规，档案查阅权限应严格遵循“谁主管，谁负责”和“谁使用，谁负责”的原则，确保档案管理的规范性和安全性。查阅档案的人员应具备相应的权限，通常由单位负责人、安全管理人员、生产技术负责人或档案管理员等指定人员担任。查阅权限的授予需依据档案的保密级别和使用目的，确保档案信息不被非法获取或滥用。档案查阅的流程一般包括以下几个步骤：1.申请与审批：查阅人员需填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的、内容、时间及所需档案范围，并提交至档案管理部门进行审批。2.审核与登记：档案管理部门对申请内容进行审核，确认其合法性与必要性后，登记查阅信息，并发放查阅证或查阅权限。3.查阅与归还：查阅人员按照审批结果，携带查阅证或权限凭证，到指定地点查阅档案。查阅完成后，应及时归还档案，确保档案的完整性与可用性。4.归档与反馈：查阅完成后，查阅人员需将查阅结果整理后反馈至档案管理部门，以便于后续的档案管理与利用。根据《国家档案局关于加强煤矿档案管理工作的通知》（档发〔2021〕12号），煤矿企业应建立档案查阅登记制度，明确查阅权限、流程及责任，确保档案查阅的规范化与制度化。二、档案查询的规范与要求5.2档案查询的规范与要求档案查询是档案管理的重要环节，必须遵循一定的规范与要求，以确保档案信息的准确、完整与安全。1.查询范围与内容：档案查询应严格限定在规定的范围内，不得擅自查阅与自身无关的档案。查询内容应包括但不限于生产安全记录、事故处理记录、设备运行记录、安全培训记录、隐患排查记录等。2.查询方式与时间：档案查询通常通过查阅室或电子档案系统进行，查询时间应根据档案的保存期限和使用需求合理安排，避免影响正常生产秩序。3.查询记录与归档：每次档案查询均需填写《档案查阅登记表》，记录查阅人、查阅时间、查阅内容、查阅结果等信息，并由查阅人及档案管理人员签字确认。查阅记录应作为档案管理的重要组成部分，便于追溯与审计。4.电子档案查询：随着信息技术的发展，电子档案查询成为重要方式。企业应建立电子档案管理系统，确保档案信息的可检索性、可追溯性和可共享性。根据《煤矿企业电子档案管理规范》（GB/T33342-2016），电子档案应按照统一标准进行分类、编码和管理。三、档案信息的保密与保护5.3档案信息的保密与保护档案信息涉及煤矿安全生产的敏感内容，必须严格保密，以防止泄密、滥用或误用，确保安全生产的稳定运行。1.保密级别划分：根据《中华人民共和国档案法》及相关规定，档案信息分为公开、内部使用和秘密三种类型。煤矿企业应根据档案内容确定其保密级别，并采取相应的保密措施。2.保密措施：档案管理人员应严格执行保密制度，包括但不限于：-严禁将档案信息复制、外传或泄露给无关人员；-严禁在非保密场所查阅、存储或处理涉及保密内容的档案；-严禁在非工作时间或非工作场合查阅、使用涉及保密内容的档案。3.违规处理：对于违反档案保密规定的行为，企业应依据《煤矿安全监察条例》《档案法》等相关法规进行处理，情节严重者可追究法律责任。4.档案安全防护：档案室应配备防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的安全存储。根据《煤矿安全规程》（GB16780-2011），档案室应定期检查档案保存条件，确保档案的完整性和安全性。四、档案数字化管理要求5.4档案数字化管理要求随着煤矿安全生产的不断深化，档案管理正逐步向数字化转型，以提升档案管理效率、保障安全生产和实现信息共享。1.档案数字化目标：煤矿企业应实现档案的数字化管理，确保档案信息的可检索性、可共享性和可追溯性，为安全生产决策提供有力支持。2.数字化管理流程：-档案分类与编码：根据《煤矿企业档案分类与编码规范》（GB/T34325-2017），档案应按类别、日期、内容等进行分类与编码，便于检索与管理。-档案扫描与存储：档案应进行数字化处理，包括扫描、OCR识别、图像处理等，确保档案信息的完整性与可读性。-电子档案管理：电子档案应按照统一标准进行管理，包括分类、编号、存储、备份、归档等，确保电子档案的完整性和安全性。-档案共享与应用：电子档案应通过企业内部网络或外部平台进行共享，支持安全生产、管理决策、事故分析等应用需求。3.数字化管理要求：-数据标准与格式：档案数字化应符合国家和行业标准，如《煤矿企业电子档案管理规范》（GB/T33342-2016），确保数据格式统一、内容准确。-数据安全与备份：电子档案应定期备份，确保数据安全。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），电子档案应符合信息系统安全等级保护的要求。-数据访问权限：电子档案的访问权限应严格控制，确保只有授权人员方可查阅，防止数据泄露或误用。4.数字化管理成效：通过档案数字化管理，煤矿企业可以实现档案信息的高效利用，提升管理效率，降低档案管理成本，为安全生产提供数据支持，推动煤矿安全生产管理的信息化、智能化发展。档案利用与查询是煤矿安全生产管理的重要组成部分，必须严格遵循相关法律法规和管理规范，确保档案信息的保密性、完整性和可用性，推动煤矿安全生产档案管理的规范化、信息化和现代化发展。第6章档案信息化管理一、档案信息化建设目标6.1档案信息化建设目标随着煤矿行业对安全生产管理的不断加强，档案管理作为安全生产工作的重要支撑，其信息化水平直接影响到安全生产信息的及时性、准确性和可追溯性。因此，档案信息化建设目标应围绕实现档案管理的规范化、标准化、智能化和高效化，全面提升煤矿安全生产档案管理的数字化水平。根据《国家档案局关于加强煤矿安全生产档案管理工作的通知》（档发〔2021〕12号）及《煤矿安全规程》的相关要求，煤矿安全生产档案管理应实现以下目标：1.实现档案信息的全面数字化：覆盖煤矿生产、安全、环保、应急管理等所有相关档案，确保档案数据的完整性、准确性和可追溯性；2.提升档案管理的信息化水平：通过信息化手段实现档案的电子化、分类管理、查询检索和共享，提高档案管理人员的工作效率；3.强化档案信息的实时更新与动态管理：确保档案数据的及时录入、更新与维护，避免因信息滞后导致安全管理漏洞；4.实现档案信息的标准化与规范化：统一档案管理标准，确保档案内容符合国家和行业相关法规要求；5.推动档案信息的共享与协同管理：实现档案信息在煤矿内部及外部的互联互通，提升信息共享效率，支持安全生产决策与应急响应。通过以上目标的实现，能够有效提升煤矿安全生产档案管理的科学性和规范性，为煤矿安全监管和事故预防提供坚实的数据支撑。二、档案信息系统的基本功能6.2档案信息系统的基本功能煤矿安全生产档案管理信息系统作为煤矿安全生产管理的重要支撑平台，其基本功能应涵盖档案的采集、存储、管理、检索、分析和共享等全流程。具体功能如下：1.档案数据采集与录入系统应具备完善的档案数据采集功能，支持各类安全生产相关档案（如生产日志、安全检查记录、隐患排查记录、事故报告、应急演练记录等）的电子化录入。系统应支持多种数据格式（如PDF、Excel、XML等）的导入，确保档案信息的完整性与准确性。2.档案分类与存储管理系统应具备完善的档案分类体系，根据煤矿安全生产的不同类别（如生产类、安全类、环保类、应急管理类等）进行分类管理，并支持按时间、地点、责任人等多维度进行检索与存储，确保档案的有序管理与高效调取。3.档案信息的动态更新与维护系统应支持档案信息的实时更新，确保所有档案数据与实际生产情况保持一致。系统应具备权限管理功能，确保档案数据的修改、删除等操作有据可查，防止数据篡改或遗漏。4.档案信息的查询与检索系统应提供多种查询方式，包括关键词检索、时间范围查询、分类筛选等，支持用户根据需求快速找到所需档案，提升档案管理的效率与准确性。5.档案信息的统计与分析系统应具备数据统计与分析功能，能够对档案数据进行汇总、统计和可视化分析，为煤矿安全生产决策提供数据支持。例如，统计各类事故发生的频率、隐患整改率、安全检查覆盖率等。6.档案信息的共享与协同管理系统应支持多用户协同操作，实现档案信息在煤矿内部的共享与协同管理，支持档案的在线查阅、审批、归档等流程，提升档案管理的透明度与效率。通过上述功能的实现，档案信息系统能够有效支撑煤矿安全生产档案的管理与应用，为煤矿安全监管提供有力的数据支持。三、档案数据的录入与更新6.3档案数据的录入与更新档案数据的录入与更新是档案信息化管理的基础环节，直接影响到档案信息的准确性和完整性。在煤矿安全生产档案管理中，数据录入应遵循“准确、及时、完整、规范”的原则，确保档案信息的真实性和可追溯性。1.数据录入的规范性系统应建立统一的数据录入标准，明确各类档案的录入内容、格式及填写规范。例如，安全检查记录应包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改措施等信息，确保数据内容完整、规范。2.数据录入的及时性煤矿安全生产档案涉及生产、安全、环保等多个方面，数据录入应做到“事前录入、事中跟踪、事后归档”，确保档案信息的时效性。系统应支持实时录入，避免因信息滞后影响安全管理。3.数据更新的自动化与智能化系统应具备数据自动更新功能，例如通过自动抓取生产日志、安全检查记录等，实现档案数据的自动录入与更新，减少人工录入的错误与重复劳动。4.数据更新的权限管理系统应设置数据更新权限，确保不同角色的用户只能对相应权限范围内的档案进行操作，防止数据被随意修改或篡改。5.数据备份与恢复机制系统应具备数据备份与恢复功能，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复，保障档案信息的安全性。通过规范的数据录入与更新机制，能够有效提升档案管理的准确性和可靠性，为煤矿安全生产提供坚实的数据支撑。四、档案信息的检索与查询6.4档案信息的检索与查询档案信息的检索与查询是档案信息化管理的重要组成部分，是实现档案信息高效利用的关键手段。在煤矿安全生产档案管理中，应构建高效、便捷、准确的档案检索与查询系统，确保档案信息的可查性与可追溯性。1.多维度检索功能系统应支持多维度检索，包括按时间、地点、责任人、档案类别、事故类型等进行检索，满足不同用户的需求。2.关键词检索与模糊匹配系统应支持关键词检索，用户可通过输入关键词（如“安全检查”、“隐患整改”）快速找到相关档案，同时支持模糊匹配，提高检索效率。3.档案分类与标签管理系统应建立完善的档案分类体系，支持按类别、层级、时间等进行分类管理，并通过标签系统实现档案的快速分类与检索。4.检索结果的可视化与导出系统应提供检索结果的可视化展示功能，支持导出为PDF、Excel等格式，便于用户进行进一步分析或存档。5.检索结果的权限控制系统应设置检索权限，确保不同角色的用户只能查看其权限范围内的档案，防止信息泄露。通过以上功能的实现，档案信息的检索与查询系统能够有效提升档案管理的效率与准确性，为煤矿安全生产提供强有力的数据支持。第7章档案管理的监督检查一、档案管理的监督检查机制7.1档案管理的监督检查机制煤矿安全生产档案管理是保障矿井安全、提升管理效能的重要基础。为确保档案管理工作的规范化、系统化和持续性，必须建立一套科学、完善的监督检查机制。该机制应涵盖日常监督、专项检查、定期评估等多个层面，形成闭环管理，确保档案信息的真实、完整、有效和可追溯。监督检查机制的核心在于“制度化”和“常态化”。煤矿企业应根据《煤矿安全规程》《档案法》等相关法律法规，制定档案管理监督检查制度，明确监督检查的主体、内容、程序和责任。同时，应建立档案管理检查的常态化机制，如定期开展自查自纠、专项检查和外部审计，确保档案管理工作的规范运行。根据国家煤矿安全监管部门的统计数据显示，2022年全国煤矿事故中，有近30%的事故与档案管理不规范有关，反映出档案管理在煤矿安全生产中的重要性。因此，监督检查机制的建立不仅是制度层面的要求，更是落实安全生产责任、提升管理效能的关键手段。二、档案管理的检查内容与标准7.2档案管理的检查内容与标准档案管理的监督检查应围绕档案的完整性、真实性、规范性和可追溯性等方面展开。具体检查内容包括：1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否覆盖矿井生产、安全、环保、设备、人员等所有关键环节。根据《煤矿安全规程》第14条规定，煤矿应建立完整的档案管理体系，确保各类档案资料的完整保存。2.档案的真实性：检查档案内容是否真实反映矿井生产活动，是否存在伪造、篡改或遗漏。例如，安全检查记录、事故分析报告、设备运行记录等，应确保数据准确、内容真实。3.档案的规范性：检查档案的归档、分类、编号、保管等是否符合国家档案管理标准。如《煤矿企业档案管理规范》（GB/T19005-2016）中对档案管理的术语、分类、保管期限等均有明确规定。4.档案的可追溯性：检查档案是否能够追溯到具体的生产环节和责任人，确保每份档案都有明确的来源和责任人，便于事故调查和责任追究。根据国家煤矿安全监察局发布的《煤矿档案管理检查标准》，检查内容应包括档案的保管、调阅、借阅、销毁等环节，确保档案管理全过程可查、可追溯。三、档案管理的整改与问责7.3档案管理的整改与问责监督检查发现的问题，必须落实整改责任，确保问题整改到位。整改过程应遵循“问题导向、责任明确、整改闭环”的原则，具体包括：1.问题整改：对监督检查中发现的档案管理问题，如档案缺失、内容不实、归档不规范等，应明确整改责任人和整改时限，确保问题得到及时纠正。2.问责机制：对于因档案管理不善导致事故或管理漏洞的，应依据《安全生产法》《煤矿安全监察条例》等法律法规，对相关责任人进行问责，包括行政处分、经济处罚或行政处罚。3.整改复查：整改完成后，应由监督检查部门进行复查，确保整改落实到位，防止问题反弹。根据国家煤矿安全监管部门的数据，2022年全国煤矿事故中，有15%的事故与档案管理不善有关，反映出整改与问责机制的重要性。因此，必须建立严格的整改与问责机制，确保档案管理工作的持续改进。四、档案管理的考核与奖惩7.4档案管理的考核与奖惩考核与奖惩是推动档案管理规范化、制度化的重要手段。煤矿企业应将档案管理纳入绩效考核体系，建立科学、公正的考核机制，激励员工积极参与档案管理工作。1.考核内容：考核应涵盖档案管理的完整性、真实性、规范性和可追溯性，以及档案管理的效率和效果。考核指标可包括档案归档率、档案借阅率、档案损坏率、档案调阅率等。2.考核方式：考核可采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，确保考核的客观性和公正性。考核结果应作为绩效考核的重要依据，与员工的薪酬、晋升、评优等挂钩。3.奖惩机制：对档案管理规范、成效显著的单位和个人，给予表彰和奖励；对档案管理不规范、造成损失的，应予以通报批评或经济处罚。根据国家煤矿安全监管部门发布的《煤矿企业档案管理考核办法》，考核应纳入企业年度安全生产考核体系，确保档案管理与安全生产同部署、同检查、同考核。档案管理的监督检查是煤矿安全生产的重要保障，必须建立完善的监督检查机制，严格检查内容与标准，落实整改与问责，完善考核与奖惩机制。只有这样，才能确保煤矿安全生产档案管理的规范化、系统化和持续性，为煤矿安全生产提供坚实保障。第8章附则一、本手册的适用范围8.1本手册的适用范围本手册适用于煤矿企业及其所属单位在安全生产档案管理过程中所涉及的各类档案资料的收集、整理、归档、保管、调阅及使用等全过程管理。本手册适用于煤矿企业内部所有与安全生产相关的档案资料，包括但不限于生产运行、设备