企业内部合同管理制度

PAGE企业内部合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行监督指导。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度；2.参与重大合同的起草、谈判、审核等工作；3.负责合同文本的编号、归档、保管等工作；4.对合同履行情况进行跟踪、检查和监督；5.协调处理合同纠纷；6.定期统计分析合同签订、履行情况，为公司决策提供依据。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。三、合同的签订（一）合同承办人合同承办人是指负责具体办理合同签订、履行等事宜的人员。合同承办人应具备相应的业务知识和法律意识，熟悉合同签订流程和相关法律法规。（二）合同起草1.合同承办人根据业务需要起草合同文本。合同文本应具备合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起纠纷的表述。（三）合同审核1.合同承办人完成合同起草后，应将合同文本提交本部门负责人审核。部门负责人应从业务角度对合同条款进行审核，确保合同内容符合业务要求。2.经部门负责人审核通过的合同文本，应提交合同管理部门进行法律审核。合同管理部门应从法律角度对合同条款进行审查，重点审查合同的合法性、有效性、完整性等，防范法律风险。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门可会同公司法律顾问进行审核。法律顾问应出具法律意见书，对合同的法律风险进行评估，并提出修改意见。（四）合同审批1.合同承办人根据审核意见对合同文本进行修改完善后，将合同提交公司领导审批。公司领导应根据合同的性质、金额等因素进行审批，确保合同符合公司利益和战略目标。2.对于涉及公司重大利益的合同，应提交合同管理委员会审议通过后，方可签订。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由合同承办人负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用对方提供的合同文本，应经合同管理部门审核同意。2.合同签订时，合同承办人应确保合同双方当事人的签字（盖章）齐全、有效，合同份数符合公司规定。四、合同的履行（一）履行通知合同签订后，合同承办人应及时将合同副本送达相关部门，并组织相关人员对合同履行情况进行跟踪、检查和监督。（二）履行义务合同双方当事人应按照合同约定全面履行各自的义务。公司各部门应密切配合，确保合同履行过程中的各项工作顺利进行。（三）履行变更1.合同履行过程中，如需变更合同条款，合同承办人应及时与合同对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批。（四）履行监督合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同履行中的重大问题，应及时向公司领导报告，并提出解决方案。五、合同的终止（一）终止条件合同在以下情形下终止：1.合同已经按照约定履行完毕；2.合同双方协商一致解除合同；3.因不可抗力致使合同不能履行；4.一方当事人依法行使解除权；5.法律规定或者合同约定的其他终止情形。（二）终止程序1.合同履行完毕或出现终止情形后，合同承办人应及时通知合同对方当事人，并办理相关终止手续。2.合同终止后，合同承办人应将合同履行情况、终止原因等相关资料整理归档，并提交合同管理部门备案。六、合同纠纷的处理（一）纠纷预防合同管理部门应加强对合同履行情况的跟踪、检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理1.合同发生纠纷时，合同承办人应及时报告本部门负责人，并会同合同管理部门研究解决方案。2.对于合同纠纷，应首先通过协商、调解等方式解决。协商、调解不成的，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。3.在处理合同纠纷过程中，合同承办人应及时收集、整理相关证据，维护公司合法权益。七、合同的档案管理（一）档案建立合同管理部门应建立合同档案管理制度，对合同文本及相关资料进行统一编号、归档、保管。合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同履行记录、纠纷处理记录等。（二）档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的完整性、安全性。档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应遵守公司档案管理规定，不得擅自复制、摘抄合同档案内容。八、合同管理的信息化建设（一）信息化系统建设公司应建立合同管理信息化系统，实现合同起草、审核、审批、签订、履行、终止等全过程的信息化管理。合同管理信息化系统应具备合同模板管理、流程控制、数据统计分析、档案管理等功能。（二）数据维护合同管理部门应定期对合同管理信息化系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性、完整性。（三）系统使用公司员工应按照合同管理信息化系统的操作流程使用系统，确保合同管理工作的高效、规范进行。九、合同管理的考核与奖惩（一）考核公司建立合同管理考核制度，对各部门合同管理工作进行考核。考核内容包括合同签订的规范性、履行的及时性、纠纷处理的有效性等。（二