执行政府采购内部控制制度

PAGE执行政府采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，确保所有参与方机会均等，不受歧视。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会公众监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理使用和效益最大化。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门业务需求和工作计划，在规定时间内编制年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等详细信息。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核和汇总，形成公司/组织年度政府采购预算草案，报管理层审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2.采购部门应根据预算安排，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照合同约定支付采购款项，确保资金安全。（三）预算监督1.内部审计部门负责对政府采购预算执行情况进行定期审计和监督，检查预算执行的合规性和有效性。2.各部门应定期向管理层报告采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。三、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据业务需要提出采购需求，填写采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、售后服务等内容。2.采购需求申请表应经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）需求审核1.采购部门收到采购需求申请表后，应组织相关人员对需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、合规性等。2.对于复杂或专业性较强的采购项目，采购部门可组织专家进行论证，确保采购需求的科学性和准确性。3.采购需求审核通过后，采购部门应将审核结果反馈给需求部门，并根据审核意见进一步完善采购需求。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊原因需要变更采购需求，需求部门应填写采购需求变更申请表，说明变更的原因、内容和影响。2.采购需求变更申请表应经原审核部门审核签字后提交采购部门，采购部门应重新组织审核和论证。3.采购需求变更经批准后，采购部门应及时通知供应商，并协商调整采购合同相关条款。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.公开招标应按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.采购部门应根据项目特点和需求，选择合适的供应商作为邀请对象，并确保邀请对象具有良好的信誉和履约能力。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物或者服务的质量、价格、售后服务等条款进行谈判，在规定的时间内达成一致意见，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应成立采购小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.采购小组应与供应商进行协商，确定采购价格和其他条款，并形成协商记录。协商记录应由采购小组全体成员签字确认。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。五、采购文件管理（一）招标文件编制1.采购部门应根据采购需求和采购方式，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、验收标准、售后服务等实质性内容，确保投标人能够准确理解采购需求。3.招标文件应按照规定的格式和要求编制，内容应完整、准确、清晰，不得含有倾向性、歧视性条款。（二）投标文件接收与管理1.采购部门应在规定的时间和地点接收投标文件，并进行登记和编号。2.投标文件应密封包装，并在封口处加盖投标人公章。采购部门应检查投标文件的密封情况，如发现密封不严或有破损，应拒绝接收。3.采购部门应妥善保管投标文件，不得擅自拆封、修改或泄露投标文件内容。（三）采购文件保存1.采购部门应将采购过程中形成的各种文件资料，包括招标文件、投标文件、评标报告、合同文本等，进行整理、归档和保存。2.采购文件的保存期限应按照相关法律法规和行业标准的要求执行，一般不得少于十五年。3.采购文件应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。如有需要查阅或借阅采购文件，应按照规定的程序办理手续。六、采购活动执行（一）采购程序1.采购部门应按照确定的采购方式和采购程序组织采购活动。公开招标应按照招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等程序进行；邀请招标应按照发出投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等程序进行；竞争性谈判应按照成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等程序进行；单一来源采购应按照成立采购小组、与供应商协商、确定成交供应商等程序进行；询价应按照成立询价小组、发出询价通知书、报价、确定成交供应商等程序进行。2.采购活动应严格按照规定的时间和地点进行，确保采购活动的顺利进行。3.采购部门应在采购活动过程中，做好记录工作，包括采购项目名称、采购方式、采购时间、采购地点、参与人员、采购过程中的重要事项等，确保采购活动的全过程可追溯。（二）开标与评标1.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.评标应按照招标文件规定的评标办法进行。评标委员会由采购人的代表和有关专家组成，成员人数为五人以上的单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照公平、公正、科学、择优的原则，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告，并推荐中标候选人。3.采购部门应严格按照评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（三）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量要求、验收标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、清晰。3.政府采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案，财务部门应按照合同约定支付采购款项。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购部门应在采购合同签订后，及时组织相关人员制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。2.验收方案应根据采购项目的特点和需求制定，确保验收工作的科学性和有效性。3.采购部门应通知供应商做好验收准备工作，并要求供应商提供相关技术资料和售后服务承诺。（二）验收实施1.采购部门应按照验收方案组织验收工作。验收人员应包括采购部门代表、使用部门代表、技术专家等，确保验收工作的公正性和专业性。2.验收人员应按照验收标准对采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等进行逐一核对，检查采购项目是否符合合同要求。3.验收过程中，如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收人员应及时记录，并要求供应商限期整改。供应商整改后，应重新进行验收，直至验收合格。（三）验收报告1.验收工作结束后，验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收项目名称、验收时间、验收人员、验收标准、验收结果等内容。2.验收报告应由验收人员签字确认，并加盖验收单位公章。验收报告应作为采购项目付款和售后服务的依据。3.采购部门应将验收报告及时归档保存，并将验收结果通知供应商。八、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对政府采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的准确性和全面性。3.采购部门应建立风险识别档案，记录风险识别的过程和结果，为风险评估和应对提供依据。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别的结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估应采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等，确保风险评估的科学性和合理性。3.采购部门应根据风险评估的结果，制定风险应对策略，优先处理高风险事件，确保政府采购活动的顺利进行。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采购部门应采取相应的风险应对措施，如加强政策学习、建立供应商评估机制、完善合同管理、加强验收监督等。2.风险应对措施应具有针对性和可操作性，确保能够有效降低风险发生的可能性和影响程度。3.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保风险应对工作的有效性。九、监督与考核（一）内部监督1.内部审计部门负责对政府采购活动进行定期审计和监督，检查采购活动的合规性、公正性和效益性。2.内部审计部门应制定审计计划，明确审计内容、审计方法和审计时间，确保审计工作的有序进行。3.内部审计部门在审计过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、纪检监察部门等外部监督部门的监督检查。2.采购部门应积极配合外部监督部门的工作，及时提供相关资料和信息，如实反映采购活动情况。3.对于外部监督部门提出的问题和意见，采购部门应认真整改，