财政所采购内部控制制度

PAGE财政所采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强财政所采购管理，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本财政所实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于财政所内部的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。同时，涉及财政资金使用的采购项目，无论资金来源渠道如何，均应遵循本制度规定。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证采购结果公平合理。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应及时、准确地向社会公开，接受公众监督。4.效益性原则：在满足财政所业务需求的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，对采购活动的全过程进行有效监督和控制，防范采购风险。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立采购领导小组，由财政所所长担任组长，副所长担任副组长，各相关业务股室负责人为成员。采购领导小组负责审议和决策重大采购事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等。其主要职责如下：1.研究制定采购政策和制度，确保采购活动符合法律法规和财政管理要求。2.审查采购预算，根据财政所业务需求和资金状况，合理安排采购资金。3.审批采购方式的选择，对公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等采购方式进行决策。4.审议采购合同条款，确保合同内容合法、合规、合理，维护财政所利益。5.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中出现的重大问题。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购活动的具体执行部门。采购办公室配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施。其主要职责如下：1.根据采购领导小组的决策，编制采购计划和采购文件，明确采购需求、采购标准、采购程序等。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查、开标、评标、谈判等采购活动。3.与供应商签订采购合同，并负责合同的履行、验收、付款等工作。4.建立采购档案，对采购活动的相关文件、资料进行整理、归档和保管，以备查阅。5.定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题和风险。（三）采购监督机构成立采购监督小组，由财政所内部审计人员、纪检监察人员等组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规、公正透明。其主要职责如下：1.监督采购政策和制度的执行情况，检查采购活动是否符合法律法规和财政管理要求。2.审查采购文件和采购程序的合法性、合规性，防止出现违规操作。3.参与开标、评标、谈判等采购活动，对采购过程进行现场监督，确保采购活动公平公正。4.受理供应商和其他利益相关方的投诉举报，对采购活动中的违法违规行为进行调查处理。5.定期对采购活动进行内部审计，评估采购内部控制制度的有效性，提出改进建议。（四）其他相关部门职责1.业务股室：负责提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购办公室进行供应商资格审查、验收等工作。2.财务股室：负责审核采购预算，办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用情况进行监督和管理。3.资产管理股室：负责对采购的资产进行登记、入账、保管和处置等工作，确保资产安全完整。三、采购预算管理（一）预算编制1.各业务股室应根据财政所年度工作计划和业务需求，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购办公室负责对各业务股室提交的采购预算进行汇总和审核，结合财政所年度预算安排和资金状况，提出调整建议，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据财政所实际情况和业务需求，对采购预算进行审定，确保采购预算合理、准确、可行。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整或突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报采购领导小组审批。2.采购办公室应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。如发现预算执行偏差较大，应及时向采购领导小组报告，并提出相应的改进措施。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如因市场价格波动、政策调整、采购需求变更等原因需要调整采购预算，业务股室应及时提出预算调整申请，并详细说明调整的原因、内容和金额。2.采购办公室对预算调整申请进行审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据实际情况进行审议，决定是否批准预算调整申请。3.经批准的预算调整申请应及时下达给采购办公室和相关业务股室，作为采购活动的执行依据。采购办公室应按照调整后的预算组织采购活动。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物或服务数量较大、技术规格较为明确、市场竞争较为充分的采购项目。2.采购办公室应按照规定的程序发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间和地点等。3.采购办公室负责组织开标、评标活动。开标应在规定的时间和地点公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.采购办公室根据评标委员会的评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购办公室应根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商名单应在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布邀请招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间和地点等。3.采购办公室负责组织开标、评标活动。开标、评标程序与公开招标相同。4.采购办公室根据评标委员会的评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购办公室应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同条款等。谈判文件应在谈判前发给参与谈判的供应商。3.采购办公室组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行充分沟通和协商，最终确定成交供应商。4.采购办公室根据谈判结果，与成交供应商签订采购合同，并将谈判结果通知所有未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购办公室应组织专家对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。3.采购办公室将单一来源采购项目的论证意见报采购领导小组审批。采购领导小组根据论证意见进行审议，决定是否批准单一来源采购申请。4.经批准的单一来源采购项目，采购办公室应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。采购合同签订后，应将采购情况报财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购办公室应根据采购项目的特点和需求，制定询价文件，明确询价内容、报价要求、合同条款等。询价文件应在询价前发给参与询价的供应商。3.采购办公室组织询价小组与供应商进行询价。询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向供应商发出询价单，要求供应商在规定的时间内报价。4.采购办公室根据询价小组的询价结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购办公室应在中标、成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购办公室应将合同草案提交采购领导小组审议。采购领导小组应重点审查合同条款的合法性、合规性、合理性，确保合同内容符合财政所利益和采购要求。3.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送财务股室、资产管理股室等相关部门备案，作为付款、验收、资产入账等工作的依据。（二）合同履行1.采购办公室应按照采购合同约定，及时跟踪供应商的合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商应按照采购合同约定提供货物、工程或服务，并在规定的时间内将货物送达指定地点或完成工程建设、服务提供。采购办公室应组织相关人员对供应商提供的货物、工程或服务进行验收，验收合格后方可办理付款手续。3.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购办公室应按照规定的程序办理相关手续，并及时通知财务股室、资产管理股室等相关部门。（三）合同付款1.财务股室应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购资金的支付手续。付款前，财务股室应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合法合规。2.采购资金的支付应严格按照财政国库管理制度的规定执行，通过财政直接支付或财政授权支付方式进行。对于金额较大的采购项目，应实行国库集中支付。3.财务股室应建立采购付款台账，详细记录采购项目名称、合同金额、付款时间、付款金额等信息，定期与采购办公室核对付款情况，确保付款信息准确无误。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购办公室应根据采购合同约定，组织相关人员对采购的货物、工程或服务进行验收。验收人员应包括采购办公室人员、业务股室人员、资产管理股室人员等，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。2.对于大型或复杂的采购项目，采购办公室应制定详细的验收方案，明确验收标准、验收程序、验收方法等内容。验收方案应在验收前报采购领导小组审批。（二）验收标准1.采购货物的验收应按照采购合同约定的质量标准进行，包括货物的规格型号、数量、外观、性能、质量证明文件等方面。2.采购工程的验收应按照国家相关工程建设标准和采购合同约定的要求进行，包括工程的质量、进度、安全、环保等方面。3.采购服务的验收应按照采购合同约定的服务标准进行，包括服务的内容、质量、期限、效果等方面。（三）验收程序1.供应商完成货物、工程或服务的提供后，应向采购办公室提交验收申请，并提供相关的证明文件和资料。2.采购办公室收到验收申请后，应组织验收人员对供应商提供的货物、工程或服务进行现场检查、测试、评估等工作。验收人员应按照验收标准进行验收，并填写验收报告。3.验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收人员应在验收报告上签字确认，如验收不合格，应注明不合格原因及整改要求。4.采购办公室根据验收报告的结论，决定是否通过验收。如验收合格，采购办公室应办理相关手续，支付采购资金；如验收不合格，采购办公室应要求供应商限期整改，整改后重新组织验收，直至验收合格为止。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关文件、资料，主要包括采购预算文件及批复、采购计划、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证、投诉处理文件等。（二）档案整理采购办公室应指定专人负责采购档案的整理工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料完整、有序。（三）档案保管采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室。档案保管期限应按照国