印章管理制度

印章管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等管理行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的各类印章管理。公司及各单位在经营管理活动中涉及的所有印章，均须遵守本制度规定。第三条印章定义本制度所称印章，是指以公司名义刻制的，用于证明公司身份、对外发生法律效力或对公司内部具有约束力的各类印鉴，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人章及其他专用印章。第四条管理原则印章管理遵循“统一规范、分级负责、专人保管、严格审批、安全保密”的原则，确保每一枚印章的使用都有据可查、权责明确。第二章印章的刻制与启用第五条印章刻制审批公司各类印章的刻制均须履行审批程序。1.公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章的刻制，由公司综合管理部门（或指定管理部门，下同）根据公司设立文件或业务需要提出申请，报公司主要负责人批准后，方可刻制。2.其他专用印章（如部门章、项目章等）的刻制，由需求部门提出申请，经部门负责人审核、公司分管领导批准后，由综合管理部门统一办理或监督刻制。3.严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制公司印章。第六条印章刻制规范印章的刻制须符合国家相关法律法规及公安部门的规定，确保印章的规格、样式、文字内容准确无误。刻制完成后，应由综合管理部门负责验收，核对无误后方可登记入库。第七条印章启用登记新印章刻制完成并验收合格后，由综合管理部门负责登记备案，详细记录印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门、保管人等信息，并颁发《印章启用通知书》，正式启用。启用前，不得提前使用。第三章印章的保管第八条专人保管制度所有印章必须指定专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，忠于职守，确保印章安全。原则上，公章、合同专用章由综合管理部门指定专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管；法定代表人章由法定代表人本人或其授权的专人保管；其他专用印章由相应业务部门指定专人保管。第九条保管要求1.印章保管人应将印章存放在保险柜或带锁的专用抽屉等安全设施内，做到人离章锁，严禁随意放置或交由他人代管代用。2.保管人不得擅自将印章带出工作场所。确因工作需要带出的，须严格履行外出用印审批手续，并由两人以上共同携带和监督使用。3.保管人应妥善保管印章，防止印章被盗、遗失、污损或伪造。如发现印章有异常情况，应立即报告本部门负责人及综合管理部门，并采取应急措施。4.印章保管人岗位变动或离职时，必须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人监交，交接双方签字确认后，方可离岗。第十条保管人职责1.熟悉并严格执行本制度关于印章使用的各项规定。2.对不符合用印规定的申请，有权拒绝用印，并及时向上级报告。3.负责所保管印章的日常清洁和维护，确保印文清晰。4.配合公司对印章管理情况的检查与监督。第四章印章的使用第十一条用印审批权限公司实行用印审批制度，不同类型的印章、不同性质的文件，其用印审批权限和流程不同，具体如下：1.公章：用于以公司名义发出的正式文件、函件、协议、证明等，须经部门负责人审核、公司分管领导或主要负责人批准。2.合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件，须经业务部门负责人审核、法务部门（如有）审查、公司分管领导或主要负责人批准。3.财务专用章、发票专用章：用于公司财务收支、银行结算、发票开具等业务，按照公司财务管理制度规定的审批权限和流程执行。4.法定代表人章：通常与财务专用章等配合使用，其使用须经法定代表人授权或按照财务管理制度规定执行。5.其他专用印章：按照其设定的用途和相应的业务审批流程执行，由部门负责人或其授权人员审批。具体审批权限可根据公司实际情况另行制定《印章使用审批权限表》作为本制度的附件。第十二条用印申请与审核使用印章时，用印部门或个人须填写《用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、用印日期、申请部门、申请人、审批人等信息，并附需用印的文件原件或复印件。审核人、批准人应严格审查用印事由及文件内容的合法性、真实性和完整性，对不符合规定的用印申请，有权拒绝审批。第十三条用印登记与核对1.经批准的用印申请，由印章保管人负责核对审批手续是否完备、《用印申请单》与用印文件内容是否一致。核对无误后，方可加盖印章。2.用印时，应确保印文清晰、端正、完整，位置适当。不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。3.每次用印后，保管人应在《印章使用登记表》中详细记录用印日期、用印部门、用印文件名称、份数、审批人、经办人、用印事由等信息，并由用印人签字确认。《印章使用登记表》应长期保存，以备查验。第十四条用印规范1.印章使用应与文件内容相符，严禁在与公司业务无关的文件上加盖公司印章。2.严禁在已涂改的文件上加盖印章。3.对外出具的具有法律效力的文件，如合同、协议等，原则上应加盖骑缝章。4.非公司正式员工，原则上不得作为经办人申请使用公司印章。第十五条电子印章使用（如适用）如公司推行电子印章，其申请、审批、制作、发放、使用、保管、变更、注销等管理，应参照本章规定执行，并符合国家及地方关于电子签名、电子印章的相关法律法规要求，确保其合法有效和安全可控。第五章印章的交接、停用与销毁第十六条印章交接1.印章保管人因工作调动、离职、休假等原因需要移交印章时，必须办理正式的交接手续。2.交接时，应由部门负责人监交，交接双方在《印章交接登记表》上签字确认，并注明交接日期、印章状况等。交接资料应存档备查。3.交接后，原保管人不再承担该印章的保管和使用责任，由新保管人履行相关职责。第十七条印章停用出现下列情况之一时，印章应予以停用：1.公司名称变更、机构调整或印章样式改变的；2.印章因磨损、变形等原因无法继续使用的；3.相关业务终止或专用印章不再需要使用的；4.其他需要停用印章的情形。印章停用由保管部门提出申请，经公司分管领导批准后，由综合管理部门负责通知相关单位和人员，并收回停用印章。第十八条印章销毁停用或作废的印章，由综合管理部门统一登记造册，提出销毁申请，报公司主要负责人批准后，在指定监销人的监督下进行销毁。销毁过程应做好记录，相关责任人签字确认。严禁个人私自留存、丢弃或销毁停用印章。对具有保存价值的废旧印章，可按档案管理规定予以封存保管。第六章监督与责任追究第十九条监督检查公司综合管理部门负责对全公司印章管理和使用情况进行定期或不定期的监督检查，各印章保管部门应积极配合。检查内容包括印章保管是否安全、用印审批是否规范、登记是否完整等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门限期整改。第二十条责任追究任何部门或个人违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准擅自刻制、启用印章的；2.擅自使用、出借、转让、复制、伪造、变造印章的；3.未按规定保管印章，导致印章遗失、被盗或被滥用的；4.违反用印审批程序，擅自用印或在不符合规定的文件上用印的；5.用印后未按规定登记或登记不真实、不完整的；6.擅自销毁、丢弃停用印章的；7.其他违反本制度规定，造成公司损失或不良影响的行为。因违规用印给公司造成经济损失的，公司有权向相关责任人追偿。第七章附则第二十一条制度解释本制度由公司综合管理部门负责解释。第二十二条制度修订本制度根据国家法律法规变化及公司经营管理需要，可适时进行修订。修订程序同制定程序。第二十三条生