2025-2026学年第二学期春季学期校园低碳建设迎检材料办法

2025-2026学年第二学期春季学期校园低碳建设迎检材料办法为深入贯彻落实“双碳”战略部署及教育系统低碳校园建设相关要求，规范2025-2026学年第二学期春季学期我校校园低碳建设专项迎检材料的收集、整理、审核、归档、展示及管理工作，确保迎检材料全面、真实、规范、系统，全面反映我校低碳建设工作成效，助力我校顺利通过上级专项检查，推动校园低碳建设常态化、规范化、精细化发展，结合我校低碳建设工作实际，特制定本办法。本办法适用于2025-2026学年第二学期春季学期我校校园低碳建设专项迎检的所有材料相关工作，覆盖学校各职能部门、各年级组、各教学单位及所有参与校园低碳建设工作的相关人员。各部门、各相关人员须严格遵照本办法规定，明确职责、规范操作、协同配合，确保迎检材料各项工作有序推进、落地见效，为专项迎检提供坚实的材料支撑。一、总则（一）制定目的通过明确校园低碳建设迎检材料的工作标准、流程和责任，规范材料管理，确保迎检材料能够完整呈现我校低碳建设的实施过程、工作成效和经验做法；通过标准化、规范化的材料整理，提升迎检准备工作效率，补齐材料管理短板，确保顺利通过上级专项检查；同时，以材料管理为抓手，总结低碳建设工作经验，健全低碳校园建设材料管理长效机制，推动我校低碳建设工作持续提升。（二）核心原则1.真实性原则：所有迎检材料必须客观、真实，如实反映我校校园低碳建设的实际工作情况、工程实施进度、成效数据及存在问题，杜绝虚假材料、伪造材料、拼凑材料，确保每一份材料都具有可追溯性和真实性。2.完整性原则：迎检材料需全面覆盖校园低碳建设的规划部署、项目实施、宣传教育、管理保障、成效评估等全流程，确保无遗漏、无缺失，形成完整的材料闭环，全面展现我校低碳建设工作的全貌。3.规范性原则：材料整理需遵循统一标准，分类清晰、格式规范、装订整齐、标注明确，纸质材料与电子材料同步整理、同步归档、同步管理，符合上级检查材料的格式要求和档案管理规范，便于检索、查阅和展示。4.重点突出原则：在全面整理材料的基础上，聚焦低碳建设核心任务，重点整理低碳改造项目、节能降耗成效、低碳宣传教育、长效管理机制等相关材料，突出我校低碳建设的特色亮点和工作创新。5.责任到人原则：明确各部门、各人员在迎检材料工作中的职责，细化分工、压实责任，确保每项材料有人收集、有人整理、有人审核、有人归档，形成上下联动、齐抓共管的工作格局。（三）适用范围本办法所指迎检材料，涵盖2025-2026学年第二学期春季学期我校校园低碳建设所有相关材料，包括但不限于低碳建设规划、项目实施、宣传教育、经费使用、成效评估、管理保障等各类纸质材料、电子材料、照片视频材料及实物材料。（四）工作时限本次校园低碳建设迎检材料工作分四个阶段有序推进，严格按照以下时间节点落实各项任务，确保按时完成材料筹备，随时迎接上级检查：1.材料收集阶段（本学期第7-8周）：各相关部门全面收集分管范围内低碳建设相关原始材料，梳理汇总后提交至校园低碳建设迎检材料工作小组办公室。2.材料整理阶段（本学期第9-10周）：工作小组办公室牵头，各相关部门配合，按照本办法规定的分类标准和整理规范，对收集的材料进行分类、梳理、完善，规范材料格式，填写材料目录。3.材料审核阶段（本学期第11周）：工作小组对所有材料进行全面审核，对不符合要求的材料督促相关部门限期整改完善；审核通过后，完成材料终稿的整理、装订和归档工作。4.材料展示准备阶段（本学期第12周）：完成迎检材料的展示布置、电子材料优化、讲解素材准备等工作，开展材料查阅模拟演练，确保迎检时材料展示规范、检索便捷。（五）组织架构及职责成立校园低碳建设迎检材料工作小组，统筹推进迎检材料各项工作，明确职责分工、强化协调联动，确保材料工作有序高效开展。1.领导小组组长：学校分管低碳建设、后勤工作的领导（统筹材料工作全面工作，审批本办法、材料整理规范及材料终稿，协调解决材料工作中的重大问题，对接上级检查部门）副组长：总务处、办公室负责人（协助组长开展工作，分管材料收集、分类、审核、归档工作，督促各责任部门落实材料工作任务，审核各类迎检材料）成员：财务处、德育处、教务处、信息技术中心、各年级组、团委、学生会及低碳建设项目负责人、施工负责人（履行各自材料工作职责，完成分管领域材料的收集、整理、提交工作）2.工作小组办公室办公室设在总务处，由总务处负责人兼任办公室主任，负责材料工作的日常协调、进度跟踪、资料汇总、审核把关；制定材料整理规范、目录模板等相关材料；组织开展材料整改完善、装订归档及展示准备工作；建立材料管理台账，及时向领导小组汇报材料工作进展情况。二、迎检材料分类及整理标准校园低碳建设迎检材料按工作内容分为六大类，每类材料明确收集范围、整理要求和规范标准，确保材料全面、规范、贴合检查要求，便于上级检查小组检索查阅和材料管理。（一）低碳建设规划及部署类材料1.收集范围：校园低碳建设专项规划、年度实施方案、工作部署文件、学校党政联席会议研究纪要（涉及低碳建设相关内容）、上级部门关于低碳建设的相关文件及我校贯彻落实意见、低碳建设工作目标责任书等。2.整理要求：（1）所有规划、部署文件需完整、清晰，明确低碳建设的工作目标、工作任务、实施步骤、责任分工、保障措施等核心信息；（2）按文件形成时间顺序整理，标注文件名称、形成时间、责任部门，所有文件需签字盖章齐全（如有），确保合规性；（3）上级文件与我校贯彻落实意见一一对应整理，明确落实举措和推进情况，形成完整的部署落实闭环。（二）低碳建设项目实施类材料1.收集范围：低碳改造项目立项申请、审批文件、可行性研究报告（含低碳效益分析）、招标公告、招标文件、中标通知书、施工合同（含补充合同）、施工组织设计方案、施工日志、材料进场验收记录、低碳材料质量证明、施工变更签证（如有）、隐蔽工程记录、竣工报告、验收记录、验收意见书、竣工图、项目实施前后对比照片（视频）等。2.整理要求：（1）按项目单独整理，每个项目的材料单独装订，标注项目名称、实施时间、责任部门、施工单位；（2）项目材料需完整覆盖立项、审批、招标、施工、验收全流程，施工日志需每日记录，内容完整（含施工内容、施工人员、进度、低碳材料使用情况等）；（3）验收记录、竣工报告需签字盖章齐全，验收意见明确；对比照片（视频）需清晰可辨，标注拍摄时间、拍摄区域，直观展现项目实施成效；（4）低碳材料质量证明需真实有效，明确材料的低碳特性，符合低碳建设相关标准。（三）低碳宣传教育类材料1.收集范围：低碳宣传教育方案、宣传海报、横幅、宣传栏照片、校园广播稿、公众号推文、主题班会记录、低碳知识讲座课件及签到表、低碳实践活动方案、活动照片（视频）、活动总结、学生低碳作品（如征文、手抄报等）、师生低碳行为规范、低碳教育融入课堂的相关教学资料等。2.整理要求：（1）按宣传教育类型分类整理，明确活动主题、开展时间、参与人员、活动成效；（2）宣传材料、活动记录、总结报告需完整对应，照片（视频）标注清晰，能够反映宣传教育工作的开展情况和成效；（3）学生作品需分类整理，标注作者、班级，附相关评选记录（如有）；教学资料需体现低碳教育与学科教学的融合，规范完整。（四）低碳管理及保障类材料1.收集范围：校园低碳建设管理制度、岗位职责、工作台账、能耗监测记录（水、电、气等）、垃圾分类管理记录、低碳设施运维记录、工作人员培训记录、部门工作总结、相关会议纪要等。2.整理要求：（1）管理制度需健全、规范，贴合我校低碳建设实际，具有可操作性，明确管理要求和责任分工；（2）能耗监测记录、运维记录、垃圾分类记录需定期填写，内容详实、数据准确，能够反映低碳管理的实际情况；（3）培训记录、会议纪要需完整，明确培训内容、会议主题、参会人员、落实情况，体现低碳管理工作的常态化推进。（五）经费使用类材料1.收集范围：低碳建设经费预算表、经费决算报告、经费拨付凭证、发票、报销单据、工程量清单、工程结算审核报告（如有）、经费使用明细、低碳建设专项补贴相关资料（如有）等。2.整理要求：（1）经费材料需真实、规范，预算、决算明确经费使用范围、金额、用途，重点体现低碳改造、宣传教育、设施运维等专项费用；（2）拨付凭证、发票、报销单据等需签字盖章齐全，标注经费用途，发票真实有效，与项目实施、工作开展内容一致；（3）经费使用明细按项目、按类别统计，清晰反映经费使用的合理性、合规性，确保专款专用；结算审核报告（如有）需由具备资质的审核机构出具，数据准确、意见明确。（六）成效及佐证类材料1.收集范围：校园低碳建设工作总结（专项总结、阶段性总结）、成效分析报告、能耗对比数据（改造前后）、低碳效益评估报告、师生满意度调查记录、上级部门表彰奖励材料（如有）、媒体报道材料（如有）、低碳建设工作自查报告、整改记录等。2.整理要求：（1）工作总结、成效报告需全面、详实，明确工作成效、存在问题及改进措施，突出低碳建设的特色亮点和实际成效；（2）能耗对比数据、效益评估报告需数据真实、准确，能够直观展现低碳建设带来的节能降耗、环保效益；（3）师生满意度调查记录、自查报告、整改记录需完整，整改措施具体、整改到位，形成闭环；表彰奖励、媒体报道等材料需真实有效，体现我校低碳建设的社会认可度。三、材料整理及归档规范为确保迎检材料规范统一、便于保管、检索和展示，所有材料按以下标准执行，纸质材料与电子材料同步整理、同步归档、同步管理，严格遵守档案管理相关规定。（一）纸质材料整理规范1.纸张规格：所有纸质材料统一采用A4纸张，不得使用其他规格纸张；图纸、照片等特殊材料需按A4规格折叠或粘贴，标注相关说明，确保整齐统一。2.格式要求：文件标题采用二号宋体加粗，正文采用三号仿宋_GB2312，行距28磅，段落首行缩进2字符；附件需标注附件名称，与正文装订在一起；所有需要签字盖章的材料，确保签字齐全、盖章清晰，不得遗漏；手写材料需字迹工整、清晰可辨。3.装订要求：按六大类材料分类装订，每个大类下按项目或材料类型单独装订成册；每册材料加装封面和扉页，封面标注“校园低碳建设迎检材料—XX类—XX项目（或材料类型）”“学校名称”“整理日期”“责任部门”“责任人”，扉页放置材料目录（标注材料名称、页码、份数）；页码标注在页面底部居中位置，装订整齐、牢固，便于翻阅；图纸等大幅材料单独装订，标注项目名称和图纸类型。4.存放要求：装订好的纸质材料放入专用档案柜，按类别、按项目分区存放，做好防潮、防火、防盗、防损坏、防霉变工作；档案柜张贴材料类别及项目标签，明确存放内容，便于检索和查阅；严禁随意堆放、转借、篡改归档材料。（二）电子材料整理规范1.文件夹建立：按六大类材料建立一级文件夹，每个一级文件夹下按具体项目或材料类型建立二级文件夹，文件夹名称规范、简洁，标注“XX类材料—XX项目（或材料类型）—责任部门”（如“低碳建设项目实施类材料—校园照明低碳改造项目—总务处”）；每个二级文件夹下按材料形成时间或材料性质建立三级文件夹，确保分类清晰。2.文件命名：电子文件命名规范，格式为“材料名称—形成时间—责任部门”（如“校园低碳建设专项规划—2026年3月—总务处”）；照片、视频文件需标注拍摄时间、拍摄区域、拍摄内容（如“校园低碳宣传海报张贴照片—2026年4月—德育处”）；同一类型、同一项目的文件按时间顺序命名，便于排序和检索。3.格式要求：电子文档统一保存为PDF或Word格式，照片保存为JPG格式，视频保存为MP4格式，图纸保存为CAD或PDF格式，确保格式规范、兼容性强，便于上级检查小组和相关人员查阅；避免使用特殊格式，防止文件无法正常打开。4.备份要求：所有电子材料需进行双重备份，分别存储在专用电脑、移动存储设备及学校服务器中，定期检查备份情况，确保文件可正常打开，防止丢失、损坏；重要文件（如合同、验收报告、成效分析报告等）需单独备份，标注“重要文件”，重点保管。（三）材料审核规范1.一级审核：各责任部门对本部门提交的材料进行自查，确保材料真实、完整、规范，符合本办法要求，由部门负责人签字确认后提交工作小组办公室。2.二级审核：工作小组办公室对各部门提交的材料进行全面审核，重点检查材料的完整性、真实性、规范性和合规性，核对纸质材料与电子材料的一致性，指出问题并反馈给相关部门，督促限期整改完善。3.三级审核：领导小组对审核完善后的材料进行最终审核，审批材料终稿，确保材料符合上级检查要求和档案管理规范，方可进行正式归档和展示。（四）材料保管及查阅规范1.保管责任：工作小组办公室指定专人负责材料的保管工作，明确保管责任，定期对纸质材料和电子材料进行检查，及时处理损坏、丢失等问题，确保材料安全。2.查阅要求：查阅迎检材料需履行查阅手续，填写《校园低碳建设迎检材料查阅登记表》，注明查阅人、查阅事由、查阅时间、查阅材料名称等信息，经工作小组办公室负责人批准后，方可查阅；查阅时严禁涂改、勾画、转借材料，查阅完毕后及时归还，由保管人员核对确认。3.保管期限：本次迎检材料保管期限为长期，其中涉及经费、验收、合同等重要材料，按档案管理相关规定延长保管期限；保管期满后，按规定履行销毁手续，严禁私自销毁归档材料。四、责任分工明确各部门、各人员在迎检材料工作中的职责分工，细化工作任务、压实工作责任，确保各项工作有序推进、落实到位，具体分工如下：（一）迎检材料工作领导小组1.统筹材料工作全面工作，审批本办法、材料整理规范及材料终稿，协调解决材料工作中的重大问题和难点问题。2.对接上级检查部门，了解检查材料要求，指导材料整理工作，审核迎检材料的整体质量，确保材料符合检查标准。3.督促各责任部门落实材料工作任务，检查材料工作进度和质量，对工作不力、进展缓慢的部门进行督促问责。（二）总务处（工作小组办公室）1.牵头组织材料工作日常工作，制定材料整理规范、目录模板等相关材料，协调各部门开展材料收集、分类、审核、装订、归档工作。2.负责低碳建设规划及部署类、项目实施类、低碳管理及保障类材料的收集、整理、审核、归档工作，确保此类材料完整、规范、合规。3.负责所有迎检材料的汇总、保管、检索工作，建立材料管理台账，做好纸质材料和电子材料的备份、维护工作，办理材料查阅手续。4.组织开展材料自查和整改完善工作，做好迎检材料展示准备，向领导小组汇报材料工作进展情况。（三）财务处1.负责低碳建设经费使用类材料的收集、整理、审核、提交工作，包括经费预算、决算、拨付凭证、发票、报销单据、结算审核报告等。2.确保经费使用材料真实、规范、合规，体现经费使用的合理性和专款专用，配合工作小组办公室做好材料审核和归档工作，及时补充相关缺失材料。（四）德育处、团委、学生会1.负责低碳宣传教育类材料的收集、整理、审核、提交工作，包括宣传方案、活动记录、照片视频、学生作品、总结报告等。2.确保宣传教育类材料完整、详实，能够反映我校低碳宣传教育工作的开展情况和成效，配合工作小组办公室做好材料审核和归档工作。（五）教务处1.负责低碳教育融入课堂相关材料的收集、整理、审核、提交工作，包括教学计划、课件、教学记录、教学总结等。2.配合德育处做好低碳宣传教育类材料的整理工作，确保低碳教育相关材料规范、完整。（六）信息技术中心1.负责电子材料的整理、优化、备份工作，协助各部门规范电子文件命名和文件夹建立，确保电子材料格式规范、可正常打开、安全存储。2.协助处理低碳建设相关的照片、视频、图纸等电子材料，进行必要的优化和整理，提供技术支持；协助制作电子展示材料，保障材料展示的技术需求。3.负责学校服务器上电子归档材料的维护工作，定期检查备份情况，防止资料丢失、损坏。（七）各年级组1.负责本年级低碳宣传教育、学生低碳行为引导等相关材料的收集、初步整理工作，包括主题班会记录、学生作品、活动照片等。2.及时将收集整理的材料提交总务处，配合工作小组办公室做好材料审核和完善工作，协助做好材料自查工作。（八）低碳建设项目管理人员、施工负责人1.负责提供低碳建设项目实施类的原始材料，包括施工日志、隐蔽工程记录、材料进场验收记录、竣工报告、验收记录等，确保材料真实、详实。2.配合总务处做好材料的收集、整理、审核工作，及时补充相关缺失材料，协助完善材料内容，确保材料符合归档要求。五、保障措施（一）组织保障加强组织领导，定期召开材料工作会议，协调解决材料工作过程中的问题，确保各项工作有序推进。各部门成立材料工作小组，明确专人负责，确保材料工作任务落到实处，形成上下联动、齐抓共管的工作格局。（二）人员保障抽调各部门骨干力量参与材料工作，明确各人员职责，组织开展材料整理规范、档案管理要求、低碳建设相关标准等培训，提升工作人员的材料整理和管理能力，增强责任意识，确保材料工作高质量推进。（三）经费保障学校统筹安排校园低碳建设迎检材料工作经费，用于材料打印、装订、复印、照片冲洗、视频制作、档案柜购置、材料备份设备购置等相关工作，确保材料工作有充足的经费支撑，经费使用规范、专款专用。（四）监督保障工作小组办公室定期对各部门材料工作进度和质量进行监督检查，建立进度台账，对工作滞后、材料不符合要求的部门和个人进行提醒督促、通报批评；对因工作失职导致材料缺失、虚假、损坏，影响迎检工作的，严肃追究相关责任人责任。（五）技术保障信息技术中心提供技术支持，协助各部门做好电子材料整理、照片视频优化、电子材料备份等工作，