合同签订内部控制制度

PAGE合同签订内部控制制度一、总则（一）目的为加强公司合同签订管理，规范合同签订流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同签订应符合国家法律法规及相关政策的规定，不得签订违法违规合同。2.审慎性原则：在签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同。3.平等自愿原则：合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，确保双方的合法权益。4.归口管理原则：合同签订实行归口管理，由公司相关职能部门按照职责分工负责合同的审核、签订、履行等工作。二、合同签订流程（一）合同立项1.业务部门发起：业务部门根据经营活动需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，并附上相关资料。2.部门负责人审核：业务部门负责人对合同立项申请进行审核，重点审核合同的必要性、可行性、经济性等，签署审核意见后报分管领导审批。3.分管领导审批：分管领导对合同立项申请进行审批，根据公司经营战略和业务发展需要，做出同意立项或不同意立项的决定。如同意立项，在《合同立项申请表》上签署审批意见；如不同意立项，应说明理由。（二）合同起草1.业务部门起草：合同立项经批准后，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规及公司相关规定的要求，明确双方的权利义务，条款清晰、表述准确、逻辑严谨。2.审核修改：业务部门起草的合同文本应提交给公司法律事务部门或法律顾问进行审核。法律事务部门或法律顾问应从法律角度对合同文本进行审查，提出修改意见和建议。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。（三）合同审核1.业务部门初审：业务部门对修改后的合同文本进行初审，重点审核合同条款是否与业务需求相符、合同内容是否完整准确、权利义务是否对等、违约责任是否明确等，签署初审意见后报分管领导。2.法律事务部门审核：法律事务部门对合同文本进行法律审核，重点审核合同的合法性、合规性、有效性等，出具法律审核意见。法律审核意见应明确合同是否存在法律风险及风险程度，并提出防范措施和建议。3.财务部门审核：财务部门对合同文本进行财务审核，重点审核合同的价款或报酬、支付方式、结算期限等条款是否符合公司财务管理制度的要求，是否有利于公司资金的合理安排和使用，签署财务审核意见后报分管领导。4.其他相关部门审核：根据合同的性质和内容，涉及其他相关部门的，如技术部门、质量部门、审计部门等，应分别对合同文本进行审核，签署审核意见后报分管领导。5.分管领导审批：分管领导对合同文本及各部门审核意见进行综合审查，做出同意签订或不同意签订的决定。如同意签订，在合同文本上签署审批意见；如不同意签订，应说明理由，并将合同文本退回业务部门。（四）合同签订1.授权代表签字：经分管领导审批同意签订的合同，由公司法定代表人或经法定代表人授权的代表在合同文本上签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同编号与归档：合同签订后，由公司办公室负责对合同进行编号，并按照档案管理规定进行归档保存。合同编号应具有唯一性，便于合同的查询和管理。三、合同对方管理（一）对方主体资格审查1.营业执照等证照查验：在签订合同前，业务部门应要求合同对方提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证等有效证照，并进行查验，核实对方是否具有合法的经营资格。2.资质证书审查：对于需要具备特定资质才能从事相关业务的合同对方，业务部门应要求对方提供相应的资质证书，并进行审查，核实对方是否具备从事该业务的资质和能力。3.法定代表人身份证明：业务部门应要求合同对方提供法定代表人身份证明书，核实法定代表人的身份信息及授权代表的授权权限。（二）对方信用状况评估1.信用调查：业务部门可通过查询国家企业信用信息公示系统、第三方信用评级机构等渠道，对合同对方的信用状况进行调查，了解对方的经营状况、财务状况、信用记录等情况。2.信用评估：根据信用调查结果，业务部门应对合同对方的信用状况进行评估，确定对方的信用等级。信用等级可分为优秀、良好、一般、较差、差五个等级。对于信用等级较差或差的合同对方，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施。（三）对方履约能力调查1.经营状况调查：业务部门应了解合同对方的经营规模、经营范围、市场份额、客户群体等情况，评估对方的经营能力和市场竞争力。2.财务状况调查：业务部门可要求合同对方提供财务报表等资料，了解对方的资产负债情况、盈利能力、现金流状况等，评估对方的财务实力和偿债能力。3.履约记录调查：业务部门可通过查询合同对方的过往履约记录、与其他合作方沟通等方式，了解对方的履约能力和信誉情况。四、合同履行与变更（一）合同履行1.业务部门负责：合同签订后，业务部门应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利履行。业务部门应建立合同履行台账，对合同的履行情况进行跟踪记录，及时掌握合同履行进度。2.监督检查：公司相关职能部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。如发现合同对方存在违约行为，应及时采取措施追究对方的违约责任。（二）合同变更1.变更申请：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、内容、条款等，并附上相关资料。2.审核审批：合同变更申请经业务部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导应根据合同变更的必要性、合理性、可行性等情况，做出同意变更或不同意变更的决定。如同意变更，在《合同变更申请表》上签署审批意见；如不同意变更，应说明理由。3.签订变更协议：合同变更经批准后，业务部门应与合同对方协商签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、条款及双方的权利义务，经双方签字盖章后生效。五、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.风险监测：业务部门在合同履行过程中，应密切关注合同对方的履约情况，及时发现可能引发合同纠纷的风险因素，并向公司相关职能部门报告。2.信息沟通：公司相关职能部门应建立信息沟通机制，及时共享合同履行过程中的相关信息，以便及时发现和处理合同纠纷。（二）纠纷处理1.协商解决：合同纠纷发生后，业务部门应首先与合同对方进行协商，寻求解决方案。协商过程中，应保持冷静、理智，尊重对方的意见和诉求，通过友好协商达成一致意见。2.调解解决：如协商不成，可根据合同约定或双方协商一致，申请第三方调解机构进行调解。调解机构应根据相关法律法规和政策规定，公正、公平地进行调解，促使双方达成调解协议。3.仲裁或诉讼解决：如调解不成，可根据合同约定或相关法律法规的规定，选择仲裁或诉讼方式解决合同纠纷。在选择仲裁或诉讼方式时，应充分考虑纠纷的性质、争议金额、证据情况等因素，选择合适的解决方式。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同文本：合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关附件、补充协议等资料提交给公司办公室进行归档保存。2.履行过程资料：在合同履行过程中，业务部门应及时收集和整理合同履行过程中的相关资料，如发货单、验收单、发票、付款凭证等，并提交给公司办公室进行归档保存。3.纠纷处理资料：合同纠纷发生后，业务部门应及时收集和整理合同纠纷处理过程中的相关资料，如协商记录、调解协议、仲裁裁决书、法院判决书等，并提交给公司办公室进行归档保存。（二）档案整理1.分类编号：公司办公室应按照合同的类别、年度、编号等进行分类整理，并为每份合同建立唯一的编号。2.装订成册：将合同文本及相关附件、补充协议等资料按照顺序装订成册，并在封面注明合同名称、编号、签订日期、双方当事人等信息。3.编制目录：为每份合同编制目录，详细列出合同文本及相关附件、补充协议等资料的名称、页码等信息，便于查阅和管理。（三）档案保管1.保管期限：合同档案的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕或纠纷处理终结之日起[X]年。2.保管地点：合同档案应存放在公司专门的档案保管场所，确保档案的安全和完整。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。3.档案借阅：因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和公司办公室负责人批准后，方可借阅。借阅人应按照规定的期限归还档案，并在借阅登记表上签字确认。七、监督与考核（一）监督检查1.定期检查：公司相关职能部门应定期对合同签订、履行、变更、纠纷处理等情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.专项检查：根据公司经营管理需要，可对特定合同或合同签订、履行过程中的特定环节进行专项检查，深入了解合同管理情况，发现潜在风险。（二）考核评价1.考核指标：建立合同管理考核评价指标体系，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核指标可包括合同签订合规率、合同履行率、合同纠纷发生率、合同档案管理合格率等。2.考核方式：考核评价采取定期考核与不定期考核相结合的