政府办内部档案管理制度

PAGE政府办内部档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府办内部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，提高工作效率和服务质量，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府办各科室在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府办档案工作实行集中统一管理，由办公室指定专人负责档案管理工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得篡改、伪造档案信息。3.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案查阅效率，满足工作需要。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）办公室主任职责1.全面负责政府办档案管理工作，贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。2.审定档案工作计划、规章制度和工作流程，确保档案管理工作的规范化、制度化。3.指导、监督和检查各科室档案工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。4.负责档案管理工作经费的预算和安排，保障档案管理工作的正常开展。5.参与档案的鉴定、销毁等重要决策，确保档案管理工作符合规定要求。（二）档案管理人员职责1.负责制定档案工作计划和规章制度，组织实施档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。2.对各科室形成的文件材料进行定期收集、检查和指导，确保文件材料的齐全、完整和规范。3.按照档案分类标准，对档案进行科学分类、编号、编目和装订，建立健全档案检索体系，方便档案查阅利用。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全防护工作，确保档案实体和信息安全。5.定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后做好档案的销毁工作，并做好相关记录。6.积极开展档案信息开发利用工作，为政府办各项工作提供档案资料支持和服务。7.负责档案管理工作的统计和上报，及时向上级档案管理部门报送有关档案工作的统计报表和信息资料。（三）各科室职责1.各科室应明确一名兼职档案员，负责本科室文件材料的收集、整理和移交工作。2.兼职档案员应按照档案管理要求，及时将本科室在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料进行分类整理，定期移交办公室档案管理人员。3.各科室应积极配合办公室档案管理工作，提供必要的支持和协助，确保档案管理工作的顺利开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、请示、批复、合同协议、统计报表、人事档案、财务档案等。3.本单位召开的各类会议形成的会议记录、纪要、决议、简报等。4.本单位开展的各类活动形成的文件材料，如调研材料、考察报告、宣传资料、活动方案等。5.本单位与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。6.本单位工作人员在工作中形成的各类业务档案，如业务报表、工作台账、技术资料等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本科室形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，不得使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。4.收集的电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的格式规范、存储载体安全可靠。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等类别，再在各大类下细分若干小类。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。文书档案编号采用年度保管期限流水号的形式，如“2023永久001”。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数等项目，以便于档案的查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的地点，确保档案安全。2.档案库房应具备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，保证库房环境符合档案保管要求。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放于档案架（柜）中，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.对电子档案应进行备份存储，存储载体应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等，确保档案的保密性和安全性。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。2.严格控制库房温湿度，温度应保持在１４℃２４℃之间，相对湿度应保持在４５％６０％之间。3.档案库房应配备专人负责管理，管理人员应严格遵守库房管理制度，并做好库房管理记录。4.非档案管理人员未经允许不得进入档案库房，确需进入的，应经办公室主任批准，并在管理人员陪同下进入。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本单位档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合考量，确定档案的保存价值。3.确保鉴定结果的准确性和客观性，避免误判和漏判。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由办公室主任担任组长，档案管理人员和相关科室负责人为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划、组织实施鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析档案的内容和价值，确定其是否具有保存价值。2.价值评估法根据档案的重要程度、历史意义、现实利用价值等因素，对档案进行价值评估，确定其保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在相当长时期内本单位需要查考利用的档案，列为30年保管；凡是在较短时期内本单位需要查考利用的档案，列为10年保管。（五）销毁程序1.经鉴定确定失去保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数、保管期限、销毁原因等内容，并经档案鉴定工作小组组长审核签字。3.将《档案销毁清册》报办公室主任审批，经批准后，方可进行档案销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底、安全。5.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.方便快捷原则优化档案利用流程，提高档案查阅效率，为利用者提供方便快捷的服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等特殊档案，应严格按照保密规定进行利用。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等内容，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位查阅本单位档案，应提前向本单位办公室提出查阅申请，说明查阅目的、档案名称、查阅时间等内容，并提交单位介绍信和查阅人有效身份证件。经办公室主任批准后，办理查阅手续。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。如需复印、拍照等，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）利用服务1.档案管理人员应热情接待档案利用者，及时提供所需档案资料，并做好利用服务记录。2.积极开展档案信息开发利用工作，根据工作需要，编写档案参考资料、专题汇编等，为领导决策和各项工作提供参考依据。3.利用现代信息技术手段，建立档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储和网络化查询，提高档案利用效率和服务质量。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期对档案统计数据进行整理和分析，及时掌握档案管理工作动态，为档案管理决策提供依据。3.按照上级档案管理部门要求