政府部门内部采购制度

PAGE政府部门内部采购制度一、总则（一）目的为规范政府部门内部采购行为，加强内部采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府部门内部各单位（以下简称“采购人”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，采购结果应公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚实信用原则：采购人、供应商和采购代理机构在采购活动中应诚实守信，履行各自的义务。二、采购管理职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善政府部门内部采购制度、操作规程和相关标准。2.审核采购人的采购计划和采购预算，汇总编制年度采购计划。3.负责采购项目的组织实施，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、开标评标、合同签订等环节。4.对采购活动进行监督检查，受理供应商的质疑和投诉，并及时处理。5.建立采购档案管理制度，妥善保管采购活动中的各类文件资料。（二）采购人职责1.根据本单位工作需要，提出采购需求，编制采购计划和采购预算。2.负责采购项目的前期调研和市场询价，提供技术规格、服务要求等相关资料。3.参与采购文件的编制和审核，配合采购管理部门组织实施采购活动。4.按照采购合同约定，组织验收采购项目，办理款项支付手续。5.对采购项目的质量和售后服务负责，及时反馈使用过程中出现的问题。（三）监督部门职责1.对政府部门内部采购活动进行全过程监督，确保采购活动合法合规。2.受理对采购活动中违规行为的举报和投诉，依法进行调查处理。3.对采购制度的执行情况进行定期检查和评估，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位年度工作计划和实际需求，按照规定的格式和要求编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、预算金额等详细信息。2.采购预算应与部门预算相结合，统筹安排资金，确保采购项目的资金来源落实。3.采购预算编制应遵循实事求是、科学合理的原则，充分考虑市场价格波动等因素，提高预算的准确性和可靠性。（二）预算审核1.采购管理部门负责对采购人提交的采购预算进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、预算金额的合理性、采购方式的合规性等。2.对于预算金额较大或技术复杂的采购项目，采购管理部门可组织相关专家进行论证，提出审核意见。3.经审核后的采购预算报财政部门审批。财政部门根据部门预算安排和资金情况，对采购预算进行批复。（三）预算执行1.采购人应严格按照批复的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序报经批准。2.采购管理部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的预算执行进度进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。3.对于超过预算的采购项目，采购管理部门应严格审核，确属必要的，应按照规定的程序追加预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。采购人采购货物、工程和服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应通过政府采购信息发布媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.采购人应按照规定编制招标文件，招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法等内容。4.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标过程应记录并存档。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标结果应向社会公示。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在招标公告发布、供应商资格审查等方面有所区别。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购人应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、服务、价格等条款进行谈判，在规定的时间内供应商提交最后报价，谈判小组按照谈判文件规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.单一来源采购小组应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，形成协商意见记录。协商一致后确定成交供应商，并签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购人应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请与审批1.采购人根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、申请理由等内容。2.采购人将采购申请表报本单位负责人审批。单位负责人应根据采购项目的必要性、资金情况等进行审核，签署审批意见。3.经单位负责人审批后的采购申请表报采购管理部门。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购人的采购申请和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、技术规格、商务条款、评标标准和方法、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，采购管理部门应充分征求采购人的意见，确保采购文件准确反映采购需求。对于技术复杂或专业性较强的采购项目，采购管理部门可邀请相关专家参与采购文件的编制。3.采购文件编制完成后，应进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。经审核无误后，采购文件方可发布。（三）采购信息发布1.采购管理部门应按照规定的媒体发布采购信息。公开招标项目应在政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标项目应向被邀请的供应商发出投标邀请书；竞争性谈判、单一来源采购和询价项目应在本单位内部网站或其他指定媒体上发布采购信息。2.采购信息发布应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。采购信息发布应确保信息准确、完整、及时，便于供应商获取。（四）供应商资格审查1.采购管理部门应按照采购文件规定的供应商资格要求，对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于采用资格后审方式的采购项目，采购人应在评标过程中对供应商的资格进行审查。资格审查不合格的供应商，其投标文件将被否决。3.采购管理部门应建立供应商资格审查档案，记录供应商资格审查情况，为后续采购活动提供参考。（五）开标、评标与定标1.开标：开标应在采购文件规定的时间和地点公开进行。开标时，采购人或采购代理机构应邀请所有投标人参加，并当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。开标过程应记录并存档。2.评标：评标应按照采购文件规定的评标标准和方法进行。评标委员会由采购人代表和有关专家组成，评标委员会应独立评审，对投标文件进行综合评价，推荐中标候选人。3.定标：采购人应根据评标委员会推荐的中标候选人，按照采购文件规定的定标原则确定中标供应商。中标供应商确定后，采购管理部门应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（六）合同签订与履行1.合同签订：中标供应商应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和投标文件的约定与采购人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.合同履行：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付货款，中标供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程或服务。采购管理部门应加强对采购合同履行情况的监督检查，确保合同顺利履行。（七）验收1.采购人应按照采购合同约定组织验收采购项目。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的标准、内容、效果等。2.采购人可邀请相关专家或专业机构参与验收工作。验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收内容、验收结论等内容。3.对于验收不合格的采购项目，采购人应要求中标供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务。整改或重新提供后仍不合格的，采购人有权按照合同约定追究中标供应商的违约责任。六、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的全过程监督。监督内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、采购文件编制、开标评标过程、合同签订与履行等环节。2.采购管理部门应定期对采购活动进行检查和评估，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。对于发现的违规行为，应依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。3.采购人应自觉接受采购管理部门的监督，积极配合采购管理部门开展工作。采购人应建立健全内部采购管理制度，加强对本单位采购活动的管理和监督。（二）供应商监督1.采购管理部门应建立供应商诚信档案，记录供应商在采购活动中的表现，包括遵守法律法规、履行合同义务、提供产品质量等情况。2.对于存在不良行为的供应商，采购管理部门应采取相应的处罚措施，如限制参与采购活动、降低信用等级等。同时，采购管理部门应将供应商的不良行为信息向社会公示，接受社会监督。3.供应商应自觉遵守法律法规和采购制度，诚实守信，履行合同义务。供应商对采购活动中的违规行为有权向采购管理部门提出质疑和投诉，采购管理部门应及时受理并处理。（三）社会监督1.采购管理部门应建立健全采购信息公开制度，及时向社会公开采购项目的采购信息、中标成交结果等内容，接受社会公众的监督。2.采购管理部门应设立举报电话和邮箱，接受社会公众对采购活动中违规行为的举报。对于举报内容，采购管理部门应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。3.鼓励新闻媒体对采购活动进行监督，对采购活动中的违法违规行为进行曝光。采购管理部门应积极配合新闻媒体的监督工作，及时回应媒体关切。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的各类文件资料，主要包括采购申请表、采购预算批复文件、采购文件（包括采购公告、招标文件、投标文件、评标报告等）、采购合同、验收报告、质疑投诉处理文件等。（二）档案整理与归档1.采购人、采购管理部门应按照档案管理的要求，对采购活动中形成的文件资料进行及时整理和分类。2.采购档案应按照项目立卷，一个采购项目的文件资料应集中整理归档，不得分散保存。档案应编制目录，便于查阅。3.采购档案应在采购项目结束后及时归档，归档时间不得超过规定期限。（三）档案保管与查阅1.采购