内部工作联系单管理制度

PAGE内部工作联系单管理制度一、总则（一）目的为了规范公司内部工作联系单的管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，加强部门之间的沟通与协作，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间、部门与员工之间以及员工与员工之间因工作需要进行信息传递、任务安排、问题沟通等所涉及的内部工作联系单的管理。（三）基本原则1.准确性原则：工作联系单内容应准确、清晰地表达相关工作事项，避免模糊、歧义或错误信息。2.及时性原则：涉及工作的联系单应及时传递、处理，不得拖延，以确保工作的时效性。3.责任明确原则：明确工作联系单的发起方、接收方及相关责任人，确保各项工作任务有人负责、有人落实。4.存档规范原则：对工作联系单进行规范存档，以便日后查询、追溯和统计分析。二、工作联系单的格式与内容（一）格式1.编号：采用统一的编号规则，以便于管理和查询。编号应包含年份、部门代码、顺序号等信息，例如：2023HR001，表示2023年人力资源部发出的第1号工作联系单。2.标题：简洁明了地概括工作联系单的主要内容。3.发起部门：填写发出工作联系单的部门全称。4.发起日期：记录工作联系单发出的具体日期。5.接收部门：填写接收工作联系单的部门全称。6.主题：进一步明确工作联系单的核心主题。7.正文：详细阐述工作事项的背景、目的、具体要求、任务安排、时间节点等内容。8.附件：如有相关的文件、资料、图表等作为工作联系单的补充说明，应在附件栏中注明附件名称及数量，并随工作联系单一并传递。9.审批栏：根据工作联系单的性质和涉及范围，设置相应的审批环节，审批人应签署姓名、日期，并注明审批意见。（二）内容要求1.背景阐述：清晰说明工作事项产生的背景和原因，使接收方能够全面了解工作联系单的由来。2.目的明确：明确阐述开展此项工作的目的和预期效果，让接收方清楚工作的目标和方向。3.任务详细：具体、详细地列出工作任务的内容、要求和标准，避免出现模糊不清或容易引起误解的表述。4.时间节点：明确各项工作任务的完成时间节点，合理安排工作进度，确保工作按时完成。5.责任界定：清晰界定工作联系单涉及的各项工作任务的责任人，避免出现职责不清的情况。三、工作联系单的发起与审批（一）发起1.各部门或员工在工作中需要与其他部门或员工进行沟通、协调工作事项时，应及时填写工作联系单。2.工作联系单应按照格式要求填写完整、准确，确保内容清晰、逻辑连贯。3.发起方应认真核对工作联系单的内容，确认无误后提交给相关审批人进行审批。（二）审批1.根据工作联系单的性质和涉及范围，确定相应的审批流程和审批人。2.审批人应在收到工作联系单后的规定时间内完成审批工作，并签署明确的审批意见。3.审批意见分为同意、不同意、修改后再报等。如不同意，审批人应详细说明理由；如需要修改，应明确指出修改的内容和要求。4.对于涉及重要事项、重大决策或跨部门协调的工作联系单，应按照公司的相关规定进行多级审批。四、工作联系单的传递与接收（一）传递1.工作联系单经发起方填写并完成审批后，应及时传递给接收方。2.传递方式可根据实际情况选择纸质传递、电子文档传递（如邮件、公司内部办公系统等）。3.采用纸质传递时，应确保工作联系单的原件清晰、完整，并通过公司内部的文件传递渠道进行传递，同时做好签收记录。4.采用电子文档传递时，应在邮件主题或办公系统中明确标注工作联系单的编号和主题，并确保附件内容完整、可正常打开。（二）接收1.接收方收到工作联系单后，应及时进行查收和确认。2.如发现工作联系单内容不完整、信息有误或存在其他问题，应及时与发起方沟通，要求发起方进行补充、修正或重新传递。3.接收方应按照工作联系单的要求，及时安排相关人员开展工作，并做好工作记录。五、工作联系单的处理与反馈（一）处理1.接收方应根据工作联系单的要求，明确各项工作任务的责任人，并组织相关人员按照时间节点和工作标准进行处理。2.在工作处理过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时与相关部门或人员沟通协调，寻求解决方案。3.对于需要多个部门协同完成的工作任务，牵头部门应负责组织协调各相关部门，共同推进工作进展。（二）反馈1.工作任务完成后，责任人应及时将工作结果反馈给发起方。2.反馈方式可采用书面报告、电子文档、口头汇报等形式，具体方式由工作联系单的要求确定。3.反馈内容应包括工作任务的完成情况、工作成果、存在的问题及建议等，确保发起方能够全面了解工作进展和结果。4.发起方收到反馈后，如对工作结果有疑问或不满意，应及时与接收方沟通，要求接收方进行进一步的说明或整改。六、工作联系单的存档与保管（一）存档1.工作联系单完成处理后，发起方应负责将工作联系单及其相关附件进行整理、归档。2.存档方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式，确保档案的完整性和可查阅性。3.纸质档案应按照年度、部门进行分类装订，并建立相应的档案目录，便于查找和管理。4.电子档案应按照公司内部的电子文件管理规定进行存储，确保文件的安全性和可访问性。（二）保管1.工作联系单档案的保管期限应根据公司的相关规定和工作联系单的性质确定，一般重要的工作联系单应长期保管。2.档案保管部门应定期对工作联系单档案进行检查和清理，确保档案的完好无损，并及时更新档案目录。3.如因工作需要查阅工作联系单档案，查阅人员应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，按照规定的查阅流程进行查阅，并做好查阅记录。七、监督与考核（一）监督公司设立专门的监督机构或指定专人负责对工作联系单管理制度的执行情况进行监督检查。1.定期检查工作联系单的填写、审批、传递、处理、反馈及存档等环节是否符合本制度的要求。2.对发现的问题及时进行记录，并督促相关部门或人员进行整改。（二）考核1.将工作联系单管理制度的执行情况纳入部门和员工的绩效考核体系。2.对于在工作联系单管理工作中表现优秀的部门和员工，给予相应的奖励；对于违反本制度规定的部门和员工，视情节轻重给予相应的处罚。3.考核指标可包括工作联系单