校本业务档案管理制度

PAGE校本业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强我校校本业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，为学校各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各学科组、各年级组在校本业务活动中形成的各类档案，包括但不限于教学计划、教案、教学反思、学生作业、考试试卷、教研活动记录、教师培训资料、课题研究资料、校本课程开发资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：校本业务档案由学校档案管理部门集中统一管理，各部门、各学科组、各年级组应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和制度化。2.真实性原则：档案内容应真实反映校本业务活动的实际情况，不得弄虚作假、篡改或伪造档案资料。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录校本业务活动的全过程，包括活动的策划、组织、实施、总结等各个环节，确保档案资料的完整性。4.保密性原则：对于涉及学校机密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用和检索，提高档案的使用效率，为学校的教学、科研和管理工作提供及时、有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以学校校长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调学校档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和规划，审批档案管理工作制度和年度工作计划，监督检查档案管理工作的执行情况，解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全校校本业务档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善学校档案管理制度和工作流程。2.负责全校校本业务档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，并建立档案数据库，实现档案的信息化管理。3.负责档案的保管、保护和安全保密工作，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的完整和安全。4.负责档案的查阅、借阅和利用工作，为学校各部门、各学科组、各年级组及师生提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录工作。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，并做好相关记录。6.负责组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生的档案意识和档案管理水平。7.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的联系与沟通，及时报送档案工作信息和统计报表。（三）各部门、各学科组、各年级组职责1.各部门、各学科组、各年级组应指定专人负责本部门、本学科组、本年级组校本业务档案的收集、整理和移交工作，并按照学校档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至学校档案管理部门。2.负责对本部门、本学科组、本年级组形成的档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案资料的完整性和规范性。3.协助学校档案管理部门做好档案的查阅、借阅和利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责对本部门、本学科组、本年级组档案的安全保密工作，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学方面：包括教学计划、教案、教学反思、学生作业、考试试卷、教学总结、教学成果等。2.教研方面：包括教研活动计划、教研活动记录、教研论文、课题研究资料、校本课程开发资料等。3.教师培训方面：包括教师培训计划、培训记录、培训证书、培训总结等。4.学生管理方面：包括学生基本信息、学生成绩册、学生奖惩记录、学生综合素质评价资料等。5.学校活动方面：包括学校组织的各类会议记录、活动方案、活动总结、活动照片、活动录像等。6.其他方面：与校本业务相关的其他文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门、各学科组、各年级组应按照档案收集范围，及时收集本部门、本学科组、本年级组在校本业务活动中形成的各类档案资料，并确保档案资料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要的档案资料，应一式两份或多份，分别保存于不同的地点，以防止档案丢失或损坏。3.档案资料应使用统一规格的纸张和书写工具，字迹应清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。4.档案资料应按照时间顺序或逻辑顺序进行排列，确保档案资料的系统性和连贯性。（三）整理方法1.分类：校本业务档案按照档案内容的性质和特点，分为教学档案、教研档案、教师培训档案、学生管理档案、学校活动档案等五大类，每大类下再根据具体内容分为若干小类。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。编号方法可采用年度+类别+流水号的形式，如2023JX001，表示2023年教学类第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限、密级等内容，以便于档案的查阅和利用。4.装订：对纸张较多的档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，不得使用金属钉或塑料夹等易生锈或损坏的装订材料。5.上架：将整理好的档案资料按照类别和编号顺序上架存放，便于档案的保管和查阅。四、档案的保管与保护（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，并定期进行检查和维护。（二）保管期限校本业务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值等因素确定，具体如下：1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、社会和国家具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校的重要文件、重大事件记录、教学成果、科研成果、学校发展规划等。2.长期保管：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如学校的教学计划、教案、教研活动记录、教师培训资料等。3.短期保管：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如学生作业、考试试卷、学校活动方案等。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，确保档案的完整和安全。2.做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。档案库房应保持适宜的温湿度，定期投放防虫药品，安装防火、防盗报警装置等。3.对破损或褪色的档案进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。修复或复制档案应按照档案修复的技术要求进行操作，并做好记录。4.加强对电子档案的管理和保护。定期对电子档案进行备份，存储于不同的介质和地点，防止电子档案因病毒感染、硬件故障、人为误操作等原因丢失或损坏。同时，应采取必要的安全防护措施，防止电子档案被非法篡改或泄露。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅校本业务档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到学校档案管理部门查阅档案。2.外单位人员因工作需要查阅我校校本业务档案的，须持单位介绍信，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅档案。查阅档案时，须由学校档案管理部门指定专人陪同，并按照规定的范围查阅档案。3.涉及学校机密、个人隐私等敏感信息的档案，未经学校保密委员会批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的目的、内容和范围等。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意或学校档案管理部门负责人批准后，查阅人员持申请表到学校档案管理部门办理查阅手续。3.学校档案管理部门工作人员根据查阅人员的申请，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的、查阅范围等。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还学校档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用方式1.学校档案管理部门应积极为学校各部门、各学科组、各年级组及师生提供档案查阅、借阅服务，充分发挥档案的利用价值。2.对于需要借阅档案的人员，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如有特殊情况需要延长借阅期限的，须提前向学校档案管理部门申请并说明理由。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借他人或用于其他非工作目的。借阅期间，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人员应及时向学校档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。4.学校档案管理部门应根据学校工作需要，定期整理和编研档案资料，编写档案参考资料、大事记、年鉴等，为学校领导决策、教学科研、管理工作等提供参考依据。同时，应积极开展档案信息资源的开发利用工作，通过举办档案展览、专题讲座等形式，宣传学校的历史和文化，展示学校的办学成果。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立以学校档案管理部门负责人为组长，各部门负责人、档案管理人员等为成员的档案鉴定小组，负责对全校校本业务档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：档案鉴定小组对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案或其他相关档案进行分析比较，了解档案在同类档案中的地位和作用，从而确定档案的保存价值。3.效益评估法：从档案的利用效益角度出发，评估档案对学校教学、科研、管理等工作的实际作用，以此来确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对经过鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，清册应包括档