小学合同内部控制制度

PAGE小学合同内部控制制度一、总则（一）制定目的为加强我校合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，依据国家相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于采购合同、租赁合同、服务合同、合作办学合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规和政策的要求。2.风险防控原则注重对合同风险的识别、评估和防控，确保学校利益不受损失。3.全面管理原则涵盖合同从起草、审核、签订到履行、监督、归档等全过程的管理。4.分工协作原则明确各部门在合同管理中的职责，加强协作配合，共同做好合同管理工作。（四）职责分工1.学校办公室作为合同归口管理部门，负责合同管理制度的制定、修订和解释；对各部门提交的合同文本进行初审；协调合同签订、履行过程中的相关事宜；负责合同的归档管理。2.业务部门负责合同的起草、谈判、申请签订；对合同履行情况进行跟踪、检查和反馈；负责合同纠纷的处理。3.财务部门参与合同的审核，对合同中的财务条款进行审查；负责合同款项的收付管理，监督合同款项的支付情况。4.法务部门（如有）对合同进行合法性审查，提供法律意见和建议；参与合同纠纷的处理，提供法律支持。二、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需求，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规和学校利益。2.合同文本一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。（二）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交至学校办公室进行初审。初审主要审查合同文本格式是否规范、内容是否完整、条款表述是否准确等。2.学校办公室初审通过后，将合同文本分送财务部门、法务部门（如有）进行专业审核。财务部门重点审查合同中的财务条款，包括价款支付方式、结算期限、发票开具等，确保财务风险可控。法务部门（如有）从法律角度审查合同的合法性、有效性、完整性，对合同条款的法律风险进行评估，并提出修改意见。3.各审核部门应在规定时间内完成审核，并将审核意见反馈至学校办公室。学校办公室汇总各部门审核意见后，反馈给业务部门进行修改完善。（三）合同审批1.业务部门根据审核意见修改后的合同文本，提交学校领导审批。审批流程按照学校内部审批权限执行。2.学校领导应对合同的必要性、可行性、合法性、风险性等进行全面审查，签署审批意见。对于重大合同或涉及金额较大的合同，应提交学校领导班子集体研究决定。（四）合同签订1.经学校领导审批同意后，业务部门代表学校与对方当事人签订合同。签订合同应使用学校统一的合同专用章，并严格按照合同审批意见填写合同内容。2.合同签订人应确保合同双方当事人的名称、地址、联系方式等信息准确无误，合同条款与审批后的文本一致。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送学校办公室、财务部门等相关部门备案。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.合同履行计划应报学校办公室备案，作为跟踪、监督合同履行情况的依据。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责对合同履行情况进行实时跟踪，定期检查合同履行进度，及时发现并解决履行过程中出现的问题。2.学校办公室对合同履行情况进行不定期抽查，督促业务部门按合同约定履行义务。3.财务部门根据合同约定，及时办理款项收付手续，对合同款项的支付进行审核把关，确保资金支付安全。（三）变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面补充协议。2.补充协议的签订流程与原合同签订流程相同，需经审核、审批后签订，并及时送相关部门备案。（四）终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时通知相关部门，并办理合同终止手续。2.合同终止后，业务部门应清理合同履行过程中的相关资料，交学校办公室归档保存。四、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.业务部门在合同签订和履行过程中，应严格遵守法律法规和合同约定，积极履行义务，避免引发纠纷。2.加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现潜在的纠纷隐患，并采取有效措施加以防范。（二）纠纷处理1.合同发生纠纷时，业务部门应及时向学校报告，并会同相关部门共同研究处理方案。2.根据纠纷的具体情况，可通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。如需聘请律师代理诉讼或仲裁，应按照学校相关规定办理审批手续。3.在纠纷处理过程中，应及时收集、整理相关证据，维护学校的合法权益。五、合同档案管理（一）归档范围学校签订的各类合同及其相关资料，包括合同文本、补充协议、审批文件、履行记录、纠纷处理文件等，均应纳入档案管理。（二）归档要求1.业务部门应在合同签订或履行完毕后，及时将合同相关资料整理齐全，移交学校办公室归档。2.学校办公室应按照档案管理的要求，对合同资料进行分类、编号、装订，建立合同档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。（三）查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经学校办公室负责人批准后，方可查阅。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.如需借阅合同档案的，