单位内部采购询价制度

PAGE单位内部采购询价制度一、总则（一）目的为规范单位内部采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门、各项目的物资采购、服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，不得偏袒任何供应商，维护所有供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，接受单位内部监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大或涉及重要项目的采购申请，需提交分管领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，指定专人负责询价工作。询价人员应熟悉采购物资或服务的相关知识，了解市场行情。2.询价人员根据采购需求，收集相关供应商信息，建立供应商数据库。数据库应包括供应商名称、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容，并定期进行更新和维护。（三）询价实施1.询价人员向至少三家符合采购要求的供应商发出询价函。询价函应明确采购物资或服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容，并要求供应商在规定时间内报价。2.供应商应按照询价函要求，以书面形式回复报价。报价应包括物资或服务的单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。3.询价人员对供应商的报价进行整理和分析，比较各供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面的优势和劣势，筛选出至少两家符合要求的供应商作为进一步谈判的对象。（四）谈判与确定供应商1.询价人员与筛选出的供应商进行谈判，就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购协议。2.在谈判过程中，询价人员应保持公正、客观的态度，充分了解供应商的情况，维护单位的利益。3.根据谈判结果，确定最终供应商，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格明细、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款。（五）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购部门应通知相关验收人员做好验收准备工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行检验。2.验收合格后，验收人员填写《采购验收单》，并签字确认。对于验收不合格的物资或服务，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。（六）付款结算1.根据采购合同约定的付款方式和时间，采购部门及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、发票、验收单等相关凭证，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后，方可支付款项。2.财务部门应严格按照财务制度和采购合同进行付款结算，确保资金支付的准确性和安全性。三、询价管理（一）询价人员管理1.询价人员应具备良好的职业道德和业务素质，熟悉采购业务流程和相关法律法规。2.采购部门定期对询价人员进行培训，提高其业务水平和谈判能力。3.询价人员在询价过程中应严格遵守本制度规定，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益，如有违反，将依法依规追究其责任。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策，鼓励其继续保持良好的合作关系；对于表现不佳的供应商，及时进行警告、整改或淘汰。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题，促进双方共同发展。（三）档案管理1.采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案包括采购申请表、询价函、报价单、采购合同、验收单、发票等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和单位相关规定执行。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。3.采购档案应便于查阅和使用，为单位内部审计、监督检查等工作提供依据。四、监督与检查（一）内部监督1.单位内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。3.各部门应积极配合内部监督工作，如实提供采购活动的相关信息和资料。（二）外部监督1.接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部机构的监督检查，及时整改存在的问题。2.主动接受社会公众的监督，对于涉及单位采购的重大事项，应按照规定进行信息公开，保障公众的知情权和监督权。五、违规处理（一）违规行为界定1.采购人员在询价过程中，故意泄露采购信息、与供应商串通谋取私利、接受供应商贿赂或其他不正当利益等行为。2.供应商提供虚假报价、以次充好、不履行采购合同约定等行为。3.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于采购人员的违规行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、开除等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。2.对于供应商的违规行为，采购部门有权取消其合作资格，