2025-2026学年第二学期春季学期校园环境整治迎检资料归档办法

2025-2026学年第二学期春季学期校园环境整治迎检资料归档办法为严格落实各级教育部门关于校园环境整治专项迎检工作要求，规范2025-2026学年第二学期春季学期我校校园环境整治迎检资料的收集、分类、整理、归档、保管及利用工作，明确归档责任、流程和标准，确保迎检资料归档规范、完整、有序、可查，充分发挥归档资料在迎检、复盘、长效管理中的作用，推动我校校园环境整治工作常态化、精细化开展，营造干净、整洁、文明、有序的校园环境，结合我校实际，特制定本办法。本办法适用于2025-2026学年第二学期春季学期我校校园环境整治工作中形成的所有迎检相关资料，涵盖环境整治规划部署、专项行动、日常管控、卫生保洁、设施维护、宣传教育、师生参与、问题整改、成效评估、经费使用、上级文件落实等各类资料，涉及学校分管后勤副校长、后勤管理部门、德育处、各年级组、班主任、各科室、环境整治工作人员及全体师生。全体相关单位和个人需严格遵照本办法规定，做好资料的收集、整理和归档工作，确保归档资料符合迎检标准和档案管理要求。一、归档总则（一）归档目的规范校园环境整治迎检资料归档管理，建立健全资料归档体系，确保各类迎检资料完整留存、规范存放、便捷查阅，全面反映我校校园环境整治工作的全过程和实际成效，为专项迎检工作提供有力支撑；同时，通过资料归档复盘工作亮点与不足，完善环境整治长效管理机制，为后续校园环境建设和迎检工作提供参考依据。（二）归档原则1.完整性原则：所有与校园环境整治迎检相关的各类资料，包括纸质、电子、影像、实物等，均需全面收集、完整归档，做到不遗漏、不缺失，全面反映工作全貌；2.规范性原则：资料归档需遵循统一标准，分类合理、编号规范、装订整齐、标识清晰，确保归档资料有序存放、便于检索和核查；3.真实性原则：归档资料必须真实、客观、可追溯，源于校园环境整治实际工作，严禁伪造、篡改、拼凑资料，杜绝虚假信息和不实记录；4.及时性原则：各类环境整治资料需在工作完成后及时收集、整理，按照规定时限完成归档，确保资料的时效性和完整性；5.安全性原则：建立健全资料保管制度，采取有效措施，做好归档资料的防潮、防火、防盗、防损坏、防泄露工作，确保资料安全留存。（三）归档范围本办法所指校园环境整治迎检归档资料，涵盖2025-2026学年第二学期春季学期校园环境整治工作全流程形成的各类资料，具体包括以下类别：1.规划部署类：校园环境整治工作总体规划、本学期实施方案、工作安排、会议纪要、工作简报等；2.制度建设类：校园环境整治管理制度、卫生保洁标准、岗位职责、考核办法、奖惩制度等；3.专项行动类：校园卫生死角整治、垃圾分类推进、校园绿化补植、校园设施维修、校园秩序整治等专项行动的方案、记录、照片、影像资料等；4.日常管控类：日常卫生清扫记录、卫生检查台账、环境巡查记录、设施维护记录、垃圾分类落实记录等；5.宣传教育类：环境整治宣传海报、横幅、广播稿、电子屏宣传截图、主题教育活动资料、科普培训记录等；6.师生参与类：师生环境整治志愿者服务记录、班级责任区保洁记录、环保征文、手抄报、师生参与照片等；7.问题整改类：上级督查、自查发现的环境问题清单、整改方案、整改记录、整改前后对比照片、整改验收报告等；8.成效评估类：环境整治成效评估方案、评估记录、评估报告、师生及家长满意度调查资料、工作亮点总结等；9.经费物资类：环境整治经费预算、使用台账、审批记录、票据、物资采购清单、发放及使用记录等；10.上级文件类：各级教育部门、主管单位关于校园环境整治的文件、通知、督查意见、考核标准及我校落实记录、回复材料等；11.其他相关类：家校协同、校社联动开展环境整治的相关资料、荣誉证书、媒体报道、师生心得等各类与环境整治迎检相关的补充资料。二、组织架构及归档责任为确保校园环境整治迎检资料归档工作有序推进、责任落实，成立我校校园环境整治迎检资料归档工作小组，明确分工、协同发力，确保归档工作高质量完成，具体组成及责任如下：（一）工作小组组成组长：学校校长（全面统筹资料归档工作，审定归档办法，协调解决归档工作中的重大问题，对归档工作负总责）副组长：分管后勤副校长（协助组长开展工作，分管归档具体工作，督促各部门落实归档责任，审核归档资料，组织开展归档自查）成员：后勤管理部门负责人、德育处主任、各年级组长、各科室负责人、环境整治管理员、财务人员、档案管理员、班主任代表（负责本部门、本年级、本班级环境整治资料的收集、整理、初审，配合档案管理员完成归档工作）（二）具体归档责任1.档案管理员：负责全校环境整治迎检资料的统筹归档、分类编号、装订保管、检索利用，制定归档标准，指导各部门开展资料整理工作，建立归档台账，定期检查资料保管情况，确保资料安全完整；2.后勤管理部门：负责规划部署、制度建设、专项行动、日常管控、设施维护、经费物资等相关资料的收集、整理、初审，按时提交档案管理员归档；3.德育处：负责宣传教育、师生参与、主题活动等相关资料的收集、整理、初审，按时提交档案管理员归档；4.各年级组、班主任：负责本年级、本班级环境整治相关资料（班级保洁、学生参与、主题班会等）的收集、整理、初审，按时提交德育处汇总后，再提交档案管理员归档；5.各科室：负责本科室环境整治相关资料（科室责任区保洁、人员参与等）的收集、整理、初审，按时提交后勤管理部门汇总后，再提交档案管理员归档；6.财务人员：负责环境整治经费使用相关资料的收集、整理、初审，按时提交档案管理员归档；7.环境整治管理员：负责日常巡查、问题整改、专项行动等相关资料的收集、整理、初审，按时提交后勤管理部门汇总后，再提交档案管理员归档；8.全体师生：积极配合各部门做好资料收集工作，及时提交个人参与环境整治相关的心得、作品、照片等资料。三、归档标准与要求归档资料需严格按照以下标准整理，确保规范、统一、可查，符合迎检和档案管理要求：（一）纸质资料归档标准1.纸张规格：统一使用A4纸张，不得使用破损、污渍、褶皱的纸张，复印件需清晰、完整，与原件一致；2.填写规范：所有需填写的资料，内容完整、字迹清晰、书写规范，不得涂改、漏填，签字、盖章齐全（如有要求）；3.分类整理：按照本办法规定的归档范围，对纸质资料进行分类，每类资料按时间顺序或工作流程排序，便于查阅；4.编号标注：每类资料统一编号，编号格式为“环境整治-类别代码-序号”（如“环境整治-规划部署-001”），每份资料标注页码，封面注明资料类别、整理日期、整理人、审核人；5.装订要求：采用胶装或线装方式装订，装订整齐、牢固，封面统一设计，标注“2025-2026学年第二学期春季学期校园环境整治迎检资料-XX类别”，便于识别和存放。（二）电子资料归档标准1.格式要求：文档类资料统一保存为PDF或Word格式，照片、影像资料保存为JPG、MP4等通用格式，确保清晰、完整，无破损、无卡顿；2.命名规范：电子资料命名格式为“日期-资料类别-资料名称”（如“20260315-专项行动-卫生死角整治照片”），命名简洁、准确，便于检索；3.分类存储：按照纸质资料分类标准，建立电子资料文件夹，每类资料建立子文件夹，按时间顺序或工作流程排序，与纸质资料一一对应；4.备份要求：电子资料需进行双重备份（本地备份+云端备份），定期检查备份情况，防止资料丢失、损坏，备份资料与原资料保持一致。（三）影像、实物资料归档标准1.影像资料：照片、视频需清晰、完整，能够真实反映环境整治工作情况，每段影像资料附简要说明（注明拍摄时间、地点、内容），按类别整理归档，与相关纸质、电子资料对应；2.实物资料：包括荣誉证书、奖牌、优秀作品（征文、手抄报等）、整治工具等，实物资料需清洁、完好，标注相关信息（注明获得时间、相关活动、责任人），单独存放，建立实物归档台账，注明存放位置，便于查阅和展示。（四）归档资料审核要求1.初审：各部门整理完成资料后，由部门负责人进行初审，核查资料的完整性、真实性、规范性，初审合格后签署审核意见，提交档案管理员；2.复审：档案管理员对各部门提交的资料进行复审，重点核查资料分类、编号、装订、标注等是否符合归档标准，资料是否完整、真实，复审不合格的，退回相关部门整改后重新提交；3.终审：工作小组对复审合格的资料进行终审，审定归档资料是否符合迎检要求和本办法规定，终审合格后，正式完成归档。四、归档流程校园环境整治迎检资料归档工作分四个阶段推进，明确各阶段工作任务和时间节点，确保归档工作有序、高效完成，具体流程如下：（一）资料收集阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.各部门、各相关人员对照本办法规定的归档范围，全面收集本部门、本年级、本班级及个人在校园环境整治工作中形成的各类资料，包括纸质、电子、影像、实物等；2.对收集到的资料进行初步筛选，剔除无效、重复、破损的资料，补充缺失的资料，确保资料的完整性和真实性；3.各部门指定专人负责资料收集工作，建立部门资料收集台账，标注资料名称、形成时间、责任人等信息。（二）资料整理阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.各部门按照本办法规定的归档标准，对收集到的资料进行分类、排序、编号、填写封面、装订，完成资料整理工作；2.电子资料按照分类标准建立文件夹，完成命名、排序和备份，与纸质资料一一对应；3.各部门负责人对整理完成的资料进行初审，签署审核意见，确保资料符合归档要求。（三）资料提交与审核阶段（____年____月____日—____年____月____日）1.各部门将初审合格的资料（纸质、电子、影像、实物）按时提交至档案管理员处，提交时需附上部门资料收集台账；2.档案管理员对提交的资料进行复审，对不符合归档标准的资料，退回相关部门限期整改，整改完成后重新提交；3.工作小组对复审合格的资料进行终审，审定归档资料的规范性、完整性和真实性，终审合格后，确认归档。（四）资料归档与保管阶段（____年____月____日起）1.档案管理员对终审合格的资料进行统一归档，纸质资料按类别存放至指定档案柜，电子资料完成双重备份，影像、实物资料单独存放，建立完整的归档台账，标注资料类别、存放位置、归档时间、整理人等信息；2.档案管理员按照资料保管要求，做好归档资料的防潮、防火、防盗、防损坏、防泄露工作，定期对资料进行检查、维护，确保资料安全完整；3.建立资料查阅制度，明确查阅流程和要求，查阅归档资料需履行登记手续，严禁私自借阅、复制、篡改归档资料。五、资料保管与利用（一）资料保管期限1.永久保管：上级文件、荣誉证书、奖牌、重要的规划方案、制度文件等具有长期参考价值的资料，实行永久保管；2.定期保管：日常管控记录、宣传教育资料、师生参与资料等，保管期限不少于3年，期满后经工作小组审核，确认无保留价值的，按学校档案管理规定统一销毁，销毁前需履行审批手续，做好销毁记录。（二）资料利用要求1.归档资料主要用于校园环境整治迎检、工作复盘、经验总结、长效管理等工作，严禁用于与工作无关的用途；2.各部门因工作需要查阅归档资料的，需向档案管理员提交查阅申请，说明查阅目的和范围，履行登记手续后，方可查阅；3.查阅纸质资料时，严禁涂改、勾画、损坏，查阅完毕后及时归还，档案管理员核对无误后，注销查阅登记；4.如需复制归档资料，需经部门负责人和档案管理员同意，复制后需注明复制用途，严禁私自传播、泄露归档资料；5.档案管理员需建立资料查阅台账，详细记录查阅人、查阅时间、查阅资料、查阅目的、归还时间等信息，便于追溯。六、保障措施1.组织保障：成立资料归档工作小组，明确分工、落实责任，形成“校长统筹、副校长分管、各部门协同、档案管理员牵头”的工作格局，定期召开工作推进会，及时解决归档工作中的难点问题，确保归档工作有序推进。2.制度保障：严格执行本办法规定，完善资料收集、整理、审核、归档、保管、利用等相关制度，规范归档流程，明确归档标准，确保归档工作有章可循、有据可依。3.物资保障：配备充足的归档所需物资，包括档案柜、纸张、装订工具、存储设备、防潮防火用品等，为资料归档和保管提供必要的物资支持，确保资料安全存放。4.培训保障：组织开展资料归档培训，对各部门资料整理人员和档案管理员进行归档标准、流程、方法等相关培训，提高工作人员的业务能力，确保归档资料符合规范要求。5.监督保障：工作小组定期对各部门资料收集、整理、提交情况进行监督检查，建立检查台账，对工作认真、进度较快、资料规范的部门和个人予以表扬；对敷衍了事、进度滞后、资料不规范的部门和个人予以督促整改，确保归档工作质量。七、注意事项1.各部门、各相关人员需高度重视资料归档工作，切实履行归档责任，按时完成资料的收集、整理和提交，不得拖延、推诿，确保归档资料的完整性和时效性。2.归档资料必须真实、客观，严禁伪造、篡改、拼凑资料，严禁提交