企事业单位档案管理制度及执行手册

企事业单位档案管理制度及执行手册前言档案作为企事业单位各项活动的真实记录，是维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营和持续发展的重要基础性信息资源。为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本手册。本手册旨在为单位各部门及全体员工提供清晰、可操作的档案管理指引，明确档案从形成、收集、整理、鉴定、保管、利用到销毁的全生命周期管理要求。全体人员应充分认识档案工作的重要性，自觉遵守本手册规定，共同做好档案管理工作。第一章总则1.1定义与范围本手册所称档案，是指本单位在各项管理、经营、科研、服务等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案管理是指对这些记录从产生或接收起，直至按规定处置的整个过程进行的一系列管理活动。本制度适用于单位内部所有部门及全体员工在执行公务过程中形成的各类档案的管理。1.2管理原则档案管理工作遵循以下原则：*统一领导，分级负责：单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制，各部门指定专人负责本部门档案的初步收集、整理和移交。*完整准确，真实可靠：确保归档的档案材料齐全完整，内容真实反映各项活动的实际情况，数据准确无误。*规范管理，安全保密：按照标准化、规范化要求进行档案管理，严格执行保密规定，保障档案实体与信息安全。*依法利用，服务发展：在遵守国家法律法规和单位规定的前提下，积极提供档案利用服务，为单位决策、管理、科研等活动提供支持。1.3管理体制与职责*单位领导层：对本单位档案工作负总责，审定档案工作规划和重要制度，协调解决档案工作中的重大问题。*档案管理部门（或指定负责部门）：是单位档案工作的职能管理部门，负责贯彻执行国家档案工作方针政策，制定和组织实施本单位档案管理制度；负责对各部门档案工作进行业务指导和监督检查；负责接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用单位各类档案；组织档案管理人员的业务培训。*各部门：负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、积累、初步整理，并按规定向档案管理部门移交；指定专人（兼职档案员）负责本部门档案管理的日常工作，并保持相对稳定。*全体员工：在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应主动及时交本部门兼职档案员或档案管理部门，不得个人私自留存或处置。第二章档案的收集与整理2.1档案的收集档案收集是档案管理的起点，各部门及员工应高度重视。*收集范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字材料（如公文、合同、报告、会议纪要、统计报表等）、图表、声像材料（照片、录音带、录像带等）、电子文件及其他载体材料，均属收集范围。具体范围可参照本单位《档案归档范围与保管期限表》执行。*收集要求：*及时性：各项工作完成后，相关人员应及时将形成的文件材料收集齐全。*完整性：确保归档文件材料的种类、份数及有关附件齐全完整。*规范性：文件材料的格式、签署、用印等应符合公文处理规范。*移交程序：各部门兼职档案员应定期（如每季度或每半年）将初步整理好的档案材料向档案管理部门移交。移交时应填写《档案移交清册》，双方核对无误后签字确认，一式两份，双方各执一份。2.2档案的整理档案整理是将零散的档案材料系统化、条理化的过程。*整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。*分类方法：根据本单位实际情况，可采用年度、组织机构、问题等复合分类法。分类体系应保持相对稳定。*组卷（件）与排列：*将同一类别的文件材料，按照其形成时间、逻辑关系或重要程度组成案卷或单件。*卷内文件材料应按照一定顺序排列，一般可采用事由结合时间的方法。*编号与编目：*对整理好的案卷或单件档案进行编号，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代号、案卷号（件号）等。*编制卷内文件目录或归档文件目录，填写案卷封面、卷内备考表等。目录信息应规范、准确，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。*装订：案卷应采用规范的装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除金属物。第三章档案的保管与保护3.1档案库房管理档案库房是存放档案的重要场所，应符合《档案馆建筑设计规范》等相关要求。*“九防”措施：库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等条件。*温湿度控制：库房内温度应控制在适宜范围，相对湿度保持在合理区间，并配备必要的调控设备和温湿度监测记录装置。*库房整洁：保持库房内外环境整洁，严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。*出入管理：非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。3.2档案装具与设备*档案应存放在符合标准的档案柜、档案盒（袋）内，做到整齐有序，便于存取。*根据需要配备必要的档案保护设备，如灭火器、去湿机、空调、防虫药剂（应安全放置并定期更换）等。3.3档案日常维护*定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理并记录。重点检查档案是否有霉变、虫蛀、破损等情况。*清点核对：对库存档案应定期进行清点核对，确保账物相符。*破损修复：对已破损或字迹模糊的档案，应及时进行修补、复制或数字化扫描，以延长其寿命。*保密管理：严格执行国家保密法律法规，对涉密档案应单独存放，专人管理，严格履行借阅手续。第四章档案的利用与服务4.1档案利用的范围与权限*本单位内部人员因工作需要，可以查阅与工作相关的档案。查阅涉密档案或重要档案，须经单位相关领导批准。*外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人或单位分管领导批准。*查阅涉及党和国家秘密、商业秘密、工作秘密及个人隐私的档案，必须严格遵守国家有关保密规定和本单位保密制度，严禁擅自复制、摘抄、传播。4.2档案利用手续*查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案内容、查阅人信息等，经相应权限人审批后，方可查阅。*档案管理人员应对查阅人的身份和审批手续进行核实。4.3档案利用方式与要求*档案一般应在指定的阅档室查阅。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄。确需复制的，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。*查阅完毕，档案管理人员应核对归还档案的数量和状况，确认无误后在借阅登记本上注销。4.4档案利用服务档案管理部门应积极开发档案信息资源，编制必要的检索工具（如案卷目录、卷内文件目录、专题目录、索引等），为利用者提供便捷服务。根据工作需要，可开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。第五章档案的鉴定与销毁5.1档案鉴定组织单位应成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。5.2档案保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限根据档案价值可分为长期和短期。具体划分标准参照国家及行业相关规定，并结合本单位实际制定《档案归档范围与保管期限表》。5.3档案鉴定程序*档案管理部门会同相关业务部门，对已到保管期限的档案进行逐卷（件）审查，提出存毁意见。*鉴定工作小组对存毁意见进行审核、鉴定，形成《档案鉴定意见书》。*对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，报单位分管领导或主要领导批准。5.4档案销毁*经批准销毁的档案，由档案管理部门负责组织销毁。销毁前应认真核对，确保无误。*销毁档案时，必须有两人以上监销，并在指定地点进行。监销人应对照销毁清册，核对无误后方可销毁，并在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。*《档案销毁清册》及相关鉴定材料应永久保存。第六章档案信息化管理6.1电子文件管理随着办公自动化的普及，电子文件已成为档案的重要组成部分。各部门在形成电子文件时，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。*电子文件的形成、办理、归档等应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》等要求。*归档的电子文件应使用符合标准的存储格式，并进行整理、著录、鉴定，确保其长期可读。6.2档案数字化*对具有永久和长期保存价值的传统载体档案，应逐步进行数字化扫描、著录、存储，建立数字档案资源库。*档案数字化工作应符合相关技术标准，保证数字副本的质量与原件一致，并与原件同步保管。6.3档案管理系统单位应根据实际需要，配置或开发符合要求的档案管理系统，实现档案的计算机辅助管理，包括档案的著录、检索、统计、利用等功能，提升档案管理效率和服务水平。6.4信息安全保障档案信息化管理必须高度重视信息安全。*建立健全档案信息安全保密制度，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计、容灾备份等技术和管理措施，确保档案信息系统和数据的安全。*定期对档案管理系统及数据进行备份，并妥善保管备份介质。第七章监督与责任追究7.1监督检查档案管理部门应定期或不定期对各部门档案管理制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪落实。单位应将档案工作纳入相关考核体系。7.2奖励与处罚*对在档案收集、整理、保管、利用、开发等工作中做出显著成绩或为保护档案安全做出突出贡献的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。*对违反本制度规定，造成档案失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章附则8.1解释权本手册由本单位档案管理部门负责解释。8.2修订本手册根据国家法律法规变化及单位发展需要，