档案服务公司质量管理手册

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编号

文件

2023

QM-

编

综合部

制

赵伟

核

审

胡晓平

准

批

期

制定日

日

月10

年8

2023

A

版本

手册

业

限企

务有

顿服

案整

优档

市络

廊坊

目录

0.0同意及修改

0.1目录..............................................................I〜II

0.2手册阐明..............................................................III

0.2手册同意页............................................................IV

0.3修改页.................................................................V

0.4管理者代表任命书......................................................VI

0.5内审员任命书..........................................................VII

1.0质量管理体系概述

1.1企业简介...............................................................1

1.2质量方针及目日勺........................................................2

1.3组织机构图.............................................................3

1.4月&务流程图.............................................................3

2・0引用原则..................................................4

3.0术语....................................................5〜6

4.0质量管理体系

4.1总要求.................................................................7

4.2文件要求...............................................................8

5.0管理职责

5.1管理承诺..............................................................16

5.2以顾客为关注焦点......................................................16

5.3质量方针..............................................................16

5.4筹划..................................................................16

5.5职责、权限和沟通......................................................19

5.6管理评审..............................................................24

6.0资源管理

6.1资源提供..............................................................2X

6.2人力资源..............................................................29

6.3基础设施..............................................................33

6.4工作环境..............................................................33

7.0产品实现

7.1产品实现日勺筹划........................................................34

7.2与顾客有关的过程.....................................................35

7.3设计开发..............................................................38

7.4采购..................................................................39

7.5资料整顿服务日勺提供...................................................42

7.6监视和测量设备的控制.................................................46

8.0测量、分析和改善

8.1总则..................................................................52

8.2监视和测量...........................................................53

8.3不合格品控制.........................................................58

8.4数据分析..............................................................60

8.5改善..................................................................61

附件1程序受控文件清单....................................................i

附件2质量管理体系职能分配图

手册及管理体系范围阐明

本《管理手册》是针对“廊坊市络优档案整顿服务有限企业”日勺生产、经营现状及中

长久发展规划，并根据GB/T19001-2023原则的要求，提出了企业的质量管理方针和目

的，要求了企业日勺质量管理体系，纲要性地阐明了各职能部门在质量管理体系中日勺作用

和原则要求，对质量管理体系各要素、活动各环节都进行了原则性论述。

我司全部采用GB/T19001-2023原则。

本《质量管理手册》合用廊坊市络优档案整顿服务有限企业，合用日勺产品范围为：

档案资料整顿和服务。

合用的过程范围为：档案资料整顿和服务有关日勺一切活动。

因为GB/T19001—2023idtISO9001：2023版原则的全部要求或条文并不针对某

一详细行业，所以在确保质量管理体系有效性、合适性的前题下，为了使企业愈加好地

提供满足顾客和符正当律、法规要求的产品。因我司经营的项目,按国标及有关要求进

行，所以我司不承担责任，也不合用监视和测量设备，对原则7・3、7.6条款中的内容予

以删减。

本手册分受控版和非受控版两种发放控制形式，作为受控版发放到我司各部门，非

受控版发给外部单位或个人，以作宣传、简介之用，受控版由持有人妥善保管，不得丢

失，并由持有人负责在所在部门落实实施，当手册正本发生修改时，各受控版本将随之

修改，我司不负责修改非受控版。

质量手册每年由管理者代表组织评审一次，总经理觉得有必要时也可随时组织评

审。

本质量手册的解释权归管理者代表。

质量手册的管理执行我司《文件控制程序QP-423-00》的要求。

批准

为健全和完善我司日勺质量管理体系，确保优质产品，树立良好的企业

形象，提升产品在国内外市场的）竞争力，根据GB/T19001-2023原则并结合

我司日勺实际情况，编制此《质量管理手册》，论述企业质量管理体系日勺控制

活动和要求。

本手册是企业产品质量管理体系各类过程中开展活动的基本法规和准

则，现予以公布，于2023年8月10日起正式实施。各职能部门和全体员

工必须仔细学习，切实落实执行，确保质量管理体系的建立、实施和连续

改善。

手册现行版本：A

现行版本审核日期：2023年8月10日

手册同意日期：2023年8月10日

总经理：胡晓平日期：2023年8月10日

修改页

序早P节页码修改单号修改码修改人/日期同意人生效日期

1新公布2023年8月10B

管理者代表任命书

根据GB/T1900L2023原则要求，任命赵伟为我司质量管理体系管理者

代表（简称管代）并赋予其如下职责：

（1）质量管理体系所需的过程建立、实施和保持。

（2）向最高管理者报告质量管理体系日勺业绩和任何改善的需求。

（3）确保在整个组织内提升满足顾客要求的意识。

（4）质量管理体系有关事宜日勺对外联络。

总经理：.胡晓平

日期：2023年8月10日

质量管理体系内部审核员任命书

根据GB/T1900L2023原则要求，任命如下人员为我司质量管理体系内

部审核员（简称：内审员），负责我司内部审核工作:

赵伟、耿迎春

总经理：胡晓平

日期：2023年8月10日

第一章质量管理体系概述

1.1企业简介

廊坊市络优档案整顿服务有限企业成立于2023年，注册资金一百万。

我企业为新成立企业，虽然没有响亮日勺品牌，但我们有昂扬的激情；虽然没有明显

的绩效，但我们有过硬的技术；虽然没有庞大的员工队伍，但我们的员工个个都是精英。

成立六个月以来，我们目前共承接了多项工程并都在施工中。伴随承接的工程越来越多,

诚邀您日勺加入。只要你有专业的技术，奋斗日勺激情，我们诚邀你日勺加入，经过我们共同

的努力，我们定将开创美妙日勺明天。

我司以GB/T19001-2023原则为基准，学习优异企业的管理模式，把许多建设性的

提议和详细日勺工作结合在一起，拟定了企业日勺质量理方针和目的，制定了一系列的原则

和管理程序，建立健全一体化日勺企业质量管理体系，做到人人工作有章可循，企业事事

责任到人。

产品和服务日勺质量是当代市场化竞争的关键原因，企业要求全体员工努力工作，规范行

为，使企业日勺管理素质、服务质量及企业效益能得到稳步提升。

企业地址：廊坊市广阳区爱民道浙商广场B座

联络：

传M：

1.2方针和目的

企业质量方针：

以完善的管理，有效日勺过程控制，连续满足和超越顾客日勺期望。

并承诺：

1）在项目运营过程中，自觉遵守有关的）法律，法规，执行国家、行业和企业原则，

奉行以质量求生存，以技术图发展，以经营占领市场，从而达成满足有关方的要求。

2）为使产品连续满足和超越顾客期望，在资源配置上不断引进国内外新技术，新

工艺；强化员工的专业化技术培训，提升员工的专业技术能力，从而确保向顾客提供优

质的产品。

目日勺：

1、完毕任务时间精确率95%以上；

2、档案整顿错误率不不不不小于5%；

3、顾客满意度达成96%以上

总经理：胡晓平

日期：2023年8月10日

1.3组织机构图

1.4业务流程图

第二章引用原则及术语

2.1引用原则

2.1.1GB/T19001-2023质量管理体系一要求

2.1.2GB/T19000-2023质量管理体系一基础和术语

2.2术语

2.2.1质量术语

本手册有关质量管理方面的术语直接采用GB/T19000-2023中给出的术语原则，当

GB/T19000-2023出现修改时，这些术语自动以修改后最新公布的术语原则为准。

222专业术语

无

第三章管理体系过程

3.1质量管理体系过程模式图

顾

顾

客

客

要

满

求

意

图释:

增值活动

信息流

3.2质量管理体系过程控制图

・测量»业务流----->反馈

3.3质量管理体系过程关系图

方针日的

』£Aflr-rtxiTTW4.la八

第四章质量管理体系

4.1总要求

4.1总要求

1）为了确保产品满足顾客要求，我司采用过程措施对产品实现的各过程进行管理。

同步按照GB/T19001-2023原则要求、顾客要求、法律法规要求及我司实际情况建立文

件化质量管理体系，并采用必要日勺措施以确保实施、保持和连续改善所建立的质量管理

体系。

2）辨认并建立了所需运营日勺过程，并建立文件化的程序文件，用以描述实施质量

管理体系所需要日勺过程，质量管理体系程序涉及：

a）原则中要求的形成文件的程序；

b）我司为确保过程的有效运营和控制所需要日勺程序；

3）采用过程措施并做到：

a）明确过程日勺控制准则和措施；

b）拟定过程日勺顺序、相互关系和接口；

c）监测、测量、分析这些过程。

4）确保过程所需资源和信息日勺取得；

备注：资源涉及材料、资金、人力、设备、时间和数据信息等。

5）实现过程筹划日勺预定目的；

6）连续改善这些过程；

7）经辨认，装订过程为企业外包过程。其控制按7.4要求控制。

4.2文件要求

4.2.1总则

我司文件涉及如卜类型，文件的形式能够是任何形式的媒体。

1）质量方针：

一最高管理者对质量的承诺；

一企业在质量方面追求的最高宗旨和方向;

一必须文件化；

一企业全部员工必须遵守并不断进行改善。

2）质量目的

一企业及企业各部门、各层次在质量方面所努力追求的目的，对其进行量化、

分解并不断改善。

3）质量手册（4.2.2）

一定义质量管理体系的范围；

一概略的引用质量体系程序；

一质量管理体系过程及其相互关系日勺表述。

4）程序文件

一原则所要求日勺程序；

一其他为确保体系有效运营所需的程序。

5）作业指导书、规范、原则等

一确保过程有效筹划、控制及运营所需要的文件。

6）统计

一体系运营成果的证据。

管理者代表根据企业的规模、活动的类型、过程、其相互作用的复杂程度及人员日勺

能力筹划整个企业的质量管理体系文件。并经过培训等方式落实到体系全部过程及有关

人员。

文件图:

统计

文件控制程序

(QP-4.2.3-00)

1.目的

对管理体系文件和资料进行控制，确保在使用处取得合用文件日勺有关版本。

2.范围

合用于管理体系运营中全部质量文件和资料的控制。

3.术语定义

无

4.职责与权限

4.1管理者代表组织管理手册和程序文件的编制、修订、管理工作，并对管理体系文

件日勺内容进行必要日勺协调与控制。

4.2管理手册及程序文件由总经理同意。

4.3各有关部门负责各部门日勺管理体系文件和资料的管理。

4.4文件管理员负责管理体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。

5.监控指标

无

6.工作程序

6.1文件及资料日勺分类与编号

6.1.1文件和资料分为如下几类：

管理手册、程序文件、技术文件、作业原则书、外来文件、统计、其他文件等。

6.1.2文件和资料分为受控文件和非受控文件：

1)企业内发放的管理手册为受控文件，由管理者代表同意发放到企业外的为非

受捽文件；

2）程序文件、技术文件、作业指导书等为受控文件，不对外发放，除非经过总

经理同意；

3）受控文件用红色“受控”印章标识。

6.2文件的编写

6.2.1管理者代表组织各部门编写《管理手册》，内容应相互协调，预防反复与错漏。

6.2.2管理者代表组织各部门根据《管理手册》的要求编写程序文件。

6.2.3其他质量文件按各职能部门日勺实际情况编写。

6.3文件的审批

6.3.1管理手册由管理者代表审核，总经理同意c

6.3.2程序文件由管理者代表审核，总经理同意°

6.3.3审批主要内容：

1）内容是否符合GB/T19001-2023的要求，职责是否明确、合理；

2）各文件之间是否协调；

3）是否适合我司实际情况

3）与法律法规、顾客要求是否一致。

6.3.4部门业务范围的作业文件和其他文件由各部门责任人审核，管理者代表审批。

6.4文件编号

6.4.1管理手册QM-2023

QM代表质量体系管理手册，2023代表公布年份；

6.4.2程序文件QP-XX-00

QP-质量管理体系相应程序，XX-原则相应章节号；00-修改次数00~99；如该程

序覆盖了多种要素，则只标中要要素。

6.4.3三级文件QW-XX-00-00

QW-质量管理体系相应作业指导书，XX-原则相应章节号；OO-作业指导书顺序号

00〜99；00-修改次数00〜99；如该作业指导书覆盖了多种要素，则只标主要要素。

6.4.4表格统计JL-XX-00

JL-质量管理体系相应统计，XX-原则相应章节号；00-统计顺序号00〜99；如该统

计覆盖了多种要素，则只标主要要素。

6.4.5顾客提供的技术文件，按顾客要求编号，如顾客无编号，则按我司三层文件

编号措施进行编号。

6.4.6文件的版本以A体现第一版，依次类推，以00-99体现修订次数，一般体目

前文件的右上角。

6.5文件的发放

6.5.1各类文件经同意后由文件管理员发放，使用人在《文件发放回收登记表

(JL-4.2.3-0I)》上签字，受控文件必须加盖红色“受控”印章。

6.5.2管理手册和程序文件发放范围：

总经理、管理者代表、各部门责任人。

6.5.3外来文件(涉及顾客的图纸、作业文件等)由文件接受部门交到文件管理员,

文件管理员建立《外来文件登记评价表(JL-4.2.3-05)》，组织有关部门对外来文件进行

评价，并根据评价成果对外来文件进行处置，处置的成果涉及：存档、发放、转化为我

司原则等。需要发放的按651执行。

6.5.4文件管理员编制和汇总管理体系文件和资料的《受控文件清单(JL-4.2.3-02)》,

对全企业的文件进行统一管理。

655如文件发牛破损，由文件使用部门申请，由管理者代表同意后由文件管理员

更换并销毁破损的文件，并在《文件发放回收登记表(JL-4.2.3-01)》备注栏中注明“更

换”字样。

6.6文件的复审与更改

6.6.1管理手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审，每年复审一次，对不合

适日勺文件应重新修订。

6.6.2文件如在条文上需要更改，由原编制岗位或管理者代表指定人员填写《文件更

改单(JL-4.2.3-06)》，经原审批岗位或经授权人员审批实施更改，并在文件修订统计表

上登记。

6.7文件的更换与作废

6.7.1文件如不适合企业发展日勺需要应重新修订或更换，文件管理员在新文件公布

后告知有关部门换用新文件。

6.7.2新版文件实施后，原文件自行作废，由文件管理员按原《文件发放回收登记

表(JL-4.2.3-01)》统一收回并销毁，填写《文件销毁单(JL-4.2.3-04)》，原版文件封存

备查，并加盖红色''保存"印章。

6.8文件的管理

6.8.1文件经审核同意后，各部门原版文件由文件管理员统一归档保存，并填写《受

控文件清单(JL-4.2.3-02)》。

6.8.2文件应妥善保管，防霉、防蛀，每年由文件管理员到文件持有部门检验一次,

若有损坏应及时更新。

6.8.3文件原件一律不准外借。任何部门未经同意，不准私自复制受控文件。

6.9文件的补发

各部门如需补发文件，应向管理者代表申请，经管理者代表同意后由原文件发放部门

进行补发。

6.10电子文件的管理

我司质量管理体系的全部电子文件，由文件管理员进行管理。储存电子版文件日勺电

脑，应安装有杀毒软件，杀毒软件应时刻开启即时防护功能，并保持病毒库最新，每七

天应进行一次系统杀毒。

7.有关文件

《统计控制程序(QP-424-00)》

8.有关统计

《文件发放回收登记表(JL-4.2.3-01)》

《受控文件清单(JL-4.2302)》

《文件更改单(JL-4.2306)》

《文件销毁单(JL-4.2.3-04)》

《外来文件登记评价表(JL-4.2.3-05)》

统计控制程序

(QP-4.2.4-00)

1.目的

对统计进行控制和管理，提供产品符合要求要求及管理体系有效运营的)证据C

2.范围

合用于管理体系全部有关的统计。

3,术语定义

无

4,职责与权限

4.1文件管理员负责管理体系运营所产生的统计的归口管理。

4.2各职能部门负责本部门所产生的统计的控制。

5.监控指标

无

6.工作程序：

6.1统计的传递与搜集

6.1.1统计以书写文件或表格形式传递、保管。责任人填写统计，笔迹须端正清楚,

内容真实，数据精确，不得用铅笔填写。统计必须有责任人署名；有审批和同意栏的，

必须有主管领导著名。

6.1.2如统计中涉及数据的更改，更改人应在统计单上签订姓名或盖章。

6.1.3统计每月底由各部门按类别搜集，作好标识，妥善保存。

6.2统计的编号

6.2.1统计的编号和表式更改根据《文件控制程序(QP-4.2.3-00)》要求执行。

622对于有规律性的统计，量大面广，可经过日期追溯，只要求代号。

6.3统计的归档与贮存

6.3.1统计由该统计职能部门归档，发至其他部门日勺统计由收文部门归档。

6.3.2文件管理员负责与各部门协商并拟定统计的最短保存期限。统计的保存期限最

低应满足法