高校采购内部管理制度

PAGE高校采购内部管理制度一、总则（一）目的为加强高校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：追求采购资金使用效益最大化，注重采购质量和售后服务。4.廉政原则：杜绝采购过程中的腐败行为，确保廉洁自律。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责审议采购政策、制度、重大采购项目等事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行机构设立专门的采购部门，配备专业人员，负责具体采购业务的组织实施，包括采购计划编制、采购文件制作、采购活动组织、合同签订与执行等。（三）采购需求部门各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，并对采购项目的实施和验收负责。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理投诉举报，查处违规违纪行为。审计部门负责对采购项目进行审计监督。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据事业发展规划和工作实际需要，科学合理编制采购预算，明确采购项目、数量、规格、金额等内容。采购预算应纳入学校年度预算统一管理。（二）预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。因特殊情况确需调整采购预算的，应按规定程序报经批准。（三）预算监督财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，确保预算资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，经部门负责人审核后报采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式报相关领导审批。3.采购文件编制：采购部门根据采购项目特点和采购方式编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购要求、评审标准、合同条款等内容。4.发布采购信息：通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：供应商按照采购文件要求报名，采购部门对供应商资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。6.采购评审：组织评审委员会对供应商的响应文件进行评审，根据评审标准确定中标、成交供应商。7.采购合同签订：采购部门与中标、成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务。8.采购项目实施与验收：采购需求部门负责采购项目的实施，采购完成后组织相关部门进行验收，出具验收报告。五、采购合同管理（一）合同签订采购合同应按照采购文件和评审结果签订，明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订前应进行合法性审查。（二）合同履行采购部门和采购需求部门应督促供应商严格履行合同义务，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除如需变更或解除采购合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。涉及采购预算调整的，应按规定程序报经批准。（四）合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本归档保存，以备查阅。六、采购验收管理（一）验收组织采购需求部门负责组织采购项目的验收工作，可邀请相关专业人员、技术专家等参与验收。（二）验收标准按照采购合同约定的质量标准、技术规格等进行验收，同时应符合国家相关标准和行业规范。（三）验收程序1.供应商提交验收申请，采购需求部门审核后组织验收。2.验收人员按照验收标准对采购项目进行检查、测试、评估等。3.验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后重新验收。（四）验收记录与档案验收过程应做好记录，包括验收时间、地点、人员、内容、结果等，验收报告作为采购项目档案保存。七、采购风险管理（一）风险识别对采购过程中可能出现的风险进行识别，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。（二）风险评估评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（三）风险应对针对不同风险采取相应的应对措施，如选择信誉良好的供应商、签订详细的合同条款、加强质量检验、建立价格预警机制、聘请法律顾问等。（四）风险监控持续监控采购风险状况，及时发现新的风险因素，调整风险应对措施。八、采购信息管理（一）信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括采购政策法规、市场行情、供应商信息等。（二）信息发布通过学校官网、内部办公系统等渠道及时发布采购信息，确保信息公开透明。（三）信息存档对采购过程中的各类文件、资料、记录等进行存档，建立采购信息数据库，便于查询和管理。九、采购绩效评价（一）评价指标建立采购绩效评价指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、售后服务等方面的指标。（二）评价方法采用定量与定性相结合的评价方法，对采购项目进行综合评价。（三）评价周期定期对采购项目进行绩效评价，一般每年进行一次全面评价，对重大采购项目适