《计算机基础》-第四章

4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用Excel2003是办公软件Office2003的组件之一，它不仅可以制作各种表格，而且还可以对表格数据进行分析、根据数据制作图表等。同为Office2003的组件，Excel2003与Word有许多相似之处，学习时应注意对比二者的各自特点，同时可将相同操作加以借鉴。任务要点1认识Excel2003任务内容［1］Excel2003的启动与退出、界面组成［2］各部件的功能及相关概念下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用一、启动与退出Excel2003在系统中安装了Office2003也就安装了Excel2003，系统会自动将Excel2003列入“程序”菜单中，所以执行“开始→所有程序→MicrosoftOffice→MicrosofOfficeExcel2003”命令即可启动Excel2003。另外，也可以直接双击桌面上的“Excel”快捷图标来启动，启动后出现如图4-1所示的窗口。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用退出Excel2003与退出Word2003完全相同，主要有以下几种方法。●单击主窗口的关闭按钮退出。●使用“文件”菜单的“退出”命令。●使用<Alt>+<F4>组合键●右单击标题栏在快捷菜单中选择“关闭”命令。●双击标题栏左边的控制按钮。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用二、Excel2003的窗口结构Excel2003窗口与Word2003的窗口界面相似，也有标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏，但Excel2003有明显不同的地方：在工具栏的下面多了一个“编辑栏”，而且工作窗口是以表格形式出现。Excel2003中有许多工具栏因为窗口面积的限制而被隐藏起来，执行“视图→工具栏”选项，就可以见到Excel2003所包含的工具栏。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用三、Excel2003的基本概念Excel的窗口由两部分组成，一是外层的程序窗口，也称主窗口，另一个是内层工作窗口，即工作簿窗口。在Excel中通常我们保存的文件就是一个工作簿，每一个工作簿可以包含若干个工作表，默认情况下包含3个工作表。工作表由行号、列标和网格线构成，工作表也称电子表格，它是Excel存储和处理数据的工作区域。工作表标签Sheetl，Sheet2，Sheet3等位于工作簿窗口的底端，用来表示工作表的名称。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用每一个工作表由256列和65536行组成，行和列相交形成单元格，Excel用列标和行号来表示某个单元格。例如，B5代表第B列第5行处的单元格。在工作表中用鼠标单击任一单元格，该单元格即被粗边框线包围，该单元格称为当前单元格或活动单元格，在它的右下角有一黑方块，称为填充柄，拖动此填充柄可以自动填充单元格数据。关于自动填充功能以后再详细介绍，现在只要知道它有这个功能就可以了。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用在工作表中用鼠标拖动，会出现一个由粗边框线包围的区域，该区域的命名可以用区域左上角单元格的列号行号加“:”再加区域右下角的单元格的列号行号来表示。如图4-2所示，如果区域是从B2拖到D7，则它可命名为B2:D7。也可在名称框中输入字符给区域起一个名称，比如图4-2中就给这个区域起名为“test”。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用任务要点2工作簿与工作表操作一、创建新工作簿每次启动Excel时，系统会自动建立一个名为“Book1”的空工作簿。单击工具栏上的“新建”按钮或使用“新建工作簿”任务窗格都可以建立一个新工作簿。新建的工作簿默认有3个工作表。可以选择对某个工作表进行操作，还可以对工作表进行改名、移动、复制等操作。新建一个工作簿时，Excel默认的3个工作表名称分为Sheetl，Sheet2，Sheet3。用户可以根据需要对工作表重新命名，进行插入、删除、移动、复制及打印等操作。一个工作簿内最多可增加到255张工作表。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用二、保存工作簿对工作簿进行处理时，它被存放在计算机的内存中，当发生突然断电或死机等意外情况，就会丢失已完成的工作而造成不必要的损失，所以应及时保存文件。同时，在退出Excel之前，如果没有保存文件，Excel也会显示一个提示框，询问是否在退出之前保存该文件，如图4-3所示。单击“是”按钮，将打开如图4-4对话框，用户选择保存位置并输入文件名，然后点去“保存”即可。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用三、打开已有工作簿如果要对已存在的工作簿进行编辑，需要先打开该工作簿，也就是把它从磁盘调入内存中，并将内容显示在Excel窗口中。选择“文件”菜单中的“打开”命令，或者单击常用工具栏中的打开按钮，将出现如图4-5所示的“打开”对话框。可以在“查找范围”列表框中直接找出所要打开的文件，如“成绩表”；或者在“文件名”文本框中输入文件名，如果该文件不在“查找范围”内，则要写清它所在的路径。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用例如，要打开“d:\学生\成绩表.xls”的工作簿文件，可以按如下步骤将其打开。方法一：①在“查找范围”列表框中选择“D：”，就会打开D盘，此时D盘的所有文件夹和文件都会显示在列表框中。②双击“学生”文件夹，找到要打开的文件“成绩表.xls”并双击打开。方法二：①直接在文件名框中输入“d:\学生\成绩表.xls”，然后单击“打开”按钮。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用四、选取工作表组工作簿由多个工作表组成，选取单个工作表时，只需单击该工作表的标签就行了，有时为了同时对多个工作表进行操作，就需要同时选取多个工作表。选取工作表的方法主要有以下几种。①选取一组相邻的工作表：先单击要成组的第一个工作表标签，然后按住<Shift>键，再单击要成组的最后一个工作表标签。②选取不相邻的一组工作表：按住<Ctrl>键，依次单击要成组的每个工作表标签。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用③选取工作簿中的全部工作表：用鼠标右键单击任一工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。多个选中的工作表组成了一个工作组，在标题栏中就会出现“工作组”字样。选取工作组后，当编辑某一个工作表时，工作组中的其他工作表也同时得到相应的编辑。也就是说用户操作的工作表不仅作用于当前工作表，而且还作用于工作组中的所有工作表。如果想取消工作组，只要单击除当前工作表以外的任意工作表的标签即可。另外，用鼠标右键单击任一工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表”，也可以取消工作组。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用五、重命名工作表Excel默认工作表的名称都是“sheet”加序号。显然，默认工作表的名称对于查找、复制或移动等都不方便。为此，Excel允许用户给工作表重新命名，其操作步骤如下。①双击要重新命名的工作表标签，这时该标签呈高亮显示，此时工作表标签处于编辑状态。②在标签处输入新的名称。例如，在工作表Sheet2标签处输入“成绩表”。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用③单击除该标签以外工作表的任一处或按回车键结束编辑。另外，单击要重新命名的工作表标签，然后执行“格式→工作表→重命名”菜单命令，或用鼠标右击需要重新命名的工作标签，从弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令都可以重命名工作表。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用六、插入或删除工作表如果想插入一个新的工作表，应首先选定当前活动工作表（新工作表将插入在该工作表前面），然后执行“插入→工作表”菜单命令插入一个新工作表。插入的新工作表名称由Excel自动命名，默认情况下，第一个插入的工作表为Sheet4，以后依次是Sheet5，Sheet6，……上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用此外，用户还可以利用快捷菜单来插入工作表。为此，可首先选定当前活动工作表，然后右击该工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择“插入”，打开“插入”对话框，选择常用标签下的工作表，单击“确定”按钮，如图4-6所示。如要删除工作表，只需右击该工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择“删除”，这时将出现提示，如图4-7所示。单击“删除”按钮将永久删除工作表，且不可恢复。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用七、移动或复制工作表移动或复制工作表的方法有两种：一种是使用鼠标拖动操作；另一种是使用“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令。使用拖动方法移动工作表，首先单击选定要移动或复制的工作表标签，然后按下鼠标左键不放，沿着标签栏左右移动鼠标，移到目标位置时，释放鼠标左键即可完成工作表的移动操作。要使用拖动方法复制工作表，只需要在拖动工作表的同时按住<Ctrl>键即可，此时光标显示多了一个“+”号。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用复制的工作表由Excel自动命名，其规律是在源工作表名后加一个带括号的编号。例如，源工作表名为Sheet1，则第一次复制的工作表名为Sheet1（2），第二次复制的工作表名为Sheetl（3），……依次类推。使用“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，可在同一工作簿内或不同工作簿之间复制或移动工作表。此时应首先选定要复制或移动的工作表标签，然后执行“编辑→移动或复制工作表”菜单命令，打开“移动或复制工作表”对话框，如图4-8所示。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用其中：“将选定工作表移至工作簿”下拉列表框用于选择目的工作簿。“下列选定工作表之前”列表框用于选择将工作表移动或复制到目的工作簿的位置。若选定框中某一工作表，则复制或移动的工作表将位于该工作表之前；如果选定“移至最后”，则复制或移动的工作表将位于工作簿中所有工作表之后。通过选中或取消“建立副本”复选框，可决定操作是移动还是复制。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用任务要点3数据输入与格式化任务内容［1］Excel2003工作表的格式设置方法［2］不同类型数据的输入上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用一、编辑工作表打开“Excel素材”文件夹中的工作簿“课程表.xls”。我们将以该工作簿内Sheetl中课程表的编辑、格式化为例说明编辑、格式化工作表的具体操作。最后结果样张如图4-9所示。（1）选定工作范围对工作表的编辑主要是针对单元格、行、列以及整个工作表进行的，在编辑之前应先选定要编辑的范围。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用利用鼠标选定单元格范围，具体方法如下。●选择一个单元格：单击该单元格。●选择一个区域：鼠标从区域的左上角拖动到其右下角。●选择一行：单击行号。●选择一列：单击列标。●选定整个工作表：单击工作表左上角行与列交界处的全选按钮。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用鼠标与按钮的组合选择，其操作步骤如下。①选择相邻的行（列）单元格区域，首先选择一行（列），按下<Shift>键不放再选择另一行（列），则所选两行（列）以及它们之间的单元格区域均被选中。②选择不相邻的行（列）单元格区域，首先选择一行（列），按下<Ctrl>键不放再选择其余行（列），则所选的行（列）单元格区域均被选中。③同时选择行、列、单元格或区域，按住<Ctrl>键，依次单击行号、列标、单元格或选择区域。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用④在“课程表.xls”中，鼠标从Al拖动到Fl，则选中区域A1:F1，单击工具栏上“合并及居中”按钮，使“课程表”几个字居中。⑤单击行号l，则选中第1行，右击，在快捷菜单上选“行高…”，在弹出的对话框中，填行高为40。再单击行2，按<Shift>键不放再选择行6，则选中了行2至行6之间的所有各行，右击，在快捷菜单上选“行高…”，在弹出的对话框中，填行高为30。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用⑥鼠标在列号上从A列拖动到F列，则选中A到F各列，右击，在快捷菜单上选“列宽…”，在弹出的对话框中，填列宽为12。⑦鼠标从A2拖动到F6，则选中A2:F6，单击工具栏上“居中”按钮，则单元格中内容居中。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（2）插入行、列或单元格及区域对于一个已建好的表格，可能需要在表格中插入一行、一列或单元格来容纳新的数据。①要插入一行。可选择一个单元格，然后执行“插入→行”命令，即可在单元格所在行的上方插入一新行。②要插入一列。可选择一个单元格，然后执行“插入→列”命令，即可在单元格所在列的左侧插入一新列。③要插入单元格。先选定一单元格为活动单元格，执行“插入→单元格”命令，则出现如图4-10所示的对话框。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用在“插入”对话框中若选择“活动单元格右移”，则当前单元格及其右侧单元格右移；如果选择“活动单元格下移”，则当前单元格及其下方单元格下移。插入单元格将插入在活动单元格位置。单击“确定”按钮。④要插入区域。先选定一个区域，再执行“插入→单元格”命令，操作步骤插入单元格相同。在“课程表.xls”中，选中B2，执行“插入→列”命令，在其左侧插入一新列。B3填“上午”，B5填“下午”。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（3）删除行、列、单元格及区域如果要删除行、列、单元格及区域，其操作步骤为：选定要被删除的单元格或区域，或者选定要被删除的行或列中的任一单元格。执行“编辑→删除”命令，出现如图4-11所示的对话框。在“删除”对话框中选中删除的方式。单击“确定”按钮。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用二、格式化工作表（1）调整行高和列宽当一个单元格中数据较多时，可能现有的宽度会显示不下所有数据，改变列宽就可以让其显示出来。其实上面已经简略介绍过用右键菜单设置行高和列宽的方法，这里再介绍一下其他方法。改变行高和列宽的方法相同，这里只介绍改变列宽。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用①鼠标改变列宽。将鼠标移到两列标之间，此时光标变为形状，按住鼠标左键移动，即可改变左列的宽度。②菜单命令精确设置列宽。执行“格式→列→列宽”选项，在弹出的如图4-12所示的列宽对话框中输入列宽值即可精确设置列宽。（2）设置单元格文本的对齐方式要设置单元格的水平和垂直对齐方式，其操作如下。①选中要设置水平和垂直对齐方式的单元格。执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”选项卡，如图4-13所示。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用②从“水平对齐”下拉列表框中选择水平对齐方式，从“垂直对齐”下拉列表框中选择垂直对齐方式。③单击“确定”按钮即可。在“水平对齐”下拉列表框中包含的选项有常规、靠右、居中、靠左、填充、两端对齐、跨列居中和分散对齐；在“垂直对齐”下拉列标框中包含的选项有靠上、居中、靠下、两端对齐和分散对齐。此外，还可以设置文字的方向，在对话框的“方向”一栏中选择文本指向的方向，或者在微调框中输入一个角度即可设置文本的方向。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用在此对话框中还可设置单元格的合并。选中要合并的区域，选择图4-13中的“合并单元格”复选框，单击“确定”按钮即可。在“课程表.xls”中，选中B3:B4，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中选中“合并单元格”复选框，在“方向”一栏，选择竖向文本。单击“确定”后设置B列列宽为3.5。同样的方法，单击G6单元格，设置其为“缩小字体填充”。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（3）设置字体格式可以利用“格式”工具栏，设置常用的一些格式，也可以使用“单元格格式”对话框中的“字体”标签页进行设置。方法类似Word中的设置。这里不再详述。设置标题“课程表”为楷体、加粗、24号；A3:B6设置为仿宋、16号；C2:G2设置为黑体、加粗、16号；C3:G6设置为16号。注意G6，因为上面设置了“缩小字体填充”，所以字体没有变大。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（4）设置单元格的边框和底纹在Excel2003中，默认情况下，表格线都是统一的淡虚线，这些虚线在打印时是没有的，如果需要使这些表格线打印出来，用户既可以使用“边框”按钮，也可以使用“单元格格式”对话框来设置单元格的边框。使用“单元格格式”对话框设置单元格的边框，具体操作步骤如下。①选定需要添加边框的单元格或单元格区域。②执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。③在“单元格格式”对话框中，单击“边框”标签，打开“边框”选项卡，如图4-14所示。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用④在“预置”选项组中通过单击预置选项，或单击“边框”选项旁边的按钮，如上边框，下边框、左边框、右边框等，可以添加边框样式。⑤在“样式”列表框中可为边框线设置线型。⑥在“颜色”下拉列表框中选择边框的颜色。⑦完成设置后单击“确定”按钮。在“课程表.xls”中，选中A2:G6，执行“格式→单元格”命令，打开“边框”选项卡，先在“线条样式”栏单击粗实线，再单击“预置”栏“外边框”，然后在“线条”栏单击细实线，再单击“预置”栏“内部”，单击“确定”。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（5）设置单元格的底纹或图案其具体操作步骤如下。①选中要填充背景的单元格或单元格区域。②执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。③在“单元格格式”对话框中单击“图案”标签，打开“图案”选项卡，如图4-15所示。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用④在“颜色”区域选择需要的颜色，如果希望为单元格的背景设置底纹图案，则需要打开“图案”下拉列表，选择合适的图案。⑤单击“确定”按钮即可。用上述方法，在“课程表.xls”中，设置A2:G2背景色为浅粉色，A3:A6、C3:G6为浅黄色，B3:B6为浅蓝色。至此，课程表制作完成。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用?数据的输入与修改要对数据进行处理，首先要将数据输入到工作簿的工作表中，Excel把输入到单元格中的内容都看成数据，包括字符、数值、时间、日期和公式等输入。输入的数据可分为“常量”与公式两大类。要输入数据，首先选择单元格，可直接在单元格中输入，也可在“编辑栏”中输入，此时“编辑栏”左边显示3个按钮，单击“”按钮即确认输入数据，结束单元格的数据输入，单击“”按钮则取消输入，保留原有数据。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用1．常量的输入“常量”是指直接在单元格中键入的数据。（1）输入字符上面的课程表基本上都是字符型数据。字符型数据是由字母、汉字或其他字符开头的数据，如表格标题、名称等。在默认的情况下，数值型数据在单元格中自动右对齐，而字符型数据在单元格中则自动左对齐。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用当用户输入的数据过多，超过了单元格的宽度时，会有两种结果：如果右边相邻的单元格中没有任何数据，则超出的文字会显示在右边相邻的单元格中；如果右边相邻的单元格中已有数据，则超出单元格的部分将不显示，但只要适当增加列宽就可以看到全部内容。有时需要把数字串当做字符输入，如邮政编码、电话号码等，可在输入项前加单引号（’），输入一经确认，输入项前后添加的符号会自动取消。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（2）输入数值数值一般是指可以运算的数据，比如奖学金、成绩、销售量等数据。数值数据输入后靠右侧放置。数值数据除包括+，?，*，/，^，数字0～9，小数点，千分位符号（，）外，还允许“/”（分号），“￥”“%”，如3/8；￥125，65，75%等。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用当输入的数值数据位数太长时，一般会显示#####符号或自动改为科学计数法表示，如9.25E+18，其中E表示以10为底。正数前面的加号可以省略，负数可以用负号，也可以用一对圆括号代替负号。例如，?3可输入?3或输入“（3）”。分数1/2的输入方法是先输入“0”，再输入一个空格，最后输入“1/2”。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（3）Excel可以以下列方法输入日期（以2009年8月25日为例）2009/8/252009-8-2525-Aug-0925/Aug/09（4）Excel可以以下列方法输入时间（以20点40分为例）20:408:40PM20点40分下午8时40分上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用2．数据修改当单元格中输入的内容有误或不完整时，就要对其进行修改，如果双击单元格则可直接在单元格中修改数据；如果单击单元格，编辑栏中将显示单元格的内容，此时可借助编辑栏修改单元格内容，修改结束后按回车键。如果希望将某个单元格中的内容用新数据代替，只要单击该单元格，然后直接输入新数据即可，如果想清除某个单元格中的内容，可先单击该单元格，然后按Del键。但这种方法只能清除内容，不能清除格式。如果想清除格式，则应执行“编辑→清除→格式”命令。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用四、自动填充（1）相同数据填充（复制单元格）如果在连续的单元格中输入相同的数据，可以使用填充的方法。在“性别”一列中都要输入“男”，首先在其中一个单元格中输入“男”，然后选中该单元格，将鼠标指针移到该单元格右下角的填充柄上，鼠标指针变成十字状态，按住鼠标往下拖动到结束列停止，就得到一列相同数据。不仅可以向下拖动填充，向右方拖动填充也可以得到相同的一行数据。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（2）序列填充所谓序列，就是根据已知单元格中的排序规律，推知后续单元格中的数据内容。序列的类型主要有4种：时间序列、等比序列、等差序列和自定义填充序列。时间序列：包括按指定天数、周数或月份数增长的序列。例如，星期、月份名称或者季度名称的循环序列。等差序列：序列中任意两个连续的数差值相等，这个固定的差值称为“步长”，步长值为正数，序列是递增的，步长值为负数时，序列递减。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用等比序列：序列中每相邻两个数值之间的比例关系都相等，这个比例称为“步长值”。自定义填充序列：如果用户经常填充某一序列，可以将它们添加到自定义序列中，具体操作步骤如下。①选择工具菜单中的“选项”命令，则出现“选项”对话框。②单击“自定义序列”选项卡，如图4-16所示。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用如果已有自定义序列的数据清单，则可先选中，再单击“导入”按钮即可。如要手动输入新的序列，则可选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”框中输入自己的列表，整个序列输入完后，单击“添加”按钮。以后只要将自定义序列中的一个条目输入到某个单元格中，拖动填充柄即可填充序列中的其他条目。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用任务要点4公式与常用函数的使用任务内容Excel2003工作表中公式与函数的输入、复制和填充的方法上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用一、公式的使用如果没有公式与函数，那么Excel与Word表格功能相比就不会有太多的优势，也正是因为有了公式和函数，才使得Excel拥有强大的计算功能，显示了它的优越性。（1）什么是公式打开“Excel素材”文件夹中的工作簿“Lx1.xls”。如果选择图4-19中“总成绩”一列有数字的单元格时，可以看到编辑栏显示的不是具体的值，而是被称为公式的数据，如图4-19所示。在G2单元格中的值是377，在编辑栏显示的是“=SUM（C2:F2）”，这就是一个公式，即G2单元格中的值是以此公式求得的。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（2）Excel中公式的基本结构Excel中的公式遵守一个特定的语法结构，即最前面是等号，后面是参与运算的元素和运算符，运算元素可以是常数、单元格或区域引用、函数等。请看下面的例子：=24+546=A4*C6=AVERAGE（B3:B5）上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（3）Excel中的运算符Excel的运算符有以下几类。①算术运算符：+（加）、?（减）、*（乘）、/（除）、%（百分号）、∧（乘方）②比较运算符：=（等于）、<（小于）、<=（小于等于）、>（大于）、>=（大于等于）、<>（不等于）③文本运算符：&（用来将多个文本链接成组合文本）④引用运算符：冒号（:）、逗号（，）上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用利用比较运算符，可以根据公式的计算结果返回逻辑值TRUE或FALSE。例如，在A2单元格中输入公式“=A1<16”，如果单元格Al中的值大于16，则返回结果“FALSE”。反之，返回结果是“TRUE”。文本运算符&仅用于将两个数据链接成一个文本字符串，公式中可直接用文本连接，但要用双引号将文本项括起来，例如：在单元格Al中输入“2009年”，在单元格A2中输入“上半年”，在单元格A3中输入“4058”，现在在单元格Cl中输入“=A1&A2&‘销售额为：’&A3”，则将返回结果“2009年上半年销售额为：4058”。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用引用运算符中的冒号（:）可以用来表示一个区域。例如，（A1:A5）表示Al到A5的所有单元格。逗号（，）运算符将两个单元格单独联合。例如，（Al，A5）表示Al和A5两个单元格。（4）输入和修改公式如果要在单元格中输入公式，则先选择该单元格，然后从编辑栏中输入公式。如果要修改公式，先选择单元格，然后在编辑栏中予以修改，修改完成，单击“”确认修改，单击“”取消修改。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（5）单元格引用在编辑公式时引用单元格是必然的，以下通过一个例子介绍单元格的相对引用、绝对引用和跨工作表引用等概念。①相对引用。下面通过一实例说明什么是相对引用，其操作步骤如下。在工作表中选定E3单元格输入公式“=B3+C3+D3”，即求出北京地区三个月的销售总额。使用“复制”命令，复制E3单元格的公式。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用选E4单元格，使用“粘贴”命令后，E4单元格中的公式相应地变为“=B4+C4+D4”。由此表明，复制E3中的公式时，Excel并没有机械地复制而是按一定的规律复制公式，这就是相对引用。②绝对引用。所谓绝对引用，就是在列标和行号前分别加上符号“$”。例如，$B$4表示单元格B4的绝对引用。绝对引用的特点是:复制公式时单元格引用不会发生变化，如上例中E3单元格中若输入公式“$B$3+$C$3+$D$3”，再次将公式复制后粘贴到E4，在E4中的公式将不会发生改变，仍然是“=$B$3+$C$3+$D$3”上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用③混合引用。混合引用是指公式中参数的行、列分别采用相对引用或绝对引用，如$A1，A$1。公式中相对引用部分随公式复制而变化，而绝对引用部分不“=Sheet2！E5+Sheet3！E5”表示工作表Sheet2中的E5单元格与Sheet3工作表的E5单元格求和公式。④跨工作表单元格引用。跨工作表单元格引用可通过下列两例来说明:“[Book3]Sheet2！B3”表示工作簿Book3中工作表Sheet2中的B3单元格。也就是说在Excel公式中可以引用同一工作簿、不同工作表中的单元格，也可以引用不同工作簿的工作表中的单元格。随公式复制而变化。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用二、函数函数是预定义的内置公式。函数的基本格式是：函数名（参数列表）。Excel中包含众多的函数，单击“编辑”工具栏上的插入函数按钮后，将弹出“插入函数”对话框，框中列出了一些常用的函数。（1）输入函数输入函数可按照如下步骤进行。①选定要插入函数的单元格。②执行“插入→函数”命令，或单击“编辑栏”栏中的插入函数按钮，打开插入函数对话框。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用③分别在“选择类别”和“选择函数”列表框中选择所需的函数类型和函数名。④单击“确定”按钮，将打开“函数参数”对话框。⑤在函数参数对话框中输入各参数，最后单击“确定”。利用编辑栏的函数下拉列表框也可以输入函数，当用户在编辑栏中输入“=”，位于编辑栏左侧的编辑框中将显示函数名称，单击右侧的箭头，从打开的函数列表中选取函数即可。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（2）常用函数①求和函数。格式：SUM（范围）功能：对指定范围内的数值求和。②求平均值函数。格式：AVERAGE（范围）功能：求出指定范围内所有数值的平均值。③条件函数。格式：IF（条件表达式，值1，值2）功能：当条件表达式为真时返回值1，为假时返回值2。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用④求最大值函数。格式：MAX（范围）功能：求出指定范围内所有数值的最大值。⑤求最小值函数。格式：MIN（范围）功能：求出指定范围内所有数值的最小值。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用⑥求四舍五入函数。格式：ROUND（单元格，保留小数位数）功能：对单元格内的数值四舍五入。⑦统计数据个数函数。格式：COUNT（范围）功能：求指定范围内数据的个数。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（3）用求平均值函数计算期中、期末的平均分打开“Excel素材”文件夹中的工作簿“学生成绩.xls”，选中“成绩表”工作表；在A14单元格输入“平均成绩”。①选中C14单元格。②在编辑栏上输入“=”。③从左边的函数下拉列表中选择“AVERAGE”。④然后选择求平均值的区域为“C2:C13”，单击“确定”按钮返回。这样期中的平均分就求出来了，如图4-20。接下来用自动填充的方法拖出期末成绩的平均分。上一页下一页返回4.1Excel2003的基本操作与函数公式的使用（4）用自定义函数计算总评成绩：总评成绩=期中成绩*40%+期末成绩*60%①选中E2单元格。②在编辑框中输入“=C2*0.4+D2*0.6”，然后单击编辑框左边的“”。这时第一位同学的总评成绩已求出，然后用自动填充的方法可计算出其他同学的总评成绩。结果如图4-21所示。上一页返回4.2

数据管理与图表的创建本节主要介绍工作表数据的自动排序、多项数据排序；数据的筛选及数据的分类汇总；图表的创建；工作表的页面设置及打印。任务要点1数据管理任务内容［1］Excel2003工作表中数据管理的相关操作［2］图表的创建和修改的基本方法下一页返回4.2数据管理与图表的创建一、数据排序数据输入时一般要按照数据的自动顺序排序，在分析数据时可根据某些项目值对工作表进行重新排序。排序分为升序和降序两种，排序时选定的工作表项目称为“关键字”，是排序的依据。在对数据排序时应注意在所建立的数据清单第一行中建立各列的标题，同一列数据的类型应一致，不要在数据清单中放置空白行或列。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建（1）单项数据排序可利用“常用”工具栏提供的“升序排序”“降序排序”两个排序按钮，其操作步骤如下。①单击任一标题作为关键字的项目。②单击“常用”工具栏中“升序”或“降序”按钮。（2）多项数据排序如需对多项数据排序，其具体操作步骤如下。①选定需要排序的数据清单中任意一个单元格。②选择“数据”菜单中的“排序”命令，出现如图4-23所示的“排序”对话框。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建③在“主要关键字”列表中选择排序的主要关键字，如“总评成绩”，并在其后选择排序顺序，选择“升序”或“降序”。④在“次要关键字”列表中选择排序的次关键字，如“期末成绩”，并在其后选择排序顺序，选择“升序”或“降序”。⑤单击“确定”按钮，即完成在“总评成绩”排序的基础上对“期末成绩”进行排序。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建二、数据筛选数据筛选，就是将那些满足条件的记录显示出来，而将不满足条件的记录隐藏起来以加速操作。（1）自动筛选打开Excel素材文件夹中的工作簿“部门情况表.xls”。在“部门情况表”工作表中，如果要把所有女员工筛选出来，操作步骤如下。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建①在需要筛选的数据清单中，单击任一单元格执行“数据→筛选→自动筛选”命令，这时就会在数据清单的每个列标题处出现下拉箭头。②单击“性别”字段的下拉箭头就会弹出下拉列表，从下拉列表中选择“女”即可筛选出全部女员工，如图4-24所示。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建（2）自定义筛选如需要在上例中筛选出工资大于或等于1600元、小于或等于1900元的记录，其具体操作步骤如下。①执行“数据→筛选→自动筛选”命令，在每个列标题处出现下拉箭头，在“工资”列表框中选择“自定义”，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图4-25所示。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建②通过下拉列表，在左侧选择“大于或等于”，右侧输入“1600”。③选择“与”，即两个条件同时满足。④选择“小于或等于”，输入“1900”。⑤单击“确定”按钮，不符合条件的记录被隐藏。（3）高级筛选如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建仍以上题为例，如果要用“高级筛选”来完成上述操作，步骤如下。①先在数据区域之外建立条件区域。②选中数据区域，执行菜单“数据→筛选→高级筛选”命令。③在“高级筛选”对话框中，设定“列表区域”和“条件区域”。④默认设置是“在原有区域显示筛选结果”，如果想将筛选结果显示在别处，可选“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，同时设定“复制到…”左上角单元格。⑤单击“确定”按钮。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建三、数据的分类汇总在“部门情况表”工作表中，想要对各部门工资总数进行统计，这时就可以使用数据的分类汇总来完成，具体操作步骤如下。①先对“部门”字段排序，之后单击清单中任一单元格。②执行“数据→分类汇总”命令，弹出分类汇总对话框，如图4-26所示。③在“分类字段”中选择“部门”。④在“汇总方式”中选择“求和”。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建⑤在“选定汇总项”中选择“工资”。⑥在多选项中选择汇总结果的方式，如选“汇总结果显示在数据下方”。⑦单击“确定”。结果如图4-27所示。从结果可以看出，此步骤就是分别对各部门的“工资”进行求和，对数据进行分类汇总的前提是：必须对“分类字段”进行排序，即把相同分类字段的数据放在一起。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建四、创建图表图表是形象化表示数据的一种方式。例如，利用饼状图可形象地表示学生成绩在各个分数段的比例，利用柱形图可形象地表示某项产品在各个月份的产销量等。下面以制作一个柱形图为例，说明制作图表的一般方法，操作步骤如下。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建①在数据表格中先选中“姓名”列内容，按下<Ctrl>键，再选中“总分”列的内容。②执行“插入→图表”菜单命令，打开“图表向导”对话框，在左侧“图表类型”列表区选择“柱形图”。③单击“下一步”按钮，生成图表参数，或直接单击“完成”按钮建立简单的图表，结果如图4-28所示。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建任务要点2打印工作表任务内容Excel2003工作表的页面设置、预览、打印输出的方法当用户设计好工作表之后，通常还需要将工作表的内容打印出来，Excel为用户提供了丰富的打印功能，如设置打印区域、页面设置、打印预览等下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建一、分页与打印（1）设置打印区域在默认状态下，Excel会自动选择有文字的最大行和列的区域作为打印区域。如果在打印工作表时只想打印某一区域的数据，只要将这一区域设置为打印区域即可，操作步骤如下。①选定要打印的区域。②执行“文件→打印区域→设置打印区域”菜单命令，此时所选区域周围将出现虚线。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建（2）插入或删除分页符默认情况下，Excel会自动在工作表中插入分页符将工作表分成多页。自动分页符有水平分页符和垂直分页符两种，在屏幕上显示为一条水平点线和一条垂直点线。如果不想按这种固定的尺寸进行分页，Excel允许人工插入分页符，相关操作如下。①单击新起页第一行所对应的行号，执行“插入→分页符”命令，即可在该行的上边插入一条水平分页符。②单击新起页第一列所对应的列标，执行“插入→分页符”命令，即可在该列的左边插入一条垂直分页符。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建③在分页预览视图中，插入的分页符为蓝色实线，Excel2003自动设置的分页符为蓝色虚线。用鼠标单击并拖动分页符，可以调整分页符的位置。调整完成后，执行“视图→普通”命令，可恢复到普通视图。（3）输出打印如果用户对打印预览窗口中所看到的效果满意，就可打印输出。执行“文件→打印”命令，系统将打开“打印”对话框，如图4-29所示，设置结束后按“确定”按钮，即可正式开始打印。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建二、页面设置在打印工作表之前，需要对工作表进行一些必要的设置。例如，设置打印的方向，纸张的大小、页眉与页脚、页边距等，执行“文件→页面设置”菜单命令，系统将打开“页面设置”对话框。（1）页眉、页脚的设置页眉和页脚在打印工作表时非常有用，通常会将有关工作表的标题放在页眉中，而将页码放置在页脚中。如果要在工作表中添加页眉或页脚，需要在“页眉/页脚”选项卡中进行设置，如图4-30所示。添加页眉和页脚后，在打印预览窗口中可以查看页眉和页脚。下一页返回上一页4.2数据管理与图表的创建单击“页眉/页脚”选项卡，单击“页眉”下拉按钮，在其下拉列表框选择页眉。单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框，可设置自定义页眉，如图4-31所示。页脚的设置与页眉相似。