第二部分-基础知识-文书部分教案新部编本

教师学科教案

[20-20学年度第一学期]

任教学科:

任教年级:

任教老师:

XX市实验学校

第二部分基础知识

第一章文书基础

第一节文书及其制发

文书-文件-公文

文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。最早出

现于西汉。

文件：广义上说它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称.

狭义上说文件主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。

公文：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。

文书、文件和公文三个概念常常被人们混为一谈，其实是各有侧重，存在着一定的差别。在机关中三

者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的

文件材料，即公务文书。在本书中不对三个概念进行严格区别，书中提到这三个概念时大都指应用文书里

的通用公文，有时也指事务文书和商务文书。

一、文书的含义、特点和分类

（一）文书的含义

文书一词早在汉代即已使用，如《史记•匈奴传》：“毋文书以言语为约束”：《汉书•刑法志》：“文书

盈于几阁，典者不能遍睹。”英文译为record（按国际档案理事会所编《档案术语词典》（1984）,与中国文

书的概念最为接近），指国家机关、企事业单位、社会团体或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而

使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。这个概念的界定倾向于档案学的角度，但却在一定程度

上阐述了文书的外延与内涵。

应用文书是国家党政机关、企事业单位、社会团体或个人在工作、学习和生活中使用的，用以处理公

或私事务、传播信息、表述意愿而撰写的具有一定的惯用体式的实用性文章。本书所讲的应用文书又具体

指公务文书，而个人、家庭或家族在处理自身事务的活动中产生和使用的文书，如信件、笔记、契约、书

稿、家谱等私人文书不在本书的研究范围之内。

（二）文书的特点

准确理解文书的含义需要把握文书的特点。从文书作为国家党政机关、企事业单位、社会团体或个人

管理事务和进行社会交往的重要工具的角度来理解，公文具有如下特征：

1.实用性。实用性是应用文书最大、最本质的特点。它为解决实际问题或达到某种目的而写，对象明

确。这也是它区别于其它文体的主要标志。写一篇报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况。而

文学作品则不同，文学作品以审美为宗旨，关注的是人的精神与灵魂，内容上重创新，形式上不拘一格，

多数作品都是超越功利性和实用性的。

2.内容的真实性。文书为解决实际问题而写，强调的是方针政策的正确和客观事实的真实。事实确凿

可信，统计数据准确无误，有根有据，这是应用文书写作对真实性的基本要求。

3.格式的稳定性。文书多数有惯用格式，其中国家行政机关公文具有规范格式。应用文书的格式的稔

定性，使不同的文种清晰醒目，便于写作、阅读、承办、归档、查询和利用，达到行文的目的。

除此之外，文书尤指公务文书还具有如下特征：必须由法定的作者制成和发布，即依法成立并能以

自己的名义行使权力和根据自己的职能和权限制发公文；公文代表机关的法定权威，也是处理事务的依据，

具有施政效用，必须贯彻执行；公文的种类、用途、体式以及处理程序一般都有明确规定，以维护它的权

威性和严肃性，保证能及时、准确地处理事务。

（三）文书的分类

应用文书的文章体载、种类繁多。由于标准不同，分类结果也不尽相同。

1.依其来源可分为收文、发文和内部文书。

收文：即收来文件。是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的

文件。

发文：即对外文件。是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件。

内部文书：是指制发和使用都限于本机关（或部门）内部的文件。

2.依其行文关系可分为上行文、平行文和下行文。

上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，

是自下而上的行文，故称上行文。如请示、报告。

平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。较常见的有函。

下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。如指示、决定、通知和批复等。

3.依其涉密程度可分为绝密级文书、机密级文书和秘密级文书。

绝密文书：涉及社会组织（如党和国家）最核心的秘密的文书，一旦泄露，会使社会组织（如党和国

家）的安全和利益遭受特别严重的损害。

机密文书：涉及社会组织（如党和国家）重要秘密的文书，一旦泄露，会使社会组织（如党和国家）

的安全和利益遭受较大的损害。

秘密文书：涉及社会组织（如党和国家）一般秘密的文书，一旦泄露，会使社会组织（如党和国家）

的安全和利益遭受一定的损害。

4.依其紧急程度与办理时限的要求可分为特急件、急件与平件。

特急件：事项特别紧急，必须在最短时间内以最快的速度优选传递与办理的文书。

急件：事项紧急，要求打破工作常规，迅速传递、处理或在规定的时限内办理完毕的文书。

平件：没有办理时限上的特殊要求，按工作常规传递、处理即可的公文

5.依其文种的应用范围可分为通用文书和专用文书。

通用文书是各类社会组织在日常工作中普遍使用的文书，如请示、通知、函等文种。

专用文书社会组织体系中的专门业务机构在某些特殊活动中使用的文书，如信访文书、人事文书、会

计文书和介绍信等。

（四）行政文书，事务文书、商务文书

本书综合考虑应用文书的特点、作用、撰写规律，结合秘书工作实践，为了教学和学习方便将应用文

书分为行政文书、事务文书、商务文书等几类。

1.行政公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进

行公务活动的重要工具。在社会实践活动中，行政公文的使用已经极为广泛，远远超出了行政机关范畴，

在经济、司法、企业、商务、科技等各行各业的日常工作中都被经常使用，因而被称为“通用公文二国

务院2000年8月24日发布的、从2001年1月1日开始执行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简

称《办法》）中所规定了13种行政公文，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、

请示、批复、意见、函、会议纪要。这13个文种即我们常说的通用公文。

2.事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。本书所阐述的事务文书主要

有传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职

报告、讲话稿等。

3.商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。本书所阐述的商务文书主要有意向

书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。

二、文书（主要指通用公文）的制发程序

通用公文的制发程序又叫发文办理。发文办理是各级行政机关、企事业单位和社会团体办公厅（室）

工作的重要组成部分，是贯彻执行党和国家的方针政策，具体实现领导和开展工作的重要方式之一。发文

办理工作做得如何，直接影响机关（部门）的工作作风、工作效率和工作水平。《办法》规定：“发文办理

是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序」

（-）草拟

草拟就是拟写公文草稿。对草拟公文的主要要求是：

符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求

简短。

公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定翥急程度。

人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1."，第四层为“（1

应当使用国家法定计量单位。如应用“公斤”，而不用惯用的“斤二

文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。如“《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）二

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句

中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字。

在草拟公文这一环节中还暗含着一个会商的程序.《办法》第二十六条规定：“拟制公文，对涉及其他

部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文：如有分歧，主办

部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并

与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。”未取得一致意见的不可行文。

（二）审核

审核就是对公文文稿进行审查核定。公文送负责人签发之前，先由办公厅（室）进行审核。审核的重

点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定

等。公文送负责人签发前，需经办公厅（室）进行审核。具体审核以下几个方面：

1.行文的必要性。是否确需行文，行文方式是否恰当。

2.政策把握。是否符合党和国家的方针、政策：是否符合行文规则和发文办理的有关要求：新出台的

政策规定有无依据、有无说明，是否切实可行：与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾：涉及其他部门

职权范围的事项，是否经过协商，分歧意见是否一致，会签单位是否齐全，是否符合拟制公文的有关要求

等。

3.格式。是否符合《办法》的有关规定，文种是否恰当：文稿结构是否符合公文写作要求。

4.文字。表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻辑结庖是否准确、合理：计量单位是否符合国

家标准；行文、数字、层次、序号、用笔用墨是否规范。

公文审核一般有初核、校核、审核、更审、审签等5个程序.

草拟公文单位的负责人进行初核：办公厅（室）秘书部门进厅校核：办公厅（室）负责公文处理的领

导进行审核；与公文涉及工作有关的领导和分管副秘书长（副主任）进行复审。同时，办公厅（室）的行

文应经办公厅（室）主任复审，政府的行文，应经政府秘书长复审，最后，送有签发权限的负责人审签。

（三）签发

签发属于领导人终审草稿的环节，是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发的程序。以本

机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发：以本机关名义制发的下行文或平行文，

由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓

名和时间。部门不应将代拟稿直接送本级政府负责人签批。未经发文机关文秘部门审核的文稿，负责人原

则上不予受理签发。

公文一经负责人签发，即意味着正式生效。因此，各级行政机关及部门一定要严格按照《办法》所规

定的权限进行审签，不能随意签发，要保证公文的严肃性、权威性和法律效力。

如属两个以上机关联合行文，或所发公文涉及其他部门或地区职权，应经各发文机关或相关单位的领

导签署意见，即会签。

（四）复核

复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。《办法》规定：“公文正式印制前，文秘部门对

公文文稿必须进行复核」复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、

规范等，是否有错别字，漏字等等.曳核是发文过程的最后一道出关环节.经史核需要对文稿进行实质性

修改的，应按程序进行复审。

（五）发文注册

是为待发文件注册，编著发文字号，确定印制数量和发送范围等（涉密文件还要编制份数序号）。在

公文实践即填写发文稿纸首页。

（六）缮印

缮印是根据领导人签发后的定稿，经过缮写或印刷制成正式文本。缮印要忠于定稿，印制格式要规范，

力求使每一份公文的外观形式都端庄、美观、大方，同时要注意做好保密工作。

（七）用印

在缮印好的文件上盖印或现场监印。

（A）发文登记

由文秘部门将待发文件登记造册，以备存查。发文登记的主要内容有：发文单位、文种、发文编号、

签发人、拟稿单位、拟稿人、成文时间、转办时间、秘级、紧急程度、发文份数、文件分类、文件标题、

发文范围（主送、抄送）、主题词等。

（九）分发

由秘书把用印并登记的公文通过适当方式（邮寄、传真、电表、电子邮件、专人递送）传递给收文单

位或个人，是文件从发文机关到收文机关的运行过程。一般可分为内送和外投两部分。内送是由秘书人员

直接分送给机关领导和有关部门；外投是由机要通信人员送出。

投送文件既要快又要确保安全。无论内送外送都要建立投送登记手续，特别是送给领导同志的文件，

更要严格履行登记手续。在较大机关，由于发往的机关、部门较多，一般应建立“文件分发登记”、“机要

信投递登记”、“挂号信投递登记”等手续制度。在一般机关，可以利用发文登记簿履行交接手续，不必另

行登记。有的地区和部门将上行文直接交由本机关以外的人向上级机关报送或催办，显得极不严肃，一定

要严格按照发文程序运转，不能随意。

三、事务文书、商务文书的制发程序

事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，不会像行政公文那样

具有一套严格、缜密的制发程序；但作为公务工具来说，所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定

稿、公布及操作的制发程序，事务文书中的简报，从调查、草拟、审核到编发（选稿、改稿、加写按语、

版面编排），均有其特定的制发过程：事务文书中的计划，从调查征询、草拟、审核、修订到公布，也有

其固定的制发过程；商务文书中的合同，从订立合同前的确定要件、订立合同到确认合同成立及生效，也

有其固定的制发过程。

第二节应用文书的格式

公文区别于其他文体的标志之一，就是有严格的格式栗求，不允许随意改变.国家质量技术监督局于

1999年12月27日发布了《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704-1999）（以下简称《新标准》）,

是我国目前学习、运用公文格式方面的唯一标准。《新标准》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版

记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即154mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）

以下主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

《办法》对于公文的格式也有明确规定。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、

发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机

关和印发日期等部分组成。

一、通用公文格式

（一）通用公文用纸和印装规格

公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mmX297mm。

公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm土1mm；公文用纸订口（左白边）为28nlm土1mm,

版心尺寸为156mmX225mm（不含页码）。

排版要求：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行,

每行排28个字。文字一般从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字

（按其习惯书写、排版）。

印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2ran。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油

墨应达到色谱所标Y80%,M80%o印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

装订要求：公文左侧骑马订或平订，不掉页：后背平整、不空。

页码标识：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一

字线，一字线距版心下边缘7曲。单（奇数）页码居右空1字，双（偶数）页码居左空1字，空白页与空

白页以后的页不标识页码。

（二）通用公文中各要素标识规则

通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记3部分。

1.眉首部分

红色反线以上的各要素统称眉首。主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机

关标识、发文字号、签发人等要素。

（1）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版

心左上角第1行。《办法》规定带有密级的公文需编制份数序号，换言之，并不是所有的公文都需要编制

份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。

《新标准》对公文份数序号的具体标识办法没有明确说明。一般认为应根据公文的份数来决定编几位

数字，但至少应不低于两位，即“1”编为“01”，保留一个虚位.例如印制10份公文，其第1份的序号

可写成“001”，最后1份的序号写成“010”.

(2)秘密等级和保密期限

秘密等级是指涉密公文的保密程度，《中华人民共和国保密法》将秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝

密”三级。《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“秘密”、“机密”、“绝密”公文

均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空：字；

如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限

之间用隔开。如“绝密★十年

(3)紧急程度

紧急程度是对文件送达和办理时限上的要求。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当

分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，

两字之间空1字：如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度

顶格标识在版心右上角第2行。有的文件要求限时送达，则在文件封套上标注“限X月X日X时前送达”

的字样。

(4)发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成：对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化

简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为

80mmo

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应

小于22mmX15mm(高X宽)。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行

文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

(5)发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。位于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排

布(上报的公文位置发生变化)；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，用六角括号“()”括入;

序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。例如，“内政办发(2007)1号”，“内政办”为发文机关

内蒙古自治区政府办公厅的代字；“2007”为年份；“1号”是序号，是指内蒙古自治区政府办公厅在2007

年所发的第1号文件。

联合行文时只标识文件主办机关的发文字号。

(6)签发人

签发人是指最后审定公文文稿签字印发的机关(部门)负责人。

上报的公文需标识签发人，其位置平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居

右空1字。“签发人”3字用3号仿宋体字标识，其后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

联合上报公文时，文件主办机关的签发人姓名置于第1行，其他机关签发人的姓名按发文机关标识中

机关名称的先后排列次序，在第1行之下依次排列，此时下移红色反线，使最后一个签发人的姓名与左侧

的发文字号处于同一行，发文字号与红色反线之间的距高为4nll1。

（7）红色反线

红色反线标识在发文字号之下的处。其长度与版心等宽，即；高度（粗细）一般为磅。

41nm156ra01.5

2.主体部分

红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体，主要标识公文标题、主送机关、正文、

附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

（1）公文标题

标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分1行或多行居中排布；回行时要做到词意完整、

排列对称、间距恰当，既有美感，又要避免产生异义。标题中除法规、规章名称加书名号以外，一般不使

用标点符号。

公文标题一般由发文机关名称、公文事由和公文种类组成，简称标题三要素。如《内蒙古自治区人民

政府关于切实加强林地保护管理工作的通知》、（内蒙古自治区人民政府关于进一步扶持老区经济社会发展

的意见》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括。

公文标题的三要素，有时可以省略除文种外的一个或两个部分。标题，一般使用“关于”这个介词结

构。

（2）主送机关

指公文的主要受理机关，又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”，书写时应当使用全称或规范化简

称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式：下行文可以

有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各盟行政公署、市人民政

府，自治区政府各委、办、厅、局；”等。

标识位置在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后

标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词

之下、抄送之上，标识方法同抄送。

联合行文时，主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列。

（3）正文

正文位于主送机关下1行，采用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。每自

然段左空2字，回行顶格。正文中数字和年份不能回行。

⑷附件

附件是指附属于公文正件的有关文件或材料。

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件

如有序号，使用阿拉伯数码标识（如“附件：LXXXXX”）：附件名称后不加标点符号。附件应与公文

正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标

识应一致.如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标

识附件（或带序号）。

（5）成文日期

确定公文成文日期的原则：机关领导人或秘书长、办公厅（室）主任签发的，以签发日期为准；联合行

文时，以最后一个机关签字日期为准；须经会议讨论通过的，以通过日期为准；须经上级机关或立法机关

批准的，以批准日期为准。

成文日期用汉字标全年、月、日：“零”写作“O”。如：“二。。七年八月一日”不能写为“二00七

年八月一日”，不能写为“2007年8月1日”，也不能写为“二零零七年八月一日”，更不能写为“贰零零

柒年捌月壹日”。

（6）发文机关印章

印章是公文的生效标识。公文除“会议纪要”发出的以外均应加盖印章。联合上行文时由主办机关加

盖印章，联合下行文时所有发文机关都要加盖印章。盖章应端正，印文要清晰，一律用红色。

单一发文印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字：加盖印章应

上距正文1行之内，端正、居中，下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，仅

以下弧压在成文日期上（即所谓的骑年压月）；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在

成文日期上。

联合行文印章。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字：主办机关印章在前：两个印章均

压成文日期。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐,两印章间互不相交或相切，相距不超过

3nun0

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印

章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不

得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排臼章之

下右空2字标识成文时间。

特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解

决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

根据秘书职业资格鉴定考试大纲的要求，就考试中有关落款、印章书写问题的说明如下：

第一个问题，是否书写落款。落款，即发文机关名称。出于教学与考试需要，我们一般要求考生不描

画印章，就像《中华人民共和国国务院公报》中的公文那样，不论有几个发文机关，都不加盖印章，而以

文字注明落款。

第二个问题，落款是写全称，还是简称。落款可以写全称，也可写规范化简称。落款的书写位置一般

位于成文日期上一行。

⑺附注

指需要说明的其他事项，多用来注明文件的阅读、传达范围和行文的有关事项。所谓阅读、传达范围，

是指公文发至的机关级别和传达对象的范围，如“此件发至地师级在一般情况下，上行文、平行文、

周知性公文无须标注阅读和传达范围，而具有密级的下行文则必须标识；有的文件需要广泛宣传，普遍实

施，就注明“此件可以登报、广播”等。

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示''文

种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。值得注意的是，标写“附注”，不要出现“附注”字样，

圆括号里的内容即为附注。

3.版记部分

主题词（含）以下的各要素统称版记。主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。

（1）主题词

是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动

化，提高办公效率和质量的一个重要环节。主题词是指经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组,

国务院有《国务院公文主题词表》。《办法》规定：“公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标

注主题词。”

具体标识方法为：“主题词”3字用3号黑体字居左顶格标识，其后标全角冒号；词目用3号小标宋体

字，词目之间空1字书写，不可用逗号取代空格。

标引主题词要注意以下三点：

第一、要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词，一般不超过5个。

其标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。

各主题词之间空1格，不写标点符号。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，

再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一

个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打

击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；

然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议纪要”。

第二、要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》（1997年12月修订），

由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类715个主题词，附表有2类298个

主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。

第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“公交”、“能源”、“邮电”类中的“工业”、“交通”、

“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。有些上级机

关（如省、市等）也印发与《国务院公文主题词表》相配套且适合自身实际的公文主题词表，要求下级机关

使用。

第三、主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则。

（2）抄送机关

抄送机关是指将文件抄送给除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关，按机关性原和隶

属关系情况依次排列。公文如需标识抄送机关，标识在在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字

标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄

送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送乱关。

（3）印发机关和印发日期

印发机关一般是指发文机关的文秘部门，如办公厅（室）、秘书处等：印发日期以公文付印的日期为

准。

印发机关和印发日期同占1行，位于“抄送”之下（无抄送机关在主题词之下），印发机关左空1字，

印发日期右空1字。印发机关用3号仿宋体字标识：印发日期用阿拉伯数字标识。

（4）版记中的反线

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均加一反线，颜色

为黑色，宽度同版心。

值得注意的是，现在公文实践中经常会遇到“印数”这一要素，在《办法》和《新标准》中均未提到。

以上眉首、主体、版记中诸要素，构成了一般公文的格式，即文件式格式。本节后附公文格式式样（图

1〜图6）。

（三）通用公文的特定格式

通用公文除了上述的文件式格式外，还有信函式、命令式和会议纪要式等几种特定格式。

1.信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关

全称下4mm处为一条武文线（二粗下细），距下页边20nun处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28个字，首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心

右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行

版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法与文件式格式相同。

2.命令格式

命令式格式发文机关标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文

机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号：令号下空2行标识正文：正

文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务：联合发布的命令或令的签发人

职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他分送机关标识方法同抄送机关。

其他要素的标识方法与文件式格式相同。

3.会议纪要格式

会议纪要标识由发文机关标识加“会议纪要”（“XXXXX会议纪要”）组成。其标识位置同文件式

格式（上边缘至版心上边缘为25ran）,用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖臼章，

但标注成文日期.其他要素的标识方法弓文件式格式相同V

一定.一.施

37mm±1mm夭表

图4公文末页版式图5联合行文公文末页版式1图6联合行文公文末页版式2

第三节应用文书基础知识

一、文章要素

公文同其他文体一样，也是由一定的要素构成的，即人们常说的“文章四要素”：主题、材料、结构、

语言。

（-）公文的主题

1.主题的含义

主题，又称“主旨、题旨”等，是作者通过文章具体内容所表达出来的中心思想或基本意见。主题是

公文的灵魂。公文的主题是否合乎要求，是决定公文是否有价值的关键性问题。

2.确立公文主题的依据

确立公文主题的依据，要了解公文的主题主要来自于三个方面：机关（部门）领导；工作实践；文件

文献。来源于机关（部门）领导是指确立公文的主题要符合机关领导意图，不随便篡改领导的意图，尊重

领导意图，并能完善领导思路（包括补充和修正）；来源于文件文献指公文主题时要掌握和查阅大量相关

资料，符合有关的法律法规、政策法令。来源于工作实践指在确立公文主题时要明确本机关（单位、部门）

以及受文机关（部门）的主要职能职责。

确立公文主题的依据，即认真领会领导意图，结合工作实践，明确写作目的，同时要遵守材料本身的

立意。

3.对主题的要求

正确：深刻：新颖：集中。

4.公文主题的常见表现方法

应用文书主题的表现要求是“直陈文中”，即在公文中直接表示。根据不同的内容、目的，可以采用

多种表现方法。

（1）标题显现，一目了然。值得注意的是，不是所有的标题都与主题有关：有的标题，属于“材料”

的范畴。

（2）篇首撮要，开门见山。在公文的开头，用一、二句简明扼要的话，概括公文的主要内容，揭示

公文的主题。常用“为、为了”等句式。

（3）篇末点题，充分论证。公文的前面部分已经过充分论证，篇末点题，能够强调其主题意义。

（4）陈述缘由，引出主题。在开头先陈述制发文件的背景、原因等缘由情况，然后在此基础上自然

引出公文的主题。

（5）段首撮要，逐步显旨。有的陈述性、叙事性的公文（如总结、报告、通报等），在每一层次的段

首用小标题或者主题句的方式逐步将主题揭示出来。

（6）首尾照应，揭示主题。有的文书内容较复杂，文字较长，涉及的问题较多，结构也较复杂，这

时往往在开头提出问题，经过逐步论证后，在结尾进行回答，首尾呼应，以突出主题。

5、公文主题的特点

（1）具有鲜明性和针对性。公文写作都有很明确的目的；应该在文本中针对这个目的非常明确地将

主旨表达清楚。

（2）具有单一性。如“请示”，要求做到一文一事，从主题要求的角度来说，就是单一性的要求。

在公文写作实践中，中心思想、原委背景、行文目的“三要素”是构成一篇公文主题的完整体现。一

些内容比较复杂的决定、决议、报告、通告、布告、指示性的通知、指导性的通报、综合性的总结、大型

工作会议纪要、综合性调查报告和文字较长的讲话稿等，一般都采用“三要素组合形式”来确立公文的主

题。但并不是所有公文都是采用“三要素”来表现主题，有的内容比较简单的公文，比如命令、公告、通

告、布告、批复及批转、转发公布性通知等文种，就常常只有“中心思想要素”和“行文目的要素”，或

是“中心思想要素”及“原委目的要素”等要素的结合。

（二）公文的材料

1.材料的含义

材料是作者为写作目的从生活中收集以及写进文章中用来表现主题的事实基础和理论依据。材料是产

生主题的基础，是表现主题的具体内容.

2.选用材料的原则

（1）选择材料要点面结合。既有综合概括性的数据和概况，又有具体深入的事例和典型的情节。

（2）所选材料之间要有较强的逻辑关系。各部分、各类、各个材料以主题为核心，综合说明总体情

况。

（3）选用材料要处理好详略关系。最切题的材料、最典型的材料、最新的材料要详细：反之则略。

3.选用公文材料的方法

（1）分类整理。按照材料的性质和特点，进行梳理和归类，发现材料与材料之间、材料与主题之间

的逻辑关系。这是一个基本方法。

（2）鉴别筛选。对积累的材料进行反复的对比，选择最能够说明问题的材料。

（3）浓缩抽象。将材料进行提炼，抓住最核心的主题，进行抽象归纳，找出材料中具有规律性的意

义。材料的浓缩处理，是概括叙述的基础。

（4）选取典型。公文的每一个部分，都要抓取最能够说明问题的材料来表现。

<=）公文的结构

1.结构的含义

根据表现主题的需要，对公文材料进行组织安排，确定内容的顺序和详略处理，使之成为前后内容关

联、逻辑严密、详略得当、疏密有致的整体。

2.公文结构的内容

（1）标题。即文件的命名。鲜明、准确的标题能够给读者留下深刻的印象。《办法》规定：“公文标

题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关J

应用文书标题的基本模式有两种：

公文式标题。构成通常是：“发文机关+事由+文种”，如《内蒙古自治区人民政府关于下达2007年自

治区国民经济和社会发展计划的通知》。发文机关、事由和文种被称为公文标题“三要素”。“三有素”的

几种组合又构成了公文式标题的几种形式。

文章式标题。常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。文章式标题又有单标题双标题两

种。双标题往往由正标题与副标题组成。

<2）公文的层次。层次是文章内容上的顺序安排，是结构的基本内容。公文层次的安排以主题突出，

顺序合理，逻辑性较强为原则，体例匀称，避免交叉而灵活多变.

安排层次的常用方法有三种：

总分式。在文书开头先作总的概括，然后分别叙述。分别叙述的层次之间具有并列关系。各个分述部

分层次要分明，不能互相包容：逻辑顺序要合理，排列要有序。

递进式。文书各层次的内容是层层推进的关系。一般内容相互关联较大的公文采用这种层次结构方法。

在运用递进式结构安排层次时，要特别注意层次之间的严密的逻辑关系，才能体现出环环相扣，层层递进

的特色.

时序式。各层次之间的关系是以事物发展变化、时间推移的次序来安排的。

除此之外常用的还有并列式、因果式和三段式。

（3）段落。段落是构成文章的基本单位，俗称“自然段二常见的段落方式有：

提行式。即以另起行表示内容转换的方式。如会议纪要常以“会议认为”、“会议强调”、“会议决定”

等作为不同段落的区分。

条款式。即以叙述为标志，按不同意思分条列项划段的方式，又称条文式。

篇段合一式。即一篇文章为一段的划段方式。公文中的转发、印发通知等常采用此种方式。

（4）公文的开头。公文的开头有很多形式，如概述式、目的式、开门见山式、引述式、时间式、说

明式等。但要写出真正好的开头，却不能受这些开头模式的束缚，而是要弄清开头的一般要求，写出有特

色的开头来。公文开头的一般要求是开门见山，紧扣全文，简短凝练，力求新颖。

开门见山。这是一般文章的常用开头形式，而作为公文来说，开门见山更是开头的普遍要求。开门见

山就是在公文的开头就将意图告诉读者，使读者一看开头就知道公文的主要内容。

紧扣全文。紧扣全文就是公文的开头要准确地概括出公文的内容，使文书开头与文书主体内容相统一。

力求新颖。要将公文的开头写得有新意，难度较大，但并不是不能办到，这就要在写作时克服公式化、

脸谱化的弊病。公文开头的力求新颖，主要是要紧扣本篇公文的内容，开门见山地直入主题，写出本篇公

文的特色。有了本篇公文的特色，也就容易作到开头的新颖。

公文的开头常有固定的“首语”。如以“根据”、“为了”、“现将”、“时间”、“单位”、某项

工作、“问题”、“结论”、“评论”为首语。

（5）公文的过渡。过渡，指上下文之间的衔接转换，起着承上启下的作用。

在公文中需要过渡的情况主要有两种情况。一是在公文内容转换时需要过渡。二是由总到分时需要过

渡。公文尾语的类型有：指令性尾语，知照性尾语，呈告性尾语，期准性尾语，期复性尾语，期请性尾语,

回复性尾语。

（6）照应。如首尾照应、文题照应和行文前后照应等。

（7）公文的结尾。公文结尾的写法也是多种多样的，有总结式、强调式、要求式、号召式、希望式、

呼应式等。不管结尾用什么形式，都要求做到有话则说，无话则止。有的公文也不需要结尾。

结尾的要求：

结尾要干净。

结尾要实在，不能空话连篇。

结尾当止则止。可要可不要的结尾就不要，单纯重复全面内容的结尾不要，没有实际内容的结尾不要。

3、对结构的要求

严谨：自然；完整：统一。

4.公文的结构方式

公文的结构方式大都具有程式化的特点，形成了“五个要素+三个部分”的结构模式.

（1）五个要素:

依据——公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等：

目的一公文达到什么意图；

文种承启语一一以文种为动词的过渡性语言；

事项——公文的具体内容，是公文的重点：

要求——提出希望、要求。

（2）三个部分：前言；主体；结尾。

只要抓住了公文的以上结构特点，就能灵活地处理好公文的结构组织。值得注意的是并不是每一份公

文都需要以上5个要素和3个部分。最主要的是“事项”和“主体”不能缺，其他部分的取舍和各个部分

的篇幅大小应根据行文目的、材料和文种来决定。

（四）公文的语言

1.口头语和书面语

学习公文的语言，有必要了解口头语和书面语的含义。

口头语：依声音而存在，是说的语言，听的语言。面对面交流，可以借助动作、表情、手势、语调等

帮助表达：一经说出，随音而逝，听的人不能慢慢分析、揣摩，说的人也不能慢慢组织、修改。因此，句

子较短，用词较平易，通俗易懂。

书面语：依文字而存在，是写的语言，看的语言。不能借助动作、表情、手势、语调等帮助表达，因

此要用一些能够代替这些内容的字、词、句、修辞、表达方式等.借助文字，可以长久保存，看的人可以

慢慢分析、揣摩，说的人也可以慢慢组织、修改，因此，句子较长，用词较深奥，规范文雅。

通过概念的对比可以看出，公文写作应运用书面语。

2.公文语言的运用标准

简明、准确、庄重、规范，达到简明扼要、重点突出、条理性强的效果。

3.应用文书专用语言

应用文书专用语言，常见的有以下8类：

（1）开头用语

用于说明发文缘由，包括意义、根据，或介绍背景材料及情况等。如：

为、为了；根据、按照、遵照、依照：鉴于、关于、由于：目前、当前：兹（指现在）、兹有、兹将、

兹介绍、兹派、兹聘。

（2）承启用语

用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据……决定，根据……特通告如下，

依据……公告如下：为了……现决定，为……通报如下，现就……问题请示如下：现将……（情况）报告如

下，现就……问题提出如下意见，经……批准（同意）将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经……研究,

答曳如下“

（3）引述用语

用于批复或复函引述来文作为依据的用语。如：悉（知道），收悉，电悉，文悉，敬悉，欣悉。

（4）批转用语

用于批转、转发、印发通知时的用语。如：批示，阅批，审批，批转，转发，印发。

（5）称谓用语

对各机关称谓的简称。如：我（部），贵（局），你（省），本（部门），该（处）。

（6）经办用语

表明工作处理过程或情况。如：经，业经，兹经，未经；拟，拟办，拟定；施行，暂行，试行，可行,

执行，参照执行，贯彻执行，研究执行：审定，审议，审发，审批：会议听取了，会议讨论了，会议认为，

会议指出，会议强调指出，会议通过了，会议决定，会议希望，会议号召，会议要求，会议恳切呼吁。

（7）表态用语

用于表态的语言。如：不同意，原则同意，同意；不可，可办，照办；批准，原则批准。

（8）结尾用语

用于请示。如：当否，请批示：如无不妥，请批转各地执行：妥