乡镇采购业务制度

PAGE乡镇采购业务制度一、总则（一）目的为加强乡镇采购业务管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障采购活动的公平、公正、公开，维护乡镇利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、所属事业单位及其他使用乡镇财政性资金进行采购活动的组织和个人。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平的市场竞争环境，确保符合条件的供应商能够平等参与竞争。4.公正原则：采购决策过程应公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购业务制度、流程，并监督执行。审核采购计划，确定采购方式，组织采购活动。建立和管理供应商库，负责供应商资格审查和评价。协调处理采购过程中的争议和问题。2.需求部门根据工作需要，提出采购需求，编制采购申请。参与采购项目的技术规格、质量标准等的制定。配合采购管理部门进行采购项目的验收。3.财务部门负责采购资金的预算安排、审核支付申请。对采购资金的使用情况进行监督和审计。4.监督部门对采购活动进行全程监督，确保采购行为合规。受理采购活动中的投诉举报，进行调查处理。二、采购计划管理（一）采购需求提出1.各需求部门应根据工作实际和事业发展规划，提前谋划采购项目，明确采购需求。2.采购需求应详细、准确，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、服务标准等内容。3.对于涉及专业技术的采购需求，需求部门应组织相关专业人员进行论证，确保需求的合理性和可行性。（二）采购申请编制1.需求部门根据采购需求，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目基本信息、采购预算、采购方式建议、预计采购时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。（三）采购计划审核1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购需求的必要性、合规性、合理性进行审核。2.审核采购预算的准确性和资金来源的合规性。3.根据采购项目特点和实际情况，确定采购方式。4.对于重大采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行联合评审，形成评审意见。（四）采购计划下达1.采购管理部门根据审核通过的采购申请表，下达采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排等内容。2.采购计划下达后，各部门应严格按照计划组织实施采购活动。如需调整采购计划，应按照规定程序进行审批。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购管理部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目基本信息、投标人资格条件、获取招标文件的方式和时间、投标截止时间、开标时间及地点等。4.组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应通过随机方式选择不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。4.按照邀请招标程序组织开标、评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应组织相关人员进行论证，形成单一来源采购论证意见。4.单一来源采购论证意见经批准后，采购管理部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。5.询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。成交供应商的报价应当为符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的价格。四、采购程序（一）招标采购程序1.编制招标文件：采购管理部门根据采购需求和采购方式，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、投标文件格式、技术规格、评标标准和方法、合同条款等内容。2.发布招标公告：按照规定在指定媒体上发布招标公告。3.发售招标文件：潜在投标人按照招标公告要求获取招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。4.开标：采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。5.评标：采购管理部门组织评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。评标委员会由采购人代表和有关专家组成，成员人数为五人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告，推荐中标候选人。6.定标：采购人根据评标委员会提出的评标报告和推荐的中标候选人确定中标供应商。中标供应商确定后，采购管理部门应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对采购人和中标供应商具有法律效力。中标通知书发出后，采购人改变中标结果的，或者中标供应商放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。7.签订合同：采购人与中标供应商按照中标通知书和招标文件规定的事项签订采购合同。采购合同签订后，采购人应将合同副本报同级财政部门备案。（二）竞争性谈判采购程序1.成立谈判小组：采购管理部门按照规定成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.制定谈判文件：谈判小组根据采购需求制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。3.确定邀请参加谈判的供应商名单：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出谈判邀请书。4.谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（三）单一来源采购程序1.提出申请：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的理由等。2.组织论证：采购管理部门组织相关人员进行论证，形成单一来源采购论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、唯一性、采购金额的合理性以及拟采用的采购方式等内容。3.审批：单一来源采购论证意见报乡镇相关领导审批。4.协商与签订合同：采购管理部门与供应商进行协商，签订采购合同。采购合同签订后，采购人应将合同副本报同级财政部门备案。（四）询价采购程序1.成立询价小组：采购管理部门按照规定成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.确定被询价的供应商名单：询价小组从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书。3.询价：询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。4.确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。成交供应商的报价应当为符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的价格。五、合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应采用书面形式，由采购人和供应商双方签字（盖章）确认。合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等履行交货义务。采购人应按照合同约定及时支付货款。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同履行的监督工作，及时了解合同执行情况，发现问题及时向采购管理部门反馈。3.采购管理部门应定期对合同履行情况进行检查和督促，确保合同顺利履行。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款或解除合同的，采购人和供应商应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议签订后，采购管理部门应及时将相关情况通知财务部门、需求部门等相关部门，并按照规定办理备案手续。（四）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等方面。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。3.采购管理部门应将验收报告存档，并作为支付货款的依据之一。六、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应加强对采购活动的全程监督，重点监督采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购资金的使用效益等方面。2.建立采购活动内部审计制度，定期对采购项目进行审计，检查采购项目的执行情况、合同履行情况、资金使用情况等，发现问题及时督促整改。3.采购管理部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购人员的行为，防止采购过程中的违规违纪行为。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部