2025-2026学年第二学期学校档案管理室资料归档迎检工作办法

2025-2026学年第二学期学校档案管理室资料归档迎检工作办法为深入落实各级教育部门关于学校档案管理工作的督查要求，规范2025-2026学年第二学期学校档案管理室各类资料的归档、整理、审核、保管及迎检筹备全流程工作，明确工作标准、细化工作流程、压实工作责任，确保归档资料全面、规范、真实、完整、可追溯，充分展现本学期学校教育教学、行政管理、后勤保障、安全管理等各项工作的开展成效，凸显档案管理的制度化、规范化、标准化，为各级档案督查工作提供严谨有序、有据可查的备查资料，推动学校档案管理工作高质量开展，确保顺利通过各项专项督查，结合学校档案管理室工作实际，特制定本办法。本办法适用于2025-2026学年第二学期学校档案管理室牵头开展的各类资料归档迎检工作，覆盖教育教学、行政管理、人事管理、财务档案、学生管理、安全管理、后勤保障、党建工作、专项工作等所有学校工作领域，包含纸质档案、电子档案、影像资料、声像资料、实物档案、台账记录、签字凭证、审批文件等多种形式。学校档案管理室全体工作人员、各部门档案联络员、负责资料收集整理的教职工及相关岗位人员，需严格遵照本办法要求，规范开展资料归档、整理、审核工作，确保归档资料无遗漏、无差错、无虚假、无混乱，全面达到档案归档及迎检标准，充分展现学校档案管理工作的专业水平和工作实效。一、总则（一）制定目的规范学校档案管理室资料归档迎检工作，明确工作要求、标准和流程，建立健全档案归档迎检长效机制，确保各类资料完整留存、规范归档，为迎检工作提供有力支撑；同时通过归档迎检筹备工作，查漏补缺、优化档案管理流程，进一步提升学校档案管理规范化水平，强化档案的凭证作用、参考价值和利用效能，保障学校各项工作有序开展、有据可查。（二）适用范围本办法适用于2025-2026学年第二学期学校各类工作相关资料的归档、整理、审核、保管及迎检筹备工作，包括但不限于教育教学档案、行政管理档案、人事档案、财务档案、学生档案、安全档案、后勤档案、党建档案、专项工作档案及上级文件、汇报材料、整改材料等，涵盖学校档案管理室、各部门、各年级、各班级涉及的所有需归档资料。（三）核心原则1.真实性原则：所有归档迎检资料必须源于学校各项工作实际，真实、客观、可追溯，严禁伪造、篡改、抄袭、拼凑档案资料，杜绝形式化、虚假化资料归档，确保每一份档案资料都能真实反映工作开展情况。2.完整性原则：归档资料需全面覆盖本学期学校各项工作，无缺项、无遗漏，每一项工作的相关资料（计划、实施、记录、总结、佐证）需齐全，形成完整的工作闭环痕迹，确保各项工作全程可追溯、可核查。3.规范性原则：归档资料格式统一、分类清晰、层次分明、标识规范，签字确认齐全、日期准确，整理有序、装订规范，符合档案管理相关规定和迎检标准，便于查阅、核查、展示和利用。4.时效性原则：资料收集、整理、归档需及时高效，做到工作完成后立即收集相关资料，定期整理归档，避免资料丢失、损毁、遗漏，确保资料的时效性和完整性，为迎检工作预留充足准备时间。5.安全性原则：建立健全档案保管制度，妥善保管纸质档案、电子档案及各类实物档案，做好防潮、防火、防盗、防损坏、防泄露、防霉变工作，确保归档资料安全留存、长期可查。6.分类归档原则：按照档案类型、工作板块、工作流程进行科学分类，明确各类档案的归档范围和标准，分类收集、分类整理、分类审核、分类保管，确保档案归属清晰、查找便捷。二、组织架构与责任分工（一）成立归档迎检工作小组组长：学校分管档案管理工作领导（全面统筹档案资料归档迎检工作，审定本办法，明确工作分工和时间节点，监督工作进度，审核归档资料质量，协调解决工作中的难点问题，对归档迎检工作负总责）副组长：档案管理室主任（协助组长开展工作，分管归档迎检具体工作，制定工作实施方案，督促各岗位、各部门完成资料收集、整理、归档任务，审核归档资料，推动工作规范落实，汇总工作情况并向组长汇报）成员：档案管理室全体档案管理员、各部门负责人、各部门档案联络员、各年级档案管理员、各班级班主任（负责具体工作资料的收集、整理、初审，按时提交归档资料，配合完成资料审核、归档及迎检筹备工作）（二）具体责任分工1.组长：全面统筹档案资料归档迎检工作，审定本办法及工作实施方案，明确工作分工、时间节点和工作要求，监督各环节工作落实，审核归档资料最终质量，协调解决工作中的难点问题，组织开展迎检筹备各项工作，确保顺利通过督查。2.副组长：牵头落实归档迎检工作，制定具体工作时间表、路线图，指导各成员开展资料收集、整理、审核工作，审核各类归档资料的规范性、完整性、真实性，组织开展资料分类、装订、归档、保管工作，牵头筹备迎检相关事宜，汇总工作进展，及时向组长汇报工作情况。3.成员分工：（1）档案管理室管理员：负责所有归档资料的最终审核、分类、装订、编号、归档、保管，建立档案管理台账，做好资料查阅、借阅登记，规范电子档案备份，筹备迎检所需资料的整理、展示工作，确保档案资料安全、有序、可查。（2）教学部门档案联络员：负责教育教学相关资料的收集、整理、初审、提交，包括教学计划、教案、课件、听课记录、教研活动记录、学生成绩、教学评估材料、课程设置材料等，确保教学档案完整、规范。（3）行政部门档案联络员：负责行政管理相关资料的收集、整理、初审、提交，包括行政会议记录、通知公告、规章制度、请示批复、工作总结、工作计划、公务接待记录等，确保行政档案齐全、有序。（4）人事部门档案联络员：负责人事管理相关资料的收集、整理、初审、提交，包括教职工档案、招聘录用材料、培训记录、考核材料、职称评定材料、工资福利材料等，确保人事档案真实、合规、完整。（5）财务部门档案联络员：负责财务相关资料的收集、整理、初审、提交，包括财务报表、记账凭证、票据、预算材料、收支台账、审计报告等，确保财务档案规范、可追溯（配合财务室完成相关资料归档）。（6）学生管理部门档案联络员：负责学生管理相关资料的收集、整理、初审、提交，包括学生学籍档案、奖惩材料、综合素质评价材料、学生活动记录、家校沟通记录等，确保学生档案完整、真实。（7）安全部门档案联络员：负责安全管理相关资料的收集、整理、初审、提交，包括安全管理制度、安全隐患排查记录、整改台账、应急演练材料、安全培训记录、事故处置记录等，确保安全档案齐全、规范。（8）后勤部门档案联络员：负责后勤保障相关资料的收集、整理、初审、提交，包括后勤工作计划、工作总结、物资采购材料、资产台账、维修记录、校园环境整治记录等，确保后勤档案完整、可查。（9）党建部门档案联络员：负责党建相关资料的收集、整理、初审、提交，包括党建工作计划、工作总结、会议记录、学习资料、党员档案、组织生活记录等，确保党建档案规范、齐全。（10）各年级、班主任：负责本年级、本班级相关资料的收集、整理、初审、提交，包括班级管理记录、学生档案、班会记录、活动记录等，配合各部门完成资料归档工作。三、归档范围及核心内容结合学校档案管理工作实际及迎检要求，本次档案资料归档迎检分为九大类别，每类档案按“核心资料+辅助资料”进行精细化细分，明确归档范围和核心内容，确保全面覆盖、重点突出，具体如下：（一）教育教学档案1.核心资料：（1）教学管理材料：本学期教学工作计划、工作总结、课程设置方案、教学大纲、教学进度表、教学管理制度、教学质量评估方案及记录、教学改革相关材料。（2）教学实施材料：各学科教案、课件、听课记录、评课记录、教研活动计划及记录、集体备课记录、公开课、示范课相关材料、教学反思。（3）学生学业材料：学生花名册、学生成绩册（单元、期中、期末）、成绩单、学生作业批改记录、学生学业评价材料、竞赛获奖材料。2.辅助资料：教学培训记录、教学设备使用记录、教材及教辅资料采购与使用记录、教学相关会议记录、家长对教学工作的反馈记录等。（二）行政管理档案1.核心资料：（1）行政决策材料：学校行政会议记录、校长办公会议记录、议事规则、决策事项相关文件、请示与批复材料。（2）制度建设材料：学校各项行政管理规章制度、实施细则、修订说明，涵盖考勤、公务接待、办公用品管理等方面。（3）日常管理材料：通知公告、工作总结、工作计划、公务接待记录、办公用品采购与使用台账、行政人员岗位职责、考勤记录。2.辅助资料：行政工作调研材料、各部门工作报告、行政人员培训记录、上级部门下达的行政相关文件及落实记录等。（三）人事管理档案1.核心资料：（1）教职工档案：教职工基本信息表、简历、学历学位证明、职称证书、教师资格证书、聘用合同、劳动合同。（2）管理材料：教职工招聘录用材料、培训计划及记录、考核材料（年度考核、师德考核）、职称评定材料、工资福利材料、奖惩材料、离职退休材料。（3）队伍建设材料：教职工队伍建设计划、工作总结、骨干教师培养材料、师德师风建设材料。2.辅助资料：人事工作会议记录、人事管理制度、教职工考勤记录、请假审批材料等。（四）财务档案1.核心资料：（1）预算与收支材料：本学期经费预算方案、预算审批文件、收支台账、收支报表、银行对账单、余额调节表。（2）票据与凭证材料：报销票据、发票、收据、支出审批单、记账凭证、原始凭证，票据真实有效、审批流程齐全。（3）专项经费材料：专项经费下达文件、使用计划、支出凭证、验收报告、绩效评价材料，确保专款专用。2.辅助资料：财务管理制度、审计报告、财务人员培训记录、票据审核记录、财务公开材料等（由财务室配合提供并归档）。（五）学生管理档案1.核心资料：（1）学籍档案：学生学籍信息表、转学材料、休学材料、复学材料、毕业材料（如有）、学生花名册。（2）日常管理材料：学生奖惩材料、综合素质评价材料、学生活动记录（文体、志愿、社会实践等）、班会记录、班级管理记录。（3）家校共育材料：家校沟通记录、家长会记录、家长委员会材料、家校共育工作计划及总结。2.辅助资料：学生安全责任书、学生心理健康教育材料、特殊学生帮扶记录、学生家长反馈记录等。（六）安全管理档案1.核心资料：（1）制度与预案材料：安全管理制度、安全应急预案（消防、地震、突发事件等）、安全责任书、安全管理岗位职责。（2）排查与整改材料：安全隐患排查记录（每日、每周、每月）、隐患整改台账、整改前后对比照片、整改验收记录。（3）应急与培训材料：应急演练计划、演练记录、演练照片/视频、演练总结、安全培训计划及记录、安全宣传材料。2.辅助资料：安全事故处置记录、安全检查记录、安全设备维护记录、上级部门安全督查文件及落实记录等。（七）后勤保障档案1.核心资料：（1）后勤管理材料：后勤工作计划、工作总结、后勤管理制度、后勤人员岗位职责。（2）物资与资产材料：物资采购计划、采购合同、入库台账、出库台账、资产盘点记录、资产处置材料、校园设施维修记录。（3）环境与卫生材料：校园环境整治计划、整治记录、卫生检查记录、校园绿化维护记录、食堂卫生管理材料（配合食堂提供）。2.辅助资料：后勤人员培训记录、物资合格证明、维修人员资质证明、校园环境照片等。（八）党建工作档案1.核心资料：（1）党建管理材料：党建工作计划、工作总结、党组织会议记录、党员大会记录、支委会记录、党课学习记录。（2）党员管理材料：党员花名册、党员档案、入党积极分子培养材料、党员发展材料、党员组织关系转接材料、党员民主评议材料。（3）党建活动材料：主题党日活动记录、党建宣传材料、党风廉政建设材料、党建结对共建材料。2.辅助资料：党建培训记录、党员学习笔记、上级党组织下达的党建文件及落实记录、党建工作考核材料等。（九）其他备查类档案1.核心资料：（1）上级文件与落实记录：上级教育部门下达的各类文件、通知、督查要求，学校落实相关要求的记录、汇报材料、整改报告，签字确认齐全，按时间顺序整理。（2）电子档案材料：所有归档资料的电子备份，按类别建立文件夹，命名规范，与纸质档案一一对应，重要资料实行双重备份（U盘+云端），确保可快速调阅、长期保存。（3）实物与声像档案：学校各类活动照片、视频、录音、荣誉证书、奖牌、奖杯等实物及声像资料，分类整理、规范保管，标注相关信息。2.辅助资料：档案管理工作培训记录、档案查阅借阅记录、档案管理工作总结与计划、档案整理相关佐证材料等。四、归档及迎检标准为确保归档资料规范、统一、可查，符合档案管理规定和迎检要求，严格按照以下标准开展资料归档及迎检筹备工作，做到精益求精、万无一失，每一份资料都达到“规范、完整、清晰、真实、合规、可查”的要求：（一）格式标准1.纸质档案：统一使用A4纸张，无破损、无污渍、无褶皱、无涂改；手写材料书写工整、字迹清晰、无错别字，不得使用涂改液、修正带；打印材料字体统一为宋体、小四，行距为1.5倍，标题加粗、醒目，层次清晰，标点符号规范，段落分明，专业术语使用准确。2.标识标注：每一份档案资料均需标注明确的标题、形成时间、编制人/负责人，每页标注页码（格式：第X页/共X页）；声像、影像资料清晰可辨，标注拍摄时间、地点、相关人员/活动；复印件材料清晰、完整，标注“复印件与原件一致”并由档案管理员签字确认；台账、报表、凭证需标注相关日期、责任人，确保可追溯。3.电子档案：按九大类别建立一级文件夹，每大类下按核心资料、辅助资料建立二级文件夹，每二级文件夹下按具体内容建立三级文件夹，命名规范、简洁明了（如“2025-2026下学期档案室—教育教学档案—教案”），与纸质档案一一对应；电子文档、照片、视频等格式统一，可正常打开或读取，无损坏、无缺失，电子档案需标注与纸质档案一致的相关信息。4.装订标准：纸质档案按类别、按时间顺序整理，采用统一封面（标注“2025-2026学年第二学期学校档案—XX类”），封面注明归档日期、归档人、审核人；档案资料采用左侧装订，装订整齐、牢固，无松动、无歪斜，标注册数、页码、对应时间段，厚重档案可分册装订，便于查阅和保管；实物档案分类存放，标注相关信息，妥善保管；声像档案存储规范，做好备份。（二）分类归档标准1.分类精准：严格按照九大类别、核心资料与辅助资料的划分，对每一份资料进行精准归类，杜绝资料错放、漏放，确保每一份资料都有明确的归属，如“教案”归入“教育教学档案—核心资料—教学实施材料”。2.排序有序：每类档案按时间顺序或逻辑顺序排序，工作计划、总结、文件通知按时间顺序排序；各项工作相关资料按工作流程排序；台账、记录、报表按时间顺序排序；声像、实物档案按类别、按时间排序，摆放整齐、标识清晰。3.目录规范：每类归档资料编制详细的归档目录，标注资料名称、份数、页码、形成时间、资料类型（纸质/电子/声像/实物）、负责人，目录置于每类资料首页，目录内容与资料实际情况一致，便于快速查找、查阅具体资料；建立总归档目录，汇总所有归档资料类别、份数、存放位置，实现资料可追溯。（三）签署与合规标准1.签署标准：工作计划、总结、制度文件、方案、报表、审批单等纸质资料，需有相关负责人（部门负责人、档案管理员、分管领导）签字、日期，签署信息完整、规范，无遗漏签字、无日期缺失；所有签署需手写，字迹清晰、规范，不得打印签字，确保签署的真实性和有效性。2.合规标准：归档资料需符合国家档案管理相关法规、教育系统档案管理规定及学校档案管理制度，资料真实有效、要素齐全，无虚假资料、违规资料；涉及保密的档案资料，严格按照保密规定归档、保管，严禁泄露。（四）迎检筹备标准1.资料整理：迎检资料需按督查要求分类整理、集中展示，制作迎检资料目录索引，便于督查人员快速查阅；重点资料单独整理、突出展示，标注核心信息，确保督查时能快速调取。2.现场准备：档案管理室环境整洁、有序，档案柜摆放规范，标识清晰；归档资料分类存放，便于查找；电子档案可随时调取、展示；安排专人负责迎检讲解、资料调阅，熟悉所有归档资料的内容和存放位置。3.自查整改：提前开展自查自纠工作，对照归档及迎检标准，排查资料缺失、不规范、不合规等问题，建立自查整改台账，限期完成整改，确保所有问题整改闭环，全面达到迎检要求。五、工作流程及时间安排本次学校档案管理室资料归档迎检工作，分五个阶段有序推进，明确各阶段工作任务、时间节点和工作要求，确保工作有序开展、按时完成，具体如下：（一）动员部署与准备阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.召开归档迎检动员会议，传达各级档案督查要求，解读本办法，明确工作目标、范围、标准、流程及各阶段时间节点，统一思想、提高认识，强调归档迎检工作的重要性、规范性和严谨性。2.成立归档迎检工作小组，明确各成员的责任分工，制定分工明细表，将工作任务分解到具体岗位、具体人员，确保责任到人、任务到人；组织工作人员学习本办法、档案管理相关法规和迎检标准，提升工作能力和规范意识。3.准备归档及迎检所需物资（A4纸张、文件夹、标签纸、U盘、装订工具、档案柜、索引目录、展示架等），规范档案管理室环境，明确资料存放位置，梳理现有档案资料，为工作开展做好准备。（二）资料收集与初审阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.各部门、各相关岗位人员，对照本办法明确的归档范围、核心内容及标准，全面收集自身负责的各类工作资料，包括纸质资料、电子资料、声像资料、实物资料等，确保资料无遗漏、无缺失。2.各相关人员对收集的资料进行初步整理、初审，重点排查资料缺失、格式不规范、签字不全、内容虚假、要素缺失等基础问题，对不合格资料及时补充、整改、完善，做好初审记录。3.各部门档案联络员将初审合格的资料，按类别提交给档案管理室对应管理员，提交时需附上资料清单，注明资料名称、份数、类型、对应工作环节，便于汇总审核。（三）分类整理与审核阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.档案管理室管理员组织工作人员，对提交的初审合格资料，按照本办法规定的分类标准和格式标准，进行分类、整理、规范，完善标识、签署、页码、装订等，编制归档目录和索引。2.归档迎检工作小组对整理后的资料进行全面审核，逐一核查资料的真实性、完整性、规范性、合规性，重点审核核心资料的合规性、真实性，深入排查隐藏问题，建立问题整改台账，明确问题描述、整改责任人、整改措施、整改时限。3.相关整改责任人根据审核反馈意见，对资料进行补充、整改、完善，整改完成后再次提交审核，直至审核合格；档案管理室管理员对审核合格的资料，进行统一编号、装订、归档，建立档案管理台账，做好电子档案备份。（四）迎检筹备与复核阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.归档迎检工作小组对所有审核合格的归档资料进行全面汇总，编制迎检资料目录索引，按督查要求分类整理、集中摆放，重点资料单独整理、突出展示，做好迎检资料的展示准备。2.完善档案管理室现场环境，规范档案摆放，清理杂物，确保环境整洁、有序；安排专人负责迎检讲解、资料调阅，组织工作人员熟悉所有归档资料的内容和存放位置，开展迎检模拟演练。3.组长组织工作小组全体成员，对归档资料、迎检筹备情况进行全面复核，重点核查问题整改的落实情况、资料的规范性和完整性、迎检准备的充分性，确保工作无疏漏、资料符合迎检要求；对复核中发现的问题，限期完成整改，确保所有问题整改闭环。（五）迎检实施与总结阶段（____年____月____日—迎检结束）1.迎检期间，安排专人负责资料调阅、讲解和接待工作，及时响应督查人员的询问，快速调取所需资料，主动配合督查工作，确保迎检工作顺利推进；做好督查过程中的记录，及时整理督查反馈意见。2.针对督查人员提出的问题，及时组织相关人员进行补充、完善和整改，确保问题整改到位；做好归档资料的临时保护，避免资料损坏、丢失。3.迎检结束后，归档迎检工作小组对本次工作进行全面总结，梳理经验、查找不足，优化档案资料归档及迎检工作流程和标准，建立健全档案管理及迎检长效机制，为后续档案管理工作和迎检工作提供保障；对归档资料进行再次整理、规范，确保档案资料长期安全保管、有效利用。六、保障措施1.时间保障：明确各阶段时间节点和工作任务，要求全体工作人员、相关岗位人员合理安排工作时间，优先完成资料收集、整理、归档和迎检筹备任务，杜绝拖延、敷衍，确保工作如期完成；每周召开一次工作推进会，通报工作进度，解决工作中存在的问题。2.质量保障：建立“个人自查—岗位初审—小组审核—组长终审”的四级审核机制，层层把关，确保归档资料质量；制定工作考核标准，对每类资料、每个环节的工作情况进行量化考核，重点考核资料的真实性、合规性、完整性、规范性，确保工作精细化、规范化。3.协作保障：工作小组成员密切配合、分工协作，相互支持、相互监督，及时沟通工作中遇到的问题，共享工作经验和资源，形成工作合力，提升工作效率和质量；建立工作交流群，及时传达工作要求、反馈审核意见、通报整改进度。4.物资保障：准备充足的归档及迎检物资，为资料收集、整理、装订、归档