公司内部招议标管理制度

PAGE公司内部招议标管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部招议标活动，确保采购过程的公正、公平、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目的物资采购、服务采购、工程建设等各类招议标活动。（三）基本原则1.合法性原则：招议标活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保活动的合法性和合规性。2.公平公正原则：对待所有参与招议标活动的供应商或服务商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证采购过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：招议标活动的相关信息应及时、准确地向所有潜在供应商或服务商公开，确保透明度。4.择优选择原则：在满足采购需求的前提下，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商或服务商。二、招议标组织与职责（一）招议标领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责审批招议标管理制度和重大招议标项目的方案。对招议标活动中的重大事项进行决策。监督招议标活动的全过程，确保活动的公正、公平、公开。（二）招议标工作小组1.组成：由采购部门负责人担任组长，相关部门代表、技术专家等为成员。2.职责制定招议标活动的具体实施方案，包括采购文件编制、供应商或服务商资格审查、评标标准制定等。组织实施招议标活动，包括发布招议标公告、接收投标文件、组织开标、评标等。对招议标活动的过程和结果进行记录和总结，向招议标领导小组汇报。（三）采购部门1.职责负责招议标活动的日常组织和协调工作。建立和维护供应商或服务商信息库，对供应商或服务商进行资格审查和评价。与中标供应商或服务商签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。（四）需求部门1.职责提出采购需求，明确采购物资、服务或工程建设的规格、数量、质量等要求。参与招议标文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见。协助采购部门与中标供应商或服务商进行合同谈判和验收工作。（五）其他部门1.职责根据招议标工作小组的要求，提供相关的技术支持、商务支持或其他专业意见。配合采购部门做好招议标活动的其他相关工作。三、招议标流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资、服务或工程建设的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算金额的准确性等。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门将采购申请表提交给招议标工作小组进行评审，招议标工作小组根据公司相关规定和实际情况进行审批。3.采购申请表经审批通过后，采购部门方可开展招议标活动。（三）招议标文件编制1.采购部门根据采购申请表和审批意见，编制招议标文件。招议标文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.招议标文件编制完成后，应组织相关部门和人员进行审核，确保文件内容准确、完整、清晰，符合法律法规和公司要求。（四）供应商或服务商资格审查1.采购部门根据招议标文件的要求，对潜在供应商或服务商进行资格审查。资格审查内容包括供应商或服务商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。2.采购部门可以通过实地考察、电话查询、信用评估等方式对供应商或服务商进行资格审查，确保其具备提供合格产品或服务的能力。3.经资格审查合格的供应商或服务商，方可参与招议标活动。（五）招议标公告发布1.采购部门通过公司内部网站、公告栏、邮件等方式发布招议标公告，向潜在供应商或服务商公开招议标项目的相关信息。2.招议标公告应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购要求、报名时间、开标时间、开标地点等内容。（六）投标文件接收1.采购部门在规定的报名时间内接收潜在供应商或服务商提交的投标文件。投标文件应包括投标函、报价表、技术方案、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。2.采购部门对投标文件进行登记和编号，确保投标文件的完整性和保密性。（七）开标1.采购部门按照招议标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门负责人主持，招议标工作小组成员、需求部门代表、供应商或服务商代表等参加。2.开标会议上，采购部门工作人员当众拆封投标文件，宣读投标供应商或服务商的名称、投标报价、技术方案等主要内容，并记录在开标记录上。3.开标过程应进行记录，并由参加开标会议的各方代表签字确认。（八）评标1.开标结束后，采购部门组织招议标工作小组对投标文件进行评标。评标应按照招议标文件规定的评标标准进行，评标标准应客观、公正、合理，能够全面反映采购项目的要求。2.评标过程中，招议标工作小组成员应认真阅读投标文件，对投标供应商或服务商的技术方案、商务条款、价格等进行综合评审，并填写评标意见。3.评标可以采用综合评分法、最低价法等评标方法，具体评标方法应在招议标文件中明确规定。（九）中标候选人确定1.根据评标结果，招议标工作小组按照得分高低或报价合理等原则，确定中标候选人名单。中标候选人一般为13家。2.招议标工作小组应向招议标领导小组汇报中标候选人情况，经招议标领导小组批准后，确定中标供应商或服务商。（十）中标通知1.采购部门向中标供应商或服务商发出中标通知书，告知其已中标，并要求其在规定的时间内与公司签订采购合同。2.中标通知书应包括采购项目的名称、编号、中标供应商或服务商的名称、中标金额、中标日期等内容。（十一）合同签订1.中标供应商或服务商收到中标通知书后，应在规定的时间内与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、服务或工程建设的规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购部门应组织需求部门、法务部门等对合同条款进行审核，确保合同条款合法、合规、合理，保护公司的利益。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。四、评标标准（一）技术方案1.技术方案的完整性和可行性，包括技术方案是否满足采购项目的要求，是否具有创新性和先进性等。2.技术方案的可靠性和稳定性，包括技术方案是否经过实践验证，是否具有良好的可靠性和稳定性等。3.技术方案的可操作性和维护性，包括技术方案是否易于实施和维护，是否具有较低的运营成本等。（二）商务条款1.报价合理性，包括投标报价是否低于市场平均价格，是否符合公司预算要求等。2.交货期或服务期，包括投标供应商或服务商承诺的交货期或服务期是否满足公司需求，是否具有足够的保障措施等。3.售后服务承诺，包括投标供应商或服务商提供的售后服务内容、售后服务期限、售后服务响应时间等是否满足公司要求，是否具有良好的售后服务体系等。（三）公司信誉1.供应商或服务商的业绩情况，包括其过去在类似项目中的业绩表现，是否具有良好的口碑和信誉等。2.供应商或服务商的信誉状况，包括其是否存在违法违规行为、是否存在不良信用记录等。3.供应商或服务商的财务状况，包括其资产负债情况、盈利能力等，是否具有足够的经济实力履行合同义务。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对招议标活动进行审计监督，检查招议标活动是否符合法律法规和公司制度的要求，是否存在违规操作行为。2.公司纪检监察部门负责对招议标活动进行纪律监督，对招议标活动中的违规违纪行为进行调查处理。（二）投诉处理1.供应商或服务商对招议标活动有异议的，可以在规定的时间内以书面形式向公司提出投诉。投诉内容应包括投诉事项、投诉理由、相关证据等。2.公司收到投诉后，应及时进行调查处理，并将处理结果告知投诉人。投诉处理结果应公开透明，接受公司内部和社会的监督。（三）档案管理1.采购部门负责对招议标活动的相关文件和