人社局采购内部控制制度

PAGE人社局采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强人社局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人社局机关及所属事业单位的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，确保供应商公平参与竞争。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励供应商通过正当手段参与采购活动。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金的使用效益，降低采购成本。（四）职责分工1.采购决策部门：负责采购项目的立项审批、采购方式确定、采购预算审核等决策工作。2.采购执行部门：负责具体采购活动的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核、账务处理等工作。4.监督部门：负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，查处违规行为。5.使用部门：负责提出采购需求，参与采购文件编制，协助验收采购项目等。二、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计金额等。2.采购执行部门对使用部门提出的采购需求进行汇总、审核，结合财政预算安排和实际情况，编制采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，综合考虑资金状况、项目轻重缓急等因素，提出调整建议，报采购决策部门审批。4.采购决策部门根据审核意见，确定年度采购预算，并下达给采购执行部门和财务部门。（二）预算执行1.采购执行部门严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报采购决策部门审批。3.财务部门按照采购合同和预算安排，及时足额支付采购资金，确保采购活动顺利进行。（三）预算监督1.监督部门定期对采购预算执行情况进行检查，重点检查预算执行进度、资金使用效益等。2.采购执行部门和财务部门应当定期向采购决策部门报告采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行中存在的问题。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购执行部门根据采购预算和工作实际需要，制定年度采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等。2.采购计划应当按照采购项目的轻重缓急进行排序，合理安排采购时间，确保采购任务按时完成。3.采购计划经采购决策部门批准后实施，并报财政部门备案。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，因政策变化、工作需要等原因确需调整采购计划的，应当按照规定的程序报采购决策部门审批。2.采购计划调整应当说明调整的原因、内容、对预算和采购进度的影响等，并提供相关证明材料。（三）计划执行监督1.监督部门对采购计划执行情况进行跟踪检查，确保采购计划按时、按质、按量完成。2.采购执行部门应当定期向采购决策部门报告采购计划执行情况，及时反馈执行过程中遇到的问题。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。2.采购执行部门应当按照规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等。3.公开招标公告应当在指定的媒体上发布，邀请不特定的供应商参加投标。4.评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购执行部门根据评标结果确定中标供应商，并签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购执行部门应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求参照公开招标执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购执行部门应当成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判。谈判小组应当根据谈判文件和谈判情况，要求供应商对谈判文件的实质性内容进行重新报价。3.谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购执行部门应当组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。3.单一来源采购项目应当在指定媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购执行部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行部门应当成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.询价小组应当对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、采购合同条款等内容，确保采购活动的规范和公正。3.采购文件编制过程中应当充分征求使用部门、财务部门、监督部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性和合理性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应当提交采购决策部门进行审核。采购决策部门应当对采购文件的合法性、合规性、完整性等进行审查，提出审核意见。2.采购执行部门应当根据采购决策部门的审核意见，对采购文件进行修改完善，确保采购文件符合要求。（三）采购文件存档1.采购活动结束后，采购执行部门应当将采购文件整理归档，妥善保存。采购文件的保存期限按照国家有关规定执行。2.采购文件存档应当包括采购公告、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同等相关资料，以便日后查阅和审计。六、采购活动实施（一）采购信息发布1.采购执行部门应当按照规定在指定的媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标公告等。2.采购信息应当真实、准确、完整，不得隐瞒或者虚假披露采购项目的相关信息。（二）供应商资格审查1.采购执行部门应当对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资质和能力。2.供应商资格审查的内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.采购执行部门应当建立供应商资格审查档案，记录供应商的资格审查情况，为后续采购活动提供参考。（三）开标评标1.采购执行部门应当按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标评标活动应当邀请监督部门、使用部门等相关人员参加。2.开标时，采购执行部门应当当众宣读供应商的投标报价、投标文件的主要内容等。评标时，评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。3.采购执行部门应当对开标评标过程进行记录，并存档备查。（四）合同签订1.采购执行部门应当根据评标结果，确定中标供应商，并与中标供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购执行部门应当将采购合同副本送财务部门、监督部门等相关部门备案。（五）验收1.使用部门应当按照采购合同的要求，对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等，工程的质量、进度、验收标准等，服务的内容、质量、效果等。2.验收合格后，使用部门应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。3.采购执行部门应当对验收情况进行跟踪检查，确保采购项目符合要求。七、采购资金管理（一）资金预算1.财务部门应当根据采购预算，编制采购资金预算，明确采购资金的来源、金额、支付时间等。2.采购资金预算应当报采购决策部门审批，并纳入年度财务预算。（二）资金支付1.财务部门应当按照采购合同和资金预算，及时足额支付采购资金。支付采购资金时，应当审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付依据合法、合规、有效。2.采购资金支付方式应当符合国家有关规定，一般采用转账支付方式。对于小额采购项目，可以采用现金支付方式，但应当严格按照现金管理规定执行。（三）资金核算1.财务部门应当对采购资金进行单独核算，准确记录采购资金的收支情况。采购资金核算应当按照财务会计制度的要求进行，确保账目清晰、准确。2.财务部门应当定期与采购执行部门核对采购资金的收支情况，及时发现和解决资金核算中存在的问题。（四）资金监督1.监督部门应当对采购资金的使用情况进行监督检查，重点检查资金支付的合规性、资金使用效益等。2.财务部门应当定期向采购决策部门报告采购资金的使用情况，接受采购决策部门的监督和检查。八、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应当定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险等。2.风险识别应当采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的准确性和全面性。（二）风险评估1.采购执行部门应当对识别出的风险因素进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵法、层次分析法等，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同的风险因素，采购执行部门应当制定相应的风险应对措施，如加强政策研究、优化采购方式、加强供应商管理、完善合同条款、严格验收程序等。2.风险应对措施应当具有针对性、可操作性和有效性，能够有效降低风险发生的可能性和影响程度。（四）风险监控1.采购执行部门应当对风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现和解决风险应对过程中存在的问题。2.风险监控应当定期进行，如每月、每季度进行一次风险监控，确保风险处于可控状态。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应当定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序的执行情况、采购文件的编制和审核情况、采购资金的使用情况、采购合同的签订和履行情况等。2.监督检查可以采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，确保监督检查的有效性。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购执行部门提出质疑。采购执行部门