2026年会计档案管理制度

2026年会计档案管理制度第一章总则第一条为规范公司会计档案管理工作，确保会计档案的真实、完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合公司2026年数字化转型战略及财务管理实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称会计档案，是指公司在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第三条会计档案管理工作是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济活动历史记录、保障公司合法权益、防范经营风险的重要环节。公司及所属各级子公司、分支机构必须严格遵照本制度执行，确保会计档案管理工作的规范化、制度化和科学化。第四条会计档案管理遵循以下原则：（一）统一领导，分级负责：公司财务部负责全集团会计档案工作的统筹规划、制度制定和监督指导，各分子机构负责本单位会计档案的具体收集、整理、保管和利用工作。（二）真实性原则：会计档案必须真实反映经济业务内容，严禁伪造、变造、隐匿、销毁会计档案。（三）完整性原则：会计档案的收集、整理必须做到齐全完整，不得遗漏。（四）安全性原则：采取必要的物理防护和技术防护措施，确保会计档案实体安全和信息安全，防止毁损、散失和泄密。（五）便捷性原则：建立高效的检索和利用机制，在确保安全的前提下，满足公司经营管理、审计监督及法律法规对会计档案查阅的需求。第五条本制度适用于公司总部、各分公司、全资子公司及控股公司。各参股公司可参照本制度执行。第二章会计档案管理机构与职责第六条公司财务部是会计档案管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）制定、修订和解释公司会计档案管理制度及相关操作细则。（二）指导和监督各分子机构的会计档案立卷、归档、保管、利用和销毁工作。（三）负责公司总部本级会计档案的日常管理。（四）组织会计档案管理的业务培训和经验交流。（五）协调与公司档案管理部门、信息技术部门的关系，推动会计档案数字化转型。第七条公司档案管理部门对会计档案管理负有业务指导和监督责任，主要职责包括：（一）协助财务部制定会计档案的分类、保管期限表。（二）提供档案保管、装订、修复等方面的技术支持。（三）监督会计档案库房的建设和管理，确保符合“八防”要求。（四）配合财务部进行会计档案的鉴定与销毁工作。第八条公司信息技术部门负责电子会计档案的技术支持与安全保障，主要职责包括：（一）建设和维护电子会计档案管理系统，确保系统稳定运行。（二）负责电子会计档案存储介质的管理和维护。（三）实施电子会计档案的数据备份、迁移和长期保存策略。（四）保障电子会计档案在传输、存储过程中的网络安全，防止数据泄露、篡改和丢失。（五）协助进行电子会计档案的格式转换和读取工作。第九条各单位财务负责人是本单位会计档案管理的第一责任人，对本单位会计档案的真实性、完整性和安全性负全面责任。各单位应指定专职或兼职会计档案管理人员（以下简称“档案员”），具体负责会计档案的日常事务。档案员调动工作时，必须办理会计档案的交接手续。第三章会计档案的归档范围与分类第十条会计档案主要包括以下四大类：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。（三）财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附注、文字说明、财务情况说明书等。（四）其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、增值税进项税额抵扣联、发票领用存登记簿、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、各类审计报告、资产评估报告、验资报告、重要的经济合同、涉税文件、电子会计档案的元数据及相关技术文档等。第十一条电子会计档案的归档范围。公司实行会计核算全过程电子化管理后，电子会计凭证、电子账簿、电子财务报表等电子会计资料，以及符合档案管理要求的元数据，均属于必须归档的范围。对于仅以电子形式存在的会计资料，必须确保其元数据完整，能够准确还原经济业务事项。第十二条会计档案的分类标识。采用“年度-保管期限-类别-案卷号”的分类方法。会计档案类别代码设定如下：01为会计凭证，02为会计账簿，03为财务报告，04为其他会计资料。第四章会计档案的整理与立卷第十三条会计凭证的整理规范。（一）会计凭证应按月（或按记账顺序）整理。记账凭证应当连同所附的原始凭证一起装订。（二）原始凭证过大（如超过A4纸张大小）应折叠，折叠后应保证所有内容可见，且不遮挡装订线；原始凭证过小应粘贴在专制的原始凭证粘贴纸上，粘贴时应排列整齐，粘贴牢固，不得遮盖金额和日期。（三）对于重要的原始凭证，如合同、契约、涉外文件、产权证明等，需要单独归档保管时，应在记账凭证上注明“附件另存”及原始凭证的存放地点和编号。（四）装订凭证时，应去掉凭证上的金属物（如订书钉、大头针）。使用标准的会计凭证装订机进行装订，装订要牢固、美观，不掉页、不压字。（五）凭证装订厚度一般不超过2.5厘米。每本凭证封面应填写单位名称、年度、月份、起止日期、起止号数、凭证册数、装订人、复核人等信息，并加盖单位公章或财务专用章。第十四条会计账簿的整理规范。（一）会计账簿在年度终结后，应进行整理立卷。（二）订本式账簿应保持原样，在封面贴上账簿封面标签，注明单位名称、账簿名称、年度、账簿页数、启用日期、经管人员等信息。（三）活页式账簿应撤去空白页，将账页整理整齐，加装封面、封底，装订成册。多栏式账页、三栏式账页等应按顺序排列。（四）固定资产卡片应按资产类别或使用部门分类，编制目录，装订成册。第十五条财务会计报告的整理规范。（一）月度、季度财务会计报告应按月、季整理立卷。（二）年度财务会计报告应单独整理立卷，并包括财务情况说明书、审计报告等附件。（三）财务报表装订前应检查是否齐全、签章是否完备、折叠是否符合阅读要求。装订时应加具封面，注明单位名称、年度、报告类型、编制人、审核人等信息。第十六条其他会计资料的整理规范。（一）银行对账单、余额调节表应按月整理，按月装订，并与相应月份的记账凭证关联索引。（二）纳税申报表应按税种、按月或按季整理，年度终了后合并装订。（三）合同、协议等重要文件，应按经济业务类别或项目分类，编写页号，加装封面、目录后装订成册。第十七条案卷编号与目录编制。（一）会计档案立卷后，应编制案卷号。案卷号按分类流水号编制，不得重号、跳号。（二）每一案卷必须编制卷内文件目录。目录应包括序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注等项。（三）会计档案整理完毕后，应编制《会计档案移交清册》，详细列明移交档案的类别、起止卷号、案卷数量、保管期限等。第五章电子会计档案的特殊管理第十八条电子会计档案的生成与归档。（一）公司使用财务软件进行会计核算，必须确保软件输出符合国家标准和档案管理要求的电子会计数据。（二）电子会计档案的归档应采取“在线归档”与“离线归档”相结合的方式。对于日常查询频繁的档案，采取在线存储；对于需长期保存且不常访问的档案，可迁移至离线存储介质（如磁带、光盘、WORM光盘等）。（三）电子会计档案归档时，必须同步归档相关的元数据。元数据应包括：电子文件的结构、背景、内容信息，以及生成、处理、存储、传递过程中的操作记录和责任链信息。（四）电子会计档案应以符合长期保存要求的格式存储。电子凭证推荐使用PDF/A、OFD等版式文档格式；数据库数据应采用XML、JSON等结构化数据格式进行导出和保存。第十九条电子会计档案的真实性保障。（一）电子会计档案在生成、传输、归档过程中，必须采用电子签名、可信时间戳、数字摘要等技术手段，确保其不可被篡改，并验证其真实性。（二）实行电子会计档案“单套制”管理的，必须建立严格的技术验证机制，定期对电子会计档案的四性（真实性、完整性、可用性、安全性）进行检测。（三）任何对电子会计档案的访问、操作都必须在系统中留有不可删除的日志记录，日志记录应至少保存3年。第二十条电子会计档案的备份与迁移。（一）信息技术部门应建立电子会计档案异地备份制度。每日进行增量备份，每周进行全量备份。备份数据应至少保存一份在物理隔离的地点。（二）当会计核算系统升级或存储介质达到使用寿命时，必须进行电子会计档案的迁移工作。迁移过程必须进行数据校验，确保迁移后数据与原数据完全一致，并记录迁移过程。（三）对于因技术过时无法读取的电子会计档案，应及时进行格式转换，转换后的档案应保留其原有的元数据和凭证特征。第二十一条电子会计档案管理系统要求。（一）系统应具备完善的权限管理功能，严格划分用户角色（如录入、审核、查询、管理），实行最小权限原则。（二）系统应具备防篡改功能，任何对档案内容的修改操作都应被系统禁止或产生明显的异常标记。（三）系统应具备分类、检索、浏览、下载、打印等功能，并支持全文检索。第六章会计档案的保管与保护第二十二条会计档案的移交。（一）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后，原则上应由财务部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。（二）因工作需要确需延期移交的，应当经档案部门同意，且最长延期不得超过三年。延期期间，财务部门必须严格按照本制度规定进行保管。（三）移交会计档案时，双方必须逐卷清点核对，并在移交清册上签字确认。移交清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。第二十三条会计档案的保管要求。（一）会计档案库房应具备防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防污染等“八防”措施。（二）库房内应配备温湿度记录仪和调节设备。标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%。每日应监测温湿度并做好记录，发现异常及时调节。（三）会计档案应存放于密集架或专用档案柜中，排列整齐，标识清晰。（四）电子会计档案的存储介质应存放在防磁柜中，远离强磁场、热源和水源。（五）对破损、霉变、虫蛀的会计档案，应及时进行修复、复制。复制件应与原件一同保管，并在备考表中注明复制情况。第二十四条会计档案的保管期限。公司会计档案的保管期限严格按照国家规定执行。保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年。具体如下表：档案名称保管期限备注一、会计凭证原始凭证30年记账凭证30年汇总凭证30年二、会计账簿总账30年明细账30年日记账30年固定资产卡片5年报废清理后保管5年辅助账簿30年三、财务会计报告月度、季度、半年度财务会计报告10年年度财务会计报告永久四、其他会计资料银行存款余额调节表10年银行对账单10年纳税申报表10年发票领用存登记簿10年会计档案移交清册30年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久会计档案鉴定意见书永久涉税鉴证报告、审计报告30年重要的经济合同、协议永久视具体情况确定第二十五条会计档案的鉴定与销毁。（一）公司应当由档案部门会同财务部门共同组织成立会计档案鉴定小组，定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。（二）鉴定工作应逐卷审查。对于确无保存价值的档案，应编制销毁清册，提出销毁意见。（三）销毁会计档案前，必须由单位负责人、档案部门负责人、财务部门负责人在销毁清册上签署意见。（四）销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁前应认真核对清册内容，确认无误后方可进行销毁。销毁后，监销人应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（五）电子会计档案的销毁，应由系统管理员在监督下执行逻辑删除和物理擦除操作，确保数据不可恢复。销毁过程应留存记录。（六）对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证、涉及其他未了事项的原始凭证，以及正在项目建设期间的建设单位会计档案，不得销毁。应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。第七章会计档案的查阅、复制与借出第二十六条会计档案的查阅与复制。（一）公司内部各部门因工作需要查阅或复制会计档案，必须经财务部门负责人批准。（二）外部单位（如审计、税务、公检法、律师等）因业务需要查阅或复制会计档案，必须持有单位介绍信或执法证件，经公司财务总监或总经理批准。（三）查阅或复制会计档案时，档案管理人员应详细登记查阅人姓名、单位、查阅日期、查阅内容、查阅目的、批准人、复制份数等信息。（四）查阅会计档案应在档案查阅室或指定区域进行，不得随意在档案架上翻阅，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案材料。（五）复制会计档案，应加盖档案管理部门公章或“档案复制专用章”，并注明“复制件与原件核对无误”字样及复制日期，复制件效力视同原件。第二十七条会计档案的借出。（一）会计档案原则上不得借出。如有特殊需要（如司法取证、异地审计等），必须严格履行审批手续，经公司财务总监和总经理批准，并限期归还。（二）借出会计档案时，双方必须对案卷状况进行详细检查和登记，由借阅人签字确认。（三）借阅期间，借阅人对档案的安全、保密、完整负全部责任。严禁转借、涂改、抽取、撤换。（四）档案归还时，档案管理人员应逐页核对，确认无误后注销借阅记录。如发现档案损坏或丢失，应立即报告并追究相关人员责任。第二十八条电子会计档案的查阅利用。（一）电子会计档案的查阅通过授权账号在系统内进行。（二）系统应自动记录查阅日志，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、IP地址等。（三）严禁未经授权的下载、打印或导出电子会计档案。确需导出的，需履行纸质档案的同等审批手续。第八章会计档案的移交与信息化管理第二十九条机构变动时的档案移交。（一）单位分立、合并、撤销、转制或重组时，原单位的会计档案必须随同其他档案一并办理移交手续。（二）移交工作由交接双方单位的财务部门、档案部门负责人共同监督进行。（三）移交清册应经交接双方单位负责人签字盖章，并报主管部门备案。（四）单位终止办理注销手续前，其会计档案应由股东或上级主管部门保管，或移交至国家综合档案馆。第三十条建设单位会计档案的移交。（一）建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应在项目竣工验收后三个月内，移交项目使用单位或公司档案部门。（二）移交时，应编制详细的移交清册，并对电子会计档案进行完整的数据迁移和校验。第三十一条会计档案信息化建设。（一）公司应积极推进会计档案数字化转型，逐步实现会计档案从“纸质为主”向“电子为主”的转变。（二）建立统一的电子会计档案管理平台，实现与财