档案材料岗位责任制制度

PAGE档案材料岗位责任制制度一、总则（一）目的为加强公司档案材料管理，确保档案材料的完整性、准确性和安全性，提高档案材料的利用效率，特制定本岗位责任制制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案材料管理工作中的职责与行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案材料实行集中统一管理，由公司综合档案室归口负责，确保档案材料的系统性和完整性。2.真实性原则档案材料应如实反映公司各项工作的实际情况，严禁虚假和伪造档案材料。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案材料进行妥善保管，防止泄露。4.高效利用原则建立健全档案材料利用机制，提高档案材料的检索和利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案材料管理职责分工（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案材料管理的各项规章制度。2.负责接收、收集、整理、保管公司各类档案材料，确保档案材料的齐全、完整和安全。3.建立健全档案材料检索体系，编制档案材料目录、索引等检索工具，方便档案材料的查询和利用。4.对档案材料进行鉴定、统计和销毁工作，定期对档案材料进行清查盘点，确保账物相符。5.开展档案材料的开发利用工作，为公司领导决策、各部门工作及员工提供档案信息服务。6.负责对公司各部门档案材料管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的及时、准确和完整。2.按照公司档案材料管理规定，定期将本部门整理好的档案材料移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案材料的鉴定、统计、销毁等工作。4.负责本部门档案材料的日常保管和利用工作，严格遵守档案借阅制度，确保档案材料的安全。（三）档案形成部门及人员职责1.各部门及员工在工作过程中应及时形成、积累各类档案材料，并按照档案管理要求进行分类整理。2.对属于归档范围的档案材料，应在规定时间内移交本部门兼职档案员，不得私自留存。3.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。三、档案材料的收集与归档（一）收集范围1.公司在各项经营管理活动中形成具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、章程、纪要等文件材料。3.公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。4.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等个人档案材料。5.公司的财务档案、审计档案、税务档案等经济类档案材料。6.公司的工程建设档案、设备档案、科研档案等专业档案材料。（二）收集要求1.各部门及员工应主动收集在工作中形成的各类档案材料，确保档案材料的齐全。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的可读性和可利用性。（三）归档程序1.各部门兼职档案员应定期对本部门收集的档案材料进行整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目。2.整理好的档案材料应装订成册，编制卷内目录，填写备考表，并在档案封面和脊背加盖归档章。3.各部门兼职档案员应在规定时间内将整理好的档案材料移交综合档案室，填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案材料的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（二）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度：以文件形成的自然年度为依据。保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年）。机构（问题）：根据公司组织架构和业务职能进行分类。2.人事档案按照干部档案和工人档案分别进行整理，每类档案再按照履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资福利材料、任免材料等十大类进行细分。3.财务档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别进行分类，再按照年度顺序排列。4.工程建设档案按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类，每类文件再按照时间顺序和专业属性进行细分。5.设备档案按照设备购置文件、设备安装调试文件、设备运行维护文件、设备报废文件等类别进行分类，每类文件再按照设备型号和时间顺序进行细分。6.科研档案按照科研项目立项文件、研究实验文件、成果鉴定文件、知识产权文件等类别进行分类，每类文件再按照项目阶段和时间顺序进行细分。（三）编号与编目1.档案材料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.文书档案编号格式为：年度保管期限流水号。例如：2023永久001。3.人事档案编号按照国家相关规定执行。4.财务档案编号应与会计核算一致。5.工程建设档案、设备档案、科研档案编号应结合项目或设备相关信息进行编制。6.编制档案材料目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，便于档案材料的检索和查询。五、档案材料的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管要求1.档案材料应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。3.定期对档案材料进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（三）保护措施1.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。2.做好档案库房的安全保卫工作，安装防盗报警装置，加强值班巡逻。3.定期对档案库房的温湿度进行监测和调控，保持适宜的温湿度环境。4.采取有效的防虫、防霉、防火、防潮等措施，防止档案材料受损。六、档案材料的利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案材料的查阅范围，确保档案信息安全。2.根据工作需要，合理提供档案材料利用服务，提高利用效率。（二）利用方式1.查阅档案：利用者可到综合档案室查阅档案材料，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅档案：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案：利用者如需复制档案材料，应填写复制申请表，经所在部门负责人审批后，到综合档案室办理复制手续。复制档案应注明用途，并按照规定收取复制费用。（三）利用要求1.利用者应爱护档案材料，不得在档案材料上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.查阅和借阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.利用完毕后，应及时归还档案材料，如发现档案材料有损坏或丢失情况，应及时报告综合档案室，并承担相应责任。七、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定和标准，对档案材料进行科学鉴定。2.坚持全面审查、区别对待、准确判定档案价值的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案材料进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案材料的真实性、完整性和准确性。2.档案材料的保存价值，包括历史价值、现实价值和科学研究价值等。3.档案材料的保管期限是否合理。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定