金华合同内部控制制度

PAGE金华合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范金华公司合同管理流程，加强合同内部控制，防范合同风险，保障公司合法权益，提高公司经济效益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于金华公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、担保合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.全面性原则：合同内部控制应涵盖合同从签订前的调查、谈判、起草，到签订、履行、变更、终止等全过程，确保各个环节均得到有效控制。3.风险防范原则：识别、评估和应对合同履行过程中可能出现的风险，采取有效的风险控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度。4.职责明确原则：明确各部门和人员在合同管理中的职责，做到分工合理、责任清晰，避免职责不清导致的管理漏洞。5.相互制约原则：建立健全合同管理的各项流程和制度，使合同管理过程中的各个环节相互制约、相互监督，防止权力滥用和违规操作。二、合同管理组织架构及职责（一）合同管理委员会合同管理委员会是公司合同管理的决策机构，由公司高层管理人员组成，负责审议重大合同事项，协调合同管理中的重大问题。其主要职责包括：1.制定和修订公司合同管理制度；2.审议合同管理的年度工作计划和总结报告；3.审议重大合同的签订、变更、终止等事项；4.协调解决合同管理过程中的重大争议和纠纷；5.监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门公司设立专门的合同管理部门，负责合同管理的日常工作。合同管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和公司合同管理制度；2.负责合同文本的起草、审核、修订和保管；3.组织合同谈判、签订工作，参与合同条款的协商和拟定；4.跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题；5.负责合同纠纷的处理和诉讼事务的办理；6.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议；7.建立合同管理台账，统计合同签订、履行等情况，为公司决策提供数据支持。（三）业务部门各业务部门是合同的承办部门，负责合同的前期调查、谈判、起草等工作，并在合同签订后负责合同的具体履行。其主要职责包括：1.对拟签订合同的对方当事人进行主体资格、信用状况、履约能力等方面的调查；2.参与合同条款的协商和拟定，提出业务方面的意见和建议；3.负责合同的具体履行，及时向合同管理部门反馈合同履行情况；4.协助合同管理部门处理合同纠纷和诉讼事务。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的资金收付、费用结算等事项进行审核和监督。其主要职责包括：1.审核合同中的财务条款，确保合同资金收付的合理性和安全性；2.按照合同约定办理资金收付和费用结算业务；3.对合同执行情况进行财务分析，及时发现和纠正财务风险；4.协助合同管理部门处理与财务相关的合同纠纷和诉讼事务。（五）审计部门审计部门负责对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况，发现和纠正合同管理中的违规行为。其主要职责包括：1.制定合同审计计划，对合同管理的关键环节进行审计；2.审查合同签订、履行过程中的合规性，检查合同条款的执行情况；3.对合同纠纷处理情况进行审计，评估处理结果的合理性；4.提出改进合同管理的审计建议，促进公司合同管理水平的提高。三、合同签订前管理（一）合同项目立项1.业务部门根据公司经营计划和业务发展需要，提出合同项目立项申请，填写《合同项目立项申请表》，详细说明合同项目的名称、背景、内容、预计金额、履行期限等基本情况，并附上相关的可行性分析报告。2.合同项目立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导应从公司战略、业务需求、经济效益等方面进行综合评估，决定是否批准立项。3.经批准立项的合同项目纳入公司合同管理计划，合同管理部门据此安排后续的合同管理工作。（二）合同对方当事人调查1.业务部门负责对合同对方当事人进行主体资格、信用状况、履约能力等方面的调查。调查内容包括但不限于对方当事人的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照是否齐全、有效；是否存在违法违规经营行为；财务状况是否良好；过往合同履行情况是否正常等。2.业务部门可通过实地考察、查阅资料、咨询第三方机构等方式进行调查，并形成书面的《合同对方当事人调查报告》。报告中应详细记录调查情况，对对方当事人的主体资格、信用状况、履约能力等进行客观评价，并提出是否适合作为合同相对方的建议。3.合同管理部门应对业务部门提交的《合同对方当事人调查报告》进行审核，必要时可进行补充调查。审核通过后，将调查报告作为合同签订的重要参考依据。（三）合同谈判1.根据合同项目立项申请和对方当事人调查情况，业务部门组织相关人员与对方当事人进行合同谈判。谈判人员应包括业务人员、法律人员、财务人员等，必要时可邀请技术专家等专业人员参与。2.谈判前，谈判人员应充分准备，熟悉合同项目的背景、目的、要求以及对方当事人的情况，制定详细的谈判方案。谈判过程中，应明确双方的权利义务，对合同条款进行充分协商，争取达成有利于公司的合同条款。3.谈判达成一致意见后，形成《合同谈判纪要》，记录谈判的主要内容、达成的共识以及未决事项等。《合同谈判纪要》经双方签字确认后，作为合同起草的基础。（四）合同文本起草1.合同管理部门根据《合同谈判纪要》起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同文本起草过程中，应充分征求业务部门、法律部门、财务部门等相关部门的意见，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。对于涉及重大利益、复杂法律关系或专业性较强的合同，应组织相关专家进行论证。3.合同文本起草完成后，应进行内部审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性等。审核通过后的合同文本方可提交给对方当事人进行协商和签订。四、合同签订管理（一）合同审核1.合同文本提交后，合同管理部门应组织业务部门、法律部门、财务部门等相关部门进行合同审核。审核人员应认真审查合同条款，提出审核意见。2.法律部门重点审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律风险；财务部门重点审核合同中的财务条款，如资金收付、费用结算等是否合理、安全；业务部门重点审核合同条款是否符合业务实际需求，是否有利于公司业务的开展。3.各审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并填写《合同审核意见书》，明确提出审核意见和建议。对于审核中发现的问题，应及时与合同管理部门和业务部门沟通，协商修改合同条款。（二）合同审批1.合同审核通过后，按照公司审批权限进行合同审批。合同审批流程一般为：业务部门负责人审核、分管领导审批、总经理审批（重大合同需经合同管理委员会审议通过）。2.审批人员应认真审查合同内容，重点关注合同的合法性、合规性、风险防范措施以及对公司利益的影响等方面。对于不符合要求的合同，应提出修改意见或不予批准。3.经审批同意签订的合同，由合同管理部门加盖公司合同专用章。合同专用章的使用应严格按照公司印章管理制度执行，确保印章使用的安全、规范。（三）合同签订1.合同经审批同意并加盖印章后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同前，应再次核对双方当事人的身份信息、合同条款等内容，确保合同签订的准确性和完整性。2.合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（或盖章）确认。签字（或盖章）应清晰、完整，符合法律法规和合同约定的要求。3.合同签订后，合同管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，并做好合同的登记和归档工作。合同登记应记录合同的名称、编号、签订日期、对方当事人、合同金额、履行期限等基本信息，以便于查询和管理。五、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同管理部门应组织业务部门、财务部门等相关部门进行合同交底。合同交底的内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行期限、违约责任等，确保各部门人员熟悉合同内容，明确各自的职责。2.业务部门应根据合同交底情况，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，并将履行计划报合同管理部门备案。（二）合同履行跟踪1.合同履行过程中，业务部门应按照合同履行计划，及时跟踪合同履行情况，确保合同的顺利履行。如发现合同履行过程中出现问题或风险，应及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施进行处理。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或履行过程中出现重大风险的合同，合同管理部门应重点跟踪，确保风险得到有效控制。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并附上相关的证明材料。2.合同变更申请经业务部门负责人审核后，报合同管理部门。合同管理部门应组织相关部门对变更申请进行审核，重点审查变更的必要性、合法性、合理性以及对公司利益的影响等方面。审核通过后，按照合同审批流程进行审批。3.经审批同意的合同变更事项，应签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、变更后的合同履行期限等条款，并由双方当事人签字（或盖章）确认。合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，业务部门应及时通知合同管理部门，办理合同终止手续。合同终止手续包括对合同履行情况进行总结、清理合同债权债务、收回相关文件资料等。2.合同管理部门应对合同终止情况进行审核，确认合同终止的原因、履行情况、债权债务清理情况等是否符合法律法规和合同约定的要求。审核通过后，办理合同终止的登记和归档手续。六、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强合同履行过程中的监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，预防合同纠纷的发生。2.业务部门在合同履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，积极与对方当事人沟通协调，避免因自身原因引发合同纠纷。3.公司应加强对员工的法律培训，提高员工的法律意识和风险防范意识，使其在合同签订、履行过程中能够依法办事，避免因法律知识欠缺导致合同纠纷。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料和情况说明。合同管理部门应组织法律人员、业务人员等相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、特点、双方的争议焦点等因素确定，可采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应注重收集和保存相关证据，维护公司的合法权益。3.对于涉及重大利益或复杂法律关系的合同纠纷，应及时向公司领导汇报，并根据领导意见采取相应的措施。必要时，可聘请专业的律师事务所或法律顾问参与纠纷处理工作。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同管理部门应及时收集合同文本及相关资料，包括合同谈判纪要、合同审核意见书、合同审批文件、合同变更协议、合同终止证明等。2.业务部门应在合同履行完毕后，及时将合同履行过程中形成的相关资料，如送货单、验收单、发票、付款凭证等提交给合同管理部门。（二）档案整理1.合同管理部门应对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号，确保档案的系统性和完整性。2.对合同档案中的文件资料应进行核对、装订，去除无关的纸张和附件，确保文件资料的整洁、规范。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案的安全。档案保管应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止档案损坏、丢失。2.建立合同档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续。借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅人员应在合同管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.涉及公司商业秘密或其他敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。