数字基础档案学 2

第二章

档案信息数字化数字档案馆学（第二版）电子文件的归档与鉴定档案信息数字化的基本问题01纸质档案的数字化02缩微胶片档案的数字化03传统声像档案的数字化04目录CONTENTS案例：青岛市数字档案馆建设05档案信息数字化的基本问题01点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容点击添加文本内容提高档案管理工作效率通过数字化转换，档案的整理、查询、保存可以借助计算机信息系统进行，较之传统的手工作业方式大大提高了工作效率。01压缩存储空间，实现异地备份为了减少灾难事故对档案实体可能造成的不可挽回的损失，需要对重要的档案文件进行异地备份。02扩大档案利用范围，提高档案服务能力传统载体档案经过数字化之后，可以通过计算机检索系统同时为多人提供查询与阅览服务，还可以借助档案网站、电子邮件及其他传输手段为异地用户提供远程档案信息服务，从而提高档案馆的服务能力。03档案信息数字化的作用对于档案馆

（室）而言，需要进行数字化的传统载体档案包括：纸质档案、缩微胶片档案、声像档案以及实物档案。应遵循规范性、标准化、安全性、经济性原则，保证数字化档案信息真实、完整地忠实于档案原件。档案信息数字化的对象包括档案文件的目录与全文。其中，档案目录的数字化是数字档案馆建设的第一步，也是档案自动化管理的基础。档案文件全文的数字化是实现档案信息内容计算机管理、在线检索的基础。BUSINESS档案信息数字化的对象由于各个档案馆的资源基础、技术力量各不相同，档案信息数字化的实施方式也各不相同，主要有业务外包、档案馆自主开展、档案馆与承包公司合作完成三种。一般来讲，第三种方式比较常见。档案信息数字化是一项工作量大、质量要求高的工作。除涉密档案之外，一般档案的数字化在本馆的业务指导下由专业机构承担可以更好地保证项目质量和进度。根据我国法律规定，达到一定金额的数字档案馆业务外包项目，须通过公开招标选择项目承包商。BUSINESS档案信息数字化的实施方式01020304历史联系原则经过鉴定筛选准备数字化的档案文件应该系统完整、保持档案之间的历史联系。抢救原则对于珍稀档案或者已经破损的档案，数字化是一种替代性的档案保护方法，提高珍稀档案的利用率，保护作用原始档案。开放原则在现有的信息安全技术条件下，馆藏档案信息的数字化应优先考虑开放档案。利用价值原则在经费有限的条件下，档案馆应优先选择利用率高的档案进行数字化。馆藏档案信息数字化之前的鉴定纸质档案的数字化02目前，纸质档案数字化的技术已经较为成熟，主要运用高速扫描技术与数据库技术来实现。档案扫描设备是影响纸质档案数字化效率和质量的关键因素，包括数码相机和扫描仪。扫描仪分为一般扫描仪与高速扫描仪。纸质档案数字化的流程与关键技术01020304数字化对象的确定原则过程管理纸质档案数字化的基本环节包括基本原则纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大限度地展现档案原貌。纸质档案数字化的原则数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交管理。综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导工作，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。01030204目录数据库建立目录数据库的建立需要制定数据字段长度、字段类型、字段内容要求等规则。为便于数据交换，应考虑可转换为通用数据格式。图像处理扫描工作完成后，需要对扫描图像进行处理。处理过程包括：图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污、图像质量检查。数字化前处理档案出库；确定扫描页；编制页号；目录数据准备；拆除装订；技术修复。档案扫描档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，并进行参数的设置和调整，保证数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。纸质档案数字化的具体步骤05070608数据挂接档案扫描完成之后，需要将目录数据与关联的数字图像进行挂接。数据挂接包括数据关联与汇总挂接两个阶段。数据备份备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。图像存储压缩率的选择，应以在保证图像清晰可读的前提下尽量缩小存储容量为原则。另外，为方便图像文件的查找利用，应以相对应的纸质档案的档号为图像文件命名。数据验收为保证数据安全，要进行数据备份。备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。纸质档案数字化的具体步骤09数字化成果管理为确保纸质档案数字化成果安全、完整和长期可用，应加强管理。缩微胶片档案的数字化03缩微胶片档案的数字化（digitizationofmicrofilmtrcords）是指采用缩微胶片扫描仪等设备将缩微胶片上的影像转换为存储在磁盘、磁带、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程010203缩微档案的数字化与数字档案的缩微化缩微胶片的优势：保存寿命长，体积小，节省空间；存储文献安全可靠，缩微胶片可以永久保存，且不受病毒、技术进步、设备更新换代和其他突变因素的影响；缩微胶片和原件具有同等的法律地位，因而可以替代原件使用。数字信息缩微化是缩微信息数字化的逆过程，是指利用缩微摄影技术将数字信息转存

到缩微载体的过程，被称为计算机输出缩微胶片（computeroutputmicroforms,COM）。

它将缩微技术的优点与数字信息的优点结合在一起，实现既能长期保存又能方便利用档

案信息的目标。

缩微数字影像技术是一种缩微技术与计算机网络技术相结合的复合技术。它集中了缩微模拟影像系统和数字影像系统的优点，通过由硬件设备和管理软件构成的系统，把缩微胶片上的模拟影像转换成数字影像，然后实现数据的处理、存储、还原、复制、传输和检索等功能。缩微数字影像系统的硬件部分主要由计算机、缩微胶片扫描仪、同步翻拍扫描仪等组成，其核心设备是缩微胶片扫描仪。缩微档案数字化管理软件系统由三个子系统构成，分别是缩微档案数字化生成软件、数据库管理软件与检索软件。缩微数字影像技术简介缩微胶片档案内容检查在缩微胶片数字化之前，需对缩微胶片档案内容进行检查。图像处理扫描后对图像完整性、清晰度、失真度等进行检查。缩微胶片检查在扫描之前，对缩微胶片进行检查，以确保数字化的质量。缩微胶片扫描缩微胶片的调用、倍率选择、扫描方式选择、对比度选择、曝光亮度选择、色彩模式选择、分辨率选择、图像文件命名、扫描情况登记、缩微胶片的整理。图像存储根据不同的情况可以存储为TIFF(G4)、JPEG、CEB、SEP、PDF或其他格式。存储压缩率的选择应以图像清晰、可读、完整为前提。缩微胶片档案数字化的步骤数据整合档案的缩微胶片数字化形成的目录数据与图像数据，经过质检合格后，应及时加载到数据服务器端汇总。数据备份经验收合格的完整数据应及时进行备份。目录建库按照

《档案著录规则》的要求，规范档案中的目录内容，确定档案目录的著录项目、字段长度和内容要求。数据验收以抽检方式检查目录数据、图像数据的质量；一个批次数据抽检的比率不得低于５％。成果管理应加强对档案的缩微胶片数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。缩微胶片档案数字化的步骤传统声像档案的数字化04照片档案的数字化主要采用数字扫描的方式，对不同介质的照片档案，如缩微胶片、照片底片等进行数字化处理。数字化后的档案信息可直接进入声像档案数据库。已经数字化的图像文件，如通过数码相机拍摄的数码照片，可以直接导入声像档案数据库。照片档案的数字化视频档案的数字化视频档案的数字化主要是利用计算机、放像设备及视频采集卡将录像带中的视频信号（可同时包含音频信号）转化为计算机可识别的数字信号。视频档案的数字化采集是通过视频采集软件进行的。音频档案的数字化音频档案的数字化主要是利用计算机、录音机和声卡将录音带中的模拟音频信号转化为计算机可识别的数字音频信号。数字化音频档案的保存质量取决于以下三方面因素：音频声音的质量状况；声卡等硬件设备的质量；数字化过程中音频文件压缩存储格式的确定。案例：青岛市数字档案馆建设05青岛市数字档案馆建设背景青岛市档案局于2000年底提出建设数字档案馆的设想，该设想得到了市委、市政府有关部门的重视和支持。2001年下半年，青岛市正式启动数字档案馆工程。2003年8月，青岛市数字档案馆通过国家档案局组织的科技成果鉴定，成为国内第一个正式投入使用的数字档案馆。2004年12月，青岛市数字档案馆建成数字文件中心并投入使用，实现了电子政务环境下档案文件的实时归档、资源整合。硬件基础设施建设要建立一个功能齐全的数字档案馆，首先应该配备先进的硬件设备，包括数字化输入设备、计算机、存储设备、编辑设备等。档案馆内网、政府机关网、与互联网的连接。目录数据库、全文数据库、照片档案数据库、多媒体数据库。青岛市数字档案馆馆藏档案基本完成数字化处理；全部实现文件级计算机检索，报刊资料基本实现篇目级计算机检索。接收、采集系统；管理存储系统；传输利用系统。网络环境建设档案信息资源数字化建设应用系统建设数字档案馆的建设内容2009年，在青岛市所属12个区（市）档案馆中，已经有10个初步建成数字档案馆，形成了具有全市规模的数字档案馆集群。2009年9月1日，青岛档案信息网(www.qdda.gov.cn)上线，基本情况如下：（２）检索功能。提供关键词检索服务，可以检索利用的包括档案文件目录、资料目录、照片目录、视频档案、现行公开文件，各种目录数据约100万条。

市、区两级1000多个机关

从2002年开始实施纸质文件

和电子文件同步整理、同步归

档，电子文件归档率和向档案馆移交率均达到100％，到2009年，市档案馆接收电子文件总量达3.16万份。（１）栏目划分。主页设有馆务信息、档案利用服务、数据化资源库、青岛历史文化、青岛记忆等栏目。青岛市数字档案馆的建设成果档案数字化网站建设案例分析稳步推进：严格按照论证目标和步骤建设。从2000年底开始，青岛市档案局就把“推进全市档案工作的信息化、数字化和网络化建设”作为重要奋斗目标之一，到2009年底历时10年，向青岛市数字档案馆投资1410余万元。青岛市档案局明确提