湖南省管理报销制度

湖南省管理报销制度一、总则

第一条湖南省管理报销制度（以下简称“本制度”）旨在规范湖南省行政事业单位、国有企业及其他经济组织的费用报销行为，加强财务管理和成本控制，提高资金使用效率，防范财务风险，确保财务活动的合法合规。本制度适用于湖南省行政事业单位、国有企业及其他经济组织（以下简称“单位”）的全体员工及关联人员。

第二条费用报销应当遵循“真实、合理、合规、高效”的原则，确保报销内容与单位业务活动直接相关，符合国家法律法规及单位内部管理规定。

第三条单位应当建立健全费用报销管理制度，明确报销范围、标准、流程和审批权限，加强费用报销的内部控制和监督。财务部门负责费用报销的审核、核算和监督，其他部门应当配合财务部门开展相关工作。

第四条费用报销应当以实际发生的费用为基础，提供合法有效的凭证，包括但不限于发票、收据、合同、协议等。电子凭证应当符合国家相关法律法规的要求，并确保其真实性和有效性。

第五条单位应当加强对费用报销人员的培训和教育，提高其政策水平和业务能力，确保费用报销人员熟悉本制度的规定，并能正确执行相关流程。

第六条费用报销应当及时办理，避免因拖延导致资金周转困难或增加财务风险。财务部门应当合理安排报销周期，确保报销工作的高效运转。

第七条单位应当建立费用报销的档案管理制度，对报销凭证、审批记录等相关资料进行分类归档，并按照国家档案管理要求进行保存。档案保存期限应当符合国家法律法规及单位内部管理规定。

第八条单位应当定期开展费用报销的内部审计，对报销流程、审批权限、资金使用等方面进行全面检查，及时发现和纠正存在的问题，完善费用报销管理制度。

二、费用报销范围及标准

第一条费用报销范围包括与单位业务活动直接相关的各项支出，具体包括差旅费、会议费、培训费、办公用品费、业务招待费、交通费、通讯费、租赁费、维修费、保险费、其他费用等。

第二条差旅费

（一）差旅费是指员工因公出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等支出。

（二）交通费包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等费用。员工出差应当选择经济、便捷的交通工具，优先选择公共交通工具，确因工作需要乘坐飞机或火车的，应当提供合理说明，并经单位批准。

（三）住宿费是指员工出差期间发生的住宿费用。员工应当在单位指定的酒店或符合单位标准的酒店住宿，住宿费用应当符合国家相关法律法规的规定。员工因特殊情况需要自行安排住宿的，应当提供合理说明，并经单位批准，住宿费用不得超过单位规定的标准。

（四）伙食补助费是指员工出差期间发生的伙食费用。伙食补助费按照出差地区和天数计算，具体标准由单位根据国家相关规定制定。员工在出差期间应当合理用餐，不得浪费，不得使用公款进行高档消费。

（五）市内交通费是指员工出差期间在市内发生的交通费用。市内交通费应当符合实际需要，不得超过单位规定的标准。员工应当选择经济、便捷的交通工具，不得使用公款进行娱乐性消费。

第三条会议费

（一）会议费是指单位召开各类会议所发生的费用，包括会议场地费、会议资料费、会议餐饮费、会议住宿费等。

（二）会议场地费是指会议场所的租赁费用。单位应当优先选择单位内部会议室，确因需要租用外部会议室的，应当选择符合单位标准的会议室，并经单位批准。

（三）会议资料费是指会议期间发生的资料印刷费用。会议资料应当简洁明了，符合会议主题，不得浪费。

（四）会议餐饮费是指会议期间发生的餐饮费用。会议餐饮应当符合单位标准，不得使用公款进行高档消费。

（五）会议住宿费是指与会人员因参会需要发生的住宿费用。住宿费用应当符合单位规定的标准，并经单位批准。

第四条培训费

（一）培训费是指单位组织员工参加各类培训所发生的费用，包括培训费、培训资料费、培训住宿费、培训交通费等。

（二）培训费是指培训机构的培训费用。单位应当选择符合条件的培训机构进行培训，培训费用应当符合市场水平，并经单位批准。

（三）培训资料费是指培训期间发生的资料印刷费用。培训资料应当简洁明了，符合培训主题，不得浪费。

（四）培训住宿费是指与会人员因参加培训需要发生的住宿费用。住宿费用应当符合单位规定的标准，并经单位批准。

（五）培训交通费是指与会人员因参加培训需要发生的交通费用。交通费用应当符合实际需要，不得超过单位规定的标准。员工应当选择经济、便捷的交通工具，不得使用公款进行娱乐性消费。

第五条办公用品费

（一）办公用品费是指单位购买办公用品所发生的费用，包括纸张、笔、笔记本、文件夹等。

（二）办公用品费应当符合单位需求，不得浪费，不得购买高档或非必要的办公用品。单位应当建立办公用品采购制度，优先选择符合单位标准的办公用品，并经单位批准。

第六条业务招待费

（一）业务招待费是指单位因业务需要发生的招待费用，包括餐饮费、娱乐费等。

（二）业务招待费应当符合单位业务需要，不得使用公款进行高档消费或娱乐性消费。单位应当严格控制业务招待费，确因需要发生业务招待费的，应当经单位批准，并提供合理说明。

（三）业务招待费应当提供合法有效的凭证，包括发票、收据等，并按照单位规定进行报销。

第七条交通费

（一）交通费是指单位员工因公出行所发生的交通费用，包括市内交通费、城际交通费等。

（二）市内交通费是指员工在单位所在城市发生的交通费用。市内交通费应当符合实际需要，不得超过单位规定的标准。员工应当选择经济、便捷的交通工具，不得使用公款进行娱乐性消费。

（三）城际交通费是指员工跨城市出差所发生的交通费用。城际交通费包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等费用。员工出差应当选择经济、便捷的交通工具，优先选择公共交通工具，确因工作需要乘坐飞机或火车的，应当提供合理说明，并经单位批准。

第八条通讯费

（一）通讯费是指单位员工因公使用通讯设备所发生的费用，包括手机费、电话费、网络费等。

（二）手机费是指员工因公使用手机所发生的费用。单位应当为员工提供符合单位标准的手机，并按照单位规定进行手机费的报销。员工因特殊情况需要自行购买手机的，应当提供合理说明，并经单位批准。

（三）电话费是指单位因业务需要发生的电话费用。单位应当建立电话费管理制度，严格控制电话费的使用，确因需要发生电话费的，应当经单位批准，并提供合理说明。

（四）网络费是指单位因业务需要发生的网络费用。单位应当建立网络费管理制度，严格控制网络费的使用，确因需要发生网络费的，应当经单位批准，并提供合理说明。

第九条租赁费

（一）租赁费是指单位因业务需要发生的租赁费用，包括办公设备租赁费、场地租赁费等。

（二）办公设备租赁费是指单位因业务需要租赁办公设备所发生的费用。单位应当优先选择购买办公设备，确因需要租赁办公设备的，应当选择符合单位标准的办公设备，并经单位批准。

（三）场地租赁费是指单位因业务需要租赁场地所发生的费用。单位应当优先选择单位内部场地，确因需要租用外部场地的，应当选择符合单位标准的场地，并经单位批准。

第十条维修费

（一）维修费是指单位因业务需要发生的维修费用，包括办公设备维修费、设施设备维修费等。

（二）办公设备维修费是指单位因业务需要维修办公设备所发生的费用。单位应当建立办公设备维修制度，优先选择单位内部维修，确因需要外部维修的，应当选择符合单位标准的维修机构，并经单位批准。

（三）设施设备维修费是指单位因业务需要维修设施设备所发生的费用。单位应当建立设施设备维修制度，优先选择单位内部维修，确因需要外部维修的，应当选择符合单位标准的维修机构，并经单位批准。

第十一条保险费

（一）保险费是指单位因业务需要购买的保险费用，包括财产保险费、责任保险费等。

（二）财产保险费是指单位因业务需要购买的财产保险费用。单位应当建立财产保险制度，根据单位业务需要购买相应的财产保险，并经单位批准。

（三）责任保险费是指单位因业务需要购买的责任保险费用。单位应当建立责任保险制度，根据单位业务需要购买相应的责任保险，并经单位批准。

第十二条其他费用

（一）其他费用是指单位因业务需要发生的其他费用，包括咨询费、鉴定费、测试费等。

（二）咨询费是指单位因业务需要发生的咨询费用。单位应当选择符合条件的咨询机构进行咨询，咨询费用应当符合市场水平，并经单位批准。

（三）鉴定费是指单位因业务需要发生的鉴定费用。单位应当选择符合条件的鉴定机构进行鉴定，鉴定费用应当符合市场水平，并经单位批准。

（四）测试费是指单位因业务需要发生的测试费用。单位应当选择符合条件的测试机构进行测试，测试费用应当符合市场水平，并经单位批准。

三、费用报销流程

第一条费用报销流程包括费用发生、凭证收集、报销申请、审批、支付等环节，应当符合单位内部管理规定和国家相关法律法规的要求。

第二条费用发生

（一）员工因公发生费用时，应当提前向单位提出申请，并经单位批准。单位应当根据工作需要合理安排员工出差、参加会议、参加培训等活动，避免不必要的费用发生。

（二）员工因特殊情况需要自行发生费用的，应当提供合理说明，并经单位批准。单位应当加强对员工的教育和管理，提高员工的责任意识，避免员工因个人原因发生不必要的费用。

第三条凭证收集

（一）员工发生费用时，应当及时收集合法有效的凭证，包括发票、收据、合同、协议等。电子凭证应当符合国家相关法律法规的要求，并确保其真实性和有效性。员工应当妥善保管凭证，以便后续报销。

（二）员工应当对凭证的真实性和合法性负责，不得提供虚假凭证进行报销。单位应当加强对凭证的审核，确保凭证的真实性和合法性。

第四条报销申请

（一）员工发生费用后，应当及时向单位提出报销申请，并提交相关凭证。员工应当在报销申请中详细说明费用的用途和金额，并提供合理说明。

（二）员工应当按照单位规定的格式填写报销申请表，并加盖个人印章。报销申请表应当包括费用名称、费用金额、费用用途、发生时间、经办人、审批人等信息。

第五条审批

（一）财务部门收到员工提交的报销申请和相关凭证后，应当进行审核，并按照单位规定的审批权限进行审批。审批流程包括经办人审核、部门负责人审核、财务部门审核、单位领导审批等环节。

（二）经办人应当对报销申请的真实性、合理性和合规性进行审核，并签署意见。部门负责人应当对部门发生的费用进行审核，并签署意见。财务部门应当对报销申请进行复核，并签署意见。单位领导应当对重大费用进行审批，并签署意见。

（三）审批人应当根据费用报销的实际情况进行审批，不得滥用职权或徇私舞弊。审批人应当在报销申请表上签署意见，并加盖印章。

第六条支付

（一）审批通过后，财务部门应当及时办理费用支付手续。支付方式包括现金支付、银行转账等。单位应当根据实际情况选择合适的支付方式，并确保支付的安全性和及时性。

（二）财务部门应当建立费用支付台账，对支付的费用进行登记，并定期向单位领导报告。

第七条费用报销的变更和撤销

（一）员工在报销申请提交后，因特殊情况需要变更或撤销报销申请的，应当及时向单位提出申请，并经单位批准。单位应当根据实际情况进行审核，并签署意见。

（二）财务部门收到变更或撤销申请后，应当进行审核，并按照单位规定的审批权限进行审批。审批流程与报销申请的审批流程相同。

（三）审批通过后，财务部门应当及时办理变更或撤销手续，并通知相关人员进行处理。

第八条费用报销的监督

（一）单位应当加强对费用报销的监督，定期开展费用报销的内部审计，对报销流程、审批权限、资金使用等方面进行全面检查。

（二）财务部门应当配合单位开展费用报销的内部审计，提供相关资料和说明。

（三）单位应当对内部审计发现的问题进行整改，并完善费用报销管理制度。

四、费用报销的内部控制

第一条单位应当建立健全费用报销的内部控制制度，明确各部门、各岗位的职责和权限，确保费用报销的合规性和有效性。内部控制制度应当包括费用预算管理、费用审批流程、费用报销制度、费用监督制度等内容。

第二条费用预算管理

（一）单位应当根据年度业务计划和资金状况，编制年度费用预算，并报单位领导批准。费用预算应当包括差旅费、会议费、培训费、办公用品费、业务招待费、交通费、通讯费、租赁费、维修费、保险费、其他费用等。

（二）单位应当根据费用预算执行情况，定期进行预算调整，并报单位领导批准。预算调整应当符合单位业务需要，并确保资金使用的合理性和有效性。

（三）单位应当加强对费用预算的执行情况，定期进行预算分析，及时发现和纠正存在的问题，确保费用预算的完成。

第三条费用审批流程

（一）单位应当根据费用金额和费用性质，制定费用审批权限，并明确各部门、各岗位的审批权限。费用审批权限应当符合单位内部管理规定和国家相关法律法规的要求。

（二）员工发生费用时，应当提前向单位提出申请，并经单位批准。单位应当根据工作需要合理安排员工出差、参加会议、参加培训等活动，避免不必要的费用发生。

（三）员工因特殊情况需要自行发生费用的，应当提供合理说明，并经单位批准。单位应当加强对员工的教育和管理，提高员工的责任意识，避免员工因个人原因发生不必要的费用。

（四）财务部门收到员工提交的报销申请和相关凭证后，应当进行审核，并按照单位规定的审批权限进行审批。审批流程包括经办人审核、部门负责人审核、财务部门审核、单位领导审批等环节。

（五）经办人应当对报销申请的真实性、合理性和合规性进行审核，并签署意见。部门负责人应当对部门发生的费用进行审核，并签署意见。财务部门应当对报销申请进行复核，并签署意见。单位领导应当对重大费用进行审批，并签署意见。

（六）审批人应当根据费用报销的实际情况进行审批，不得滥用职权或徇私舞弊。审批人应当在报销申请表上签署意见，并加盖印章。

第四条费用报销制度

（一）单位应当制定费用报销制度，明确费用报销的范围、标准、流程和审批权限，确保费用报销的合规性和有效性。费用报销制度应当包括差旅费报销制度、会议费报销制度、培训费报销制度、办公用品费报销制度、业务招待费报销制度、交通费报销制度、通讯费报销制度、租赁费报销制度、维修费报销制度、保险费报销制度、其他费用报销制度等。

（二）单位应当根据费用报销制度，加强对费用报销的管理，确保费用报销的真实性、合理性和合规性。

（三）单位应当加强对费用报销人员的培训和教育，提高其政策水平和业务能力，确保费用报销人员熟悉费用报销制度的规定，并能正确执行相关流程。

第五条费用监督制度

（一）单位应当加强对费用报销的监督，定期开展费用报销的内部审计，对报销流程、审批权限、资金使用等方面进行全面检查。

（二）财务部门应当配合单位开展费用报销的内部审计，提供相关资料和说明。

（三）单位应当对内部审计发现的问题进行整改，并完善费用报销管理制度。

（四）单位应当设立举报电话和邮箱，接受员工和社会各界的监督。对举报的问题应当及时进行调查处理，并依法依规进行处罚。

第六条费用报销的档案管理

（一）单位应当建立费用报销的档案管理制度，对报销凭证、审批记录等相关资料进行分类归档，并按照国家档案管理要求进行保存。档案保存期限应当符合国家法律法规及单位内部管理规定。

（二）财务部门应当定期对费用报销档案进行整理和归档，确保档案的完整性和安全性。

（三）单位应当加强对费用报销档案的管理，防止档案遗失、损毁或泄密。

第七条费用报销的信息化管理

（一）单位应当积极推进费用报销的信息化建设，建立费用报销管理系统，实现费用报销的在线申请、审批和支付。

（二）费用报销管理系统应当具备费用预算管理、费用审批管理、费用报销管理、费用监督管理等功能。

（三）单位应当加强对费用报销管理系统的管理和维护，确保系统的稳定运行和数据的安全。

第八条费用报销的考核制度

（一）单位应当建立费用报销的考核制度，对各部门、各岗位的费用报销情况进行考核，并作为绩效考核的依据。

（二）费用报销的考核应当包括费用预算完成情况、费用报销的合规性、费用报销的效率等内容。

（三）单位应当根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行奖励，对表现较差的部门和个人进行处罚。

第九条费用报销的培训制度

（一）单位应当建立费用报销的培训制度，定期对员工进行费用报销制度的培训，提高员工的政策水平和业务能力。

（二）费用报销的培训应当包括费用报销的范围、标准、流程、审批权限等内容。

（三）单位应当加强对费用报销培训的效果评估，确保培训的有效性。

五、费用报销的责任与处罚

第一条单位应当明确费用报销的责任主体，确保各项费用报销的责任到人。员工作为费用发生的直接责任人，应当对费用报销的真实性、合理性和合规性负责。部门负责人作为部门费用管理的直接责任人，应当对部门费用报销的合规性和有效性负责。财务部门作为费用报销的审核和监督部门，应当对费用报销的合规性和准确性负责。单位领导作为费用报销的最终责任人，应当对费用报销的总体合规性和有效性负责。

第二条员工应当如实申报费用，提供真实、合法、有效的凭证，不得虚报、多报、冒领费用。员工不得利用职务之便，将单位费用据为己有或为他人谋取利益。员工不得利用费用报销进行非法活动，不得使用公款进行娱乐性消费或高档消费。员工应当妥善保管费用报销凭证，不得伪造、变造或销毁费用报销凭证。

第三条部门负责人应当加强对部门费用报销的管理，审核部门员工的费用报销申请，确保费用报销的合规性和合理性。部门负责人应当定期对部门费用报销情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。部门负责人应当配合单位开展费用报销的内部审计，提供相关资料和说明。

第四条财务部门应当加强对费用报销的审核和监督，确保费用报销的合规性和准确性。财务部门应当严格按照费用报销制度进行审核，对不符合规定的费用报销，应当予以拒绝，并说明理由。财务部门应当定期对费用报销情况进行汇总和分析，向单位领导报告费用报销的总体情况。财务部门应当配合单位开展费用报销的内部审计，提供相关资料和说明。

第五条单位领导应当加强对费用报销的领导，审批重大费用报销，并对费用报销的总体合规性和有效性负责。单位领导应当定期听取财务部门关于费用报销的情况报告，及时发现和纠正存在的问题。单位领导应当对内部审计发现的问题进行整改，并完善费用报销管理制度。

第六条单位应当建立费用报销的处罚制度，对违反费用报销制度的行为进行处罚。处罚的种类包括警告、罚款、通报批评、降职降级、辞退等。处罚的依据应当符合国家相关法律法规和单位内部管理规定。

第七条员工虚报、多报、冒领费用，或者利用费用报销进行非法活动的，单位应当给予警告、罚款、通报批评等处罚。情节严重的，单位应当给予降职降级、辞退等处罚。员工对处罚不服的，可以向上级单位或者有关部门申诉。

第八条部门负责人对部门费用报销的合规性和有效性不履行职责，导致发生违规问题的，单位应当给予警告、罚款、通报批评等处罚。情节严重的，单位应当给予降职降级等处罚。部门负责人对处罚不服的，可以向上级单位或者有关部门申诉。

第九条财务部门对费用报销的审核和监督不履行职责，导致发生违规问题的，单位应当给予警告、罚款、通报批评等处罚。情节严重的，单位应当给予降职降级等处罚。财务部门对处罚不服的，可以向上级单位或者有关部门申诉。

第十条单位领导对费用报销的总体合规性和有效性不履行职责，导致发生重大违规问题的，单位应当给予警告、通报批评等处罚。情节严重的，单位应当给予降职降级等处罚。单位领导对处罚不服的，可以向上级单位或者有关部门申诉。

第十一条单位应当建立费用报销的申诉制度，对受到处罚的员工、部门负责人、财务部门，可以向上级单位或者有关部门申诉。申诉应当符合国家相关法律法规和单位内部管理规定。上级单位或者有关部门应当对申诉进行调查处理，并作出处理决定。

第十二条单位应当加强对费用报销的宣传教育，提高员工的法律意识和纪律意识，防止违规问题的发生。单位应当定期开展费用报销制度的培训，对员工进行费用报销制度的宣传教育。单位应当通过多种形式，向员工宣传费用报销制度，提高员工的政策水平和业务能力。

第十三条单位应当建立费用报销的举报制度，鼓励员工和社会各界对违规问题进行举报。单位应当设立举报电话和邮箱，接受员工和社会各界的监督。对举报的问题应当及时进行调查处理，并依法依规进行处罚。对举报有功的人员，单位应当给予奖励。

第十四条单位应当定期对费用报销的责任与处罚制度进行评估，根据实际情况进行调整和完善。单位应当根据国家相关法律法规和单位内部管理规定，及时修订费用报销的责任与处罚制度，确保制度的合规性和有效性。

六、附则

第一条本制度适用于湖南省行政事业单位、国有企业及其他经济组织（以下简称“单位”）的全体员工及关联人员。单位可以根据本制度的规定，结合自身实际情况，制定具体的实施细则。

第二条单位应当根据本制度的规定，建立健全费用报销管理制度，明确各部门、各岗位的职责和权限，确保费用报销的合规性和有效性。单位应当定期对本制度进行评估，并根据实际情况进行调整和完善。

第三条单位应当加强对费用报销人员的培训和教育，提高其政策水平和业务能力，确保费用报销人员熟悉本制度的规定，并能正确执行相关流程。单位应当定期组织费用报销人员进行业务培训，对培训效果进行评估，并根据评估结果进行调整和