单位内部采购三方询价制度

PAGE单位内部采购三方询价制度一、总则（一）目的为规范单位内部采购行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购资金使用效益，保证采购质量，特制定本三方询价制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各类物资、服务及工程项目的采购活动，但法律法规另有规定或涉及国家安全、国家秘密等特殊情况的采购除外。（三）基本原则1.公平公正原则：在询价过程中，对所有参与询价的供应商一视同仁，确保各供应商享有平等的机会参与竞争，不受任何歧视性待遇。2.公开透明原则：采购信息、询价过程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督，保证采购活动的透明度。3.诚实信用原则：参与采购活动的各方应诚实守信，严格履行各自的义务，不得提供虚假信息或进行不正当竞争。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购资金使用效益的最大化。二、询价主体与职责（一）采购部门1.负责采购项目的发起、组织和协调工作，制定采购计划和询价方案。2.确定询价项目的技术规格、质量要求、服务标准等关键要素，并在询价文件中明确表述。3.负责收集、整理供应商信息，建立供应商库，邀请符合条件的供应商参与询价。4.组织询价会议，负责与供应商进行沟通、答疑，记录询价过程中的相关情况。5.对询价结果进行整理、分析，向采购决策机构提交询价报告，并协助签订采购合同。（二）需求部门1.提出采购项目的需求，明确所需物资、服务或工程项目的具体要求，包括功能、性能、数量、交付时间等。2.参与询价文件的编制，对技术规格、质量要求等提出意见和建议，确保采购项目符合实际工作需要。3.协助采购部门进行供应商资格审查，提供对供应商产品或服务的评价意见。4.参与询价会议，对供应商的报价和方案进行评估，发表意见。5.根据采购合同，负责对采购项目的验收工作，确保采购项目满足需求部门的要求。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，对采购项目的资金来源和预算安排进行把关。2.协助制定询价文件中的价格条款，明确价格构成、付款方式、结算周期等内容。3.对询价结果进行财务分析，评估采购成本的合理性，为采购决策提供财务依据。4.负责采购资金的支付和核算工作，监督采购合同的执行情况，确保资金使用合规、安全。（四）监督部门1.对采购活动进行全程监督，确保采购过程符合法律法规、单位内部制度及本询价制度的要求。2.受理对采购活动中违规行为的投诉和举报，及时进行调查处理，并将处理结果反馈相关部门。3.对询价过程中的重要环节和关键决策进行监督，防止出现暗箱操作、利益输送等违法违规行为。三、询价流程（一）采购申请与审批1.需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容，并提交本部门负责人审核。2.需求部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导根据单位整体工作安排和资金预算情况，对采购申请进行审批。审批通过后，采购申请提交至采购部门。（二）询价文件编制1.采购部门接到采购申请后，组织相关人员（包括需求部门、技术专家等）对采购项目进行深入研究，制定询价文件。2.询价文件应包括采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、报价要求、交货时间、付款方式、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.询价文件中应明确询价的评审标准，包括价格、质量、服务、信誉等方面的权重及具体评分细则。4.询价文件编制完成后，应进行审核，确保文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和单位内部制度的要求。审核通过后，方可发布询价文件。（三）供应商邀请1.采购部门根据采购项目的特点和要求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，并向其发出询价邀请。2.询价邀请应明确采购项目的基本情况、询价文件获取方式、报价截止时间等关键信息，确保供应商能够及时了解询价项目的相关要求。3.除供应商库中的供应商外，采购部门还可通过公开渠道发布询价信息，邀请其他潜在供应商参与询价。公开渠道包括单位官网、行业媒体、专业采购平台等。4.采购部门应对邀请的供应商进行资格审查，确保供应商具备提供相应物资、服务或工程项目的能力和资质。资格审查内容包括营业执照、经营范围、生产许可证、业绩证明、信誉情况等。（四）询价文件发放1.采购部门向被邀请的供应商发放询价文件，并要求供应商在规定时间内确认是否参与询价。2.供应商确认参与询价后，采购部门应提供必要的技术支持和答疑服务，确保供应商能够准确理解询价文件的要求。3.如供应商对询价文件有疑问或需要澄清的内容，应在规定时间内以书面形式向采购部门提出。采购部门应及时回复供应商的疑问，并将相关答复以书面形式通知所有参与询价的供应商。（五）询价报价1.供应商应在询价文件规定的报价截止时间前，将密封的报价文件送达采购部门。报价文件应包括报价函、报价明细、技术方案、售后服务承诺等内容。2.采购部门应对供应商的报价文件进行签收，并检查报价文件的完整性和密封性。如发现报价文件存在问题，应及时通知供应商进行补充或修正。3.供应商的报价应明确各项物资、服务或工程项目的单价、总价及价格构成明细，确保报价清晰、准确。同时，报价应符合询价文件中规定的价格条款和要求。（六）询价评审1.采购部门组织成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、需求部门代表、技术专家、财务人员等。评审小组人数应根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。2.评审小组应按照询价文件中规定的评审标准，对供应商的报价文件进行评审。评审过程应客观、公正、透明，记录评审过程中的各项意见和评分情况。3.评审小组首先对供应商的资格进行审查，确保参与评审的供应商符合询价文件的要求。如发现供应商资格不符，应取消其评审资格。4.评审小组对供应商的报价进行比较，在满足采购需求的前提下，选择报价合理、质量可靠、服务优质的供应商作为中标候选人。评审过程中，可采用综合评分法、最低价法等评审方法，具体评审方法应在询价文件中明确规定。5.评审小组应根据评审结果编写询价评审报告，报告内容包括询价项目概况、评审过程、评审结果、中标候选人推荐意见等。询价评审报告应经评审小组全体成员签字确认。（七）结果公示与审批1.采购部门将询价评审结果在单位内部进行公示，公示期一般不少于三个工作日。公示内容包括采购项目名称、中标候选人名称、报价情况、评审结果等信息，接受单位内部人员的监督。2.在公示期内，如单位内部人员对评审结果有异议，可向采购部门提出书面质疑。采购部门应及时对质疑进行调查核实，并将处理结果反馈给质疑人。3.公示期结束后，如无异议，采购部门将询价评审报告提交至采购决策机构审批。采购决策机构根据评审结果和单位实际情况，做出最终的采购决策。4.采购决策机构批准询价结果后，采购部门应及时向中标供应商发出中标通知书，并通知未中标供应商。中标通知书应明确采购项目的名称、中标金额、交货时间、质量要求等内容。（八）合同签订与执行1.采购部门与中标供应商按照中标通知书中的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资、服务或工程项目的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应按照单位内部合同管理规定进行审核、备案。财务部门根据采购合同的付款条款，安排采购资金的支付。3.需求部门和采购部门应跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施进行处理，维护单位的合法权益。4.在采购合同执行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，应按照单位内部合同变更管理规定进行审批，并与供应商协商一致后签订补充合同。四、询价文件编制规范（一）技术规格与质量要求1.应详细描述采购项目的技术规格和质量要求，确保供应商能够准确理解采购需求。技术规格应包括产品的型号、规格、性能参数、材质要求等内容；质量要求应明确产品的质量标准、检验方法、验收程序等。2.技术规格和质量要求应符合国家相关标准和行业规范，如有特殊要求，应在询价文件中明确说明。3.对于涉及技术复杂或专业性较强的采购项目，可提供技术方案、图纸、样品等参考资料，以便供应商更好地理解采购需求。（二）报价要求1.明确报价的范围和内容，包括物资、服务或工程项目的各项费用明细，如设备采购价、安装调试费、运输费、税费、售后服务费等。2.规定报价的格式和要求，如报价函应包含供应商名称、报价日期、报价金额等信息；报价明细应按照询价文件中的项目清单进行填写，注明各项费用的单价和总价。3.说明报价的有效期，一般为自报价截止日期起[X]个工作日。在报价有效期内，供应商的报价不得随意变更。（三）交货时间与地点1.明确采购项目的交货时间要求，可规定具体的交货日期或交货期限范围。交货时间应合理考虑单位的实际需求和供应商的生产、运输能力。2.确定交货地点，应详细说明交货地点的具体地址和接收要求。如交货地点涉及特殊要求或限制条件，应在询价文件中明确告知供应商。（四）付款方式1.明确采购资金的付款方式，常见的付款方式包括预付款、货到验收款、安装调试款、质保金等。应在询价文件中详细说明各阶段付款的比例、条件和时间节点。2.对于付款条件，应明确供应商需要提供的付款凭证和相关资料，如发票、验收报告、质量合格证明等。（五）售后服务1.要求供应商提供售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限、售后服务费用等方面的承诺。2.明确售后服务的标准和要求，如维修服务应达到的质量标准、零部件更换的要求等。3.规定售后服务的监督和评价机制，如单位可定期对供应商的售后服务进行评价，评价结果将作为后续采购的参考依据。五、供应商管理（一）供应商库建立1.采购部门负责建立供应商库，收集、整理供应商信息。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、信誉评价等内容。2.对供应商信息进行审核，确保入库供应商具备合法经营资格和良好的信誉。审核通过的供应商纳入供应商库，并定期进行更新和维护。3.根据采购项目的特点和需求，对供应商库进行分类管理，如分为物资供应商库、服务供应商库、工程供应商库等，以便于在采购时能够快速筛选出合适的供应商。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、信誉等方面进行评价。评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等。2.根据评价结果对供应商进行考核，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核结果为优秀的供应商，可在后续采购中给予优先考虑；对于考核结果为不合格的供应商，应及时清理出库，并暂停与其合作。3.将供应商评价与考核结果反馈给供应商，要求供应商针对存在的问题进行整改，并跟踪整改情况。同时，将评价与考核结果作为供应商库动态管理的重要依据。（三）供应商激励与约束1.对于表现优秀的供应商，给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先参与新项目询价、提供合作机会等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同、提供虚假信息、存在不正当竞争行为等的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除质保金、暂停合作、列入黑名单等，以维护采购市场的正常秩序。六、监督与投诉处理（一）监督机制1.监督部门负责对采购活动进行全程监督，定期或不定期对采购项目进行检查，确保采购过程符合法律法规、单位内部制度及本询价制度的要求。2.采购部门应主动接受监督部门的监督，及时向监督部门汇报采购项目的进展情况，提供相关资料和信息。3.在采购活动的关键环节，如询价文件编制、供应商邀请、询价评审等过程中，监督部门应派人参与，对活动的公正性、合法性进行现场监督。（二）投诉处理1.单位内部人员如对采购活动中的违规行为有异议，可向监督部门提出投诉。投诉应采用书面形式，明确投诉事项、投诉理由及相关证据。2.监督部门接到投诉后，应及时进行调查核实。调查过程中，可要求采购部门、供应商及相关人员提供说明和证据，必要时