公司内部章使用制度

PAGE公司内部章使用制度一、总则（一）目的为加强公司内部章的管理，规范内部章的使用行为，防范风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在涉及公司内部事务时使用公司内部章的相关活动。（三）定义1.公司内部章：指公司在内部管理、文件往来、业务活动等过程中使用的各类印章，包括但不限于行政章、合同专用章、财务专用章、部门章等。2.使用部门：负责具体使用公司内部章开展相关业务活动的部门或分支机构。3.保管人：负责公司内部章日常保管的人员。二、内部章种类及用途（一）行政章1.用于以公司名义发布的各类行政文件、通知、公告等。2.签署对外报送的各类行政报表、函件等。3.其他经公司管理层批准的行政事务用章。（二）合同专用章1.专门用于签署公司对外签订的各类合同、协议等具有法律约束力的文件。2.确保合同文本的法律效力和公司权益的有效维护。（三）财务专用章1.用于公司财务核算、资金收付、票据开具等财务相关业务。2.是公司财务活动合法性和规范性的重要标识。（四）部门章1.各部门根据工作需要自行设立的部门章，用于本部门内部文件往来、业务联系等。2.仅限于在部门职责范围内使用，不得对外代表公司签署具有法律约束力的文件。三、内部章的刻制与启用（一）刻制流程1.由需要刻制印章的部门或分支机构填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认。2.将申请表提交至公司行政管理部门审核，行政管理部门根据公司实际需求和相关规定进行审核，审核通过后报公司管理层审批。3.经公司管理层批准后，由行政管理部门统一安排具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位必须严格按照公司提供的样式和要求进行制作，确保印章质量和安全性。4.印章刻制完成后，行政管理部门负责对印章进行验收，检查印章的文字、图案、规格等是否符合要求，同时对印章的防伪特征进行验证。验收合格后，填写《印章验收单》，由验收人员签字确认。（二）启用流程1.新印章启用前，行政管理部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.通知应发送至公司各部门、分支机构以及全体员工，确保相关人员知晓新印章的启用情况。3.行政管理部门将新印章的印模留存一份备案，并在公司印章管理台账中进行登记，记录印章的名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。四、内部章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，每枚印章必须指定一名专人负责保管，确保印章的安全存放和使用。2.保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。3.印章保管应做到安全可靠，存放印章的场所应具备必要的安全防范措施，如保险柜、门禁系统等，防止印章被盗、丢失或损坏。（二）保管职责1.保管人应妥善保管印章，确保印章随时处于可使用状态。如发现印章有损坏、模糊等情况，应及时报告行政管理部门，并申请更换印章。2.负责对印章的使用情况进行登记，详细记录每次印章使用的日期、事由、使用人、批准人等信息，确保印章使用记录完整、准确。3.在非工作时间或因特殊情况需要将印章带出公司时，必须经公司管理层批准，并采取必要的安全措施，确保印章安全。印章使用完毕后，应及时归还保管人，并办理归还手续。4.定期对印章保管情况进行自查，发现问题及时整改，并向行政管理部门报告自查情况。（三）保管场所1.行政章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放在公司保险柜中，保险柜钥匙由保管人专人保管，密码由保管人掌握。2.部门章可根据实际情况存放在部门负责人指定的安全场所，但必须确保印章存放安全，防止丢失或被盗用。五、内部章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，严禁超范围、越权使用印章。2.使用印章必须确保所涉及的事项真实、合法、有效，符合公司的利益和相关法律法规的要求。3.印章使用应做到一事一用，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明印章使用的事由、文件名称、文号、使用范围、使用期限等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：对于一般性事务的印章使用，由部门负责人审批后即可使用。对于涉及重要事项、金额较大的合同签订、对外担保等重大业务活动的印章使用，需经公司管理层审批。审批流程可根据公司实际情况设置多级审批环节，确保审批的严谨性和准确性。财务专用章的使用，必须按照公司财务管理制度的规定，经财务负责人审批后方可使用。3.用印：保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表上的各项信息，确保与实际使用情况相符。在确认无误后，方可在相关文件或材料上加盖印章，并在印章使用登记表上进行登记。4.登记：印章使用登记表应详细记录印章使用的日期、事由、文件名称、文号、使用范围、使用期限、使用人、批准人等信息，登记表应妥善保存，以备查阅。（三）特殊情况使用1.在紧急情况下，如因不可抗力因素或业务急需，无法按照正常审批程序使用印章时，使用部门或个人应电话请示公司管理层相关领导，经同意后可先行使用印章，但事后必须及时补办审批手续，并将相关情况详细记录在案。2.对于异地签订合同等特殊情况，如需使用印章，可采用传真、扫描等方式将审批后的《印章使用申请表》及相关文件发送给保管人，保管人在确认无误后，可通过传真、扫描等方式加盖印章，并将盖章后的文件及时传回使用部门或个人。同时，保管人应将印章使用情况在印章使用登记表上进行登记，并注明使用方式。六、内部章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的。3.其他经公司管理层批准需要停用印章的情形。（二）停用流程1.当出现印章停用情形时由使用部门或保管人填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用的原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.将申请表提交至公司行政管理部门审核，行政管理部门审核通过后报公司管理层审批。3.经公司管理层批准后，行政管理部门在公司内部发布《印章停用通知》，明确印章停用的日期、停用原因等信息，并通知公司各部门、分支机构以及全体员工。4.行政管理部门负责收回停用的印章，并在印章管理台账中进行注销登记，记录印章的停用日期、注销原因等信息。（三）销毁流程1.对于停用的印章，由行政管理部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、编号、停用日期、销毁原因等信息，并经公司管理层审批。2.审批通过后，行政管理部门应选择具有资质的销毁单位进行销毁。销毁单位应采用适当的方式对印章进行销毁，确保印章无法恢复使用。3.销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《印章销毁记录单》，记录销毁的时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁记录单应妥善保存，以备查阅。4.印章销毁后，行政管理部门应在印章管理台账中进行核销登记，注明印章已销毁的日期、销毁方式等信息。七、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对公司内部章的使用情况进行日常监督检查，确保印章使用符合本制度的规定。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管场所是否安全、保管人是否履行保管职责等。2.印章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、使用记录是否完整等。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章