医院政采业务管理制度

PAGE医院政采业务管理制度一、总则（一）目的为加强医院政采业务管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院内部所有使用财政性资金及自有资金进行的政府采购业务活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政采业务必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商平等参与竞争的权利。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动。4.公正原则：采购活动应公正对待所有供应商，不得偏袒任何一方。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、组织与职责（一）政采管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责研究制定医院政采业务的发展战略、方针政策和管理制度。审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等。协调解决政采业务中的重大问题。监督政采业务的执行情况。（二）政采管理部门1.设置：设立专门的政采管理部门，配备专业的采购管理人员。2.职责贯彻执行政采业务管理制度和相关法律法规。编制年度政采预算，报政采管理委员会审议后执行。组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。建立供应商库，对供应商进行资格审查和信用评价。负责采购合同的签订、履行、验收等工作。整理和归档采购文件及相关资料。（三）使用部门1.职责根据业务需要，提出采购需求，填写采购申请表。参与采购文件的编制和评审工作。配合政采管理部门进行采购项目的验收工作。（四）财务部门1.职责审核采购预算，确保资金合理安排。负责采购资金的支付和核算工作。对采购项目的资金使用情况进行监督检查。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据年度工作计划和业务需求，在规定时间内编制采购预算，明确采购项目、数量、规格、金额等内容。2.采购预算应详细、准确，不得漏报、虚报。对于大型采购项目，应进行可行性研究和成本效益分析。3.政采管理部门对各使用部门提交的采购预算进行汇总审核，结合医院财务状况和发展规划，提出调整建议，报政采管理委员会审议。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。政采管理部门应按照预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，使用部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经政采管理部门审核后，报政采管理委员会审批。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.政采管理部门应定期向政采管理委员会汇报采购预算执行情况，接受监督检查。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.招标公告应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.政采管理部门应按照规定的程序组织开标、评标活动，确保评标过程公平、公正、公开。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.政采管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.政采管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.政采管理部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由，并报政采管理委员会批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.政采管理部门应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.政采管理部门根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、采购程序、评标标准等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.采购文件编制过程中，应广泛征求使用部门、专家等的意见，确保文件的科学性、合理性和公正性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，政采管理部门应组织内部审核，对文件的内容、格式、逻辑等进行检查，确保文件准确无误。2.对于重大采购项目的采购文件，应提交政采管理委员会进行审核，确保文件符合医院利益和相关法律法规要求。（三）采购文件发放1.政采管理部门应按照规定的时间和方式，将采购文件发放给已报名的供应商。2.发放采购文件时，应要求供应商签收，并做好发放记录。（四）采购文件修改与补充1.在采购活动开始前，如发现采购文件有错误或需要补充相关内容的，政采管理部门应及时以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。2.采购文件的修改与补充应作为采购文件的组成部分，具有同等法律效力。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.政采管理部门建立供应商资格审查制度，对参与医院政采业务的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。3.只有通过资格审查的供应商才能参与医院的政采业务。（二）供应商库建设1.政采管理部门建立供应商库，将符合资格条件的供应商纳入供应商库管理。2.供应商库应定期更新，对不再符合资格条件或有不良记录的供应商及时清理出库。3.在采购活动中，应优先从供应商库中选择供应商。（三）供应商信用评价1.政采管理部门建立供应商信用评价制度，对供应商的履约情况、售后服务、诚信经营等方面进行评价。2.信用评价结果作为供应商参与后续采购活动的重要参考依据，对于信用良好的供应商给予优先考虑，对于信用不良的供应商进行限制或禁止参与采购活动。七、采购活动实施（一）采购公告发布1.政采管理部门按照规定的媒体和渠道发布采购公告，确保采购信息公开透明。2.采购公告应包含采购项目的基本信息、采购方式、报名时间、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）报名与资格预审1.供应商应在规定的报名时间内，按照采购公告的要求提交报名资料，进行报名。2.政采管理部门对报名供应商进行资格预审，审查其是否符合采购文件规定的资格条件。（三）开标、评标与定标1.政采管理部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动，邀请所有投标人参加。2.开标过程中，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。3.开标结束后，政采管理部门组织评标活动。评标应按照采购文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。4.评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人或确定成交供应商，政采管理部门根据评标委员会的推荐意见进行定标。（四）采购合同签订1.政采管理部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、合法。3.采购合同签订后，政采管理部门应将合同副本送财务部门、使用部门等备案。八、采购项目验收（一）验收组织1.采购项目完成后，使用部门应及时组织验收。对于大型或复杂的采购项目，政采管理部门应会同使用部门、财务部门等共同组织验收。2.验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术规格和质量要求。（二）验收标准1.验收应按照采购合同约定的技术规格、质量标准、数量等进行。2.对于有国家标准或行业标准的采购项目，应按照国家标准或行业标准进行验收。（三）验收程序1.验收人员应首先检查采购项目的外观、数量等是否符合要求，然后进行性能测试、质量检验等。2.验收过程中，应做好验收记录，包括验收时间、地点、验收人员、验收内容及结果等。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后再次进行验收，直至验收合格。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。（二）档案整理与归档1.政采管理部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。2.采购档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案资料完整、有序。3.采购档案应及时归档，归档后的档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。十、监督与检查（一）内部监督1.政采管理部门应建立内部监督制度，对采购业务的各个环节进行监督检查，确保采购活动合法合规。2.财务部门应加强对采购资金使用情况的监督，确保资金安全、合理使用。3.审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购活动的真实性、合法性和效益性。（二）外部监督1.医院政采业务应接受财政部门、纪检监察部门等的外部监督检查。2.对于外部监督检查提出的问题，医院应认真整改，及时反馈整改情况。十一、责任追究（一）违规行为界定1.在政采业务活动中，存在下列行为之一的，属于违规行为：违反采购程序，擅自改变采购方式的。与供应商串通，谋取不正当利益的。泄露采购信息，影响采购活动公平竞争的。在采购活动中接受供应商贿赂