内部议标制度

PAGE内部议标制度一、总则（一）目的为规范公司内部议标活动，确保采购、项目合作等业务的公平、公正、公开，提高公司资源配置效率，降低成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间涉及采购物资、服务、工程项目等需要通过议标方式确定合作方的各类业务活动。（三）基本原则1.公平公正原则：在议标过程中，所有参与议标的供应商或合作方应享有平等的机会，依据统一的标准进行评审，确保结果公平公正。2.公开透明原则：议标程序、标准、过程和结果应向参与部门及相关人员公开，接受监督。3.择优选择原则：综合考虑供应商或合作方的报价、质量、服务、信誉等因素，选择最优的合作方，以保障公司利益。二、议标组织与职责（一）议标小组1.组成：由公司相关部门负责人、专业技术人员、采购人员等组成，成员应具备相应的专业知识和经验，人数根据项目规模和复杂程度确定，一般不少于[X]人。2.职责负责制定议标文件，明确议标项目的技术要求、商务条款、评标标准等。组织发布议标公告，邀请符合条件的供应商或合作方参与议标。对参与议标的供应商或合作方进行资格审查。组织开标、评标会议，对投标文件进行评审，确定中标候选人或中标方。编写议标报告，向公司管理层汇报议标情况和结果。（二）采购部门1.职责协助议标小组制定议标文件中的商务条款，如报价要求、付款方式等。负责收集、整理供应商或合作方的相关信息，建立供应商数据库。参与资格审查和评标工作，提供采购方面的专业意见。负责与中标方签订合同，并跟踪合同执行情况。（三）需求部门1.职责提出议标项目的需求，明确技术要求、质量标准、服务内容等。参与议标文件的制定，对技术条款进行审核。协助议标小组进行资格审查和评标工作，提供需求部门的意见和建议。负责验收中标方提供的物资、服务或工程项目。（四）监督部门1.职责对议标活动进行全程监督，确保议标程序符合法律法规和公司制度要求。受理对议标活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。三、议标程序（一）议标申请1.需求部门根据业务需要，填写《内部议标申请表》，详细说明议标项目的名称、内容、技术要求、预算金额、预计完成时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对议标申请进行初审，审核通过后提交至议标小组。（二）议标文件编制1.议标小组根据议标申请内容，编制议标文件。议标文件应包括以下内容：议标公告：明确议标项目的基本情况、报名条件、报名时间、地点等。供应商须知：对参与议标的供应商或合作方的资格要求、投标文件编制要求、开标评标程序等进行说明。技术规格书：详细描述议标项目的技术要求和质量标准。商务条款：包括报价要求、付款方式、交货期、售后服务等。评标标准：明确评标所采用的方法和各项评审因素的权重。投标文件格式：规定投标文件应包含的内容和格式要求。2.议标文件编制完成后，经审核、批准后发布。（三）供应商报名与资格审查1.采购部门根据议标公告，接收供应商或合作方的报名申请，并要求其提供相关证明材料，如营业执照、资质证书、业绩证明等。2.议标小组对报名供应商或合作方进行资格审查，审查内容包括：供应商的合法经营资格，是否具有独立承担民事责任的能力。供应商的资质条件，是否具备完成议标项目所需的专业资质和能力。供应商的业绩情况，是否具有类似项目的成功经验。供应商的信誉状况，是否存在不良记录。3.资格审查合格的供应商或合作方，由采购部门通知其领取议标文件。（四）投标文件编制与提交1.供应商或合作方根据议标文件要求，编制投标文件。投标文件应包括以下内容：投标函：明确投标报价、交货期、售后服务承诺等。技术方案：详细阐述针对议标项目的技术解决方案和技术优势。商务文件：包括营业执照副本、资质证书副本、业绩证明材料、法定代表人身份证明书、授权委托书等。其他资料：如产品样本、检测报告、售后服务方案等。2.投标文件应按照规定的格式和要求进行编制，并在规定的截止时间前密封提交至采购部门。（五）开标1.采购部门在规定的开标时间和地点组织开标会议。开标会议由议标小组组长主持，采购部门、需求部门、监督部门等相关人员参加。2.开标时，由供应商或合作方代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标报价、交货期等主要内容。（六）评标1.议标小组按照评标标准对投标文件进行评审。评标过程应遵循公平、公正、保密的原则，不得泄露与评标有关的信息。2.评标方法可采用综合评分法、最低价法等，具体方法根据议标项目的特点和要求确定。综合评分法应明确各项评审因素的分值和评分标准，最低价法应在满足技术要求和商务条款的前提下，选择报价最低的供应商或合作方。3.议标小组对投标文件进行详细评审后，形成评标报告，推荐中标候选人或确定中标方。评标报告应包括评标过程、评审意见、中标候选人或中标方名单及理由等内容。（七）定标1.公司管理层根据评标报告，对中标候选人或中标方进行审定，确定最终中标方。2.采购部门向中标方发出《中标通知书》，同时将中标结果通知其他未中标方。（八）合同签订1.采购部门与中标方按照《中标通知书》和议标文件的要求，签订合同。合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，报公司相关部门备案。四、评标标准（一）商务部分1.报价：以投标报价作为评审因素，根据议标文件要求，选择报价合理、具有竞争力的供应商或合作方。报价得分计算方法可采用最低价得分法或综合评分法，如最低价得满分，其他报价按照与最低价的比例进行扣分。2.付款方式：根据公司的资金状况和业务需求，选择对公司有利的付款方式。付款方式得分可根据不同付款方式的优劣进行设定，如一次性付款得分较高，分期付款得分较低。3.交货期：满足议标文件要求的交货期得基本分，提前交货的给予适当加分，延迟交货的给予扣分。（二）技术部分1.技术方案：评审供应商或合作方提供的技术方案是否满足议标文件的技术要求，是否具有创新性和可行性。技术方案得分可根据方案的完整性、先进性、合理性等方面进行评分。2.技术能力：考察供应商或合作方的技术研发能力、生产设备、技术人员配备等情况。技术能力得分可根据相关证明材料和实际情况进行评分。3.产品质量：了解供应商或合作方提供的产品质量情况，包括产品的性能指标、质量认证等。产品质量得分可根据产品质量检测报告、认证证书等进行评分。（三）服务部分1.售后服务承诺：评审供应商或合作方提供的售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。售后服务承诺得分可根据承诺的完整性、可靠性等方面进行评分。2.服务团队：考察供应商或合作方的服务团队情况，包括服务人员数量、专业素质、服务经验等。服务团队得分可根据相关证明材料和实际情况进行评分。五、监督与管理（一）监督机制1.监督部门对议标活动进行全程监督，确保议标程序合法合规，评审过程公平公正。2.在议标过程中发现违规行为，监督部门应及时制止，并进行调查处理。对违规的供应商或合作方，取消其参与议标的资格，并依法依规追究其责任。3.参与议标的工作人员应严格遵守职业道德和纪律，不得泄露议标过程中的机密信息，不得接受供应商或合作方的贿赂或其他不正当利益。如有违反，将依法依规给予相应的处罚。（二）投诉处理1.任何部门或个人对议标活动有异议或投诉的，可在规定时间内向监督部门提出。投诉应提供具体的投诉事项、相关证据材料等。2.监督部门收到投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉属实的，应依法依规对相关责任人进行处理，并对议标结果进行纠正。3.投诉处理结果应及时反馈给投诉人，并向公司内部公布。（三）档案管理1.采购部门负责建立议标项目档案，对