人社局内部档案管理制度

PAGE人社局内部档案管理制度一、总则（一）目的为加强人社局内部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人社局各科室、下属事业单位及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则人社局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则档案应如实反映工作活动的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理科室，配备专业的档案管理人员，负责全局档案的集中管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作计划，组织实施档案管理工作。3.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。4.负责档案的查阅、借阅、利用登记等工作，为利用者提供优质服务。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理。6.参与档案的鉴定、销毁等工作，确保档案的质量和价值。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的各类文件、通知、指示等。2.本局制定的政策法规、规章制度、工作计划、总结报告等。3.各类会议记录、纪要、决议等。4.人事档案，包括干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资变动等。5.业务档案,如就业创业、社会保险、人事人才、劳动监察等业务工作中形成的文件材料。6.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.声像档案，如照片、录音、录像等反映本局工作活动的资料。8.实物档案，如荣誉证书、奖牌、奖杯等。（二）收集要求1.各科室、下属事业单位应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对收集到的档案材料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，并按照一定的分类标准进行分类。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，可分为文书档案、人事档案、业务档案、财务档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应使用符合档案保管要求的装订材料。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案的数字化管理1.推进档案数字化建设，建立档案数据库，将纸质档案进行数字化扫描，实现档案信息的数字化存储和管理。2.制定档案数字化工作规范，确保数字化档案的质量和安全。3.加强对档案数字化设备的管理和维护，保证设备的正常运行。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局保管的档案。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经所在科室负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间内查阅完毕，不得擅自将档案带出查阅场所。5.查阅人查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损等。（三）借阅范围因特殊情况需要借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。3.档案管理部门向借阅人提供档案，并登记借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。六？档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定，确保档案的质量和价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保存价值。2.根据档案的保存价值和保管期限，将档案分为永久、长期、短期三类。3.对保管期限已满且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成《档案销毁清册》报局领导审批。2.经批准后，档案管理部门组织专人对拟销毁的档案进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁档案时，应采用符合保密要求的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。4.对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并存档备查。七、档案的统计与移交（一）统计工作建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理工作提供数据支持。（二）移交工作1.工作人员因工作调动、退休等原因离开本局时，应将个人保管的档案材料及时移交档案管理部