学校采购内部制度

PAGE学校采购内部制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在满足学校教学、科研和管理需求的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购政策、采购计划、重大采购项目等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标等。3.与供应商签订采购合同，并监督合同执行。4.建立采购档案，妥善保管采购文件和资料。5.协助相关部门处理采购投诉和纠纷。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。需求部门应配合采购部门开展采购活动，提供必要的技术支持和协助。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门有权对采购过程中的违规行为进行调查和处理，确保采购活动依法依规进行。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门应会同财务部门对各需求部门提交的采购预算进行审核和汇总，形成学校年度采购预算草案。3.学校年度采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报学校财务部门列入年度预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校预算调整的相关规定办理审批手续。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计。2.采购部门应及时向财务部门反馈采购预算执行情况，确保采购资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类：单项合同估算价在200万元以上。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。编制招标文件。发出投标邀请书。获取投标文件。组织开标、评标。确定中标供应商。签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请供应商名单。发出谈判文件。组织谈判。确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：成立采购小组。进行市场调查。确定单一来源供应商。签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。发出询价通知书。获取报价文件。比较报价。确定成交供应商。签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合理性、合规性进行初审。2.初审通过后，采购项目提交采购领导小组进行审批。采购领导小组根据学校采购政策和预算安排，对采购项目进行审议，并做出审批决定。3.对于重大采购项目，采购领导小组应组织相关专家进行论证，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门按照规定的采购方式组织采购活动。2.公开招标、邀请招标采购项目应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。采购部门应与招标代理机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。3.竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目由采购部门自行组织采购活动。采购部门应成立采购小组，负责采购项目的具体实施。4.在采购过程中，采购部门应严格按照采购程序和相关法律法规的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交学校法律事务部门进行合法性审查。法律事务部门应出具审查意见，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对货物的数量、质量、规格等进行检查验收，并填写《验收报告》。2.验收合格的采购项目，需求部门应出具验收合格证明。采购部门凭验收合格证明和采购合同，按照学校财务管理制度的规定办理付款手续。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。如协商不成，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和学校采购制度的要求，不得损害学校利益。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交学校法律事务部门进行合法性审查。法律事务部门应出具审查意见，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应监督供应商按照合同约定提供货物、工程和服务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督工作，及时向采购部门反馈合同履行过程中出现的问题。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同内容的，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同变更与解除1.采购合同签订后，如因特殊原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面变更或解除协议。变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项。2.采购合同变更或解除后，采购部门应及时通知财务部门、需求部门等相关部门，并按照学校财务管理制度的规定办理相关手续。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。2.采购部门应积极配合学校法律事务部门做好合同纠纷的处理工作，提供必要的证据和资料，维护学校的合法权益。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、合同文件、验收文件等相关资料。（二）档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案资料的完整性和准确性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫等条件，确保档案资料的安全。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。八、监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.对于监督检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求采购部门限期整改。采购部门应将整改情况及时反馈给监督部门。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向学校提出投诉。投诉应在规定的时间内以书面形式提出，并提供相关证据材料。2.学校收到供应商投诉后，应及时进行调查处理。对于投诉事项属实的，应依法依规追究相关人员的责任，并采取相应的整改措施。（三）考核评价1.学校应建立采购工作考核评价制度，对