单位采购内部会商制度

PAGE单位采购内部会商制度一、总则（一）目的为了规范单位采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本内部会商制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各类物资、服务及工程项目的采购活动，包括但不限于办公用品、设备仪器、维修维护、咨询服务、基建项目等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争的市场规则，对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息应在规定范围内公开，接受内部监督和社会监督，确保采购活动的透明度。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理使用，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护采购市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议重大采购事项，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购项目的具体实施。采购执行部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，负责采购项目的策划、组织、协调和执行等工作。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等详细信息，并对采购项目的实施过程进行配合和监督。（四）监督部门设立内部监督部门，负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，防止违规行为的发生，确保采购活动合法、公正、透明。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等信息，并提交至采购执行部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）采购预算编制1.采购执行部门根据采购申请表，结合市场价格信息，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的各项费用，如货物价格、运输费、安装调试费、售后服务费等。2.采购预算应提交至财务部门进行审核，财务部门根据单位财务状况和资金安排，对预算的合理性进行审查，并提出意见。（三）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，采购执行部门确定合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购；对于未达到公开招标数额标准，但具有一定竞争性的采购项目，可采用邀请招标、竞争性谈判或询价等方式；对于只能从唯一供应商处采购的项目，可采用单一来源采购方式。3.采购方式的确定应符合相关法律法规和行业标准的规定，并经采购领导小组批准。（四）采购文件编制1.采购执行部门根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，应提交至采购领导小组进行审核，审核通过后方可发布。（五）供应商选择与采购合同签订1.采购执行部门按照采购文件规定的程序，组织供应商报名、资格审查、开标、评标、谈判等活动，选择合适的供应商。2.在确定供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订前，应提交至法律部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由采购执行部门与供应商签订合同，并加盖单位公章。（六）采购项目实施与验收1.采购合同签订后，采购执行部门应按照合同约定，组织供应商实施采购项目。需求部门应积极配合采购执行部门，确保采购项目的顺利进行。2.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等是否符合合同要求，服务是否达到约定标准，工程项目是否通过竣工验收等。3.验收合格后，需求部门应出具验收报告，并提交至采购执行部门。采购执行部门根据验收报告，办理采购款项支付手续。（七）采购档案管理1.采购执行部门应建立采购档案管理制度，对采购活动全过程的文件资料进行整理、归档和保管。采购档案包括采购申请表、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购档案应妥善保管，保存期限应符合相关法律法规和行业标准的规定。保管期满后，按照档案管理规定进行销毁或存档。四、内部会商程序及要求（一）会商启动1.对于重大采购项目或存在争议的采购事项，采购执行部门应在采购活动的关键环节启动内部会商程序。关键环节包括采购方式选择、供应商确定、采购合同签订等。2.采购执行部门应提前将采购项目的相关资料提交至采购领导小组，包括采购申请表、采购预算、采购文件初稿、供应商名单等，以便领导小组成员提前了解情况，做好会商准备。（二）会商组织1.采购领导小组定期召开采购内部会商会，由组长主持会议。会议应提前确定时间、地点和参会人员，并通知相关部门做好准备。2.参会人员应包括采购领导小组成员、采购执行部门负责人、需求部门负责人、监督部门负责人等，必要时可邀请相关专家或技术人员参加。（三）会商内容1就采购项目的必要性、可行性、预算合理性、采购方式选择、供应商资质及信誉、采购合同条款等进行充分讨论和审议。2.需求部门应详细介绍采购项目的需求背景、技术要求、质量标准等情况，解答领导小组成员的疑问。3.采购执行部门应汇报采购项目的前期工作进展情况，包括采购文件编制、供应商选择过程等，提供相关数据和资料支持。4.财务部门应就采购预算的合理性进行分析，提出资金安排建议。5.监督部门应就采购活动的合规性进行监督检查，提出意见和建议。6.领导小组成员应根据各自职责和专业知识，对采购项目进行全面评估，发表意见和看法，对存在的问题进行讨论和研究，提出解决方案。（四）会商决策1.采购领导小组根据内部会商会的讨论情况，对采购项目进行决策。决策应遵循本制度规定的基本原则，充分考虑各方面因素，确保采购项目的科学性、合理性和合法性。2.采购领导小组的决策结果应以会议纪要的形式记录下来，明确采购项目的各项决策事项，包括采购方式、供应商选择、采购合同条款等。会议纪要应经参会人员签字确认，并作为采购活动的重要文件存档。（五）会商记录与存档1.采购执行部门应安排专人负责内部会商会的记录工作，详细记录会议的时间、地点、参会人员名单、会商内容、决策结果等信息。2.会商记录应形成书面材料，经整理后与采购项目的其他相关资料一并存档，作为采购活动全过程的重要记录，以备查阅和审计。五、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核、供应商选择与管理、采购合同签订与履行等方面。2.监督部门应建立监督检查档案，记录监督检查的时间、内容、发现的问题及整改情况等信息。对于发现的违规行为，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。3.采购执行部门和需求部门应积极配合监督部门的工作，主动提供采购活动的相关资料和信息，接受监督检查。（二）外部监督1.本单位采购活动应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部机构的监督检查。对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真对待，及时整改落实。2.采购执行部门应按照要求定期向上级主管部门报送采购工作情况报告，包括采购项目的实施情况、采购资金使用情况、采购效益分析等内容。3.对于涉及政府采购的项目，应严格按照政府采购法律法规的规定，接受政府采购监管部门的监督管理，确保采购活动符合政府采购的相关要求。（三）责任追究1.对于在采购活动中违反本制度规定的部门和个人，应视情节轻重给予相应的责任追究。责任追究