济南合同内部控制制度

PAGE济南合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强济南[公司/组织名称]（以下简称“公司”）合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，有效防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益和管理水平。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.风险防范原则：注重合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。3.全面管理原则：涵盖合同从起草、审核、签订到履行、变更、终止的全过程管理。4.职责明确原则：明确各部门及人员在合同管理中的职责，做到分工协作、责任清晰。（四）管理职责1.合同管理部门：负责合同管理制度的制定、修订和解释；指导、监督各部门合同管理工作；参与重大合同的谈判、审核；负责合同文本的归档保管等。2.业务部门：负责合同的起草、发起；组织合同谈判；对合同相对方进行资信调查；负责合同的履行及跟踪；及时向合同管理部门反馈合同履行情况等。3.财务部门：负责审核合同中的财务条款；参与合同付款条款的制定；监督合同款项的收付；对合同执行情况进行财务分析等。4.法务部门：负责审查合同的合法性、合规性；提供法律意见和建议；处理合同纠纷等法律事务。二、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门应根据业务需求，指定专人负责合同起草。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规和公司利益。2.合同一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。根据具体业务情况，还可增加包装方式、检验标准和方法、结算方式等条款。（二）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交相关部门进行审核。审核流程如下：业务部门内部审核：由业务部门负责人及相关业务人员对合同内容进行审核，重点审核合同条款是否符合业务需求、是否存在风险等。财务部门审核：财务部门对合同中的财务条款进行审核，包括付款方式、付款期限、发票开具等，确保合同财务条款合理、合规。法务部门审核：法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否违反法律法规、是否存在法律风险等，并出具法律意见。2.各审核部门应在规定时间内完成审核，并提出书面审核意见。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，直至审核通过。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责人与合同相对方进行谈判，达成一致意见后，按照公司授权制度办理签订手续。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用非统一文本的，应经合同管理部门同意。3.合同签订人应具备相应的授权，签订时应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。严禁在空白合同上签字盖章。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门备案。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门负责监督履行计划的执行情况。（二）履行跟踪与监控1.业务部门应按照履行计划组织合同的履行，及时跟踪合同相对方的履行情况，确保合同顺利履行。2.合同履行过程中出现异常情况或可能影响合同履行的重大事项，业务部门应及时向合同管理部门报告，并采取有效措施进行处理。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并督促相关部门解决。（三）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应按照合同签订审核流程进行审核，审核通过后，方可生效。3.合同变更后，业务部门应及时将变更情况通知合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门，并对合同履行计划进行相应调整。（四）合同终止1.合同履行完毕或出现法定、约定的终止情形时，合同终止。2.合同终止后，业务部门应及时清理合同履行过程中的各项事务，办理相关手续，如结算、验收、交接等。3.合同管理部门应负责对合同终止后的相关资料进行归档保管，以备查阅。四、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应会同业务部门、财务部门、法务部门等相关部门，定期对合同风险进行识别和评估。2.风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、终止等全过程，重点关注合同主体资格、合同条款、履行能力、法律风险等方面。3.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行等级划分，确定风险应对策略。（二）风险应对措施1.对于识别出的合同风险，应根据风险等级采取相应的应对措施。对于低风险合同，可采取常规管理措施；对于中等风险合同，应加强监控和管理，制定风险应对预案；对于高风险合同，应谨慎对待，必要时可终止合同或采取其他风险规避措施。2.合同风险应对措施应包括风险控制、风险转移、风险接受等方式。如通过加强合同审核、完善合同条款等方式控制风险；通过购买保险、要求对方提供担保等方式转移风险；对于风险较小且可控的情况，可选择接受风险。（三）风险监控与预警1.建立合同风险监控机制，对合同履行过程中的风险进行实时监控。合同管理部门应定期收集合同履行情况信息，分析风险变化趋势，及时发现潜在风险。2.设立风险预警指标，当合同风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，通知相关部门采取应对措施。五、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件、履行记录等资料收集齐全，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应按照档案管理要求，对合同资料进行分类整理、编号装订，确保档案资料完整、规范。（二）档案保管与查阅1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的专用档案柜中。2.建立合同档案查阅制度，严格限定查阅范围和查阅审批程序。因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。（三）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，由合同管理部门提出销毁申请，经公司领导批准后，按照档案销毁程序进行销毁。2.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括合