《ERP应用技能》-项目二 系统管理

任务一基础知识

系统管理是用友ERP−U8.72系统中一个非常特殊的组成部分。它的主要功能是对用友ERP−U8.72管理系统的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护。一、系统管理的主要功能用友ERP−U8.72由多个子系统组成，各子系统之间相互联系，数据共享，为企业的资金流、物流、信息流的统一管理和实时反映提供了有效的方法、工具。系统管理是所有子系统运行的基础，它为各个子系统提供了公共的账套、年度账和其他相关的基础数据，各子系统的操作员也需要在系统管理中统一设置并分配权限。通过系统管理企业的信息化管理人员可以进行方便的管理、及时的监控，随时掌握企业的信息系统状态。下一页返回任务一基础知识鉴于系统管理在用友ERP−U8.72中的重要地位，系统只允许两种角色登录系统管理：一是系统管理员（admin）；二是账套主管。如果是初次使用ERP系统，必须以系统管理员的身份注册系统管理，建立账套和指定相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册系统管理。系统管理主要提供以下功能。（1）账套管理。包括对账套的建立、修改、引入和输出等。（2）年度账管理。包括对年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据等。上一页下一页返回任务一基础知识（3）操作员及其权限的集中管理。为了保证系统数据的安全与保密，系统管理提供了此功能，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统；另一方面可以对系统所包含的各子系统的操作进行协调，以保证各负其责。操作员及其权限的管理主要包括设置用户、定义角色及设置用户功能权限。二、账套管理账套指的是一组相互关联的数据。简单来说，其实就是将现实中的企业通过数据的形式描述到ERP系统中。一般可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，也可以同时为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别建账。用友ERP−U8.72中最多允许建立999个账套。不同的账套数据之间彼此独立，没有丝毫关联。上一页下一页返回任务一基础知识账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。系统管理员通过“建账三部曲”建立账套。账套建好后如有相关信息需要修改，则由该账套的账套主管来完成。账套的引入功能则是将系统外某账套数据引入本系统中。对集团公司来说，可以将子公司的账套数据定期引入到母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。账套输出功能是指将所选的账套数据做一个备份以备不时之需。三、年度账管理年度账不同于账套。一个账套中包含了企业所有的数据，把企业数据按年度划分，称为年度账。上一页下一页返回任务一基础知识用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中还可以存放不同年度的年度账。这样对不同核算单位、不同时期的数据，就可以方便地进行操作。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。对年度账数据来说，也有引入和输出操作，其含义和操作方法与账套的引入和输出是相同的；所不同的是年度账引入和输出的操作对象不是针对整个账套，而是针对账套中某一年度的年度账。四、操作员及其权限管理系统提供了操作员权限的集中管理功能，包括功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理。上一页下一页返回任务一基础知识设置操作员权限的工作由系统管理员或该账套的账套主管来完成。在权限功能中既可以对角色赋权，也可以对用户赋权。如果在建立账套时已经正确地选择了该账套的账套主管，则此时可以查看；否则，可以在权限功能中重新选择账套主管。如果在设置用户时已经指定该用户的所属角色，并且该角色已经被赋权，则该用户即拥有了与该角色相同的权限；如果经查看后发现该用户的权限并不与该角色完全相同，可以在权限功能中进行修改。五、基础概念解释（1）系统管理员：是用友ERP−U8.72中权限最高的操作员，负责整个系统的总体控制和数据维护工作，他可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出；设置角色和用户；指定账套主管；设置和修改用户的密码及其权限等。上一页下一页返回任务一基础知识（2）账套主管：负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套参数进行修改，对年度账的管理（包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据），以及该账套操作员权限的设置。（3）角色：是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。（4）用户：是指有权限登录系统、对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。每次注册登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。上一页返回任务二实操部分一、注册系统管理执行【开始︱所有程序︱用友ERP−U8.72︱系统服务︱系统管理】命令，启动系统管理。执行【系统︱注册】命令，打开【登录】对话框。初次使用ERP系统时，以系统管理员身份注册系统管理，在【操作员】文本框中输入admin，密码为空，单击【确定】按钮，以系统管理员身份进入系统管理。【提示】初次使用ERP系统，第一次必须以系统管理员的身份注册系统管理，建立账套和指定相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册系统管理。下一页返回任务二实操部分二、建账三部曲系统管理启用后，将通过增加用户、建立账套和设置权限三个步骤完成，如图2−1所示。（一）增加用户初次使用ERP系统，需要首先设置具体的用户及其角色，才能进行相关的操作。设置用户后系统对于登录操作，要进行相关的合法性检查。1.角色设置ERP系统中预设了若干角色，企业可根据自身情况选择增加或删除。设置角色后，可以定义该角色的权限。如果用户归属某角色，则具有该角色的相应权限。上一页下一页返回任务二实操部分角色的个数不受限制，一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属不同的角色。用户和角色的设置不分先后顺序，可根据自己的需要进行设置。【操作流程】在【系统管理】主界面，执行【权限︱角色】命令，进入【角色管理】界面。单击【增加】、【删除】或【修改】按钮可进行角色的增加、删除或修改操作。【注意】用户和角色的设置可以不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，选择其归属哪一个角色，则其自动具有该角色的权限，包括功能权限和数据权限。上一页下一页返回任务二实操部分2.用户设置【操作流程】在【系统管理】主界面，执行【权限︱用户】命令，进行【用户管理】界面。单击【增加】按钮，显示【增加用户】界面。输入用户编号（必须唯一）、姓名、口令和所属部门、E−mail、地址、手机号等，并选择新增用户所属的角色，单击【增加】按钮，保存新增用户信息。【注意】若修改了用户的所属角色，则该用户对应的权限也随角色的改变而相应地改变。上一页下一页返回任务二实操部分删除用户信息：选中要删除的用户，单击【删除】按钮，可删除该用户。但已启用的用户不能删除，已定义用户角色的用户必须先取消所属角色才能删除。（二）建立账套在使用ERP系统之前，需要新建本单位的账套。【操作流程】以系统管理员身份注册登录，然后执行【账套︱建立】命令，进入【创建账套】界面，根据建账向导按步骤完成。上一页下一页返回任务二实操部分①录入新建账套的账套信息。【提示】账套号：账套的唯一内部标识，由3位数字构成，必须唯一，设置后不允许修改。ERP系统中最多允许建立999个账套。账套名称：账套的外部标识，将与账套号一起显示在系统正在运行的界面上。用户必须输入，可以输入40个字符。账套路径：系统默认的账套路径是D:\U8SOFT\Admin，可以进行修改。启用会计期：建立账套时，系统启用会计期将自动默认为系统日期，应注意根据实际情况及时修改，否则将会影响到企业的系统初始化和日常业务处理等内容的操作。上一页下一页返回任务二实操部分是否集团账套：若选择此复选框，则此账套为启用“集团财务”模块后的汇总分、子公司数据的账套，不做企业之应用。建立专家财务评估数据库：若选择此复选框，并确定数据库名称，则此账套将会与专家财务评估模块集成应用。②单击【下一步】按钮进入【单位信息】界面。其中【单位名称】必须填写，其余项目选填。【提示】单位名称应录入企业的全称，以便打印发票时使用。③单击【下一步】按钮，进入【核算类型】界面，用于记录本单位的基本核算信息。上一页下一页返回任务二实操部分【提示】企业类型：系统默认企业类型为【工业】，可以修改。选择【工业】，供应链管理系统才能处理产成品入库、限额领料等业务。选择【商业】，供应链管理系统才能处理受托代销业务。行业性质：行业性质将决定系统预置科目的内容，必须选择正确。系统默认为2007年新会计制度科目。账套主管：用来指定本账套的账套主管，用户只能从下拉列表中选择输入。是否按行业预设科目：如果用户希望采用相同预置所属行业的标准一级科目，则在该选项前打钩，那么进入系统后，一级会计科目由系统自动设置；如果不选，则由用户自己设置会计科目。上一页下一页返回任务二实操部分④单击【下一步】按钮，进入【基础信息】界面，选择是否对存货、客户和供应商进行分类；有无外币核算。【提示】是否对存货、客户和供应商进行分类将会影响到相应档案的设置。有无外币核算将影响到基础信息的设置和日常业务处理中有无外币的核算内容。一般来说，即使暂时没有外币核算，也最好先设置为有外币核算，以便满足将来业务扩展的需要。⑤单击【完成】按钮，打开【创建账套】对话框，单击【是】按钮。由于系统需要按照用户输入的上述信息进行建账，因此需要一段时间，请耐心等待。建账完成后，自动打开【编码方案】对话框。⑥按照企业需求修改分类编码方案。上一页下一页返回任务二实操部分【提示】编码方案提供了ERP系统中所有具有编码的信息的编码规则，它的设置，将会直接影响到基础信息设置中其相应内容的编码级次和每级编码的位长。例如假设客户分类编码级次为2−3，则代表客户具有两级分类，第一级的编码位长为2，如01，第二级的编码位长为5，如01001。⑦执行【确定︱取消】命令后，进入【数据精度定义】对话框，按企业所需修改。数据精度定义决定了ERP系统中所有数据的保存精度，即小数位数。上一页下一页返回任务二实操部分⑧在【数据精度定义】对话框中单击【确定】按钮后，打开【创建账套】对话框。选择【是】进入系统启用设置界面。或选择【否】，结束建账过程，暂不启用任何系统。将在以后执行【企业应用平台︱基础信息︱基本信息︱系统启用】命令进行启用。（三）设置权限用友ERP−U8.72提供了用户权限的集中管理功能。系统提供了用户对所有模块的操作权限管理，包括功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理。上一页下一页返回任务二实操部分设置用户权限的工作，由系统管理员或该账套的账套主管通过执行【系统管理︱权限】命令完成。如果在建立账套时已经正确选择了该账套的账套主管，则此时可以查看；否则，可以在权限功能中重新选择账套主管。如果在设置用户时已经指定该用户的所属角色，并且该角色已经被赋权，则该用户拥有了与该角色相同的权限。【操作流程】①在【系统管理】界面，执行【权限︱权限】命令，打开【操作员权限】界面。②选择要设置权限的账套和账套所在年度，左边显示本账套内所有角色和用户名。上一页下一页返回任务二实操部分③选择要设置权限的用户，若在增加用户时已经定义了角色，则该用户自动具有该角色所具有的所有权限。选择【显示所属角色权限】复选框，可以从右边功能目录树中详细查询。例如某用户被定义为本账套的账套主管，可以看到【账套主管】复选框为选中状态，并具有系统中的所有权限。如果经查看后发现该用户的权限不与所属角色完全相同，则单击工具栏上的【修改】按钮进行修改。【注意】只有系统管理员有权限设置或取消账套主管，而账套主管只能分配所属账套的用户权限。一个账套可以拥有多个账套主管。设置账套时应注意分别选中【用户】和相应的【账套】。上一页下一页返回任务二实操部分账套主管拥有该账套的所有权限，因此无须为账套主管另外赋权。如果在增加用户步骤中已将某用户定义为账套主管，则该用户既已定义为系统内所有账套的账套主管。如果在设置权限步骤指定某用户为某账套的账套主管，则该用户只是该账套的账套主管。（四）修改账套上述三步骤完成后，说明新账套建立完毕。在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便更真实、准确地反映企业的相关内容时，可以进行账套修改。只有账套主管可以修改其具有权限的账套中的信息，系统管理员无权修改。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①用户以账套主管的身份注册，选择相应账套，登录【系统管理】平台。②执行【账套︱修改】命令，按照建账向导逐步修改。【注意】“企业类型”在账套生成后，账套主管无权修改。三、系统安全管理对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必须的。用友ERP−U8.72提供了账套的输出（备份）、引入（恢复）以及自动定期备份功能。上一页下一页返回任务二实操部分（一）账套输出（备份）输出账套功能是指将所选的账套数据进行备份输出。对于企业系统管理员来讲，定时地将企业数据备份出来存储到不同的介质上（如常见的光盘、网络盘等），对数据的安全性来说是非常重要的。同时，对于异地管理的公司，此功能还可以解决审计和数据汇总的问题。【操作流程】①以系统管理员身份注册，进入系统管理界面，执行【账套︱输出】命令。②系统弹出账套输出界面，在“账套号”处选择需要输出的账套，单击【确认】按钮进行输出。此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径。选择输出路径，单击【确定】按钮继续输出，然后系统将提示输出是否成功。上一页下一页返回任务二实操部分【提示】账套输出时，输出两个文件。UfErpAct.Lst为账套信息文件；UFDATA是账套数据文件。【注意】只有系统管理员有权限进行账套输出。如果将【删除当前输出账套】复选框同时选中，在输出完成后系统会删除当前输出的账套。正在使用的账套可以进行【账套备份】，但不允许进行【删除账套】操作。上一页下一页返回任务二实操部分（二）账套引入（恢复）引入账套功能是指将系统外某账套数据引入ERP系统中。如果企业由于不可预知的原因，需要对数据进行恢复，即可将之前备份好的引入系统中，将企业的损失降至最低。同时，对集团公司来说，可以将子公司的账套数据定期引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。【操作流程】①以系统管理员身份注册，进入系统管理界面，执行【账套︱引入】命令。②选择UfErpAct.Lst文件，单击【打开】按钮表示确认，至引入成功即可。上一页下一页返回任务二实操部分（三）设置备份计划用友ERP系统提供了定期自动备份账套功能，可实现多账套同时、定期、无人干预自动输出。用户可以通过执行【系统︱设置备份计划】命令进行设置。【操作流程】以系统管理员身份注册系统管理，执行【系统︱设置备份计划】命令，显示【增加备份计划】界面，单击【增加】按钮，输入计划编号、计划名称，选择输入备份类型和发生频率，选择系统数据的备份路径和要备份的账套或年度账。单击【增加】按钮，保存设置。上一页返回实验一系统管理【实验准备】已经安装用友ERP−U8.72软件。分析本企业所在的行业、经济类型和生产经营特点，了解企业管理的核算和管理要求，确定本企业个性化的应用方案。【实验要求】●增加操作员。●建立核算单位账套（暂时不启用任何系统）。●对操作员进行授权。●启用各自子系统。●账套备份。下一页返回实验一系统管理【实验资料】1.建账信息账套号：666；账套名称：山东顺业有机硅有限公司；启用会计期间：2015年1月1日。2.单位信息单位名称：山东顺业有机硅有限公司；单位简称：顺业有机硅；单位地址：山东省烟台市高新工业区15号；法人代表：徐国华；联系电话和传真：0535−1111111；税号：370802195003967。3.核算类型该企业记账本位币为人民币（RMB）；企业类型为工业；行业性质为2007年新会计制度科目；账套主管是李晶；按行业性质预设会计科目。上一页下一页返回实验一系统管理4.基础信息该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货进行分类，客户、供应商不分类。5.分类编码方案●科目编码：4−2−2−2−2。●部门：2−2。●收发类别：1−2。●存货：2−2。●其他采用系统默认。上一页下一页返回实验一系统管理6.设置数据精度该企业对存货数量、存货单价、开票单价、件数、换算率等小数位数均约定为2位。7.角色分工及其权限（如表2−1

所示）8.启用的系统和启用日期2015年1月1日，分别启用666账套的总账、应收款管理、应付款管理、固定资产、薪资管理、采购管理、销售管理、库存管理和存货核算系统。上一页下一页返回实验一系统管理【实验指导】1.注册系统管理执行【开始︱所有程序︱用友ERP−U8.72︱系统服务︱系统管理】命令，登录到【127.0.0.1】，操作员【admin】，账套【（default）】，单击【确定】按钮，以系统管理员身份进入系统管理，如图2−2所示。2.增加操作员执行【权限︱用户】命令，进入【用户管理】窗口，单击工具栏上的【增加】按钮，输入编号0001，姓名“李晶”；认证方式默认；口令和确认口令均为0001；并在所属角色列表中选择【账套主管】角色，单击【增加】按钮，保存设置，如图2−3所示。同理，增加操作员“王一红”和“陈三平”，结果如图2−4

所示。上一页下一页返回实验一系统管理3.建立账套在【系统管理】窗口中，执行【账套︱建立】命令，打开【创建账套】对话框。根据建账向导按实验资料录入新建账套的账套信息、单位信息、核算类型、基础信息、编码方案及数据精度，如图2−5

所示。4.设置操作员权限①执行【系统︱注销】命令，退出系统管理员登录，而以0001账套主管身份注册进入系统管理，并在【系统管理】窗口中，执行【权限︱权限】命令，修改操作员0002和0003的权限。②在【操作员权限】窗口中，选中【0002王一红】，并勾选【显示所属角色权限】复选框，可以看见王一红目前已具有财务主管的相关权限，还需为她增加公共目录设置权限。单击【修改】按钮，在右侧对话框进行修改，