数字基础档案学 5

第六章

档案数据库分析与设计数字档案馆学（第二版）档案数据库的结构01档案机读目录格式02建设原则与要求03档案数据库设计04目录CONTENTS05档案数据库的建立档案数据库的结构01TEMPLTE

档案目录数据库是指借助数据库管理系统存储在计算机存储设备之中的档案文件目录信息的集合，用以提供档案信息的计算机管理和检索服务，是计算机环境下用户利用档案信息的指南。

档案目录数据库主要有两种数据来源：一是将传统载体档案的目录输入计算机进行管理。二是通过对归档电子文件的接收，由档案管理信息系统自动捕获提取在业务部门形成的电子文件的目录数据，存入目录数据库中。一、档案目录数据库TEMPLTE

档案全文数据库是档案数据库的主体，是指将档案文件的全文存储在计算机数据库中，以供全文检索利用的数据库。档案全文数据库的数据可以由传统载体档案文件的全文扫描而来，也可以通过电子文件的接收而获得。档案全文数据的格式丰富多样，可能是文本文件、表格或者电子邮件，也可能是声音、图像或多媒体文件。二、档案全文数据库档案机读目录格式02机读目录是计算机编目的产品，最早产生于图书馆自动化管理领域。它是以代码形式和特定格式结构记录在计算机存储载体上，能够被计算机识别并编辑输出书目信息的目录形式。一、机读目录格式介绍单MARC格式是基于计算机处理的机读目录格式，是目前适用于书目数据系统的最完善、字段最复杂、标准最严密的著录格式，著录元素非常详尽而且规范，主要面向图书馆内部业务。但其标引比较复杂，对标引人员要求很高，标引成本高，适用于管理数量有限的正式出版物，但用来标引类似网页这样的信息资源成本太高。

因此，网页资源的描述普遍采用了更加轻便、灵活的元数据描述格式。由于计算机将MARC作为单独的数据库进行管理，MARC与其所描述的对象本身仍然是分离的，这导致MARC数据的可读性较差，对软件平台的依赖性较强。二、档案MARC与档案元数据、档案著录规则的比较单元数据之间的映射是实现资源互操作和一站式服务的基础。数字图书馆在建设之初主要采用MARC格式进行数据描述。随着图书馆网络化服务的增加，只采用MRC格式进行资源描述已经难以满足需求，因此需要将MARC格式转换为网络环境下的元数据格式，如DC格式。三、MARC与元数据之间的映射转换档案数据库建设的原则与要求03010203缩短档案检索时间，提高接待利用效率提高查全率，降低档案调卷量利用全文数据，保护档案原件一、档案数据库的价值1234标准化安全性科学性服务性二、档案数据库的建设原则三、档案数据库的建设要求（1）数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。（2）数据项的设置应符合

《档案著录规则》及

《中国档案机读目录格式》的要求。（3）系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。（4）具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入数据的格式与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。（5）具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面与精度应满足用户的应用要求。（6）各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用不同标准格式。（7）确需采用专用

（非通用）格式的，应能根据需要实现与通用格式之间的转换。档案数据库设计04单一、数据模型概述

物理层是数据抽象的最底层，用来描述数据物理存储结构和存储方法。

逻辑层：逻辑层是数据抽象的中间层，描述数据库数据整体的逻辑结构。这一层的数据抽象称为逻辑数据模型。

概念层是概念层次的数据模型，称为概念数据模型。概念数据模型离机器最远，从机器立场看是抽象级别的最高层。单一、数据模型概述

概念层应该：（1）语义表达能力强，能够方便、直接地表达各种语义。（2）易于用户理解。概念数据模型是用户与数据库设计人员之间交流的语言。用户一般缺乏计算机知识，因此概念数据模型应当简单、清晰、易于用户理解。（3）独立于任何DBMS。（4）容易向DBMS所支持的逻辑数据模型转换。单二、数据库设计的一般步骤需求分析概念设计E-R图：实体实体类型属性码模式联系单档案文件的实体层次单二、数据库设计的一般步骤逻辑设计物理设计验证设计TEMPLTE

数据字典是一组表和视图结构，是关于数据信息的集合，也就是对数据流图中包含的所有元素的定义的集合。它定义了应用程序中使用的所有数据元素和结构的含义、类型、数据大小、格式、度量单位、精度以及取值范围。数据字典的功能是确保开发人员使用统一的数据定义，数据字典中有关系统的详细信息是系统设计、系统实施与维护的重要依据。三、数据字典单四、档案目录数据库的结构（1）档案目录（2）档案著录（3）档案目录数据库（4）字段（5）字段名称（6）字段名（7）字段类型（8）字段长度（9）档案目录数据交换单单单单档案数据库的建立05单一、建模准备标准数据库软件选择ORACLE数据库软件的特点不断更新提供了基于角色分工的安全保密管理支持大量多媒体数据提供