政府采购内部控制管理制度

PAGE政府采购内部控制管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购的项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障所有参与供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金的使用效益，降低采购成本。二、组织与职责（一）政府采购管理委员会1.组成：由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议政府采购政策、制度和重大采购事项。监督政府采购活动的执行情况。协调解决政府采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.职责负责编制采购预算和采购计划。组织实施采购活动，包括采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等。负责采购项目的验收工作。建立和维护供应商档案。（三）财务部门1.职责审核采购预算和采购资金支付申请。负责采购资金的核算和支付。对采购活动进行财务监督。（四）其他相关部门1.职责根据业务需求，提出采购需求和技术要求。参与采购项目的评审和验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司/组织的年度工作计划和业务需求，会同相关部门编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算的准确性和合理性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应提交政府采购管理委员会审议。2.政府采购管理委员会应根据公司/组织的战略规划、财务状况等因素，对采购预算进行审核，并提出审批意见。3.采购预算经审批后，应严格按照预算执行，不得擅自调整。如遇特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序进行审批。四、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门应根据采购预算和实际工作需要，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购计划应提前制定，确保采购活动有足够的时间准备和实施。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，应提交采购部门负责人审核。2.采购部门负责人应根据采购预算、采购需求等因素，对采购计划进行审核，并提出审批意见。3.采购计划经审批后，应严格按照计划执行，不得擅自变更。如遇特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定程序进行审批。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.采购部门应按照规定的程序和要求，编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都能参与投标。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据采购项目的特点和需求，选择符合条件的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标应严格按照规定的程序和要求进行，确保邀请的供应商具有代表性和竞争性。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应按照规定的程序和要求，成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。3.竞争性谈判应注重谈判过程的公平、公正和透明，确保谈判结果符合采购需求和市场价格水平。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应按照规定的程序和要求，进行单一来源采购的论证和审批，并与供应商签订采购合同。3.单一来源采购应严格控制，确保采购行为的必要性和合理性。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应按照规定的程序和要求，成立询价小组，向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。3.询价应注重价格比较和供应商的信誉，确保采购价格合理、质量可靠。六、采购文件管理（一）文件编制1.采购部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、采购合同等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制过程中，应充分征求相关部门和专家的意见，确保采购文件符合采购需求和法律法规要求。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人审核。2.采购部门负责人应根据采购需求、法律法规要求等因素，对采购文件进行审核，并提出审核意见。3.采购文件经审核后，应按照规定的程序和要求进行发布和使用。（三）文件保存1.采购部门应建立采购文件档案管理制度，对采购文件进行分类、编号、归档和保存。2.采购文件档案应包括采购项目的所有相关文件，如采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等。3.采购文件档案应妥善保管，确保文件的完整性和安全性，便于查阅和使用。七、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应根据采购项目的特点和需求，制定供应商选择标准。供应商选择标准应包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等方面。2.采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，选择符合条件的供应商。3.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价，评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。（二）供应商准入1.新供应商申请准入时，应向采购部门提交相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等。2.采购部门应按照供应商选择标准，对新供应商提交的资料进行审核，并进行实地考察。3.经审核和实地考察合格的新供应商，应纳入供应商名录，并签订供应商合作协议。（三）供应商退出1.如供应商出现以下情况之一，采购部门应与其解除合作关系，并将其从供应商名录中删除：提供虚假资料或信息。产品质量或服务不符合要求。存在严重违约行为。被相关部门列入失信名单。2.供应商退出时，采购部门应与其办理相关手续，包括结清账款、收回相关文件资料等。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，按照采购文件和中标/成交供应商的投标文件，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，并按照规定的格式和要求进行签订。3.采购合同签订过程中，应充分征求相关部门和法律专业人员的意见，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购部门应按照采购合同的约定，监督供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物、工程和服务，并承担相应的违约责任。3.采购部门在合同履行过程中，如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。（三）合同变更1.采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、时间、双方的权利和义务等内容，并按照规定的程序和要求进行签订。3.合同变更协议签订后，采购部门应及时调整采购预算，并按照变更后的合同履行义务。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。2.验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求、售后服务等方面，并按照采购合同的约定进行验收。3.验收合格后，采购部门应出具验收报告，并办理相关结算手续。（五）合同存档1.采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归档和保存。2.采购合同档案应包括采购合同的正本、副本、变更协议、验收报告、结算凭证等相关文件。3.采购合同档案应妥善保管，确保合同的完整性和安全性，便于查阅和使用。九、采购活动监督管理（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制，对政府采购活动进行全过程监督。2.内部监督部门应定期对采购活动进行检查和评估，发现问题及时督促整改。3.采购部门应自觉接受内部监督部门的监督，积极配合内部监督工作。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、监察部门等相关部门的监督检查。2.采购部门应按照相关部门的要求，及时提供采购活动的相关资料和信息，配合监督检查工作。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购部门提出质疑。采购部门应在规定的时间内作出答复。2.供应商对采购部门的答复不满意的，可以向财政部门等相关部门投诉。财政部门等相关部门应按照规定的程序和要求进行处理。十、采购绩效评价（一）评价指标1.采购绩效评价指标应包括采购预算执行情况、采购项目完成情况、采购质量、采购价格、采购效率、供应商满意度等方面。2.采购绩效评价指标应根据采购项目的特点和需求，进行合理设置，确保评价指标的科学性和合理性。（二）评价方法1.采购绩效评价方法应包括定量评价和定性评价相结合的方法。2.定量评价应采用数据统计和分析的方法，对采购绩效评价指标进行量化评价。3.定性评价应采用专家评审和问卷调查的方法，对采购绩效评价指标进行定性评价。（三）评价周期1.采购绩效评价周期应根据采购项目的特点和需求，进行合理确定。一般情况下，采购绩效评价周期为一年。2.采购部门