内部审计档案管理制度

PAGE内部审计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司内部审计档案管理，规范内部审计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证内部审计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥内部审计档案的作用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计机构开展审计工作形成的各类档案，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书以及与审计项目有关的其他资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则。内部审计档案由公司内部审计机构指定专人负责集中保管，确保档案的完整性和系统性。2.真实可靠原则。审计档案应如实反映审计工作的全过程，内容真实、数据准确、手续完备。3.安全保密原则。严格遵守国家有关档案安全保密的规定，采取有效措施确保审计档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于审计人员和其他相关人员查阅和利用审计档案。二、档案管理职责（一）内部审计机构职责1.负责制定和完善内部审计档案管理制度，并组织实施。2.对审计项目进行全过程管理，确保审计档案资料的及时收集、整理和归档。3.负责审计档案的日常保管和维护，保证档案的安全和完整。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部有关单位提供审计档案查阅服务。5.定期对审计档案进行清理和鉴定，提出档案销毁意见，并按照规定程序进行销毁。（二）审计项目负责人职责1.负责审计项目档案资料的收集、整理和初步审核，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.在审计项目结束后，及时将整理好的档案资料移交内部审计机构指定的档案管理人员。3.协助档案管理人员做好审计档案的查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.负责审计档案的接收、登记、分类、整理、装订、保管和统计等工作。2.按照档案管理的有关规定，对审计档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。3.建立审计档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续。4.定期对审计档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。5.根据档案保管期限和鉴定结果，提出档案销毁清单，并按照规定程序进行销毁。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.审计项目实施过程中，审计人员应及时将审计过程中形成的各种文件资料收集齐全，包括审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等。2.审计项目负责人应督促审计人员按时完成档案资料的收集工作，并对收集的资料进行初步审核，确保资料的真实性、完整性和准确性。3.对于电子文档形式的审计资料，应同时收集纸质文档，并确保两者内容一致。电子文档应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于查阅和管理。（二）整理原则1.遵循审计工作的规律和特点，按照审计项目的类别和时间顺序进行整理。2.保持审计档案资料之间的有机联系，区分不同保管期限和密级，便于查阅和利用。3.审计档案应做到分类科学、排列有序、编号规范、装订整齐。（三）整理方法1.审计档案应按照审计项目立卷，一个审计项目可立一卷或数卷，不得将几个审计项目合并立卷。2.每卷档案应编制卷内目录，目录应包括文件资料的题名、日期、页号、备注等内容。卷内文件资料应按照卷内目录的顺序排列，编写页号。3.对于审计工作底稿，应按照审计事项分类整理，同一审计事项的工作底稿应集中在一起，并按照审计程序的先后顺序排列。审计工作底稿应注明索引号、审计事项、审计人员、编制日期等内容。4.审计报告应与审计工作底稿、审计证据等相关资料配套整理，一并归入审计项目档案。审计报告的附件应注明附件名称、日期等内容，并与审计报告正文一起装订。5.卷内文件资料应采用A4纸张打印或复印，纸张应保持整洁、无破损。对于小于A4纸张的文件资料，应粘贴在A4纸张上，并在粘贴处加盖骑缝章。四、档案的保管（一）保管期限1.内部审计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年。2.审计项目涉及重大经济决策、重要审计事项、重大违法违纪问题等，其档案应永久保管。3.其他审计项目档案的保管期限根据审计项目的重要程度和实际需要确定，具体保管期限如下：一般审计项目档案保管期限为3年。涉及财务收支审计、经济效益审计等项目档案保管期限为5年。涉及内部控制评价、风险管理审计等项目档案保管期限为10年。涉及重要子公司、重大投资项目等审计项目档案保管期限为15年。涉及公司整体审计、年度审计计划执行情况审计等项目档案保管期限为20年。（二）保管方式1.内部审计档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案管理的有关规定进行装订、编目、上架保管；电子档案应按照规定的存储格式和命名规则进行存储，并定期进行备份。2.档案管理人员应建立审计档案保管台账，详细记录档案的名称、年度、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。3.审计档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施，确保档案的安全和完整。4.档案管理人员应定期对审计档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。对于破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。五、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部各部门因工作需要查阅审计档案的，应填写《审计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字后，报内部审计机构负责人审批。2.外部有关单位因工作需要查阅审计档案时，应持单位介绍信和本人有效证件，填写《审计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司分管领导批准后，由内部审计机构负责人指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.内部审计人员查阅本人参与审计项目的档案时，应填写《审计档案查阅申请表》，经内部审计机构负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人应按照批准的查阅范围和内容进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或查阅与工作无关的档案资料。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的审计档案，并在查阅现场进行监督。查阅人不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。3.查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅记录上签字确认。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整和安全。（三）借阅权限1.公司内部各部门因工作需要借阅审计档案的，应填写《审计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经本部门负责人签字后，报内部审计机构负责人审批。2.外部有关单位因工作需要借阅审计档案时，应持单位介绍信和本人有效证件，填写《审计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经公司分管领导批准后，由内部审计机构负责人指定专人办理借阅手续，并做好借阅记录。3.内部审计人员借阅本人参与审计项目的档案时，应填写《审计档案借阅申请表》，经内部审计机构负责人批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人应按照批准的借阅范围和内容进行借阅，不得擅自扩大借阅范围或借阅与工作无关的档案资料。2.档案管理人员应根据借阅申请表，办理档案借阅手续，填写《审计档案借阅登记表》，注明档案名称、年度、保管期限、借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息，并要求借阅人签字确认。3.借阅人应妥善保管借阅的审计档案，不得转借他人或擅自带出公司。如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。4.借阅人借阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在借阅登记表上签字确认。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整和安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立内部审计档案鉴定工作小组，负责审计档案的鉴定工作。鉴定工作小组由内部审计机构负责人、档案管理人员以及相关审计人员组成。2.鉴定工作小组应定期对已到保管期限的审计档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.对已到保管期限的审计档案，鉴定工作小组应根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。2.对于具有重要历史价值、涉及重大经济决策、重要审计事项、重大违法违纪问题等的审计档案，应永久保管。3.对于仍有一定利用价值，但保管期限已满的审计档案，可适当延长保管期限。4.对于已无利用价值的审计档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.鉴定工作小组应