工会内部采购制度

PAGE工会内部采购制度一、总则（一）目的为加强本工会内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备器材、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，保障所有符合条件的供应商平等参与。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会是采购决策的最高机构，负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购政策等重要事项。（二）采购执行部门设立专门的采购小组作为采购执行部门，负责具体采购项目的实施。采购小组由工会相关工作人员组成，设组长一名，负责采购工作的组织协调。采购小组职责：1.制定采购计划，明确采购需求、采购方式、采购时间等。2.组织供应商选择与评审，建立供应商库。3.实施采购活动，包括发布采购信息、谈判、签订合同等。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。5.整理采购档案，记录采购过程和相关资料。（三）监督部门工会经费审查委员会作为监督部门，对采购活动进行全程监督，审查采购项目的合规性、合理性和效益性，防止违规行为发生。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购小组应根据工会工作计划和实际需求，每年编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、金额等明细内容。2.采购预算编制应参考上一年度采购执行情况，并结合本年度工作重点和发展需求进行合理预测。3.采购预算需经工会委员会审议通过后执行。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整预算，应按规定程序报工会委员会审批。2.采购小组应定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算调整1.因政策变化、工作需要等原因导致采购预算确需调整的，由采购小组提出调整申请，说明调整原因、调整内容和调整金额。2.调整申请经工会经费审查委员会审核后，报工会委员会审批。批准后的预算调整应及时通知相关部门和人员。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并提交至采购小组。2.采购申请表应经部门负责人签字确认。（二）采购审批1.采购小组收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、预算的合规性等。2.对于金额较小的采购项目，由采购小组组长审批；对于金额较大或重大采购项目，经采购小组审核后，报工会委员会审批。（三）采购实施1.确定采购方式根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求、供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或没有合格标的以及重新招标未能成立的项目等；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情况；询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。2.发布采购信息采用公开招标、邀请招标方式的，应在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。采用竞争性谈判、询价等方式的，应向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书或询价通知书，邀请其参与采购活动。3.供应商选择与评审采购小组对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。组织供应商进行谈判、报价或投标，根据评审标准对供应商的响应文件进行评审，选择最优供应商。评审标准应包括价格、质量、信誉、售后服务等方面。4.合同签订确定中标或成交供应商后，采购小组应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，应报工会经费审查委员会审核，确保合同内容合法合规。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购小组应组织相关部门和人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购物品或服务进行检验和评估。2.验收内容包括数量、质量、规格型号、性能指标等方面。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.如发现采购物品或服务不符合合同要求，采购小组应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或退换货物。如供应商拒不履行义务，可依法追究其责任。（五）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同约定执行。采购小组应根据验收报告和合同条款，审核供应商提交的付款申请。2.付款申请经审核无误后，报工会委员会审批。审批通过后，按照规定的程序办理付款手续。3.对于分期付款的采购项目，应严格按照合同约定的付款时间和金额进行支付，确保资金安全。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商资格条件，包括营业执照、税务登记证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.通过公开招标、邀请招标、推荐、考察等方式，广泛收集供应商信息，建立供应商库。3.采购小组对新申请加入供应商库的供应商进行资格审查和实地考察，评估其综合实力和信誉情况，符合条件的纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购小组根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在后续采购中给予优先考虑；对于不合格供应商，及时清理出库，并限制其参与本工会采购活动。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如增加采购份额合作机会等；对表现不佳的供应商进行警告和督促改进。（三）供应商关系维护1.采购小组应与供应商保持密切沟通，及时了解其生产经营情况和产品质量状况，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会，听取供应商意见和建议，共同探讨改进采购工作的措施和方法，建立良好的合作关系。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目相关的各类文件和资料，如采购申请表、采购审批文件、采购文件（招标公告、谈判文件、询价通知书、投标文件、响应文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.采购小组应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购活动结束后，应及时将相关档案资料进行分类整理，按照时间顺序和项目类别进行归档保存。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和工会相关规定执行。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购小组组长或工会委员会批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.工会经费审查委员会应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购小组应定期向工会委员会报告采购工作情况，接受工会委员会的监督和指导。（二）外部监督1.接受上级工会组织和相关部门的监督检查，积极配合其工作，如实提供采购活动相关资料。2.主动接受社会监督，对于涉及公众利益的采购项目，可通过适当