学校内部采购制度范本

PAGE学校内部采购制度范本一、总则（一）目的为了规范学校内部采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须符合国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的机会参与竞争。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，合理确定采购方式和采购价格。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购活动的具体执行机构。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.贯彻执行采购制度和相关法律法规。2.编制采购计划和采购预算，组织实施采购活动。3.负责采购文件的编制、发布和解释。4.组织开标、评标、谈判等采购活动，确定中标、成交供应商。5.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。6.整理、归档采购文件和采购资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同的合法性、合规性。3.监督采购活动的开标、评标、谈判等环节，确保采购过程公正、公平、公开。4.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理（一）预算编制各部门、各单位应根据本部门、本单位的工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容，并报学校财务部门审核。学校财务部门应根据学校年度预算安排和资金状况，对各部门、各单位的采购预算进行汇总和审核，报学校采购领导小组审定。（二）预算执行采购部门应严格按照审定的采购预算组织采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报学校采购领导小组审批。（三）预算监督学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。采购监督小组应加强对采购预算执行情况的监督，确保采购资金专款专用，防止挪用和浪费。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照以下程序进行：1.采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购部门发布招标公告，公告期不得少于20日。招标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布。3.供应商报名参加投标，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。4.采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行。5.采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应按照以下程序进行：1.采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.被邀请供应商报名参加投标，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。4.采购部门组织开标、评标，确定中标供应商。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行。5.采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.采购部门编制谈判文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并向其发出谈判邀请书。3.被邀请供应商报名参加谈判，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。4.采购部门组织谈判，与合格供应商分别就采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容进行谈判。5.采购部门根据谈判结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购应符合以下情形之一：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.采购部门编制单一来源采购文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购部门组织专家对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。3.采购部门将单一来源采购文件和论证意见报学校采购领导小组审批。4.采购部门与单一供应商进行谈判，商定价格、条件和合同条款。5.采购部门确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，与成交供应商签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价应按照以下程序进行：1.采购部门编制询价文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购部门向有关供应商发出询价单，邀请其报价。3.供应商报价，采购部门对报价进行整理和比较。4.采购部门确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件的内容采购文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，以及采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的实质性要求和条件，确保采购活动的公平、公正、公开。（二）采购文件的编制要求采购文件的编制应符合国家法律法规和相关政策要求，语言规范、表述准确、内容完整。采购文件应根据采购项目的特点和需求，合理确定采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动的顺利进行。（三）采购文件的审核采购文件编制完成后，应报学校采购领导小组审核。采购领导小组应组织相关部门和专家对采购文件进行审核，确保采购文件的合法性、合规性和合理性。采购文件审核通过后，方可发布。六、采购活动实施（一）采购信息发布采购部门应按照规定的程序和方式发布采购信息，包括招标公告、投标邀请书、谈判邀请书、询价单等。采购信息应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布，确保采购信息的公开、透明。（二）供应商资格审查采购部门应按照采购文件规定的资格条件对供应商进行资格审查，确保供应商具备参与采购活动的资格和能力。资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉情况等内容。（三）开标、评标、谈判、询价1.开标：开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。开标时，应宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标：评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，由评标委员会负责。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.谈判：谈判应按照谈判文件规定的程序和方法进行与合格供应商分别就采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判标准和方法对谈判结果进行评审，确定成交供应商。4.询价：询价应按照询价文件规定的程序和方法进行供应商报价，采购部门对报价进行整理和比较。询价小组应按照询价文件规定的询价标准和方法对报价进行评审，确定成交供应商。（四）中标、成交供应商确定采购部门应根据评标委员会、谈判小组、询价小组的评审结果，确定中标、成交供应商。中标、成交供应商确定后，采购部门应向其发出中标通知书、成交通知书，并与中标、成交供应商签订采购合同。七、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在中标、成交供应商确定后，及时与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，以及双方的权利和义务、违约责任等条款。采购合同应按照国家法律法规和相关政策要求签订，确保合同的合法性、合规性和有效性。（二）合同履行采购部门应督促中标、成交供应商按照采购合同约定履行义务，及时支付采购资金。中标、成交供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量要求等履行义务，提供货物、工程和服务。采购部门应建立合同履行跟踪机制，及时了解合同履行情况，发现问题及时解决。（三）合同变更与解除采购合同签订后，不得擅自变更或解除。如因特殊情况需要变更或解除采购合同，应按照规定的程序报学校采购领导小组审批。变更或解除采购合同应签订书面协议，并承担相应的法律责任。（四）合同验收采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定的技术规格、数量、质量要求等进行，确保采购项目符合要求。验收合格后，采购部门应出具验收报告。八、采购资金支付（一）支付申请中标、成交供应商按照采购合同约定履行义务后，应向采购部门提交支付申请。支付申请应包括采购合同编号、采购项目名称、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并附采购合同、验收报告等相关证明材料。（二）支付审核采购部门应按照规定的程序对支付申请进行审核，审核内容包括采购合同约定的付款条件、验收情况、发票开具情况等。审核通过后，采购部门应将支付申请报学校财务部门审批。（三）支付审批学校财务部门应按照规定的程序对支付申请进行审批，审批内容包括采购预算执行情况、资金支付能力等。审批通过后，学校财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。九、采购档案管理（一）档案收集采购部门应在采购活动结束后，及时收集、整理采购文件和采购资料，包括采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、支付凭证等。（二）档案整理采购部门应按照档案管理的要求，对采购文件和采购资料进行分类、编号、装订，建立采购档案。采购档案应包括纸质档案和电子档案，确保档案的完整性和准确性。（三）档案保管采购部门应指定专人负责采购档案的保管，确保档案的安全和保密。采购档案应按照规定的期限进行保管，不得擅自销毁。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序办理查阅手续。查阅人员应遵守档案管理的规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案。十、监督检查与责任追究（一）监督检查学校采购监督小组应加强对采购活动的监督检查，定期对采购