2025-2026学年第二学期春季学期校园五项管理迎检材料归档细则

2025-2026学年第二学期春季学期校园五项管理迎检材料归档细则为深入贯彻落实国家、省、市关于中小学生“五项管理”（作业管理、睡眠管理、手机管理、读物管理、体质管理）工作的决策部署，严格落实上级教育部门“五项管理”专项检查要求，规范2025-2026学年第二学期春季学期我校“五项管理”迎检材料的归档管理工作，明确归档范围、归档标准、归档流程和责任分工，确保迎检材料归档规范、完整、安全、可查，全面展现我校“五项管理”工作的实施成效、特色亮点和工作进展，为顺利通过上级部门专项检查验收提供坚实保障，结合我校教育教学实际及本学期“五项管理”工作推进情况，特制定本细则。本细则适用于2025-2026学年第二学期春季学期我校“五项管理”迎检材料的归档全流程管理，覆盖学校各行政部门、各年级组、各班级、全体教职工、学生及相关合作单位。所有相关单位和个人须严格遵照本细则要求，切实履行归档职责，规范开展材料归档工作，确保各项归档任务落到实处、有序推进，全力保障“五项管理”迎检工作顺利完成。一、归档总则（一）归档目的通过规范“五项管理”迎检材料归档管理，系统梳理本学期我校“五项管理”工作开展情况，构建完整、规范、有序的归档体系，确保迎检材料可追溯、可查阅、可复用；以归档工作为抓手，强化“五项管理”工作的过程管控，查漏补缺、补齐工作短板，总结工作经验，推动我校“五项管理”工作规范化、常态化、优质化发展，助力顺利通过上级专项检查验收，切实守护学生健康成长。（二）归档原则1.立德树人，导向鲜明。坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，牢牢把握“五项管理”工作的育人导向，确保所有归档材料体现正确的政治方向，贴合“五项管理”政策要求，聚焦学生身心健康和全面发展。2.实事求是，真实可溯。归档材料须全面、客观、真实反映我校“五项管理”工作的实际推进情况，不夸大成效、不隐瞒问题、不弄虚作假，每一份材料、每一项数据都有据可查、有迹可循，杜绝虚假材料、拼凑材料。3.分类归档，规范有序。按照“五项管理”各专项工作内容、工作职能，对迎检材料进行科学分类、系统归档，明确归档标准、排列顺序和保管要求，做到目录清晰、格式统一、归档有序，便于上级检查、后续查阅和长期保管。4.全面覆盖，重点突出。归档材料既要全面覆盖“五项管理”各专项工作的全流程、各环节，无缺项、无遗漏；也要重点突出我校“五项管理”的特色举措、创新做法和突出成效，充分展现工作亮点。5.安全保密，责任到人。强化归档材料的安全管理，落实保密责任，加强对涉密资料、学生个人隐私资料（体质数据、家庭信息等）的保管，严防材料丢失、泄露、损坏；明确各单位、各人员的归档责任，确保归档工作责任到人、闭环管理。（三）归档范围本细则所指“五项管理”迎检材料，是指本学期我校开展作业管理、睡眠管理、手机管理、读物管理、体质管理五项工作过程中形成的，能够反映工作部署、实施过程、成效成果、问题整改等相关的各类文字、声像、电子、实物等资料，以及统筹推进、家校协同、宣传培训等相关支撑材料。二、归档材料分类及具体范围本学期“五项管理”迎检材料归档按“五项专项材料+综合支撑材料”六大类划分，明确每类材料的具体归档范围，确保全面覆盖、重点突出、贴合工作实际，具体分类及范围如下：（一）作业管理类归档材料1.工作部署材料：上级部门关于作业管理的通知、文件、政策解读，学校作业管理实施方案、本学期工作计划、工作部署会记录、推进台账；2.制度建设材料：作业总量控制办法、作业设计规范、作业批改要求、作业公示制度、分层作业实施细则、作业管理考核办法等相关制度；3.实施过程材料：各年级、各学科作业清单、作业设计案例、作业批改记录、作业反馈记录，每日作业时长统计台账、作业总量审核记录，分层作业、弹性作业、实践性作业相关材料；4.成效与整改材料：学生作业负担调研材料、家长反馈意见及整改记录，作业管理教研活动记录、优质作业案例评选材料，作业管理工作总结、成效分析报告。（二）睡眠管理类归档材料1.工作部署材料：上级部门关于睡眠管理的通知、文件、政策要求，学校睡眠管理实施方案、工作计划、工作推进记录；2.制度建设材料：学生睡眠时长管控办法、作息时间表、睡眠监测制度、家校协同促睡眠管理制度等相关制度；3.实施过程材料：学生作息时间表（校内+校外）、睡眠监测台账、学生睡眠状况调研材料，校园午休管理记录、住宿生睡眠管理记录；4.成效与整改材料：家长反馈意见、学生睡眠改善相关材料，睡眠管理宣传教育材料、家校共育材料，睡眠管理工作总结、问题整改记录。（三）手机管理类归档材料1.工作部署材料：上级部门关于手机管理的通知、文件、政策解读，学校手机管理实施方案、工作计划、工作部署记录；2.制度建设材料：学生手机带入校园管理办法、手机保管制度、违规使用手机处理办法、家校协同手机管理制度等相关制度；3.实施过程材料：学生手机带入校园登记台账、手机保管记录、违规使用手机处理记录，手机管理宣传教育材料、学生及家长承诺书；4.成效与整改材料：手机管理调研材料、家长反馈意见及整改记录，手机管理工作总结、典型案例材料。（四）读物管理类归档材料1.工作部署材料：上级部门关于读物管理的通知、文件、推荐书目，学校读物管理实施方案、工作计划、工作推进记录；2.制度建设材料：校园读物准入制度、读物排查制度、图书馆（室）管理制度、学生课外阅读指导制度等相关制度；3.实施过程材料：校园读物排查台账、违规读物清理记录，图书馆（室）读物借阅台账、课外阅读活动记录，优质读物推荐材料、学生读后感；4.成效与整改材料：读物管理调研材料、家长反馈意见及整改记录，读物管理宣传教育材料、课外阅读成效展示材料，读物管理工作总结。（五）体质管理类归档材料1.工作部署材料：上级部门关于体质管理的通知、文件、考核要求，学校体质管理实施方案、工作计划、工作推进记录；2.制度建设材料：学生体质健康监测制度、体育锻炼管理制度、体质提升实施方案、体育课程管理办法等相关制度；3.实施过程材料：学生体质健康监测数据、监测报告，体育课程表、大课间活动记录、体育竞赛活动材料，学生体质健康档案、体质提升专项训练记录；4.成效与整改材料：学生体质健康数据分析报告、体质提升成效材料，体质管理调研材料、家长反馈意见及整改记录，体质管理工作总结。（六）综合支撑类归档材料1.组织管理材料：学校“五项管理”工作领导小组机构设置文件、人员分工、岗位职责，工作会议纪要、专题研究记录，“五项管理”管理制度汇编；2.统筹推进材料：“五项管理”工作总体计划、阶段性总结、学期总结、迎检自查报告，工作数据统计报表、分析报告；3.家校协同材料：家校协同推进“五项管理”工作计划、家长会记录、家访记录、家长学校专题培训材料，致家长的一封信、家长承诺书；4.宣传培训材料：“五项管理”政策宣传海报、校园公众号推文、宣传手册、教职工培训记录、课件、心得体会；5.整改提升材料：上级部门检查督导反馈意见、整改方案、整改记录、整改成效、验收材料；6.经费与保障材料：“五项管理”工作经费预算、决算、使用记录、票据、报销凭证，场地器材保障台账、维护记录；7.其他支撑材料：声像资料（活动照片、视频、音频）、实物资料（荣誉证书、优秀作品等），学生访谈记录、专家评价意见、资料整理自查表、保密管理记录。三、归档标准“五项管理”迎检材料归档实行纸质材料与电子材料双套归档管理，统一归档标准、统一格式规范，确保归档材料完整、清晰、安全、可查，符合上级检查要求，具体标准如下：（一）纸质材料归档标准1.纸张规格：所有纸质归档材料统一使用A4纸张，页面整洁、无涂改、无破损、无污渍，字迹清晰、排版规范，行距、字体统一（标题用宋体二号加粗，正文用宋体小三号，行距28磅）；学生作业、读后感、体质档案等可按原有格式归档，确保内容清晰、完整。2.关键要求：审批文件、签字记录、评价意见、协议等关键材料，需有相关责任人签字确认、加盖学校或相关单位印章，不得出现漏签、代签、漏盖印章现象；复印件需注明“与原件一致”并加盖相关印章，与原件一并归档；获奖证书、荣誉证书等原件单独归档，复印件附在相关材料中。3.分类装订：按本细则规定的六大类别分别装订成册，每册加装封面、目录、页码；封面标注“2025-2026学年第二学期校园五项管理迎检材料归档-XX类别”，注明责任单位、归档人、归档日期、保管期限；学生个人相关材料（体质档案、作业、读后感等）按年级、班级分类装订，标注相关标识，便于检索。4.装订要求：采用胶装方式装订，做到牢固、整齐、便于翻阅，不得使用活页装订；涉密资料、涉及学生个人隐私的资料（体质数据、身份证信息、家庭信息等）单独装订，标注“隐私”标识，实行专人保管、专柜存放。5.排列顺序：每册材料按时间先后顺序或工作流程排列，目录清晰、页码连续，每类材料前附简要说明，明确材料涵盖范围和核心内容；同一活动、同一专题的材料按“策划—实施—记录—成果—总结”的顺序排列。（二）电子材料归档标准1.文件夹设置：按纸质材料六大类别对应建立电子归档文件夹，文件夹命名规范（格式：五项管理迎检材料归档-XX类别-2025-2026学年第二学期），层级清晰，子文件夹按具体专项工作、年级班级、活动类型进一步细分，便于检索查找。2.文件格式：电子文件格式统一，文稿类采用Word或PDF格式，图片类采用JPG或PNG格式，视频类采用MP4格式，音频类采用MP3格式，扫描件清晰、完整、无模糊，确保可阅、可播放、可打印；数据统计类材料采用Excel格式，确保数据准确、格式规范。3.文件命名：电子文件命名规范（格式：时间-内容-责任人），避免重名、乱名，明确文件核心内容（如“2026.03.20-学生体质监测数据-XXX”），便于快速查找；重要文件（协议、审批文件、表彰文件等）同步留存原件电子版，确保与纸质材料一致。4.备份存储：所有电子归档材料同步进行双重备份，存储在专用电脑或服务器，做好防丢失、防泄露、防损坏措施，建立备份记录，明确备份时间、备份人，定期检查备份情况；重点做好学生隐私资料、涉密资料的备份保密，设置访问权限。（三）特殊材料归档要求1.声像资料：照片、视频、音频等声像资料需清晰完整，标注时间、地点、活动主题、组织单位、责任人，照片附简要说明，视频、音频有字幕或说明文档，按类别、时间顺序归档，单独建立声像资料归档台账。2.实物资料：学生优秀作业、读后感、奖牌、荣誉证书等实物资料，单独建立实物归档台账，标注实物名称、来源、时间、相关人员信息，妥善保管，防止损坏、丢失，同步留存实物照片及说明材料，纳入电子归档。3.台账资料：各类台账（作业管理台账、睡眠监测台账、手机登记台账等）需内容完整、数据准确，标注统计时间、统计人、审核人，定期更新维护，按时间顺序归档，确保台账与实际工作、纸质材料、电子材料一致。4.整改资料：整改类材料需形成闭环，包括问题清单、整改方案、整改措施、整改记录、整改成效、验收材料，明确整改责任人、整改时限，按整改批次、时间顺序归档，确保整改过程可追溯。5.涉密与隐私资料：涉密资料、涉及学生个人隐私的资料单独整理、单独归档，严格落实保密责任，建立借阅登记制度，严禁擅自查阅、复制、传播。四、归档流程“五项管理”迎检材料归档实行“收集—整理—初审—复审—归档—保管—借阅”闭环管理流程，明确各环节工作要求和时间节点，确保归档工作有序高效，具体流程如下：（一）材料收集各相关单位、各年级组、各班级、全体教职工及相关人员，对照本细则明确的归档范围和分类，全面收集本单位、本岗位相关“五项管理”迎检材料，确保材料全面、及时、真实；收集过程中做好材料登记，建立收集台账，注明材料名称、收集时间、收集人、材料来源，杜绝材料缺失、遗漏。（二）材料整理各收集单位和个人对收集的材料进行分类、梳理、初审，按本细则规定的归档标准，完成纸质材料的排序、装订和电子材料的录入、命名、分类，对不完整、不规范的材料及时补充完善，对虚假、违规材料坚决剔除，确保材料格式规范、排列有序。（三）材料审核1.初审：各收集单位负责人对本单位整理后的材料进行初审，重点核查材料的真实性、完整性、规范性，初审合格后，按时报送至牵头责任单位；初审不合格的，反馈相关整理人限期整改，整改完成后重新初审。2.复审：牵头责任单位组织专人对各单位报送的材料进行集中复审，重点核查材料的合规性、逻辑性、关联性，以及归档格式的规范性，对不符合要求的材料，反馈相关责任单位限期整改，整改完成后再次复审，直至符合标准。3.终审：“五项管理”迎检材料归档工作小组对复审合格的材料进行终审，确认材料全面、真实、规范，符合归档要求，形成最终归档材料体系，做好终审记录。（四）材料归档终审合格的材料，由牵头责任单位按六大类别进行集中归档，建立纸质归档档案和电子归档档案，明确档案存储位置，编制归档目录和检索台账，标注保管责任人、归档日期、保管期限；特殊材料（实物、涉密、隐私资料）单独归档，做好专项管理，确保档案可查、可控。（五）档案保管1.纸质档案：存放于专用档案柜，按类别分区存放，做好防潮、防火、防盗、防损坏、防霉变措施，定期检查档案保存情况，及时处理各类问题；2.电子档案：同步进行双重备份，存储在专用电脑或服务器，设置访问权限，定期进行备份更新，确保电子档案安全、完整；3.保管期限：迎检材料归档保管期限不少于5年，重要资料（表彰文件、特色成果、管理制度等）长期保管；4.保密管理：严格执行保密规定，加强对涉密资料、学生隐私资料的管理，落实保密责任，严防材料丢失、泄露。（六）档案借阅建立归档档案查阅、借阅登记制度，查阅、借阅归档材料需履行相关手续，填写《五项管理迎检材料归档查阅借阅登记表》，注明查阅人、查阅事由、查阅时间、使用范围，经保管责任人批准后方可查阅、借阅；查阅、借阅过程中严禁涂改、损毁、泄露材料，使用完毕后及时归还，保管责任人做好核对记录。五、责任分工成立校园“五项管理”迎检材料归档工作小组，由学校分管教育教学工作的领导任组长，教务处、德育处、体育组牵头，各行政部门、各年级组、各班级、全体教职工及相关工作人员为成员，明确责任分工、压实工作责任，形成上下联动、协同发力的工作格局，具体分工如下：（一）牵头责任单位：教务处、德育处、体育组1.共同统筹归档工作，制定归档工作计划、明确归档标准、时间节点和责任分工，协调解决归档过程中的各类问题；2.指导各部门、各年级组、各班级规范开展材料收集、整理、报送、归档工作，开展归档工作培训；3.负责归档材料的复审、终审、集中归档、保管工作，建立归档管理台账，做好保密管理和档案借阅管理；4.负责撰写迎检自查报告、归档工作总结，配合上级部门完成“五项管理”专项检查，做好检查反馈意见的整改落实及相关材料的补充归档；5.健全“五项管理”迎检材料归档管理长效机制，推动归档工作规范化、常态化。（二）协同责任单位：各行政部门、各年级组1.教务处：负责作业管理、读物管理相关材料的收集、初审、整理、报送及归档相关工作；2.德育处、团委（少先队）：负责睡眠管理、手机管理、家校协同、宣传培训等相关材料的收集、初审、整理、报送及归档相关工作；3.体育组：负责体质管理相关材料的收集、初审、整理、报送及归档相关工作；4.总务处：负责“五项管理”工作经费保障、物资台账、场地器材等相关材料的收集、初审、整理、报送及归档相关工作；5.图书馆（室）：负责读物管理相关的读物排查、借阅台账、优质读物推荐等材料的收集、初审、整理、报送；6.各年级组：负责本年级“五项管理”各类材料的收集、初审、整理、报送，督促本年级各班级完成相关材料归档工作；7.各行政部门：负责本部门组织开展的“五项管理”相关工作材料的收集、初审、整理、报送及归档相关工作，配合牵头责任单位做好归档汇总、审核。（三）配合责任单位：各班级、班主任、全体教职工及学生1.各班主任：负责本班学生作业管理、睡眠管理、手机管理、读物阅读、体质锻炼等相关材料的收集、整理、初审，按时报送至年级组；2.全体教职工：负责自身参与的“五项管理”相关材料（作业设计、体育教学、读物指导、培训学习等）的收集、整理、初审，按时报送至相关牵头部门；3.全体学生：配合整理个人作业、读后感、体质档案等相关材料，按时报送至所在班级；4.对接家长、校外合作单位，收集家长反馈、合作单位评价等相关支撑材料，确保归档材料完整可查；5.协助牵头责任单位做好材料审核、归档及迎检准备工作，协助开展档案查阅、展示、问询应答等工作。六、工作要求（一）提高思想认识，强化责任落实。各单位、各相关人员要充分认识“五项管理”迎检材料归档工作的重要性，切实