单位内部档案管理制度

PAGE单位内部档案管理制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并接受综合档案室的业务指导和监督。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地反映本单位各项工作活动的全过程，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理，确保档案信息的安全。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对各部门档案工作进行业务指导和监督，组织档案人员的业务培训。4.开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案信息服务。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整、准确和系统。2.按照档案管理制度的要求，对本部门档案进行分类、编号、装订等初步整理工作。3.定期将本部门整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。4.协助综合档案室开展档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定、通知等。2.本单位形成的各种文件、报告、计划、总结、会议记录、合同协议、统计报表、财务账目等。3.本单位在各项工作活动中形成的重要资料、技术文件、图纸、图表、照片、音像资料等。4.本单位人员在公务活动中形成的个人工作记录、述职报告、考核材料等。5.其他与本单位工作有关的具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.对收集到的档案应进行认真核对，确保档案内容的真实性和准确性。3.对重要的档案应进行备份，防止档案丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产技术类、财务审计类等类别。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应科学、规范、便于记忆和检索。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确、完整。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架或档案柜中，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，并存储于安全可靠的存储设备中，如磁带、光盘、硬盘等。电子档案的存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位和国家具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员和有关业务人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限表，对档案进行逐卷鉴定，提出存毁意见，并填写档案鉴定表。4.对经过鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报经单位领导批准后，由综合档案室负责销毁。销毁档案时，应指定专人监销，并在销毁清册上签字。（五）档案统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，定期上报单位领导和上级档案管理部门。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和保密规定，确保档案信息的安全。2.坚持方便利用、服务工作的原则，为单位各项工作提供及时、有效的档案信息服务。（二）利用范围1.本单位员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，须经本单位领导批准，并办理查阅手续。3.司法机关因办案需要查阅本单位档案，须按照国家有关法律法规办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅本单位员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅档案的期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。3.出具证明因工作需要出具档案证明的，应填写档案证明申请表，经所在部门负责人签字同意后，由综合档案室根据档案内容出具证明。出具的档案证明应加盖单位公章，并注明用途和有效期限。（四）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记应包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、归还时间等内容。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.制定档案信息化建设目标，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.根据档案信息化建设目标，制定档案信息化建设规划，明确建设任务、步骤和措施。（二）档案数字化1.对重要的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，存储格式应符合国家有关标准。3.对电子档案进行分类、编号、著录等整理工作，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（三）档案管理系统建设1.选用适合本单位档案管理需求的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。2.档案管理系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。3.加强档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露和非法访问。（四）电子档案存储与备份1.电子档案应存储于安全可靠的存储设备中，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害等原因导致档案数据丢失。2.建立电子档案存储与备份管理制度，明确存储设备的维护、更新和备份的时间、方式等要求。七、档案的移交与接收（一）移交范围1.本单位撤销、合并或分立时，应将档案移交给有关部门或单位。2.本单位员工离职时，应将个人保管的档案移交给综合档案室。（二）移交要求1.档案移交时，应编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等内容。2.移交档案应保持完整、准确、系统，不得擅自销毁或涂改档案内容。3.档案移交双方应在档案