学校合同管理管理制度

学校合同管理管理制度一、总则

第一条为规范学校合同管理行为，防范合同风险，保障学校合法权益，提高合同管理水平，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于学校以法人名义或授权代表签订的各类合同，包括但不限于教育服务合同、资产租赁合同、采购合同、服务协议、捐赠协议、合作协议、人事聘用合同等。

第三条学校合同管理遵循合法、公平、诚信、效益的原则，坚持权责明确、流程规范、监督有效的管理要求。

第四条学校设立合同管理部门，负责合同的全流程管理，包括合同起草、审核、签订、履行、变更、解除及归档等工作。合同管理部门由校办公室牵头，财务处、教务处、后勤处等部门协同配合。

第五条学校法定代表人或授权代表为合同签订主体，其他人员需经法定代表人或授权代表书面委托方可签订合同。所有合同签订前，须经过合同管理部门审核，确保合同内容合法合规、权责清晰。

第六条合同管理部门负责建立合同管理制度，定期组织合同管理人员培训，提升合同管理专业化水平。

第七条学校各部门需积极配合合同管理部门的工作，提供必要的信息和资料，确保合同管理工作的顺利开展。

第八条学校通过信息化管理系统对合同进行分类管理，实现合同电子化存储、查询和统计分析，提高管理效率。

第九条违反本制度规定，给学校造成损失的，相关责任人依法承担相应责任，包括但不限于行政处分、经济赔偿等。

第十条本制度由学校合同管理部门负责解释，自发布之日起施行。

二、合同分类及签订条件

第一条学校合同根据其性质和用途分为以下几类，各类合同均需符合本制度规定的签订条件及流程。

第二条教育服务合同。此类合同主要包括学校与学生签订的学费缴纳协议、课程服务协议、实习实训协议等。签订条件为：合同内容需明确服务项目、服务标准、收费标准、付款方式、违约责任等，且符合教育主管部门相关规定。教育服务合同需经学校教务处审核，确保服务内容合法合规，符合教学计划要求。

第三条资产租赁合同。此类合同主要包括学校租赁办公场所、实验室、图书馆等资产的协议。签订条件为：合同需明确租赁物性质、租赁期限、租金标准、支付方式、维护责任、违约责任等。资产租赁合同需经学校后勤处及财务处审核，确保租赁价格合理，租赁期限符合学校使用需求，且符合国有资产管理办法。

第四条采购合同。此类合同主要包括学校采购教学设备、办公用品、教材等物资的协议。签订条件为：合同需明确采购物品名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、验收方式、付款方式、违约责任等。采购合同需经学校采购部门及财务处审核，确保采购流程符合政府采购相关规定，价格合理，质量可靠。

第五条服务协议。此类合同主要包括学校与第三方签订的物业管理、安保服务、保洁服务等协议。签订条件为：合同需明确服务内容、服务标准、服务期限、费用标准、支付方式、违约责任等。服务协议需经学校相关业务部门及财务处审核，确保服务内容符合学校实际需求，服务标准明确，费用合理。

第六条捐赠协议。此类合同主要包括学校接受社会捐赠的协议。签订条件为：合同需明确捐赠物资或资金的数量、用途、管理方式、使用监督等。捐赠协议需经学校财务处及校办公室审核，确保捐赠物资或资金使用符合国家相关法律法规及学校财务管理制度。

第七条合作协议。此类合同主要包括学校与其他机构或团体签订的合作办学、科研合作、文化交流等协议。签订条件为：合同需明确合作目标、合作内容、权利义务、保密条款、违约责任等。合作协议需经学校相关业务部门及校办公室审核，确保合作内容符合学校发展战略，权利义务清晰，避免潜在风险。

第八条人事聘用合同。此类合同主要包括学校与教职工签订的劳动合同、聘用合同等。签订条件为：合同需明确岗位性质、工作职责、薪酬待遇、绩效考核、合同期限、违约责任等。人事聘用合同需经学校人事处及财务处审核，确保合同内容符合国家劳动法律法规及学校人事管理制度，避免潜在的法律风险。

第九条签订前的尽职调查。学校在签订任何合同前，需对合同相对人进行尽职调查，核实其主体资格、信用状况、履约能力等，确保合同相对人具备履行合同的基本条件。尽职调查可委托第三方机构进行，或由合同管理部门自行开展。调查结果需形成书面报告，作为合同审核的参考依据。

第十条签订前的风险评估。学校在签订合同前，需对合同内容进行风险评估，识别合同中可能存在的法律风险、经济风险、操作风险等，并采取相应的防范措施。风险评估需由合同管理部门牵头，相关部门参与，形成风险评估报告，作为合同审核的重要依据。

第十一条签订条件的具体要求。各类合同的签订条件具体包括：

（一）合同主体资格合法。合同双方均需具备合法的主体资格，能够独立承担民事责任。

（二）合同内容合法合规。合同内容不得违反国家法律法规及学校规章制度，不得损害国家利益、社会公共利益及学校合法权益。

（三）合同条款完整。合同需包含必要条款，如标的物、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、争议解决方式等，确保合同内容清晰、明确。

（四）合同价格合理。合同价格需经市场询价或评估，确保价格合理，避免学校利益受损。

（五）合同相对人履约能力可靠。合同相对人需具备履行合同的能力，包括资金实力、技术能力、管理能力等，确保合同能够顺利履行。

第十二条签订条件的审核程序。学校在审核合同签订条件时，需按照以下程序进行：

（一）合同起草部门提交合同草案及相关资料，包括合同相对人资质证明、市场询价报告、风险评估报告等。

（二）合同管理部门对合同草案进行初步审核，重点审核合同主体资格、合同内容合法性、合同条款完整性等。

（三）合同管理部门将审核意见反馈给合同起草部门，合同起草部门根据审核意见修改合同草案。

（四）合同管理部门对修改后的合同草案进行复审，确保合同内容符合签订条件。

（五）合同管理部门将复审意见报学校法定代表人或授权代表审批。

（六）学校法定代表人或授权代表审批通过后，合同方可签订。

三、合同审核及签订程序

第一条学校所有合同在签订前必须经过严格的审核程序，确保合同内容合法合规、权责清晰、风险可控。合同审核由学校合同管理部门负责，相关部门协同参与。

第二条合同审核的主要内容包括：

（一）合同相对人资格审核。核实合同相对人是否具备合法的经营资格或民事行为能力，其主体资格是否明确，是否存在法律禁止从事相关业务的情况。

（二）合同内容合法性审核。检查合同内容是否符合国家法律法规及学校规章制度，是否存在违法条款或损害学校利益的条款。

（三）合同条款完整性审核。确保合同包含必要条款，如标的物、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、争议解决方式等，条款内容清晰、明确，避免歧义。

（四）合同价格合理性审核。通过市场询价、评估等方式，核实合同价格是否合理，是否存在价格欺诈或显失公平的情况。

（五）合同风险评估。识别合同中可能存在的法律风险、经济风险、操作风险等，并评估风险程度，提出相应的防范措施。

第三条合同审核流程如下：

（一）合同起草。学校各部门根据实际需要，负责起草相关合同草案，并收集合同相对人资质证明、市场询价报告、风险评估报告等辅助资料。

（二）部门预审。合同起草部门将合同草案及相关资料提交给学校合同管理部门，合同管理部门对合同草案进行初步审核，提出审核意见。

（三）专家评审。对于重大合同或复杂合同，合同管理部门可组织专家评审委员会进行评审，专家评审委员会由学校内部法律专家、财务专家、技术专家等组成，对合同进行专业评审，并提出评审意见。

（四）综合审核。合同管理部门根据部门预审意见和专家评审意见，对合同进行综合审核，形成审核报告，报学校法定代表人或授权代表审批。

（五）审批备案。学校法定代表人或授权代表审阅审核报告，对合同进行最终审批。审批通过后，合同方可签订，并报学校档案管理部门备案。

第四条合同签订需符合以下条件：

（一）合同内容经过审核，符合本制度规定的要求。

（二）合同相对人具备履约能力，能够按照合同约定履行义务。

（三）学校法定代表人或授权代表签署合同。

第五条合同签订形式如下：

（一）对于一般合同，可采用纸质合同或电子合同形式签订。

（二）对于重大合同或长期合同，应采用纸质合同形式签订，并加盖学校公章或合同专用章。

（三）对于电子合同，应采用符合法律法规要求的电子签名方式签订，确保电子合同的法律效力。

第六条合同签订后，合同管理部门需对合同进行编号，并制作合同签订通知书，发送给合同相对人。

第七条合同签订通知书应包含以下内容：

（一）合同编号。

（二）合同相对人名称。

（三）合同签订日期。

（四）合同履行期限。

（五）合同履行地点。

（六）其他需要说明的事项。

第八条合同签订后，合同管理部门需将合同文本及相关资料归档保存，建立合同档案。合同档案包括但不限于：合同文本、合同相对人资质证明、市场询价报告、风险评估报告、审核报告、签订通知书等。

第九条合同档案保存期限为五年，期满后可按规定进行销毁。但对于涉及学校重大利益或可能存在法律风险的合同，应长期保存。

第十条合同签订过程中，合同管理部门需对合同相对人进行必要的解释和说明，确保合同相对人充分理解合同内容，并按照合同约定履行义务。

四、合同履行及变更管理

第一条学校合同生效后，合同双方均需按照合同约定履行各自义务，确保合同顺利实施。合同履行过程中，学校合同管理部门负责监督合同履行情况，协调合同双方关系，处理合同履行过程中出现的问题。

第二条合同履行监督。学校合同管理部门通过定期检查、现场调研等方式，对合同履行情况进行监督，确保合同双方按照合同约定履行义务。对于重大合同，合同管理部门可组织专项检查，对合同履行情况进行全面评估。

第三条合同履行过程中，如发现合同相对人履约能力发生变化，或出现不可抗力等特殊情况，合同管理部门需及时采取措施，降低风险损失。

第四条合同变更。在合同履行过程中，如需变更合同内容，需经合同双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更内容、变更原因、变更期限、变更费用等，并经学校合同管理部门审核。

第五条合同变更流程如下：

（一）合同双方提出变更申请，并提交变更理由及相关资料。

（二）合同管理部门对变更申请进行审核，重点审核变更内容的合理性、变更程序的合法性。

（三）合同管理部门将审核意见反馈给合同双方，合同双方根据审核意见修改变更协议。

（四）合同管理部门对修改后的变更协议进行复审，确保变更协议内容合法合规。

（五）变更协议经学校法定代表人或授权代表审批通过后，方可签订。

第六条合同解除。在合同履行过程中，如出现以下情况，学校有权解除合同：

（一）合同相对人严重违反合同约定，经学校催告后仍未改正的。

（二）合同相对人丧失履约能力，无法继续履行合同的。

（三）出现不可抗力等特殊情况，导致合同无法继续履行的。

第七条合同解除流程如下：

（一）学校提出解除合同申请，并提交解除理由及相关资料。

（二）合同管理部门对解除合同申请进行审核，重点审核解除合同的合法性、合理性。

（三）合同管理部门将审核意见反馈给学校，学校根据审核意见修改解除合同申请。

（四）解除合同申请经学校法定代表人或授权代表审批通过后，方可向合同相对人发出解除合同通知书。

第八条合同终止。合同履行期满，或合同双方约定的终止条件出现，合同自然终止。合同终止后，合同双方需做好善后工作，包括但不限于财产交接、资料归档等。

第九条合同终止流程如下：

（一）合同管理部门在合同履行期满前，提醒合同双方做好合同终止准备。

（二）合同双方根据合同约定，做好财产交接、资料归档等工作。

（三）合同管理部门对合同终止情况进行核实，确保合同终止手续完备。

第十条合同履行过程中，如发生争议，合同双方应首先通过协商解决。协商不成的，可向合同履行地人民法院提起诉讼，或按照合同约定提交仲裁机构仲裁。

第十一条合同管理部门需建立合同争议处理机制，及时处理合同争议，降低争议对学校造成的损失。

第十二条合同履行过程中，如发现合同相对人存在欺诈行为，合同管理部门需及时采取措施，维护学校合法权益。

第十三条合同履行过程中，如发现合同内容存在漏洞或缺陷，合同管理部门需及时采取措施，完善合同内容，避免潜在风险。

第十四条合同履行过程中，如发现合同相对人存在违约行为，合同管理部门需及时采取措施，要求合同相对人承担违约责任。

第十五条合同履行过程中，合同管理部门需做好合同履行记录，包括但不限于合同履行情况、变更情况、解除情况、终止情况等，并形成书面记录，归档保存。

第十六条合同履行过程中，合同管理部门需定期对合同履行情况进行评估，评估内容包括合同履行效率、合同履行效果、合同履行风险等，并形成评估报告，报学校领导审阅。

第十七条合同履行过程中，合同管理部门需根据评估结果，提出改进措施，提高合同管理水平，确保合同顺利履行。

五、合同档案管理及信息化建设

第一条学校合同档案管理实行统一归口、分级负责、安全保密的原则，由学校合同管理部门负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。合同档案管理应确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，为学校合同管理提供有效支撑。

第二条合同档案包括合同正本、副本、附件、相关文件等，应按照合同签订时间顺序进行排列，并编制合同档案目录。合同档案目录应包括合同编号、合同名称、合同相对人、签订日期、履行期限等信息。

第三条合同档案保管应遵循以下要求：

（一）合同档案应存放在安全可靠的档案保管场所，并配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等措施。

（二）合同档案应使用符合档案管理要求的档案盒、档案袋等装具，并标注清晰、规范的标签。

（三）合同档案应定期进行检查和维护，确保档案的完好无损。

第四条合同档案利用应遵循以下原则：

（一）合同档案利用应严格遵守国家法律法规和学校规章制度，不得损害国家利益、社会公共利益和学校合法权益。

（二）合同档案利用应履行审批手续，经学校法定代表人或授权代表审批同意后方可利用。

（三）合同档案利用应做好登记工作，记录利用时间、利用目的、利用内容等信息。

第五条合同档案销毁应遵循以下程序：

（一）合同档案保管期满，经学校法定代表人或授权代表审批同意后，方可销毁。

（二）合同档案销毁应指定专人负责，并做好销毁记录。

（三）合同档案销毁后，应将销毁记录归档保存。

第六条学校应积极推进合同管理信息化建设，建立合同管理信息系统，实现合同档案的电子化存储、查询和利用，提高合同管理效率和水平。

第七条合同管理信息系统应具备以下功能：

（一）合同录入功能。合同管理部门可通过系统录入合同信息，包括合同名称、合同相对人、签订日期、履行期限、合同内容等。

（二）合同查询功能。学校内部人员可通过系统查询合同信息，包括合同签订情况、合同履行情况、合同变更情况等。

（三）合同统计分析功能。系统可对合同数据进行统计分析，生成统计报表，为学校合同管理提供决策支持。

（四）合同预警功能。系统可根据合同履行情况，对可能出现的风险进行预警，提醒合同管理部门及时采取措施。

第八条合同管理信息系统应确保数据安全，建立数据备份和恢复机制，防止数据丢失或损坏。

第九条合同管理信息系统应定期进行维护和更新，确保系统运行稳定、功能完善。

第十条合同管理部门应加强对合同管理信息系统的使用培训，提高合同管理人员的系统操作能力。

第十一条学校应建立健全合同档案管理制度，明确合同档案管理职责，确保合同档案管理工作的顺利开展。

第十二条合同档案管理制度应包括以下内容：

（一）合同档案管理职责。明确合同档案管理部门、合同档案管理人员职责。

（二）合同档案收集和整理。明确合同档案收集和整理的要求、流程和方法。

（三）合同档案保管。明确合同档案保管的要求、措施和制度。

（四）合同档案利用。明确合同档案利用的原则、程序和登记要求。

（五）合同档案销毁。明确合同档案销毁的程序、记录和监督要求。

第十三条合同管理部门应定期对合同档案管理工作进行评估，评估内容包括合同档案管理制度的完善程度、合同档案管理人员的业务水平、合同档案管理工作的效率等，并形成评估报告，报学校领导审阅。

第十四条合同管理部门应根据评估结果，提出改进措施，提高合同档案管理水平，确保合同档案管理工作的顺利开展。

第十五条学校应加强对合同档案管理工作的监督，确保合同档案管理制度得到有效执行。

第十六条合同档案管理人员应具备相应的业务素质和职业道德，严格遵守合同档案管理制度，确保合同档案的安全和完整。

第十七条学校应定期组织合同档案管理人员进行业务培训，提高合同档案管理人员的业务水平。

第十八条合同档案管理工作应与其他部门协同配合，形成合力，共同推进学校合同管理工作。

六、监督与责任追究

第一条学校设立合同管理监督机制，由校办公室牵头，财务处、审计处、纪检监察部门等协同参与，对合同管理制度的执行情况进行监督。监督内容包括合同起草、审核、签订、履行、变更、解除及归档等各个环节，确保制度得到有效落实。

第二条学校定期组织对合同管理工作进行内部审计，审计内容包括合同管理制度的建设情况、合同管理流程的执行情况、合同履行情况等，审计结果作为评价合同管理部门工作绩效的重要依据。

第三条学校鼓励师生员工对合同管理工作进行监督，任何人员发现合同管理中存在问题的，有权向学校合同管理部门或纪检监察部门反映。学校对反映的问题及时进行调查处理，并保护反映人员的合法权益。

第四条学校建立合同管理责任追究制度，对违反合同