《计算机应用 基础》-第4章

本节主要介绍

Excel电子表格软件的界面及其基本操作。通过本节的学习，要求学生熟悉Excel的界面组成、工作表和工作簿的概念，学会菜单的使用、工作表的管理及鼠标的操作。在操作中完成相同的目的，可能会有很多种方法，本节只介绍了一部分方法，有兴趣的同学可以找一些参考书找到所有的方法。4.1.1Excel文件基本操作1.新建Excel文件Excel文件的新建有如下3种方法，要求熟练掌握其中一种。方法一：使用开始菜单。单击“开始”菜单选择“所有程序”，在出现的级联菜单中选择MicrosoftOffice，然后在下一级菜单中选择MicrosoftOfficeExcel2003。运行Excel后会自动创建一个Excel文件，文件名为“Book1.xls”。方法二：使用鼠标右键。进入到要创建Excel文件的文件夹，然后在空白位置单击鼠标右键，这时会弹出一个快捷菜单，选择快捷菜单中的“新建”，然后在下一级菜单中选择MicrosoftExcel工作表，就可以创建一个Excel文件。4.1Excel基本操作下一页返回方法三：在打开Excel界面的情况下，直接单击工具栏的“新建”按钮，或者选择“文件”菜单下的“新建”菜单项，就可以创建一个Excel文件。2.打开Excel文件Excel文件的新建有如下两种方法，要求熟练掌握其中一种。方法一：进入到要打开Excel文件的文件夹，然后找到需要打开的文件，双击该文件即可打开Excel文件。方法二：在打开Excel界面的情况下，直接单击工具栏的“打开”按钮，或者选择“文件”菜单下的“打开”菜单项，就会弹出打开对话框，选择正确路径打开一个Excel文件。3.保存Excel文件保存Excel文件和Word文件的保存一样，同样有新建文件保存、修改文件保存和另存3种存盘模式。4.1Excel基本操作上一页下一页返回(1)新建文件保存。单击文件菜单中的“保存”菜单项或单击工具栏中的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，选择路径，输入文件名，单击“保存”按钮即可存盘。(2)修改文件保存。单击文件菜单中的“保存”菜单项或单击工具栏中的“保存”按钮即可存盘。(3)另存。单击文件菜单中的“另存为”菜单项，弹出另存为对话框，选择路径，输入文件名，单击“保存”按钮即可存盘。4.1.2Excel窗口元素Office系列办公软件采用了标准化的设计，所有的组件都具有类似的工作窗口。Excel窗口界面和Word的工作窗口界面相似，都是由“标题栏”“菜单栏”“工具栏”“工作区”等部分组成，具体界面如图4−1所示，各个组成部分具体含义如下。1.标题栏标题栏主要用来显示当前工作簿的名称，标题栏从左到右依次为：控制菜单，应用程序的名字(MicrosoftExcel)，4.1Excel基本操作上一页下一页返回工作簿名字(Excel文件的扩展名为.xls)，最小化按钮，最大化按钮和关闭按钮。2.菜单栏包含所有Excel可以执行的命令。3.工具栏菜单栏中某些菜单项的快捷访问方式。4.单元格Excel的大部分操作都是对单元格而言的，单元格就是指工作表中行与列交叉的部分。每个单元格都有自己的名字，由行号和列号构成。行号从1开始按自然数顺次递增，从1到65536；列号从A开始按照英文字母表的顺序依次递增，递增到Z以后，列名变为AA，AB，AC……BA，BB，BC，以此类推直到IV。例如“B2”就表示“B”列第“2”行的单元格。选中的单元格就是“活动单元格”或称为“当前单元格”，被选中的单元格外框变为黑色的粗框。如图4−1所示，“B2”单元格就是“活动单元格”。4.1Excel基本操作上一页下一页返回5.单元格名称框Excel中每个单元格都有一个名字，单击某个单元格时，在单元格名称框会显示选中单元格的名字。6.单元格数据编辑栏在这里可以编辑选中单元格中的内容，也可以直接在选中单元格中编辑。7.填充柄填充柄是选定单元格右下角的小方块，当把鼠标指针移动到填充柄上时，鼠标指针就变成“＋”形状。使用填充柄的复制功能，用户在Excel表格中输入相同的数据或者有某些规律的数据时就可以不用重复输入。8.工作表工作表是Excel中操作的主要对象，是Excel中进行工作的基本单位，由排列成行或列的单元格组成，共有65536行，256列。4.1Excel基本操作上一页下一页返回用户可以在工作表中处理数据、绘制图表，所以工作表可以分为“一般工作表”和“图表工作表”两种。9.工作簿Excel工作簿是由工作表组成的，用来处理和存储数据的文件。计算机中存储的Excel文件其实就是一个个的工作簿。一个工作簿由多个工作表构成，默认情况下包含3个，最多可包含255个工作表。但是在这么多工作表中只有一个处于最前面，这个处于操作状态的工作表就叫做“活动工作表”，单击工作表名称列表中的任何一个工作表名，就可将其设置为活动工作表，活动工作表名下面有一条横线。4.1.3工作表的管理工作表是Excel中进行工作的基本单位，当启动了Excel后，系统就会自动创建3个工作表以供使用，用户也可根据需要创建新的工作表，下面将具体介绍工作表的操作。4.1Excel基本操作上一页下一页返回1.工作表的插入与删除(1)工作表的插入有两种办法。方法一：单击“插入”菜单下面的“工作表”菜单项，就会在活动工作表前面插入一个新的工作表，名字默认，依次为Sheet4，Sheet5，Sheet6，……，如图4−2所示。方法二：右击工作表名列表区，然后在弹出的快捷菜单中选择“插入”菜单项，如图4−3所示。弹出插入对话框，在常用选项卡中单击“工作表选项”，然后单击“确定”按钮，如图4−4所示。

(2)工作表的删除有两种办法。方法一：单击“编辑”菜单下面的“删除工作表”菜单项，就会将当前活动工作表删除。方法二：在想删除的工作表名称上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单里选择“删除”菜单项。4.1Excel基本操作上一页下一页返回2.工作表的重命名工作表的重命名有3种办法。方法一：在工作表名称上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单里选择“重命名”菜单项。此时选中的工作表的名字会被反白显示，然后修改工作表名。方法二：在工作表名称上双击鼠标，该工作表的名字会被反白显示，然后修改工作表名。方法三：单击“格式”菜单下面的“工作表”菜单项，选择级联菜单中的“重命名”。如图4−5所示。3.工作表的移动与复制工作表的移动与复制有两种办法。方法一：在工作表名称上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“移动或者复制工作表”，弹出如图4−6所示的对话框，选中“建立副本”则复制工作表，否则就移动工作表到列表中选定工作表之前。4.1Excel基本操作上一页下一页返回方法二：选中要复制的工作表，然后按住Ctrl键用鼠标左键拖动要复制的工作表到合适位置，再松开鼠标左键和Ctrl键，则复制工作表。如果不按下Ctrl键，直接用鼠标左键拖动工作表到合适位置，再松开鼠标左键，是移动工作表。4.1Excel基本操作上一页返回学会了Excel工作表的基本操作之后，就可以使用Excel创建自己的工作表格了。而数据是表格中最重要、最基本的内容，Excel提供了多种数据输入方法，掌握这些方法后，会使数据输入这项枯燥的工作事半功倍。下面将详细讲述如何在Excel中输入数据。4.2.1基本数据录入单击要输入内容的单元格，就可以直接输入内容，新输入的内容会替换掉单元格中原有的内容。如果要更改单元格中部分输入的内容，则要双击单元格，当单元格内出现一闪一闪光标的时候，再进行操作。1.输入数字要输入数字，首先要设置数字的显示格式(当然，先输入数据，再设置格式也可以，因为相同的数字可以显示成不同的格式，所以最好先设置数据格式)。选定单元格后，单击菜单栏中的“格式”菜单，选择下拉菜单中的“单元格”菜单项，或者右击单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”菜单项，弹出如图4−7所示的单元格格式对话框，单击“数字”标签，在“分类”列表框中列出了常用的数字格式，默认选中“常规”格式，用户可以根据需要改变数字的显示格式。4.2录入数据及填充技术下一页返回例如，要想输入￥126，可以选择“货币”格式进行设置；要想设置小数的位数，可以选择“数值”格式进行设置，界面如图4−8所示。2.输入文本单击要输入文本的单元格，就可以直接输入文本。文本中可以包括汉字、字母、数字、空格及各种符号，每个单元格最多可以容纳32000个字符。一般情况下，我们都不会输入这么多字符，但有时会出现输入的文本超出了单元格的宽度的问题，此时如果右边的单元格为空，那么输入的文本会占用右边的单元格空间，从而文本会全部显示出来，但是如果右边的单元格不为空，则文本就不会全部显示出来，这时可以打开如图4−9所示的“对齐格式”对话框，选择“缩小字体填充”复选框，此时单元格中的文字自动缩小到可以完全显示的程度。或者选择“自动换行”复选框，此时单元格会自动调整行高，使得显示出多行文本。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回3.输入日期和时间如果想输入日期，首先在单元格格式对话框中选择“数字”选项卡，然后在分类列表框中选择“日期”，在“类型”列表框中单击合适的日期格式，如图4−10所示。输入日期时，用斜杠或减号分隔日期的年月日部分。例如，可以输入“2010−12−1”或者“2020/12/1”。如果想输入时间，首先在单元格格式对话框中选择“数字”选项卡，然后在分类列表框中选择“时间”，在“类型”列表框中单击合适的时间格式，如图4−11所示。输入时间时，用冒号分隔时间的时分秒部分。4.2.2自动填充自动填充是Excel电子表格的一大特色，使得用户可以从大量的、枯燥的数据输入劳动中解放出来。1.鼠标拖动填充柄填充(1)数值型数据填充。先在某个单元格输入一个数据，然后拖动填充柄，可以实现数据的复制。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回如果同时按下了Ctrl键，则会实现数值递增或递减填充，步长为1。向左或向上拖动填充柄，数值逐个单元格递减；向右或向下拖动填充柄，数值逐个单元格递增。(2)文本型数据填充。对于数字文本，先在某个单元格输入一个数字文本，然后拖动填充柄，可以实现文本数据的递增或递减填充，步长为1。如果同时按下了Ctrl键，则会实现数据的复制。对于非数字文本，不论是否按下Ctrl键，都是复制文本。(3)日期型数据填充。先在某个单元格输入一个日期，然后拖动填充柄，可以实现日期数据的递增或递减填充，步长为1(是对于年月日中的日部分)。如果同时按下了Ctrl键，则会实现日期数据的复制。2.填充序列主要是用于有一定规律的数据填充。先在起始单元格输入一个数据，然后选中要填充的所有单元格，包括刚刚输入数据的单元格，单击“编辑”菜单中的“填充”，选择级联菜单中的“序列”，如图4−12所示，然后在弹出的“序列”对话框中选择合适的类型和步长。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回3.自定义序列对于经常使用的数据序列，可以将其定义为一个序列。单击“工具”菜单的“选项”，弹出选项对话框，单击“自定义序列标签”，在“输入序列”列表框中输入要定义的序列，每输入一项后，要按Enter键，最后单击“添加”按钮，就会在“自定义序列”列表中看到刚定义好的序列。使用时，先在某个单元格输入定义好序列的一个序列项，然后拖动填充柄，就会出现刚刚定义的序列。如果不再使用该序列，可以在“选项”对话框中选中该序列，然后单击“删除”。4.2.3公式与函数Excel表格最强大的功能是使用公式和函数分析计算表格中的数据，本节主要介绍在表格中如何使用公式和函数，以及单元格的引用。1.公式Excel中的公式指的是对单元格内容进行数学计算的等式，而且公式可以将不同单元格的内容，或者是不同工作表，甚至是不同的工作簿之间的内容联系起来，下面具体介绍如何在Excel中使用公式。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回(1)公式的输入。先单击要输入公式的单元格，在该单元格中输入“=”，然后在编辑栏中输入公式(在单元格输入效果一样)。再单击“输入”按钮或按Enter键确定输入，或者单击“取消”按钮取消输入。如图4−13所示，要在D2单元格输入公式“总分=高数+英语”，则要先单击D2单元格，然后输入“=”，再输入“B2+C2”，确定输入。此时单元格内显示出根据公式计算的结果。除了用手动输入单元格名称外，也可以用鼠标单击单元格的方法输入单元格名称。(2)公式的复制。如果要复制某单元格的公式，首先选中该单元格，然后右击鼠标选择快捷菜单中的“复制”菜单项，接着单击目的单元格，右击鼠标选择快捷菜单中的“粘贴”菜单项，则目的单元格已经复制了选定的公式，并且显示出公式所计算出来的结果。如图4−13所示，要将D2单元格的公式复制到D3单元格，D2单元格的公式为“=B2+C2”，而复制后，D3单元格的公式为“=B3+C3”。除此以外，还可以通过拖动填充柄来复制公式，效果是一样的。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回2.函数在单元格中使用公式，当涉及的单元格比较多时，就会显得很烦琐，这时可以利用Excel中的函数功能。Excel中的函数，其实就是一些已经定义好的公式，使用者只要按照一定的语法就能使用函数。调用函数的语法为：=函数名(参数1，参数2，参数3……)，括号必须成对出现，而且括号前后都不能有空格，参数之间要用英文的逗号分开，文本型常量要加上英文的双引号。常用到的函数有以下几种。(1)SUM。返回选定单元格中所有数值的和。(2)AVERAGE。返回选定单元格中所有数值的平均值。(3)MAX。返回选定单元格中所有数值的最大值。(4)MIN。返回选定单元格中所有数值的最小值。(5)IF(参数1，参数2，参数3)。如果参数1为真，则返回参数2的值；否则，返回参数3的值；其中，参数2，参数3又可以包括新的IF函数。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回(6)COUNT。返回选定单元格中所有包含数字的单元格的个数。(7)COUNTA。返回选定单元格中非空单元格的个数。(8)COUNTIF。返回选定单元格中满足条件的单元格的个数。(9)TODAY。返回系统当前日期。(10）YEAR。返回日期中的年份。例如，YEAR(2010−12−1）的返回值是2010。(11）MONTH。返回日期中的月份。例如，MONTH(2010−12−1）的返回值是12。(12）DAY。返回日期中的天数。例如，DAY(2010−12−1）的返回值是1。使用函数时，先选中要填充的单元格，按后单击工具栏上的“粘贴函数”按钮，或者选择“插入”菜单下面的“函数”菜单项，弹出如图4−14所示的对话框。“选择类别”下拉列表将所有的函数进行分类，可以在列表中选择使用函数的类别，然后在“选择函数列表”找到这个函数。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回单击列表中某个函数，列表下面就会出现该函数的格式及含义，然后单击“确定”按钮，会弹出如图4−15所示的函数参数对话框，输入函数参数后，单击“确定”。函数参数的输入可以手动输入，也可以用鼠标单击单元格的方法实现。3.单元格的引用(1)相对地址。复制公式时，公式中单元格的地址随着粘贴单元格的变化而变化的地址叫做相对地址。变换的方法为：新公式=旧公式的行列号+相对偏移量。如图4−13所示，要将D2单元格的公式复制到D3单元格，D2单元格的公式为“=B2+C2”，而复制后，D3单元格的公式为“=B3+C3”。(2)绝对地址。复制公式时，公式中单元格的地址不随着粘贴单元格的变化而变化的地址叫绝对地址。定义绝对地址的方法为，在单元格名称的列名和行名前加上“$”符号。如图4−13所示，要将D2单元格的公式复制到D3单元格，D2单元格的公式为“=$B$2+$C$2”，而复制后，D3单元格的公式仍旧为“=$B$2+$C$2”。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回(2)单元格全称。单元格名称的一般形式为：[工作簿文件名]工作表名！单元格名。例如，[dfen3.xls]Sheet1!$C$4。引用当前工作簿中某个工作表的单元格，名称可以省略“[工作簿文件名]”；引用当前工作表的单元格，名称可以省略“[工作簿文件名]工作表名！”。任务一：任务描述：制作工资记录表，样表在Excel文件夹下，文件名为“工资记录表.xls”。操作步骤：(1)新建工作表，在A1单元格输入工作表的标题“××公司2010年度工资记录表”。并以“工资记录表”为文件名保存在Excel文件夹下。(2)单击菜单栏中的“格式”菜单项，选择“单元格”。在弹出的单元格对话框中选择“对齐”选项卡，然后选中“文本控制”下的“自动换行”复选框，单击“确定”。结果如图4−16所示。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回(3)输入工资表的月份，首先在B2单元格输入“一月”，然后向右拖动单元格右下角的填充柄，Excel自动填充了月份。(4)输入人员名单，需要自定义“序列”，单击“工具”菜单的“选项”，弹出选项对话框，单击“自定义序列标签”，在“输入序列”列表框中输入要定义的人员名单序列。(5)在A3单元格输入自定义序列的第一项“赵”，然后向下拖动填充柄。(6)单击B3单元格，设置该单元格的数据格式为“货币型”，如图4−17所示，设置小数位数为“2”，货币符号为“￥”，负数形式为列表中“第四种”，单击“确定”。在B3单元格输入“2000”，则显示为“￥2000”。(7)选中B3到B7单元格，单击“编辑”菜单中的“填充”，选择级联菜单中的“序列”，在弹出的对话框中选择序列产生在“列”，类型为“等差序列”，步长值为“200”，单击“确定”。4.2录入数据及填充技术上一页下一页返回(8)选中B3到B7单元格，向右拖动填充柄，复制这些单元格到后边的月份，完成表格。(9)最后输入制作工作表的日期，选中要输入日期的单元格，然后单击“格式”菜单，选择“单元格”菜单项，在单元格格式对话框中选择“数字”选项卡，然后在分类列表框中选择“日期”，在“类型”列表框中单击所想要的日期格式，最后存盘。4.2录入数据及填充技术上一页返回创建了工作表之后，就要对其进行编辑。本节主要介绍在

Excel工作表之间进行切换，单元格的操作，以及对工作表中的数据进行查找与替换等操作。4.3.1工作表的切换工作表的切换包括以下两个方面。(1)工作簿中可以包含很多的工作表，这就常常需要在工作表之间进行切换。如果工作簿中的工作表不是很多，可以直接看到所有工作表的标签，则可以直接单击工作表的标签，此时可切换到相应的工作表。(2)如果工作簿中的工作表很多，则不会显示出所有的标签，这时可以单击“标签滚动按钮”来显示出隐藏的标签，然后单击要切换到的工作表的标签即可。如图4−18所示。4.3.2单元格的操作1.单元格的选定选中的单元格周围有一个加粗的黑框，如图4−19所示。要选定某个单元格，直接单击这个单元格即可。4.3工作表的编辑下一页返回要想选定连续区域的单元格，按下鼠标左键，拖过想要选择的区域即可，这个区域范围可以由选定区域左上角单元格的名字和区域右下角单元格的名字表示，中间由冒号分隔，如图4−19所示，选择的区域范围是C2：E5。要想选定一些不连续的单元格，需要按下Ctrl建，然后依次单击要选定的单元格即可，这个区域范围可以由选定的各个单元格名字构成，名字之间用逗号分隔。要想选定某一列的单元格，只需单击该列的列号，如果想选定某一行的单元格，只需单击该行的行号。2.单元格的移动方法一：选定要移动的单元格，右击鼠标，选择弹出的快捷菜单中的“剪切”；选定目的单元格，右击鼠标，选择弹出的快捷菜单中的“粘贴”，则所选单元格就移动到了目的单元格。方法二：选定要移动的单元格，然后将鼠标指针放到该单元格的边框上，鼠标指针就变为形状，按住鼠标左键，将该单元格拖动到目的单元格，松开鼠标左键，则所选单元格就移动到了目的单元格。4.3工作表的编辑上一页下一页返回3.单元格的复制方法一：选定要移动的单元格，右击鼠标，选择弹出的快捷菜单中的“复制”；选定目的单元格，右击鼠标，选择弹出的快捷菜单中的“粘贴”，则所选单元格就复制到了目的单元格。方法二：选定要移动的单元格，然后将鼠标指针放到该单元格的边框上，鼠标指针就变为形状，按住鼠标左键，同时按下Ctrl键，将该单元格拖动到目的单元格，松开鼠标左键的同时，松开Ctrl键，则所选单元格就复制到了目的单元格。4.选择性粘贴复制或者剪切了某一区域的数据后，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”菜单项，弹出如图4−20所示的对话框，这时可以选择“粘贴”列表中的单选按钮，选择粘贴的对象。5.单元格内容的删除方法一：选定要删除内容的单元格，单击“编辑”菜单下的“清除”菜单项，选择级联菜单下面的“内容”。4.3工作表的编辑上一页下一页返回方法二：选定要删除内容的单元格，按Del键。6.行、列、单元格的插入、删除(1)插入行。选中一行，单击“插入”菜单下面的“行”菜单项，或者右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“插入”菜单项，会在当前行的前面插入一个行。(2)插入列。选中一列，单击“插入”菜单下面的“列”菜单项，或者右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“插入”菜单项，会在当前列的左边插入一个列。(3)插入单元格。选中一个单元格，单击“插入”菜单下面的“单元格”菜单项，或者右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“插入”菜单项，在弹出的“插入”对话框中选择一种插入单元格的方式。界面如图4−21所示。(4)删除行。选中一行，单击“编辑”菜单下面的“删除”菜单项，或者右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“删除”菜单项，会将当前选中的行删除。4.3工作表的编辑上一页下一页返回(5)删除列。选中一列，单击“编辑”菜单下面的“删除”菜单项，或者右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“删除”菜单项，会将当前选中的列删除。(6)删除单元格。选中一列，单击“编辑”菜单下面的“删除”菜单项，或者右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“删除”菜单项，在弹出的“删除”对话框中选择一种删除单元格的方式。界面如图4−22所示。7.行高、列宽设置方法一：将鼠标放在行名或列名的分界线上，鼠标会变成上下或左右拉伸的箭头形状，此时按下鼠标左键拖动就可以改变行高和列宽。方法二：当需要精确设置行高和列宽时，单击“格式”菜单下的“行”菜单项，弹出如图4−23所示的行子菜单项；单击“格式”菜单下的“列”菜单项，弹出如图4−24所示的列子菜单项，其中各菜单项的含义如下。(1)行高。可以精确设置行高，单位是“磅”。4.3工作表的编辑上一页下一页返回(2)最适合的行高。单元格的高度恰好容纳下单元格中的文字。(3)隐藏。把选中的行或列隐藏。(4)取消隐藏。把隐藏的行或列显示出来。(5)列宽。可以精确设置列宽，单位是“磅”。(6)最适合的列宽。单元格的宽度恰好容纳下单元格中的文字。4.3.3单元格数据的查找与替换1.数据查找首先单击要查找数据所在的工作表标签，使它成为活动工作表，然后选定查找区域，如果不选定范围，将对整个活动工作表进行查找。单击“编辑”菜单的“查找”菜单项，弹出查找和替换对话框，如图4−25所示。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，这里也可以使用通配符。单击“查找下一个”，可一个一个地查找到匹配的所有单元格，如果想要一次查找出所有匹配的单元格，就单击“查找全部”按钮，查找到的所有单元格位置都将在“查找和替换”对话框中显示出来。4.3工作表的编辑上一页下一页返回单击“选项”按钮，可以进行高级查找，界面如图4−26所示，在这里可以设置查找的范围或者匹配的格式。2.数据替换首先单击要查找数据所在的工作表标签，使它成为活动工作表，然后选定查找区域，如果不选定范围，将对整个活动工作表进行查找，单击“编辑”菜单的“替换”菜单项，弹出查找和替换对话框，如图4−27所示，可以进行替换和高级替换。任务二：任务描述：在Excel文件夹下，有一个客户信息表，文件名为“客户信息表.xls”。在Sheet1中输入的客户基本信息中，某位客户的名字输入错了，应该叫“王佳”，而输入的是“王嘉”，需要更改，同时将公司的名字“北京电脑公司”改为“北京长城电脑公司”。使用Excel的查找替换功能完成。4.3工作表的编辑上一页下一页返回操作步骤：(1)单击“编辑”菜单的“查找”菜单项，弹出查找和替换对话框，单击“查找”标签，然后在“查找内容”文本框输入“王嘉”，单击“查找下一个”按钮，活动单元格定位到查找单元格，将内容改为“王佳”。(2)单击“编辑”菜单的“查找”菜单项，弹出查找和替换对话框，单击“替换”标签，然后在“查找内容”文本框输入“北京电脑公司”，“替换为”文本框输入“北京长城电脑公司”，单击“全部替换”按钮。4.3工作表的编辑上一页返回通过前面的学习，我们可以制作出简单的

Excel表格，为了突出表格中的数据，并且使表格更加美观，还要对表格进行处理。本节将详细介绍如何在Excel表格中设置单元格的格式以及格式化文字。4.4.1设置文字格式1.文字的格式单击“格式”菜单中的“单元格”菜单项，打开单元格格式对话框，单击“字体”选项卡，进行字体、字号、颜色的设置，具体设置步骤和Word中的一样，最后单击“确定”按钮。除了用菜单以外，还可以使用工具栏中的按钮来更改格式。2.文字的对齐方式单击“格式”菜单中的“单元格”菜单项，打开单元格格式对话框，单击“对齐”选项卡，进行水平对齐、垂直对齐的设置。注意在水平对齐下拉列表中有一项叫做“跨列居中”。如图4−28所示，文字“如何美化工作表”其实际所处的单元格是B5。4.4工作表的格式化下一页返回3.文字的显示角度单击“格式”菜单中的“单元格”菜单项，打开单元格格式对话框，单击“对齐”选项卡，在“方向”选择框中输入合适的角度，单击“确定”按钮。4.单元格的合并与拆分(1)合并。先选中需要合并的单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”菜单项，打开单元格格式对话框，单击“对齐”选项卡，选择“文本控制”下面的“合并单元格”复选框。(2)拆分。取消“文本控制”下面的“合并单元格”复选框。4.4.2设置表格格式1.设置表格边框单击“格式”菜单中的“单元格”菜单项，打开单元格格式对话框，单击“边框”选项卡，显示如图4−29所示的对话框，在“样式”和“颜色”列表中选择合适的线形，然后在“预置”区域单击外边框，接着在“样式”和“颜色”列表中选择合适的线型，4.4工作表的格式化上一页下一页返回然后在“预置”区域单击内部框，可以将外框和内框设置成不同的样式。“边框”区域中的多个按钮也可以使用，单击一下按照设置格式画线，再单击一下取消画线。2.设置工作表背景图案单击“格式”菜单下的“工作表”菜单项，选择级联菜单中的“背景”，弹出“工作表背景”对话框，单击要设置为背景的图片，然后单击“插入”按钮，此时，工作表已经添加了背景效果。3.自动套用格式在Excel工作表中选中要自动套用格式的区域，单击“格式”菜单中的“自动套用格式”菜单项，弹出“自动套用格式”对话框，单击要选用的格式，然后单击“确定”按钮，所选定的单元格已经自动套用了所选格式。4.条件格式设置条件格式设置是指对于满足条件的单元格，Excel会自动为其应用指定的格式。单击“格式”菜单下的“条件格式”菜单项，4.4工作表的格式化上一页下一页返回弹出如图4−30所示的对话框，在“条件”列表框中选择“单元格数值”或者“公式”，在右侧设置条件和满足条件时设置的格式。如果有多个条件，单击“添加”按钮。任务三：任务描述：制作一个精美的课程表，样表在Excel文件夹下，文件名为“课程表.xls”。操作步骤：(1)新建一个Excel文件。(2)选中A1：J15单元格，单击“格式”菜单下的“自动套用格式”菜单项，弹出如图4−31所示的对话框，选择样式“古典2”。(3)在A1单元格输入“课程表”，然后右击单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，选择“字体”选项卡，设置字体为“华文行楷”，字形为“加粗”，字号为“48”。4.4工作表的格式化上一页下一页返回(4)选中A1：H1单元格，右击选中的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，选择“对齐”选项卡，设置水平对齐为“跨列居中”。(5)在B2单元格输入“星期一”，向右拖动该单元格的填充柄到H2单元格，在A3单元格输入“第1节”，向下拖动该单元格的填充柄到A10单元格，选中第7行，右击鼠标在弹出的快捷菜单中选择“插入”。选中“I列”和“J列”，右击鼠标在弹出的快捷菜单中选择“删除”。(6)将表中数据添加进去，注意使用单元格的“复制”和“粘贴”简化输入过程。(7)选中A1：H7单元格，右击选中的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，选择“对齐”选项卡，选择文本控制下的“合并单元格”。4.4工作表的格式化上一页下一页返回(8)选中A1：H11单元格，右击选中的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，如图4−32所示，选择“边框”选项卡，线条为“加粗实线”，颜色为“紫罗兰”，单击“外边框”按钮，然后选择线条为“虚线”，单击“内部”(也可以单击“边框”栏下面的“框线”按钮)，单击“确定”。(9)一个漂亮的课程表就制作好了。4.4工作表的格式化上一页返回将数据输入工作表后，很多时候需要对工作表中的数据进行分析和管理，如数据的排序、筛选、分类汇总，创建数据透视表等操作。数据的管理功能主要集中在“数据”下拉菜单中，操作的对象叫做数据清单。数据清单是一个规则的二维表格，第一行称为标题行，以下各行构成数据区，数据清单的特点如下。(1)标题行的每个单元格为一个字段，单元格的内容叫做字段名。(2)数据区中的每一行叫做一条记录，数据排序时作为整体和其他行进行交换。(3)同一列中的数据具有相同的数据类型。(4)同一工作表中可以容纳多个数据清单，但两个数据清单之间至少间隔一行一列。(5)同一数据清单中不允许有空行空列。(6)使用数据清单前，需先输入标题行，输入后可以使用“数据”菜单下的“记录单”菜单项，浏览、增加、修改、删除和检索记录。4.5数据的统计和分析下一页返回4.5.1数据排序在进行Excel文件处理的时候，经常需要对工作表进行排序，达到制作排名的目的，Excel的排序命令能方便地实现这一要求，排序分“升序”和“降序”，升序是指数据按由小到大的顺序排列，“降序”是指数据按由大到小的顺序排列。1.使用工具栏排序如果数据表中的记录按照某一列进行排序的话，就可以使用工具栏上的排序按钮来操作。单击需要排序的列内任何一个单元格，然后单击“格式”工具栏中的“升序”或“降序”按钮即可，其中按钮为升序排序，按钮为降序排序。2.使用菜单排序如果数据表中的记录需要按照多列数据进行排序，如图4−33所示，学生先按照“班级”排序，同一班内学生，再按照“姓名”排序，就需要使用“数据”菜单下的“排序”菜单项了。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回单击“排序”菜单项后，弹出如图4−34所示的界面。按照排序的要求，在主要关键字列表中选择需要排序的字段名，然后单击选择列表右边的“升序”或“降序”。如果需要多个关键字，再依次设置次要关键字和第三关键字。数据排序时，先按主要关键字排序，主要关键字相同时再按次要关键字排序，依此类推。标题行指的是数据表的第一行。选项“有标题行”表示：排序时，数据表的第一行作为标题行，不参与排序。选项“无标题行”表示：排序时，数据表的第一行作为数据，参与排序。单击“选项“按钮，弹出如图4−35所示的界面，在界面中可以设置排序的细节选项。4.5.2自动筛选筛选是指从数据清单中选出满足条件的记录，分为两种，“自动筛选”和“高级筛选”。自动筛选和高级筛选命令均在“数据”菜单的“筛选”菜单项下。首先介绍“自动筛选”。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回1.适用情况“自动筛选”适用于同一字段中的两个条件的“与”或“或”，不同字段的条件间只能是“与”的关系，也就是说，当在多个字段下都有条件的时候，只能选出同时满足多个字段条件的记录。2.操作方法例如，要在excec.xls文件中查找“基本工资”介于600到1000之间，并且所属部门是“人事处”的记录，应该这样操作：首先选择数据清单中的任何一个单元格，然后单击“数据”菜单下的“筛选”菜单中的“自动筛选”菜单项，这时每个字段名的右侧都会出现一个下拉按钮。如图4−36所示，单击“基本工资”下拉按钮，会下拉一个菜单，菜单中各项的含义为：(1)全部。取消本列的筛选条件。(2)前10个。找出前N个记录，可以按项数查找，也可以按百分比查找。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回(3)自定义。可以自定义查找条件。(4)最下面是字段的取值，单击任何一项，表示只显示字段值为选定值的记录。单击“自定义”，会弹出如图4−37所示的对话框，单击“基本工资”下拉列表，选择里面的“大于”，在右侧的文本框中输入“600”，选中“与”单选按钮，单击下面的下拉列表，选择里面的“大于”，在右侧的文本框中输入“1000”，单击确定按钮。这时，数据清单中只显示“基本工资”介于600到1000之间的记录。同时，“基本工资”字段右侧的下拉按钮会变成蓝色，表示这个字段已经设置了查找条件。接着再设置“部门名称”字段的条件，注意，此时筛选记录的范围为“基本工资”介于600到1000之间的记录，单击“部门名称”下拉按钮，会下拉一个菜单，选择里面的“人事处”菜单项，就筛选成功了。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回3.取消筛选筛选结束后，有时候需要将筛选结果复制到其他的地方，这时，可以选中筛选结果，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“复制”，然后选择合适的目的单元格进行“粘贴”即可。有时候对筛选结果不满意，需要取消筛选，这时，再次单击“数据”菜单下的“筛选”菜单中的“自动筛选”菜单项，这时每个字段名的右侧的下拉按钮都会消失，数据清单中的所有记录都会显示出来。也可以单击“数据”菜单下的“筛选”菜单中的“全部显示”菜单项，这样操作仅仅将数据清单中的所有记录显示出来，而每个字段名的右侧的下拉按钮还存在。4.5.3高级筛选自动筛选的操作虽然简单，但是筛选的能力不强，有些筛选条件自动筛选完成不了，这时必须使用高级筛选，因为任何条件的筛选都能够用高级筛选实现。高级筛选中要用到一个条件区域，这个区域需要我们手动输入。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回1.条件区域的书写规则条件区域的书写规则主要包括以下6个方面。(1)有条件限制的字段的字段名写在条件区域的第一行，而且字段名之间不允许有空列。(2)在字段名下面的单元格内书写该字段满足的条件，条件单元格与字段名之间可以存在空行。(3)多个条件之间如果是并且的关系，那么条件要写在一行。(4)多个条件之间如果是或者的关系，那么条件要写在不同的行。(5)条件区域与数据清单至少间隔一行一列。(6)字段名和数据能够复制的就复制，尽量不要自己输入。任务四：任务描述：对于Excel文件夹下的“销售表.xls”，书写条件区域，条件：查找加湿器的销售数量大于等于25台的记录。操作步骤：条件区域如图4−38所示。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回任务五：任务描述：对于Excel文件夹下的“销售表.xls”，书写条件区域，条件：查找加湿器的销售数量大于等于25台，并且电熨斗的销售数量小于等于10台的记录。操作步骤：条件区域如图4−39所示。任务六：任务描述：对于Excel文件夹下的“销售表.xls”，书写条件区域，条件：查找加湿器的销售数量大于等于30台，或者电熨斗的销售数量小于等于10台的记录。操作步骤：条件区域如图4−40所示。任务七：任务描述：对于Excel文件夹下的“销售表.xls”，书写条件区域，条件：查找加湿器的销售数量等于20台，或者电熨斗的销售数量小于等于10台，或者电磁炉的销售数量等于20台的记录。操作步骤：条件区域如图4−41所示。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回任务八：任务描述：对于Excel文件夹下的“销售表.xls”，书写条件区域，条件：查找加湿器、电熨斗、电磁炉、饮水机销售数量最大的月份。操作步骤：条件区域如图4−42所示。这里需要注意的是，单元格中的数字不是手动输入的，而是使用插入函数得到的，这里使用的是MAX函数。任务九：任务描述：打开Excel文件夹下的yysr.xls，对Sheet1工作表进行筛选。(1)条件：筛选出“汽车销售”和“保险销售”大于或等于“30000”的记录。(2)要求：使用高级筛选，并将筛选结果复制到其他位置。(3)条件区：起始单元格定位在F16。(4)复制到：起始单元格定位在A20。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回操作步骤：(1)单击F16单元格，书写条件区域如图4−43所示。(2)单击数据清单内的任意单元格，选择“数据”菜单下面的“筛选”级联菜单中的“高级筛选”，弹出如图4−44所示的对话框，在“方式”选择区域选择筛选结果存放的位置，“在原有区域显示筛选结果”指的是在原有数据清单上显示满足条件的结果，本例选择“将筛选结果复制到其他位置”。(3)在列表区域文本框输入筛选的数据清单区域，系统默认选中当前单元格所在的数据清单，若想修改，单击右侧的“切换”按钮重新选择数据区域即可。在条件区域文本框选择刚刚输入的条件区域。(4)因为在“方式”栏内的选择为单选按钮，所以单击“复制到”文本框左侧的切换按钮，选择想存放筛选结果的区域左上角的第一个单元格，本例为A20。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回(5)单击“确定”就可以将筛选的结果显示在指定单元格开始的区域。若选中“选择不重复的记录”复选框，则筛选结果中不会存在完全相同的两个记录。2.取消高级筛选如果选择的是“在原有区域显示筛选结果”，那么单击“数据”菜单下的“筛选”菜单中的“全部显示”菜单项，这样数据清单中的所有记录将重新显示出来。如果选择的是“将筛选结果复制到其他位置”，那么选中筛选结果单元格，删除这些单元格。

4.5.4分类汇总分类汇总指的是根据某一字段的值，先对记录进行分类，然后再查看各类数据的明细和统计情况。所以分类汇总之前要先排序，想按照哪个字段分类，就先按照这个字段排序。任务十：任务描述：对7315.xls文件中的Sheet1工作表按照“职称”分类汇总“基本工资”“奖金”之和。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回操作步骤：(1)双击Excel文件夹下的7315.xls，将数据清单先按照“职称”字段排序，升序或降序都可以。(2)选中数据区域的任何一个单元格，然后选择“数据”菜单中的“分类汇总”菜单项，这时会弹出如图4−45所示的界面，在“分类字段”下拉列表中选择刚刚排序的字段“职称”，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”下拉列表中单击“基本工资”和“奖金”两个字段名前的多选按钮。“汇总方式”下拉列表中有很多的选项，其中部分选项作用如下。①求和。对分类后的同一类记录中选定字段的数据求和。②计数。数出分类后的同一类记录的个数。③平均值。对分类后的同一类记录中选定字段的数据求平均值。④最大值。求出分类后的同一类记录中选定字段的数据的最大值。⑤最小值。求出分类后的同一类记录中选定字段的数据的最小值。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回(3)选择“分类汇总”对话框中的其他复选框，“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”等复选框的含义如下。①替换当前分类汇总。选中该项，则最新设置的分类汇总结果替换掉原来设置的分类汇总，否则在原基础上添加新的汇总结果。②每组数据分页。选中该项，汇总结果中每一类数据单独占一页，否则汇总结果连续出现不分页。③汇总结果显示在数据下方。选中该项，汇总结果出现在每一类数据的下方，否则出现在每一类数据的上方。④“全部删除”按钮。取消掉所有的汇总结果。汇总结果界面如图4−46所示，窗口左侧的“+”“−”按钮分别代表数据的折叠和展开。“1”代表只显示总的汇总结果，“2”代表显示各类汇总和总的汇总结果，“3”显示原始数据、各类汇总和总的汇总结果。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回4.5.5数据透视表数据透视表其实可以看成是一种复杂的分类汇总，分类汇总是对数据清单按照一个字段分类，而数据透视表可以看成是按照多个字段进行分类，最后汇总。任务十一：任务描述：对7315.xls文件中的Sheet1工作表建立数据透视表，统计各部门中不同职称的人数(行字段是“部门号”，列字段是“职称”)，结果存放在Sheet2工作表的A1单元格开始的位置。操作步骤：(1)双击Excel文件夹下的7315.xls，选中数据区域的任何一个单元格，然后选择“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”菜单项，这时会弹出如图4−47所示的界面，在“所需创建的报表类型”下选择“数据透视表”。(2)单击“下一步”，弹出如图4−48所示的界面，在这单击切换按钮，选择要建立数据透视表的数据源区域A1：J36。4.5数据的统计和分析上一页下一页返回(3)单击“下一步”，弹出如图4−49所示的界面，选择数据透视表的位置为“新建工作表”，然后单击切换按钮选择Sheet2工作表中的A1单元格。(4)单击“布局”按钮，弹出如图4−50所示的界面，将字段名“部门号”用鼠标拖到行区域，将字段名“职称”用鼠标拖到列区域，数据区放任何一个字段名都可以，在这将字段名“奖金”用鼠标拖到数据区域。汇总项的默认方式为求和，因为我们需要计数，所以双击汇总项，在弹出的“数据透视表字段”对话框中选择汇总方式为“计数”。(5)依次单击弹出对话框的“确定”和“完成”，数据透视表就做好了。4.5数据的统计和分析上一页返回Excel图表可以将数据图形化，帮助我们更直观地显示数据，使数据对比和变化趋势一目了然，提高信息整理价值，更准确直观地表达信息和观点。下面就讲解如何来制作漂亮的图表。4.6.1创建图表1.图表元素如图4−51所示，一个图表由多个元素构成，下面将逐个来介绍一下。(1)数值轴。图表垂直方向的轴，用于比较各系列数值的大小。(2)数值轴标题。数值轴的文字说明。(3)分类轴。图表水平方向的轴，用于区分参加比较的项。(4)分类轴标题。分类轴的文字说明。(5)图表标题。图表的名称。(6)图例。对图表各个系列的说明。(7)系列。一个系列代表一个数据项。4.6数据图表下一页返回如图4−51所指出的系列代表“大学语文”的成绩。图表的绘图区主要由系列构成。系列一般由“名称”和“值”两部分构成，“名称”为系列的名字，“值”为系列的取值范围。2.创建图表任务十二：任务描述：根据“成绩表.xls”文件中Sheet1工作表下的数据，建立赵、周、刘、易4个学生的成绩图表。例图在Sheet2工作表中。操作步骤：(1)双击打开“成绩.xls”文件，在Sheet1工作表中单击数据清单中任何一个单元格，然后选择“插入”菜单下的“图表”菜单项，或者直接单击工具栏中的“图表向导”按钮，弹出如图4−52所示的界面，先单击选择图表类型列表中的“柱形图”，然后单击右侧子图表类型列表中的第一个，此时，子图表类型列表下面显示选中项的名称叫做“簇状柱形图”。4.6数据图表上一页下一页返回(2)单击“下一步”，弹出如图4−53所示的界面，单击切换按钮选择图表的数据源区域，默认为整个数据清单。为了演示如何添加“系列”先选中A1：E5单元格区域。“系列产生在行”是指把一行数据作为一个系列，“产生在”列是指把一列数据作为一个系列。我们按照需要选择序列产生在列。(3)此时，在图表预览区中可以看见有4个系列，单击“系列”选项卡，界面如图4−54所示，单击“添加”按钮，在系列列表中会添加一个新系列，名字默认，本例为“系列5”。单击“系列5”。在名称文本框中输入“数学”，或者单击切换按钮，选择“F1”单元格，可以更改系列的名字为“数学”。在值文本框中输入F2到F5单元格中的数值，各个值之间用英文的逗号分开，或者单击切换按钮，选择“F2：F5”单元格，可以为新添加的系列设置数值。如图4−54所示，在图例部分和绘图区已经添加上了新的系列“数学”。(4)单击“下一步”，弹出如图4−55所示的界面，单击“标题”选项卡，分别在图表标题文本框内输入“成绩分析图表”，在分类轴文本框内输入“姓名”，在数值轴文本框内输入“成绩”，4.6数据图表上一页下一页返回单击“图例”选项卡，选择“显示图例”复选框，位置选择“靠右”。除了这两个选项卡外，还有其他4个选项卡，作用分别如下。(1)“坐标轴”选项卡。选择是否显示分类轴、数值轴，若显示分类轴，还可以确定分类轴的显示方式。(2)“网格线”选项卡。选择是否显示分类轴、数值轴的网格线。(3)“数据标志”选项卡。选择数据系列上是否显示“数据”或者“名称”。(4)“数据表”选项卡。选择图表中是否显示数据表。(5)单击“下一步”，弹出如图4−56所示的界面，选项“作为新工作表插入”指的是将图表作为一个新的图标工作表，显示在工作表列表中，名字可以在右边的文本框中输入。本例选择选项“作为其中的对象插入”，指的是将图表作为一个对象嵌入到已经存在的工作表中，存放图表的工作表可以在右边的下拉列表中选择，本例选择Sheet2。单击“完成”按钮。4.6数据图表上一页下一页返回4.6.2图表的编辑和格式化图表建好之后，有时候会做一些调整、编辑和修改图表元素，下面一一来介绍。1.图表的移动(1)移动嵌入式图表。在图表上按下鼠标左键，直接拖动到目的单元格即可。(2)移动图表工作表。像处理工作表一样处理。2.图表的复制(1)复制嵌入式图表。按下Ctrl键，同时按下鼠标左键，直接拖动到目的单元格即可。(2)复制图表工作表。像处理工作表一样处理。3.图表的删除(1)删除嵌入式图表。单击图表，然后按Del键。(2)删除图表标工作表。像处理工作表一样处理。4.6数据图表上一页下一页返回4.改变图表类型右击图表区，在快捷菜单中选择“图表类型”菜单项，会弹出如图4−52所示的图表类型对话框，重新设置图表的类型。5.改变数据源右击图表区，在快捷菜单中选择“源数据”菜单项，会弹出如图4−53所示的源数据对话框，重新设置图表的数据源。6.改变图表选项右击图表区，在快捷菜单中选择“图表选项”菜单项，会弹出