2025-2026学年第二学期春季学期校园图书馆建设迎检材料办法

2025-2026学年第二学期春季学期校园图书馆建设迎检材料办法为严格落实上级教育部门关于校园图书馆建设、管理及专项检查的各项工作部署和要求，规范2025-2026学年第二学期春季学期我校图书馆建设迎检材料的收集、整理、审核、归档、保管及展示工作，明确材料范围、细化整理标准、规范工作流程、压实工作责任，确保迎检材料全面、真实、规范、完整，充分展现我校图书馆建设的标准化水平、管理成效和服务质量，保障顺利通过上级专项检查，结合我校图书馆建设与管理工作实际，特制定本办法。本办法适用于2025-2026学年第二学期春季学期我校校园图书馆建设迎检的各项材料工作，覆盖学校教务处、图书馆、总务处、信息技术中心、德育处、各年级组、各学科教研组及全体参与图书馆建设、管理、服务、使用的教职工和学生。所有相关单位和个人须严格遵照本办法规定，切实履行工作职责，密切协同配合，确保迎检材料各项工作有序、高效、规范落地，全力做好迎检准备工作。一、办法总则（一）制定目的以上级图书馆建设专项检查为导向，建立标准化、系统化的图书馆建设迎检材料体系，全面梳理我校图书馆规划建设、场馆设施、馆藏资源、管理服务、师资建设、读者活动等各环节工作，规范迎检材料全流程管理；通过材料整理查漏补缺，补齐图书馆建设短板，提升图书馆规范化、标准化管理水平和服务质量；为上级专项检查提供坚实的材料支撑，确保顺利通过检查验收；以检促建、以检促改，健全图书馆建设长效机制，推动我校图书馆建设持续提质增效，为全校师生提供优质的阅读、学习和科研服务保障。（二）核心原则1.合规性原则：所有迎检材料必须符合国家、省市及上级教育部门关于校园图书馆建设、管理、服务的各项政策、法规和标准，确保材料的合规性、严肃性，杜绝违规、不合规材料出现。2.真实性原则：迎检材料需客观、真实反映我校图书馆建设与管理的实际情况，数据、记录、凭证、台账等均有据可查、有迹可循，严禁虚假填报、拼凑材料、伪造数据和凭证。3.完整性原则：迎检材料需全面覆盖图书馆建设全流程、各环节，包括规划建设、场馆设施、馆藏资源、管理服务、师资建设、读者活动、问题整改等，无缺项、无遗漏、无断层，形成完整的工作闭环。4.规范性原则：严格按照本办法规定的标准和流程，对迎检材料进行收集、分类、整理、装订、归档，做到分类清晰、格式统一、标注明确、便于查阅和展示，符合档案管理及上级检查要求。5.重点突出原则：围绕上级图书馆建设专项检查的核心要点，聚焦我校图书馆建设的达标情况、馆藏资源质量、管理服务规范、读者活动成效和特色举措，重点整理能够体现工作亮点、管理水平的核心材料。6.责任到人原则：实行“谁主管、谁负责、谁整理、谁审核”的责任制，明确各单位、各人员的具体职责，确保每一份迎检材料都有专人负责，各项工作落到实处。（三）适用范围本办法所指图书馆建设迎检材料，涵盖2025-2026学年第二学期春季学期我校在图书馆规划建设、场馆设施配备、馆藏资源建设、管理服务开展、师资队伍建设、读者活动组织、维护保养、问题整改及建设成效等工作中形成的各类文字、声像、电子、实物、凭证等资料，包括但不限于政策文件、台账记录、审批凭证、培训材料、整改资料、读者成果等。二、迎检材料收集范围及分类按照“分类科学、贴合实际、便于整理、适配迎检”的原则，将我校图书馆建设迎检材料分为六大类别，明确每类材料的收集范围和核心内容，确保材料全面、精准、符合迎检要求，具体分类及内容如下：（一）图书馆建设组织保障类材料此类材料主要反映我校图书馆建设的组织领导、制度建设和工作部署，是图书馆建设工作有序推进的基础，收集范围包括：1.上级部门关于图书馆建设、管理、达标验收的通知、文件、政策解读、工作要求等正式文件（原件或加盖学校公章的复印件）及我校落实情况说明；2.学校图书馆建设工作领导小组机构设置文件、人员分工、岗位职责、工作规则及议事制度；3.学校图书馆建设中长期规划、本学期图书馆建设实施方案、工作计划、阶段性工作安排、学期工作总结及工作推进台账；4.图书馆建设相关专项制度，包括图书馆管理制度、馆藏资源管理制度、借阅管理制度、读者服务制度、安全管理制度、卫生管理制度等；5.图书馆建设工作会议纪要、专题研究记录、工作调度记录、安全应急处置预案及实施记录；6.图书馆建设相关政策、制度的学习、解读记录，教职工知晓签字记录，以及图书馆服务宣传、读者告知材料。（二）图书馆规划与场馆建设类材料此类材料主要反映我校图书馆规划的科学性、场馆建设的规范性及达标情况，是图书馆建设迎检的核心内容之一，收集范围包括：1.图书馆规划相关资料，包括校园图书馆整体布局规划图、功能分区图（借阅区、阅览区、电子阅览区、藏书区等）、建设可行性研究报告、建设审批文件；2.图书馆场馆建设相关资料，包括建设合同、施工单位资质证明、施工方案、施工记录、竣工验收报告、工程结算凭证、质量检测报告；3.图书馆配套设施建设资料，包括通风系统、照明系统、消防系统、防盗系统、桌椅设施、书架书柜、电子阅览设备等的安装、调试、验收记录及相关凭证；4.图书馆改造、升级相关资料，包括改造申请、审批记录、改造方案、施工记录、验收报告及改造前后对比照片、说明；5.图书馆建设经费相关资料，包括经费预算、决算、支付凭证、发票、账目明细及经费使用说明；6.图书馆建设达标情况说明，包括场馆面积、功能分区、配套设施等符合上级标准的相关证明材料。（三）馆藏资源建设类材料此类材料主要反映我校图书馆馆藏资源的数量、质量、种类及管理情况，是图书馆服务能力的核心体现，收集范围包括：1.馆藏资源采购相关资料，包括采购计划、采购预算、采购审批文件、采购合同、中标通知书、供应商资质证明、采购公示材料及公示反馈记录；2.馆藏资源验收相关资料，包括验收小组组成、验收标准、验收流程、验收记录、验收意见、验收签字记录，以及图书、报刊、电子资源等数量、质量核对凭证；3.馆藏资源清单，包括图书、报刊、期刊、电子图书、数据库、音像资料等的名称、类别、数量、单价、总价、出版单位、采购日期、入库记录；4.馆藏资源分类、编目相关资料，包括分类方案、编目记录、书目数据库建设及维护记录、图书典藏记录；5.馆藏资源补购、增购、剔旧相关资料，包括补购（增购）申请、审批记录、采购及验收资料，剔旧申请、审批记录、剔旧清单及处置说明；6.电子资源建设相关资料，包括电子图书、数据库采购合同、使用权限证明、使用统计报告、维护记录。（四）图书馆管理与服务类材料此类材料主要反映我校图书馆日常管理的规范性、服务的实效性，体现图书馆的服务价值，收集范围包括：1.图书馆日常管理相关资料，包括开馆时间公示、值班记录、借阅登记册、归还记录、逾期催还记录、图书损坏丢失赔偿记录；2.读者服务相关资料，包括读者注册登记记录、读者咨询记录、意见收集及反馈记录、特殊读者帮扶记录；3.馆藏资源利用相关资料，包括图书借阅统计报表、电子资源使用统计报表、读者借阅分析报告；4.图书馆信息化管理相关资料，包括图书馆管理系统使用记录、数据统计报表、系统维护记录、书目查询系统使用记录；5.图书馆安全管理相关资料，包括安全检查记录、隐患排查清单、整改措施、整改记录，消防器材配备清单、检查维护记录，防盗、防损坏措施记录；6.图书馆环境卫生相关资料，包括卫生清扫计划、清扫记录、检查记录。（五）师资建设与读者活动类材料此类材料主要反映我校图书馆师资队伍建设水平及读者活动开展成效，收集范围包括：1.图书馆师资培训相关资料，包括培训实施方案、培训计划、培训课件、培训讲义、培训签到表、培训记录、培训考核成绩及总结报告；2.图书馆工作人员资质相关资料，包括学历证书、专业资格证书、培训合格证书、岗位聘任记录等；3.读者活动相关资料，包括读书节、读书分享会、征文比赛、知识竞赛、绘本阅读等活动的实施方案、通知、报名记录、活动记录、照片/视频、总结报告、获奖名单及证书；4.书香校园建设相关资料，包括书香班级、书香学生评选材料，校园阅读推广方案、推广记录、成效分析；5.骨干教师引领图书馆服务相关资料，包括示范课记录、帮扶指导记录、阅读指导案例；6.图书馆工作人员外出参加培训、交流的学习心得、交流报告、成果转化记录。（六）综合佐证与成效展示类材料此类材料为图书馆建设迎检提供综合支撑，集中展示我校图书馆建设的工作成效和特色，收集范围包括：1.图书馆建设经费保障相关资料，包括经费预算、决算、使用记录、相关票据及经费使用说明；2.图书馆建设宣传总结资料，包括宣传海报、校园公众号推文、校园广播宣传记录、工作总结、经验交流材料；3.图书馆建设成果资料，包括获奖证书、荣誉表彰文件、媒体报道材料、典型经验推广材料；4.声像实物资料，包括图书馆建设工作现场照片、视频、音频，图书馆环境照片、读者活动照片、优秀读者成果实物等；5.图书馆建设调研资料，包括调研问卷、调研报告、数据分析报告及改进建议；6.上级部门对我校图书馆建设工作的检查反馈意见、整改记录及整改成效报告；7.我校图书馆建设工作的特色举措、典型案例及成效分析材料。三、迎检材料整理标准图书馆建设迎检材料实行纸质材料与电子材料双套管理，统一整理标准、统一格式规范，确保材料完整、清晰、规范、可查，符合上级检查和档案管理要求，具体标准如下：（一）纸质材料整理标准1.纸张规格：所有纸质材料统一使用A4纸张，页面整洁、无涂改、无破损、无污渍，字迹清晰、排版规范，行距、字体统一（标题用宋体二号加粗，正文用宋体小三号，行距28磅）；图书目录、期刊封面、电子资源使用证明等可按原有格式整理，确保内容清晰、完整。2.关键要求：审批文件、签字记录、验收记录、整改记录、借阅记录等关键材料，需有相关责任人签字确认、加盖学校或相关单位印章，不得出现漏签、代签、漏盖印章现象；复印件需注明“与原件一致”并加盖相关印章，与原件一并整理；获奖证书、荣誉证书、采购合同等原件单独整理，复印件附在相关材料中。3.分类装订：按本办法规定的六大类及具体细分内容，分别装订成册，每册加装封面、目录、页码；封面标注“2025-2026学年第二学期校园图书馆建设迎检材料-XX类别”，注明责任单位、整理人、整理日期；各相关专项材料按主题分类装订，标注相关标识，便于检索。4.装订要求：采用胶装方式装订，做到牢固、整齐、便于翻阅，不得使用活页装订；涉密资料、涉及师生个人隐私的资料单独装订，标注“隐私”或“涉密”标识，实行专人保管、专柜存放；图书目录、期刊样本等资料单独装订，标注类别，便于查阅。5.排列顺序：每册材料按时间先后顺序或工作流程排列，目录清晰、页码连续，每类材料前附简要说明，明确材料涵盖范围和核心内容；同一活动、同一专题的材料按“策划—实施—记录—凭证—成果—总结”的顺序排列。（二）电子材料整理标准1.文件夹设置：按纸质材料六大类对应建立电子整理文件夹，文件夹命名规范（格式：校园图书馆建设迎检材料-XX类别-2025-2026学年第二学期），层级清晰，子文件夹按工作环节、活动主题进一步细分，便于检索查找。2.文件格式：电子文件格式统一，文稿类采用Word或PDF格式，图片类采用JPG或PNG格式，视频类采用MP4格式，音频类采用MP3格式，扫描件清晰、完整、无模糊，确保可阅、可播放、可打印；数据统计类材料采用Excel格式，确保数据准确、格式规范；培训视频、读者活动视频等大型文件需单独备份，标注清晰。3.文件命名：电子文件命名规范（格式：时间-内容-责任人），避免重名、乱名，明确文件核心内容（如“2026.05.20-图书馆采购合同-XXX”），便于快速查找；重要文件同步留存原件电子版，确保与纸质材料一致；馆藏资源相关电子资料按“资源类别-资源名称”命名。4.备份存储：所有电子材料同步进行双重备份，存储在专用服务器或加密存储设备中，做好防丢失、防泄露、防损坏、防篡改措施，建立备份记录，明确备份时间、备份人，定期检查备份情况；重点做好涉密资料、师生隐私资料、馆藏资源核心数据的备份保密，设置访问权限，严禁无关人员查阅。（三）特殊材料整理要求1.声像资料：图书馆建设相关照片、视频、音频等声像资料需清晰完整，标注时间、地点、活动主题、组织单位、责任人，照片附简要说明，视频、音频有字幕或说明文档，按类别、时间顺序整理，单独建立声像资料台账，与电子材料同步归档。2.实物资料：图书馆特色馆藏样本、优秀读者成果、奖牌、荣誉证书、采购凭证实物等，单独建立实物台账，标注实物名称、来源、时间、相关人员信息，妥善保管，防止损坏、丢失，同步留存实物照片及说明材料，纳入电子归档。3.台账资料：各类台账（图书馆建设台账、馆藏资源采购台账、借阅台账、读者活动台账、培训台账等）需内容完整、数据准确，标注统计时间、统计人、审核人，定期更新维护，按时间顺序整理，确保台账与实际工作、纸质材料、电子材料一致。4.整改资料：整改类材料需形成闭环，包括问题清单、整改方案、整改措施、整改记录、整改成效、验收材料，明确整改责任人、整改时限，按整改批次、时间顺序整理，确保整改过程可追溯，与相关整改事项的核心材料一并整理。5.馆藏资料：图书目录、期刊样本、电子资源使用证明等资料，按类别、年代分类整理，标注清晰，单独装订或归档，确保完整可查，便于馆藏资源管理和检查查阅。四、迎检材料工作流程及时间安排本次图书馆建设迎检材料工作分五个阶段推进，明确各阶段工作任务、时间节点和责任主体，确保各项工作有序高效、落地落细，具体流程及安排如下：（一）动员部署阶段1.工作任务：召开校园图书馆建设迎检材料工作动员部署会，传达上级图书馆建设专项检查要求，解读本办法，明确材料工作任务、时间节点、责任分工和整理标准；组织各部门、各年级组、图书馆工作人员开展专题培训，确保全体相关人员熟悉收集范围、掌握整理标准和工作流程，全面启动迎检材料各项工作。2.时间节点：本学期第7周3.责任主体：教务处、图书馆（牵头），各行政部门、各年级组。（二）材料收集与初步整理阶段1.工作任务：各相关单位、各年级组、图书馆及全体教职工，对照本办法明确的收集范围和核心内容，全面开展材料收集工作，确保材料全面、及时、真实。收集完成后，按整理标准对材料进行初步分类、梳理、排序，对不完整、不规范的材料及时补充完善，对虚假、违规材料坚决剔除，完成纸质材料的初步装订和电子材料的初步录入、分类，建立材料收集整理台账。2.时间节点：本学期第8-11周3.责任主体：各行政部门、各年级组、图书馆、全体教职工，教务处、图书馆负责指导和督促。（三）材料审核阶段1.初审：各相关单位负责人、图书馆工作人员对本单位、本部门整理后的迎检材料进行初审，重点核查材料的真实性、完整性、规范性，初审合格后，提交牵头责任单位；初审不合格的，反馈相关整理人限期整改，整改完成后重新初审。2.复审：牵头责任单位（教务处、图书馆）组织专人对各单位报送的迎检材料进行集中复审，重点核查材料的合规性、逻辑性、关联性，以及整理格式的规范性，对不符合要求的材料，反馈相关责任单位限期整改，整改完成后再次复审，直至符合标准。3.时间节点：本学期第12-13周4.责任主体：教务处、图书馆（牵头），各相关单位负责人、图书馆工作人员。（四）材料完善与归档阶段1.工作任务：对最终审核通过的迎检材料，按要求进行集中归档，建立纸质归档档案和电子归档档案，明确档案存储位置，编制归档目录和检索台账，落实保管责任人；对材料进行统一完善，补充缺失的支撑材料，规范材料排版和装订，优化电子材料分类和命名；撰写图书馆建设迎检汇报材料、自查报告，梳理迎检重点、难点，做好问询应答准备。2.时间节点：本学期第14周3.责任主体：教务处、图书馆（牵头），各相关单位。（五）迎检准备与总结提升阶段1.工作任务：规范布置迎检材料展示区域，制作材料展示目录，安排专人负责材料讲解、引导和查阅工作；对图书馆场馆、馆藏资源、配套设施进行全面排查，整理场馆环境、资源摆放，确保图书馆规范、安全、整洁；组织开展迎检模拟问询，提升相关人员应答能力；配合上级部门完成图书馆建设专项检查，及时反馈检查意见；检查结束后，全面总结迎检材料工作经验，梳理存在问题，制定长效改进措施，健全图书馆建设及材料管理长效机制。2.时间节点：本学期第15周及以后3.责任主体：教务处、图书馆（牵头），各行政部门、各年级组。五、责任分工成立校园图书馆建设迎检材料工作小组，由学校分管教学、后勤工作的领导任双组长，教务处、图书馆为牵头责任单位，总务处、信息技术中心、德育处、财务处、各年级组、各学科教研组及全体教职工为成员，明确责任分工、压实工作责任，形成上下联动、协同发力的工作格局，具体分工如下：（一）牵头责任单位：教务处、图书馆1.统筹迎检材料各项工作，制定本办法、明确工作标准、时间节点和责任分工，协调解决工作过程中的各类问题；2.传达上级检查要求，开展迎检材料专题培训和业务指导，指导各单位、图书馆规范开展材料收集、整理、报送、审核、归档工作；3.负责材料的复审、汇总、归档、展示和保管工作，建立资料管理台账，编制归档目录和检索台账；4.负责图书馆规划建设、馆藏资源建设、管理服务、读者活动等核心材料的整理、审核，撰写图书馆建设迎检汇报材料、自查报告；5.配合上级部门完成图书馆建设专项检查，做好材料的查阅、讲解、引导和问询应答工作；负责检查反馈意见的整改落实，补充完善相关迎检材料；6.总结迎检材料工作经验，健全图书馆建设及材料管理长效机制，推动我校图书馆建设工作持续提质增效。（二）协同责任单位：各行政部门、各年级组、各学科教研组1.总务处：负责图书馆场馆建设、配套设施配备、维护保养相关材料的收集、初审、整理、报送；负责图书馆建设经费相关凭证的整理；配合做好图书馆场馆现场排查和迎检准备工作；2.信息技术中心：负责图书馆信息化设施设备、电子资源相关材料的收集、初审、整理、报送；负责电子迎检材料的制作、备份及展示；协助做好图书馆相关视频、照片的整理工作；3.财务处：负责图书馆建设经费的预算、决算、支付、使用等相关资料的收集、初审、整理、报送；提供经费使用明细、票据等相关凭证，说明经费使用合规性；4.德育处：负责图书馆读者活动、书香校园建设相关材料的收集、初审、整理、报送；组织开展读者活动，整理相关记录和成果材料；5.各年级组：负责本年级读者借阅、读者活动参与、优秀读者评选等相关材料的收集、初审、整理、报送；督促本年级师生配合做好迎检材料相关工作；6.各学科教研组：负责本学科相关馆藏资源推荐、阅读指导、学科读书活动等相关材料的收集、初审、整理、报送；梳理本学科与图书馆资源融合的特色案例和成效；7.各行政部门：负责本部门组织开展的图书馆建设相关工作资料的收集、初审、整理、报送，配合牵头责任单位做好资料汇总、审核和归档工作。（三）配合责任单位：各班级、班主任、全体教职工、学生1.各班主任：负责本班学生借阅记录、读者活动参与、优秀读者申报等相关材料的收集、整理、初审，按时报送至年级组；配合做好迎检材料相关工作；2.全体教师：负责自身借阅记录、阅读指导、学科读书活动组织等相关材料的收集、整理、初审，按时报送至教务处或图书馆；积极参与迎检培训和模拟问询，做好应答准备；主动查摆图书馆使用、管理中的问题，及时完成整改；3.图书馆工作人员：负责图书馆日常管理、馆藏资源管理、读者服务、读者活动组织等相关材料的收集、整理、初审，按时报送至教务处；做好各类台账更新、记录整理工作，确保材料完整准确；4.学生：配合做好读者活动参与、借阅记录完善、意见反馈等工作，提供相关成果材料；5.协助牵头责任单