印章内部控制制度

PAGE印章内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司印章的管理和使用，确保印章使用的安全性、合法性和规范性，维护公司的合法权益，防范印章使用过程中的风险，特制定本印章内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司涉及的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的使用必须符合国家法律法规及公司内部规章制度的要求。2.安全性原则：采取有效措施确保印章的保管、使用安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。3.规范性原则：明确印章使用的流程和审批权限，确保印章使用的过程规范、有序。4.责任追究原则：对违反印章管理制度的行为进行责任追究，严肃处理相关责任人。二、印章的种类及用途（一）公司公章1.用于以公司名义对外签订的合同、协议、文件等；2.证明公司的主体资格、授权委托事项等；3.其他需要加盖公司公章的事项。（二）合同专用章专门用于签订各类合同，明确合同的法律效力。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务；2.银行账户预留印鉴等。（四）法定代表人章1.在特定情况下代表法定代表人行使职权，如办理某些重要文件的签署等；2.根据法定代表人授权，用于特定的业务活动。（五）部门章1.各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料的盖章确认；2.与部门职责相关的业务往来文件的盖章，但不得用于对外签订合同等具有重大法律效力的事项。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门对申请表进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.经审批同意后，行政部门统一委托具有资质的印章制作单位刻制印章。4.印章刻制完成后，行政部门负责组织验收。验收内容包括印章的规格、材质、文字内容等是否与申请表一致，印章外观是否清晰、完整，有无瑕疵等。验收合格后，填写《印章验收单》。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门需在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.印章启用时，由行政部门将印章的印模留存一份，分别交至档案室、财务部门等相关部门备案。3.同时，行政部门负责将印章的详细信息录入公司印章管理系统，建立印章档案，记录印章的刻制、启用、变更、废止等情况。四、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，每枚印章必须指定专人负责保管，确保印章的安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交予他人保管或使用。（二）保管方式1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章应存放在保险柜或专门的印章保管设施内，并安装必要的防盗、防火、防潮等安全设备。2.部门章可根据实际情况，由部门指定专人在办公区域内妥善保管，但应确保印章存放安全，不得随意放置。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，随时掌握印章的使用情况。2.严格按照印章使用流程进行用印审批，对不符合规定的用印申请有权拒绝，并及时向上级报告。3.在印章使用后，及时将印章归位保管，并做好使用记录。4.定期对保管的印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即报告并采取相应措施。五、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。涉及重大事项或合同的用印，还需提交相关的审批文件或合同文本。2.审核：申请表提交至印章保管部门，由印章保管人员对申请内容进行初步审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、申请文件是否齐全、审批手续是否完备等。审核通过后，在申请表上签字确认，并提交至相应的审批领导。3.审批：审批领导根据公司的授权和相关规定，对用印申请进行审批。审批通过后，在申请表上签署意见并签字。4.用印：印章保管人员根据审批通过的申请表，在用印文件上加盖相应印章，并在《印章使用登记簿》上详细记录用印时间、用印事项、文件名称、用印份数、审批领导等信息。用印完成后，将申请表、用印文件等一并存档。（二）审批权限1.一般事项的用印，由部门负责人审批。2.涉及金额较大的合同、重大决策文件等重要事项的用印，需经公司分管领导审批，必要时还需报公司法定代表人审批。3.对外报送的重要文件、报表等用印，应根据文件的性质和重要程度，按照公司规定的审批流程进行审批。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行审批时，经请示公司分管领导同意后，可先进行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.异地用印时，原则上应通过传真、邮件等方式将用印申请及相关文件发送至公司总部，按照正常流程进行审批。如因特殊原因无法进行远程审批，可由当地负责人电话请示公司分管领导同意后，先行用印，但应在事后及时将用印申请及相关文件寄回公司总部备案。六、印章的停用与废止（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的；2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用的；3.其他需要停用印章的情形。（二）停用程序1.当出现印章停用情形时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称等信息，并经公司分管领导审批。2.审批通过后，行政部门发布《印章停用通知》，明确印章停用日期，并告知各部门停止使用该印章。3.印章保管人员在收到停用通知后，立即将印章封存，并交至行政部门统一保管。（三）废止程序1.对于已停用的印章，行政部门应定期进行清理，确认不再需要使用后，填写《印章废止申请表》，报公司分管领导审批。2.审批通过后，行政部门负责组织对废止印章进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。3.销毁完成后，行政部门将《印章废止申请表》、《印章销毁记录》等相关资料存档，作为印章管理的重要档案保存。七、印章的检查与监督（一）定期检查1.行政部门应定期对公司印章的保管、使用情况进行检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次专项检查。2.检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否完备、使用记录是否完整等。3.检查人员应填写《印章检查记录表》，对检查中发现的问题及时记录，并提出整改意见。（二）不定期抽查公司审计部门或其他监督部门可根据工作需要，不定期对印章的管理和使用情况进行抽查。抽查结果应及时反馈给行政部门及相关领导，并督促整改落实。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款